Damen Shipyards a récemment imprimé en 3D la première hélice au monde destinée à l'un de ses navires ! Qui aurait pu imaginer cela en 1968, lors de la création de Damen ? Damen suit une trajectoire bien définie pour transformer son organisation, passant du statut de constructeur naval traditionnel à celui de fournisseur de solutions maritimes. Sur la base du webinaire organisé le 8 juin 2021 avec les responsables informatiques de l'entreprise (https://www.itsvalue.com/webinars/) et de conversations personnelles, voici leur histoire.
Damen, réputée pour ses activités dans de nombreux secteurs de la construction navale, s'est forgé au fil des ans une réputation d'excellence et de fiabilité à l'échelle mondiale. Avec un effectif mondial de plus de 12 000 personnes, Damen construit une grande variété de coques standard destinées à la vente dans des chantiers navals spécialisés situés à des emplacements stratégiques. Sa capacité de production peut atteindre 180 navires par an. Mais Damen ne se contente pas de construire des navires : l'entreprise dispose également d'un réseau international de services d'accompagnement tout au long du cycle de vie, comprenant notamment des installations d'entretien, de réparation et de transformation.
Avec 70 sociétés opérationnelles et une volonté mondiale de transformer l'entreprise, qui passe du statut de constructeur naval traditionnel à celui de fournisseur de solutions maritimes, la société s'appuie sur trois piliers :
- Numérisation
- Développement durable
- Excellence opérationnelle
Ces trois piliers sont essentiels pour accélérer la croissance et préparer l’entreprise à l’avenir. L’excellence opérationnelle vise l’amélioration continue afin de réduire le prix de revient. Le développement durable est essentiel, car l’entreprise souhaite faire la différence dans ce domaine, compte tenu des objectifs ambitieux que s’est fixés le secteur maritime. Enfin, la numérisation est une évidence pour toute organisation qui s’intéresse aux innovations technologiques en constante évolution, en général, et plus particulièrement dans le domaine naval, depuis la conception jusqu’au démantèlement 30 ans plus tard.
Le secteur de la construction navale est un secteur complexe. La transition d'un constructeur naval traditionnel vers un fournisseur de solutions maritimes constitue donc une transformation complexe. En matière d'informatique, la stratégie retenue consiste à passer des plateformes existantes à de nouvelles plateformes numériques. Quatre plateformes numériques ont été définies, ainsi que les objectifs correspondants :
Plateforme d'entreprise : un système ERP et PLM (gestion du cycle de vie des produits) mondial, dont l'objectif est de regrouper sous une même enseigne les différentes plateformes de gestion de l'entreprise, telles que les systèmes ERP, les systèmes d'ingénierie et les systèmes RH, conformément à la philosophie « OneDamen ».
Plateforme d'expérience client ou parcours client : dans ce cadre, l'entreprise entretient une interaction étroite avec ses clients et leur offre une expérience complète, depuis la prise de contact initiale jusqu'à la fin de vie du produit, 30 ans plus tard.
Plateforme « Eco System » : des écosystèmes interconnectés, intégrant la chaîne d'approvisionnement à l'échelle de l'entreprise, afin de mettre en relation les fournisseurs et les partenaires sur le marché pour créer ensemble les produits adaptés aux clients.
Plateforme IoT : plateforme permettant de connecter les navires via l'IoT et de transformer les données en informations. On imagine aisément qu'un navire standard équipé de plus de 15 000 capteurs génère une quantité considérable de données ! Cela ouvre donc de nombreuses perspectives en matière de maintenance, de services à distance, etc.
Au cœur de la stratégie de la plateforme se trouve la plateforme « Données, intégration et analyse », qui permet de tirer pleinement parti de ce que l'informatique apporte.
On imagine aisément que cette transformation représente un investissement considérable ; il a donc été décidé de la financer à partir du budget informatique. Aart Rupert (directeur informatique, Damen Shipyards Group) : “ En tant que directeur informatique, j’ai pris l’initiative et j’en ai discuté avec les autres membres du conseil d’administration. Nous en avons fait un programme à l’échelle du groupe, car j’ai constaté que nous disposions de plus de 600 applications. Dans cet environnement complexe, nos coûts informatiques réels ne cessaient d’augmenter et les métiers devaient être associés à ce programme pour parvenir à une simplification et à une réduction des coûts. Compte tenu des initiatives en cours et du budget disponible, il n’y avait pas de marge pour de nouveaux investissements numériques. J’ai lancé le programme d’optimisation des coûts afin de libérer des fonds du budget informatique pour financer de nouvelles initiatives numériques. ”.
Le programme d'optimisation des coûts, lancé il y a deux ans, s'articule autour de quatre niveaux :
Niveau 1 : Économies sur les achats informatiques : ce premier niveau vise à réaliser des économies sur les contrats d'achat informatique : obtenir des réductions de prix, négocier de meilleurs contrats, réduire le gaspillage et optimiser les licences. Nous savons tous que les entreprises de la taille et de la complexité de Damen ont de nombreux contrats avec des fournisseurs, qui sont souvent aussi des partenaires. Ce niveau porte sur la manière de réaliser des économies dans ce domaine.
Niveau 2 : Réductions des coûts informatiques : ce niveau porte sur les réductions de coûts au sein du service informatique : consolidation des données, rationalisation des applications, optimisation de l'infrastructure et des processus informatiques
Niveau 3 : Économies conjointes entre l'informatique et les métiers : ce niveau porte sur les processus d'intégration et de départ des collaborateurs, la réduction de la complexité organisationnelle, les changements visant à apporter des améliorations, l'optimisation des processus métier, la hiérarchisation des priorités, la réduction des services informatiques et du catalogue de services informatiques, l'utilisation des licences, la rationalisation des projets ainsi que la rationalisation des applications.
Niveau 4 : Restructuration et innovation de l'entreprise : ce niveau porte sur la mise en œuvre de nouveaux modèles économiques (numériques), leur exécution et leur évaluation, et permet de réaliser de réelles économies grâce à l'optimisation des processus métier. Il est plus complexe que les niveaux précédents, mais la valeur ajoutée est également plus importante.
L'objectif de ce programme d'optimisation des coûts est de permettre de dégager des fonds et de les réinvestir dans la stratégie numérique.
Au sein de Damen, on utilise le terme « optimisation » plutôt que « réduction des coûts ». La réduction des coûts n’est pas la voie à suivre dans les domaines de l’informatique, de la numérisation et de la technologie, car elle fait référence à des mesures immédiates, directes et ponctuelles visant à réduire les niveaux de dépenses. L’optimisation consiste, quant à elle, à définir un effort continu visant à réduire les dépenses et les coûts, tout en maximisant la valeur ajoutée pour l’entreprise.
Pieter Paul Weijer (responsable du programme d’optimisation des coûts informatiques, Damen Shipyards Group) : “ Ce programme d’optimisation des coûts n’est pas seulement un programme, c’est en réalité une discipline que nous devons mettre en place. Et cela s’explique par le fait que les marchés et les circonstances évoluent sans cesse. Prenons par exemple la période de la pandémie de Covid. ».
En nous appuyant sur cette approche en quatre niveaux distincts, nous avons souhaité examiner de plus près tous les éléments sur lesquels nous, en tant que service informatique mais aussi en tant que service commercial, pouvions agir pour réduire les dépenses et les coûts.
Nous avons tout d'abord lancé le programme avec les niveaux 1 et 2. Ces niveaux relèvent de la responsabilité du service informatique et nous avons pu agir rapidement, grâce à des circuits décisionnels courts, pour obtenir des résultats sans délai. Mais les économies réalisables à ce niveau sont limitées. On ne peut renégocier les contrats et examiner de plus près les licences, les processus informatiques et l’infrastructure que dans une certaine mesure. En fin de compte, les véritables optimisations de coûts se situent à la croisée des chemins entre les métiers et l’informatique, ainsi qu’au sein même des métiers. La restructuration et l’optimisation des processus, ainsi que leur mise en correspondance avec l’environnement applicatif, constituent le domaine dans lequel d’importantes économies peuvent être réalisées.
Pour pouvoir optimiser les coûts, il est indispensable de disposer d’une transparence et d’une visibilité détaillées sur les dépenses informatiques. Nous avons toujours eu du mal à répartir notre budget entre toutes nos activités informatiques, puis à les rattacher aux services informatiques que nous fournissons. Il était difficile d’identifier précisément quelles divisions de Damen, parmi nos clients professionnels, utilisaient réellement ces services informatiques. Ces difficultés, ce manque de transparence, nous ont poussés à prendre la décision d’étudier comment nous pourrions instaurer cette transparence. ”
En 2019, nous avons pris la décision de nous lancer avec Apptio et d’adopter la gestion des activités technologiques (TBM) afin d’assurer la transparence de nos coûts informatiques et technologiques. Grâce à l'approche standardisée du TBM, nous avons pu convertir un grand nombre de données, en partie structurées et en partie non structurées, pour les adapter aux synthèses, structures et taxonomies standard fournies par le TBM.
Lorsque nous avons commencé à utiliser Apptio, nous avons mené nous-mêmes le projet de mise en œuvre standard au sein du service informatique de Damen. Au début, tout se passait bien. De nombreuses sources de données différentes, dont notre grand livre, ont été importées dans le système. Mais la structure organisationnelle complexe de Damen nous a posé de nombreuses difficultés pour transformer ces données en valeur ajoutée dans Apptio. De plus, au sein de l’équipe de projet, nous travaillions la plupart du temps à distance. Cela n’aurait normalement pas dû poser de problème, mais il y avait au sein du projet un manque de disponibilité pour faire avancer cette approche de manière plus agile. Au final, nous nous sommes retrouvés dans une situation où nous ne tirions que très peu de valeur du projet. Ainsi, lors de la mise en œuvre en 2019, nous sommes arrivés à la conclusion que nous devions changer de cap, conscients du potentiel et des promesses d’Apptio et du TBM. Au lieu de l’approche en cascade que nous avions adoptée auparavant, nous avions besoin d’une approche plus agile. Et pour ce faire, nous souhaitions également pouvoir compter sur un partenaire capable de nous aider à exploiter pleinement la valeur d’Apptio et de TBM.
Nous avons appris qu’It’s Value, en tant que partenaire d’Apptio, était également implantée aux Pays-Bas et nous l’avons contactée pour lui demander si elle pouvait nous aider à créer de la valeur grâce à une approche agile. Nous avons également vérifié si It’s Value disposait des compétences requises en informatique financière et en TBM/Apptio pour le projet, d’une bonne compréhension de nos besoins spécifiques, des connaissances et de l’expérience nécessaires pour concevoir des solutions sur mesure, ainsi que d’une expérience dans la mise en œuvre de projets au sein d’organisations de grande taille et complexes telles que Damen. It’s Value a fait preuve d’un parcours impressionnant depuis sa création en 2009, avec plusieurs cas comparables à charge.
En travaillant par sprints courts avec It’s Value, nous avons réalisé d’importants progrès et avons mené à bien la mise en œuvre d’Apptio Cost Transparency et d’IT Planning à l’été 2020.
Mais, comme on pouvait s’y attendre, nous avons rapidement eu besoin de fonctionnalités supplémentaires au sein d’Apptio. Nous avons donc établi, en collaboration avec Its Value, une liste de cas d’utilisation et élaboré un plan pour 2020, en adoptant une approche Agile pour les mettre en œuvre, afin d’améliorer et d’étendre le champ d’application du TBM et le déploiement d’Apptio.
Nous souhaitions que le programme d'optimisation des coûts soit visible dans Apptio, afin de disposer de plusieurs informations :
– Un aperçu de tous les thèmes liés à l'optimisation
– Les coûts prévus et réels liés à la mise en œuvre de l'optimisation
– Les économies prévues et réelles par sujet
– Découvrez de nouvelles possibilités d'économies
Avec le soutien d’It’s Value, nous avons élaboré une série de rapports qui ont mis en évidence les informations recherchées. Nous avons ainsi pu identifier des économies à réaliser à différents niveaux au sein de divers centres de coûts. Cette fonctionnalité nous a permis de déterminer quelles économies étaient réalistes à intégrer dans une prévision des opportunités. Une fois ces opportunités identifiées, nous avons pu examiner de plus près ce que nous étions réellement en mesure de réaliser à leur égard. À un stade ultérieur, nous avons également suivi les économies réelles générées par ces opportunités. Nous avons procédé à ce suivi à différents niveaux : au niveau des centres de coûts, des catégories, etc.
Grâce à la transparence ainsi créée, nous avons constaté que nous avions réalisé d’importantes économies aux niveaux 1 et 2, principalement dans le domaine de l’informatique. Les économies ont été moins importantes au niveau 3, qui relève à la fois du métier et de l’informatique. Quant au niveau 4, qui concerne exclusivement le métier, nous n’avons identifié aucune économie réelle. Cela s’explique par la complexité liée à la mise en œuvre de ces économies. Il est apparu clairement que nous devions collaborer plus étroitement avec les métiers pour réaliser des économies au niveau 4. Nous avons dû nous consacrer pleinement à cette collaboration avec les métiers et nous y engager sans réserve, mais en même temps, en raison de cette complexité, ces économies ne peuvent être réalisées de manière significative qu’à long terme.
Pour commencer par les économies de niveau 3, nous avons constaté qu’il fallait examiner de plus près notre catalogue de services informatiques. La première étape a consisté à traduire le budget informatique en services informatiques et à rendre cela visible pour les métiers. Après avoir pris conscience de cela, nous sommes en mesure de montrer aux métiers ce qu’ils consomment réellement et nous pouvons entamer un dialogue avec eux pour leur demander : ‘ Est-ce que cela a du sens ? Avez-vous besoin de tous ces services informatiques ? Pourriez-vous procéder autrement ? ’. Grâce à la transparence des coûts mise en place avec le système Apptio, nous disposons désormais d’un catalogue de services informatiques transparent.
Chez Apptio, nous avons structuré notre catalogue de services informatiques en trois niveaux. Notre catégorie principale est le « type de service », qui comprend trois types de services : les services métier, les services aux utilisateurs finaux et les services d’infrastructure. Sous ces types de services se trouvent nos catégories de services, et le troisième niveau correspond aux services effectivement fournis.
Nous avons parcouru un long chemin et nous avançons bien sur la couche de niveau 3. Mais il restait encore un certain nombre de points sur notre liste de souhaits, comme le renforcement de la transparence de nos activités informatiques. En collaboration avec It’s Value, nous avions identifié de nouveaux cas d’utilisation début 2021, et certains d’entre eux ont été mis en œuvre et finalisés à moyen terme, comme le catalogue de services informatiques, les dépenses liées au cloud, ainsi que l’intégration du coût d’optimisation. La prochaine étape consiste à apporter de la transparence sur les dépenses informatiques qui ne figurent pas dans notre budget informatique, mais qui relèvent du budget des divisions. Certaines divisions affichent encore des dépenses informatiques qui ne nous sont pas visibles. Notre objectif n’est pas de contrôler ces dépenses, mais de les rendre visibles afin de déterminer le montant total des dépenses informatiques au sein du groupe Damen et d’identifier où et comment des économies peuvent être réalisées.
Nous avons entamé l'intégration dans Apptio des grands livres comptables d'autres entités du groupe Damen afin d'analyser plus en détail le potentiel de réduction des coûts liés à l'informatique et aux technologies. L'un de nos objectifs est d'apporter davantage de transparence sur le coût total de possession (TCO) de nos applications, et un autre est d'obtenir une vue d'ensemble claire des données financières de notre portefeuille de projets. Nos projets d’amélioration informatique doivent encore être cartographiés de manière plus transparente dans Apptio : nous en sommes actuellement au niveau des programmes disponibles, mais pas encore au niveau des projets spécifiques et des détails.
Nous souhaitons ensuite examiner attentivement nos fournisseurs, les contrats qui s'y rapportent, ainsi que toutes les possibilités d'optimisation des coûts dans ce domaine.
À un moment donné en 2020, nous avons également ressenti le besoin de gérer l’augmentation de nos dépenses liées au cloud, de cartographier ces dépenses de manière plus structurée et de les intégrer dans nos comptes financiers informatiques. Nous avons décidé de commencer par Apptio Cloudability. Cloudability présentait un cycle de mise en œuvre court et une période de validation de l’analyse de rentabilité de 3 mois au premier trimestre 2021. Dans ce délai, nous avons pu mettre en œuvre Cloudability et en tirer un bon rapport qualité-prix. La responsabilité de ce module Apptio n’incombe pas à l’équipe informatique et financière, mais aux équipes chargées de l’infrastructure. Celles-ci en ont pris la responsabilité et ont participé à la mise en œuvre. Elles ont désormais la charge de maintenir le balisage et d’en tirer davantage de valeur. ”
En résumé, voici ce que Damen a accompli grâce à son partenariat avec It’s Value au cours des 18 premiers mois.
- Une vision claire des facteurs de coût / un enrichissement considérable des informations sur les prestations
Afin de permettre aux unités opérationnelles et à la direction informatique de mieux maîtriser leurs coûts informatiques et d'en avoir une meilleure visibilité, il était nécessaire de disposer d'un catalogue de services plus détaillé et d'un modèle d'imputation des coûts sous-jacent.
Un nouveau modèle de services et de répartition des coûts a été élaboré dans le cadre d'un processus itératif. Le catalogue de services existant a été enrichi, passant de 10 à plus de 50 services, et les stratégies de répartition ont été améliorées.
Le module « Cost Transparency » d'Apptio prend en charge les fonctionnalités de traitement (transformation) et de modélisation des données nécessaires à cet effet, ainsi que les outils de reporting permettant de visualiser les résultats.
La mise en œuvre a permis d'obtenir les résultats suivants :
- Répartition traçable des coûts sur plus de 50 services
- Une vision claire des facteurs de coût par service
- Aperçu de l'interdépendance entre les services partageant les mêmes ressources ou produits semi-finis.
- Automatisation des rapports de gestion
Auparavant, les rapports de gestion étaient établis sous Excel, en combinant plusieurs sources de données pour alimenter le tableau de bord de gestion. Ce processus demandait beaucoup de travail et les questions relatives aux chiffres financiers nécessitaient une analyse distincte.
Les données provenant des sources pertinentes (grand livre, budget, systèmes RH et fournisseurs) sont désormais importées dans Apptio Cost Transparency. Les indicateurs clés de performance (KPI) et les rapports prêts à l'emploi d'Apptio, complétés par quelques rapports personnalisés, répondent aux besoins de Damen en matière de reporting et lui fournissent les informations demandées.
Le tableau de bord de reporting de gestion présente de nombreux avantages :
- Une seule version de la vérité : les rapports peuvent être utilisés de manière transversale (finance, gestion informatique, achats), tous reposant sur les mêmes données.
- En bref : les rapports sont disponibles dans un délai d'un jour après la clôture mensuelle.
- Flexibilité : les mêmes rapports permettent d'analyser les données sous plusieurs angles (service, fournisseur, mesures de réduction des coûts, etc.).
- Transparence : il est désormais possible d'accéder aux données sources réelles.
- Analyse : l'automatisation libère des ressources, ce qui permet au service de contrôle de gestion de consacrer davantage de temps à l'analyse et au conseil auprès de la direction.
- Automatisation du processus de budgétisation et de prévision
L'objectif était d'alléger la charge de travail liée au processus de planification (tant au niveau du budget que des prévisions), tout en fournissant davantage d'informations sur les effectifs prévus et les dépenses liées aux fournisseurs.
La mise en œuvre des processus de planification dans Apptio IT Planning a permis d'affecter des lignes budgétaires directement à des services informatiques ou à des produits semi-finis.
Ce résultat présente plusieurs avantages :
- Plusieurs dimensions de planification : outre le service/groupe de comptes, également selon les dimensions « fournisseurs », « contrats » et « fonctions ».
- Comparaison : les prévisions (et les chiffres réels) peuvent être facilement comparées à d'autres prévisions (ou versions de prévisions) dans les rapports standard disponibles.
- Prévisions mensuelles glissantes : grâce à l'automatisation des processus, qui permet de gagner du temps, les prévisions sont établies sur une base mensuelle
Aart Rupert (directeur informatique, Damen Shipyards Group) : “Avons-nous obtenu le financement nécessaire à notre transformation numérique ? Il s’agit bien sûr d’un travail en cours, mais nous avons pris un très bon départ en 2020. Les économies réalisées l’année dernière grâce à nos efforts sur les niveaux 1 et 2 se sont élevées à 2,2 millions. Cette année (2021), nous espérons aller encore plus loin. Il reste encore beaucoup à faire et nous savons comment nous y prendre. Nous devons renforcer notre collaboration avec les métiers et engager le dialogue sur la manière dont nous pouvons travailler ensemble dans le cadre de ce programme d’optimisation des coûts. Mais les éléments fondamentaux pour collaborer avec les métiers sont en place : des données de coûts transparentes, des fonctionnalités analytiques et des rapports. ”
Le groupe Damen Shipyards est un conglomérat néerlandais spécialisé dans la défense, la construction navale et l'ingénierie, dont le siège se trouve à Gorinchem, aux Pays-Bas. Le groupe Damen Shipyards exploite 36 chantiers navals de construction et de réparation et emploie plus de 12 000 personnes à travers le monde. Damen a livré plus de 6 500 navires dans plus de 100 pays et livre chaque année environ 180 navires à des clients du monde entier. Grâce à son concept unique et standardisé de conception navale, Damen est en mesure de garantir une qualité constante. https://www.damen.com/
It’s Value est le spécialiste européen du TBM. Depuis 2009, It’s Value a mis en œuvre des processus ITFM et TBM ainsi que des projets d’amélioration dans de nombreuses entreprises et secteurs d’activité en Europe. It’s Value est un partenaire de longue date d’Apptio et membre de la Conseil TBM (tbmcouncil.org)
Pour plus d'informations sur la gestion des entreprises technologiques, rendez-vous sur le site web d'It’s Value – www.itsvalue.com