Die Geschichte der Damen-Werften

Mit dem Ansatz der 4 verschiedenen Ebenen wollten wir einen schärferen Blick auf all die verschiedenen Elemente werfen, die wir als IT, aber auch als Unternehmen, beeinflussen können, um Ausgaben und Kosten zu senken.

Zunächst haben wir das Programm mit den Stufen 1 und 2 begonnen. Diese Ebenen liegen in der Zuständigkeit der IT-Abteilung, und wir konnten mit kurzen Leitungen schnell handeln und rasch Ergebnisse erzielen. Aber es gibt eine Grenze für die Höhe der Kosten, die man auf dieser Ebene einsparen kann. Sie können nur bis zu einem gewissen Grad Verträge neu aushandeln und einen schärferen Blick auf Ihre Lizenzen, IT-Prozesse und Ihre Infrastruktur werfen. Letztendlich liegen die wirklichen Kostenoptimierungen an der Schnittstelle zwischen Business und IT und innerhalb des Business selbst. Die Umstrukturierung und Optimierung von Prozessen und deren Abbildung auf die Anwendungslandschaft ist der Bereich, in dem viele Einsparungen erzielt werden können.

Um die Kosten zu optimieren, muss man Transparenz und Einblick in die IT-Ausgaben bis ins kleinste Detail haben. Wir hatten immer Schwierigkeiten, unser Budget auf alle unsere IT-Aktivitäten zu übertragen und diese auf die von uns erbrachten IT-Dienste zu übertragen. Es war schwierig, einen genaueren Blick darauf zu werfen, welche Damen-Abteilungen, unsere Geschäftskunden, diese IT-Dienste tatsächlich in Anspruch nehmen. Diese Schwierigkeiten und die fehlende Transparenz haben uns zu der Entscheidung veranlasst, zu prüfen, wie wir für mehr Transparenz sorgen können.”

2019 haben wir beschlossen, mit Apptio zu beginnen und Technology Business Management (TBM) einzuführen, um unsere IT- und Technologiekosten transparent zu machen. Mit dem standardisierten Ansatz von TBM konnten wir viele Daten, teils strukturiert und teils unstrukturiert, in die von TBM bereitgestellten Standardübersichten, -strukturen und -taxonomien überführen.

Als wir mit Apptio anfingen, haben wir das Standard-Implementierungsprojekt innerhalb der Damen IT-Abteilung selbst durchgeführt. Am Anfang lief es gut. Viele verschiedene Datenquellen, einschließlich unseres Hauptbuchs, wurden in das System hochgeladen. Aber die komplexe Organisationsstruktur von Damen machte es uns sehr schwer, diese Daten in Apptio umzusetzen. Auch innerhalb des Projektteams arbeiteten wir die meiste Zeit außerhalb des Unternehmens. Das sollte normalerweise kein Problem sein, aber innerhalb des Projekts fehlte es an Verfügbarkeit, um diesen Ansatz auf eine agilere Art und Weise voranzutreiben. Am Ende standen wir vor der Situation, dass wir zu wenig Wert aus dem Projekt ziehen konnten. Während der Implementierung im Jahr 2019 kamen wir daher zu dem Schluss, dass wir etwas ändern mussten, da wir das Potenzial und das Versprechen von Apptio und TBM kannten. Anstelle des bisherigen Wasserfall-Ansatzes brauchten wir einen agileren Ansatz. Und dazu wollten wir auch einen Partner zur Verfügung haben, der uns tatsächlich helfen konnte, den Wert von Apptio und TBM zu erschließen.

Wir erfuhren, dass It's Value als Apptio-Partner ebenfalls in den Niederlanden ansässig war, und wir traten an sie mit der Frage heran, ob sie uns bei der Wertschöpfung mit einem agilen Ansatz helfen könnten. Außerdem wollten wir wissen, ob It's Value über die für das Projekt erforderlichen IT-Finanz- und TBM/Apptio-Kenntnisse, das Verständnis für unsere spezifischen Anforderungen, das Wissen und die Erfahrung bei der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen und die Erfahrung mit Implementierungen in großen und komplexen Organisationen wie Damen verfügt. It's Value hat seit seinem Start im Jahr 2009 mit mehreren vergleichbaren Fällen eine beeindruckende Erfolgsbilanz vorzuweisen.

Durch die Arbeit in kurzen Sprints mit It's Value haben wir große Fortschritte gemacht und eine erfolgreiche Implementierung von Apptio Cost Transparency und IT Planning im Sommer 2020 erreicht.

Doch schon bald hatten wir einen Bedarf an weiteren Funktionen in Apptio. Also legten wir gemeinsam mit Its Value eine Liste von Anwendungsfällen fest und erstellten einen Plan für 2020 mit einem agilen Ansatz, um diese zu implementieren und den TBM-Bereich und die Apptio-Implementierung zu verbessern und zu erweitern.

Wir wollten das Kostenoptimierungsprogramm in Apptio sichtbar machen, um verschiedene Einblicke zu erhalten:

- Eine Übersicht über alle Optimierungsthemen

- Die geplanten und tatsächlichen Kosten für die Realisierung der Optimierung

- Die geplanten und tatsächlichen Einsparungen pro Thema

- Entdecken Sie potenzielle neue Einsparmöglichkeiten

Mit der Unterstützung von It's Value erstellten wir eine Reihe von Berichten, die die gewünschten Erkenntnisse lieferten. Wir waren in der Lage, Einsparungen auf verschiedenen Ebenen innerhalb verschiedener Kostenstellen zu ermitteln. Die Funktionalität gab uns die Möglichkeit, die realistischen Einsparungen zu kartieren und in eine Prognose der Möglichkeiten aufzunehmen. Mit diesen identifizierten Möglichkeiten hatten wir einen schärferen Blick darauf, was wir in Bezug auf diese Möglichkeiten tatsächlich leisten konnten. In einer späteren Phase verfolgten wir auch die tatsächlichen Einsparungen bei diesen Möglichkeiten. Das taten wir auf verschiedenen Ebenen, auf Kostenstellenebene, auf der Ebene der Kategorien usw.

Aufgrund der geschaffenen Transparenz haben wir festgestellt, dass wir auf den Ebenen 1 und 2 viele Einsparungen erzielen konnten, vor allem in der IT-Verantwortung. Weniger Einsparungen gab es auf Ebene 3, der gemeinsamen Ebene von Unternehmen und IT. Und auf Ebene 4, der reinen Geschäftsebene, konnten wir überhaupt keine echten Einsparungen feststellen. Das lag an der Komplexität der Realisierung dieser Einsparungen. Es wurde klar, dass wir enger mit den Geschäftsbereichen zusammenarbeiten mussten, um Einsparungen im Bereich der Ebene 4 zu erzielen. Wir mussten uns voll und ganz auf die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen konzentrieren, aber gleichzeitig können diese Einsparungen aufgrund der Komplexität nur langfristig realisiert werden.

Um mit den Einsparungen der Stufe 3 zu beginnen, mussten wir unseren IT-Dienstleistungskatalog genauer unter die Lupe nehmen. Der erste Schritt bestand darin, das IT-Budget in IT-Dienste umzuwandeln und dies für das Unternehmen sichtbar zu machen. Nachdem wir dies erkannt haben, können wir dem Unternehmen zeigen, was es tatsächlich verbraucht, und wir können einen Dialog mit dem Unternehmen darüber beginnen, ob dies sinnvoll ist. Brauchen Sie all diese IT-Dienste? Könnte man das auch anders machen?‘. Auf der Grundlage der mit dem Apptio-System geschaffenen Kostentransparenz verfügen wir nun über einen transparenten IT-Dienstleistungskatalog.

Innerhalb von Apptio haben wir unseren IT-Dienstleistungskatalog in 3 Ebenen gegliedert. Unsere Hauptkategorie ist der Servicetyp, mit 3 Servicetypen: Geschäftsdienste, Endbenutzerdienste und Infrastrukturdienste. Unter diesen Servicetypen sind unsere Servicekategorien konfiguriert und die dritte Ebene sind die tatsächlich erbrachten Services.

Wir haben einen langen Weg zurückgelegt und machen gute Fortschritte auf der Ebene 3. Aber es gab immer noch eine Reihe von Dingen auf unserer Wunschliste, wie zum Beispiel mehr Transparenz in unsere IT-Aktivitäten zu bringen. Gemeinsam mit It's Value haben wir Anfang 2021 neue Anwendungsfälle identifiziert, und einige dieser Anwendungsfälle sind bereits erwähnt und werden mittelfristig fertiggestellt, wie z. B. der IT-Service-Katalog, die Cloud-Ausgaben und auch die Integration der Optimierungskosten. Der nächste Schritt besteht darin, Transparenz in die IT-Ausgaben zu bringen, die nicht in unserem IT-Budget, sondern im Budget der Abteilungen enthalten sind. Wir haben immer noch IT-Ausgaben in bestimmten Abteilungen, die für uns nicht sichtbar sind. Es ist nicht unser Ziel, diese IT-Ausgaben zu kontrollieren, aber wir wollen sie sichtbar machen, um zu zeigen, wie hoch die gesamten IT-Ausgaben innerhalb der Damen-Gruppe sind und wie und wo Einsparungen möglich sind.

Wir haben mit der Integration anderer Geschäfts-GLs verschiedener Damen-Einheiten in Apptio begonnen, um weitere Analysen zum IT- und Technologie-Kosteneinsparungspotenzial durchzuführen. Ein Ziel ist es, mehr Transparenz in unsere Anwendungs-TCO zu bringen, und ein zweites Ziel ist es, einen klaren Überblick über die Finanzdaten unseres Projektportfolios zu erhalten. Unsere IT-Verbesserungsprojekte müssen noch transparenter in Apptio abgebildet werden: Wir befinden uns derzeit auf der verfügbaren Programmebene, aber noch nicht auf der spezifischen Projekt- und Detailebene.

Als Nächstes wollen wir einen klaren Blick auf unsere Lieferanten, die damit verbundenen Verträge und alle Möglichkeiten zur Kostenoptimierung in diesem Bereich werfen.

Irgendwann im Jahr 2020 hatten wir auch das Bedürfnis, den Anstieg der Cloud-Ausgaben zu verwalten, unsere Cloud-Ausgaben strukturierter abzubilden und auch die Cloud-Ausgaben in unsere IT-Finanzdaten zu integrieren. Wir entschieden uns, mit Apptio Cloudability zu beginnen. Cloudability hatte einen kurzen Implementierungszyklus und eine Geschäftsfallvalidierung von 3 Monaten im ersten Quartal 2021. Innerhalb dieses Zeitrahmens konnten wir Cloudability implementieren und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen. Die Verantwortung für dieses Apptio-Modul liegt nicht beim IT-Finanzteam, sondern bei den Infrastrukturteams. Sie haben die Verantwortung übernommen und waren an der Implementierung beteiligt. Jetzt liegt es in ihrer Hand, das Tagging zu pflegen und weiteren Nutzen daraus zu ziehen.”

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Damen durch die Partnerschaft mit It's Value in den ersten 18 Monaten Folgendes erreicht hat.

1. Klarer Blick auf die Kostentreiber / deutliche Ausweitung der Leistungsdetails

Um den Geschäftsbereichen und dem IT-Management mehr Kontrolle und Einblick in ihre IT-Kosten zu geben, war ein detaillierterer Dienstleistungskatalog und ein zugrunde liegendes Kostenzuweisungsmodell erforderlich.

In einem iterativen Prozess wurde ein neues Dienstleistungs- und Kostenzuweisungsmodell entwickelt. Der bereits bestehende Dienstleistungskatalog wurde von 10 auf über 50 Dienste verfeinert und die Verteilungsstrategien wurden verbessert

Das Apptio-Kostentransparenzmodul unterstützt die dafür notwendigen Daten(transformations)funktionen und Modellierungsfunktionen sowie die Berichtswerkzeuge zur Visualisierung der Ergebnisse.

Die Umsetzung hat zu folgenden Ergebnissen geführt:

• Nachvollziehbare Kostenzuordnung zu über 50 Dienstleistungen
• Klarer Einblick in die Kostentreiber pro Dienstleistung
• Einblicke in die Interdependenz zwischen Diensten, die dieselben Ressourcen/Halbfertigprodukte nutzen.

2. Automatisierung der Managementberichterstattung

Die Managementberichterstattung wurde bisher mit Excel erstellt, wobei mehrere Datenquellen für das Management-Dashboard kombiniert wurden. Dieser Prozess war sehr arbeitsintensiv und Fragen zu den Finanzzahlen erforderten eine separate Analyse.

Daten aus relevanten Quellen (Hauptbuch, Budget, HR- und Lieferantensysteme) werden nun in Apptio Cost Transparency geladen. Die sofort einsatzbereiten KPIs und Berichte von Apptio, zu denen noch einige benutzerdefinierte Berichte hinzugefügt wurden, erfüllen die Anforderungen von Damen an das Berichtswesen und geben ihnen die gewünschten Einblicke.

Das Management Reporting Dashboard hat viele Vorteile:

• 1 Version der Wahrheit: Die Berichte können funktionsübergreifend verwendet werden (Finanzen/IT-Management/Einkauf) und basieren alle auf denselben Daten.
• Schnell: Die Berichte sind innerhalb von 1 Tag nach Monatsende verfügbar.
• Flexibel: Dieselben Berichte werden zur Analyse von Daten aus mehreren Dimensionen (Abteilung, Lieferant, Kosteneinsparungsinitiativen usw.) verwendet.
• Transparent: Drill-downs zu den tatsächlichen Quelldaten sind jetzt möglich.
• Analytik: Durch die Automatisierung werden Ressourcen freigesetzt, so dass die Geschäftskontrolle mehr Zeit für die Analyse und Beratung des Managements hat.

3. Automatisierung des Haushalts- und Prognoseprozesses

Das Ziel war ein weniger arbeitsintensiver Planungsprozess (sowohl Budget als auch Prognosen), der mehr Einblicke in die geplanten Arbeits- und Lieferantenausgaben bietet.

Die Implementierung der Planungsprozesse in Apptio IT Planning ermöglichte die direkte Zuordnung von Budgetlinien zu IT-Dienstleistungen oder Halbfertigprodukten.

Das Ergebnis hat eine Reihe von Vorteilen:

• Mehrere Planungsdimensionen: neben Abteilung/Kontengruppe auch auf den Dimensionen Lieferanten, Verträge und Arbeitsrollen
• Vergleich: Pläne (und Istwerte) können in den standardmäßig verfügbaren Berichten leicht mit anderen Plänen (Versionen) verglichen werden
• Monatliche rollierende Prognosen: aufgrund der zeitsparenden Prozessautomatisierung werden die Prognosen auf monatlicher Basis erstellt

Aart Rupert (CIO, Damen Shipyards Group): “Haben wir die Finanzierung für unsere digitale Transformation erreicht? Natürlich sind wir noch nicht fertig, aber wir haben im Jahr 2020 einen sehr guten Start hingelegt. Letztes Jahr haben wir allein durch unsere Bemühungen in den Ebenen 1 und 2 2,2 Millionen eingespart. Wir hoffen, dass wir in diesem Jahr (2021) mehr erreichen können. Es gibt noch viel mehr zu erreichen, und wir wissen, wie wir es schaffen können. Wir müssen mehr mit den Unternehmen zusammenarbeiten und einen Dialog darüber führen, wie wir bei diesem Kostenoptimierungsprogramm zusammenarbeiten können. Aber die Grundlagen für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen sind vorhanden: Transparente Kostendaten, analytische Funktionen und Berichte.”

Die Damen Shipyards Group ist ein niederländisches Konglomerat in den Bereichen Verteidigung, Schiffbau und Maschinenbau mit Sitz in Gorinchem, Niederlande. Die Damen Shipyards Group betreibt 36 Schiffbau- und Reparaturwerften und beschäftigt weltweit über 12.000 Mitarbeiter. Damen hat mehr als 6.500 Schiffe in mehr als 100 Ländern ausgeliefert und liefert jährlich etwa 180 Schiffe an Kunden in aller Welt aus. Auf der Grundlage seines einzigartigen, standardisierten Schiffskonzepts kann Damen eine gleichbleibende Qualität garantieren. https://www.damen.com/

It's Value ist der TBM-Experte in Europa. It's Value hat seit 2009 ITFM- und TBM-Prozesse und Verbesserungsprojekte bei mehreren Unternehmen und Branchen in Europa implementiert. It's Value ist ein langjähriger Apptio-Partner und Mitglied der TBM-Rat (tbmcouncil.org)

Für weitere Informationen über Technology Business Management, besuchen Sie bitte die Website von It's Value - www.itsvalue.com