Damen Shipyards heeft onlangs 's werelds eerste schroef voor een van zijn schepen 3D-geprint! Wie had dit gedacht in 1968, toen Damen werd opgericht? Damen is op een welomlijnd pad om de organisatie te transformeren van een traditionele scheepsbouwer naar een maritieme solution provider. Gebaseerd op het webinar met de IT leiders van het bedrijf op 8 juni 2021 (https://www.itsvalue.com/webinars/) en persoonlijke gesprekken, vind je hieronder hun verhaal.
Damen, bekend om haar activiteiten in vele scheepsbouwsectoren, heeft in de loop der jaren een prominente en betrouwbare reputatie opgebouwd over de hele wereld. Met een wereldwijd personeelsbestand van meer dan 12.000 mensen bouwt Damen een grote verscheidenheid aan standaard casco's voor voorraad op speciale scheepswerven op strategische locaties. De productiecapaciteit is maximaal 180 schepen per jaar. Maar Damen doet meer dan alleen het bouwen van schepen - het heeft ook een internationaal netwerk van lifecycle support services dat onderhoud en reparatie & conversie faciliteiten omvat.
Met 70 werkmaatschappijen en een wereldwijd streven om het bedrijf te transformeren van een traditionele scheepsbouwer naar een Maritime Solution Provider richt het bedrijf zich op 3 pijlers:
- Digitalisering
- Duurzaamheid
- Operationele uitmuntendheid
Alle drie de pijlers zijn essentieel om de groei te versnellen en het bedrijf klaar te maken voor de toekomst. Operational Excellence richt zich op voortdurende verbeteringen om de kostprijs te verlagen. Duurzaamheid is de sleutel omdat het bedrijf hier een verschil wil maken gezien de grote doelen die de maritieme industrie heeft op dit gebied. En ten derde is digitalisering voor de hand liggend voor elke organisatie die kijkt naar de voortdurende technologische innovaties in het algemeen en in het bijzonder rond schepen, van de aanloop tot de ontmanteling 30 jaar later.
De scheepsbouwindustrie is een complexe bedrijfstak. De overgang van een traditionele scheepsbouwer naar een Maritime Solution Provider is daarom een complexe transformatie. Voor IT is de strategie gekozen om te transformeren van legacy platforms naar nieuwe digitale platforms. Er zijn vier digitale platforms en bijbehorende doelstellingen gedefinieerd:
Ondernemingsplatform: Eén wereldwijd ERP- en PLM-systeem (Product Lifecycle Management), met als doel de verschillende platforms voor het beheren van de organisatie, zoals de ERP-systemen, het Engineering-systeem en de HR-systemen onder één paraplu te brengen onder de OneDamen-filosofie.
Klantervaringsplatform of Klantreis: Hier heeft de organisatie diepgaande interactie met hun klanten en bieden ze klanten een ervaring van lead tot ontmanteling 30 jaar later.
Eco Systeem Platform: Verbonden co-systemen, die de toeleveringsketen in het hele bedrijf integreren, om leveranciers en partners in de markt met elkaar te verbinden om samen de juiste producten voor de klanten te bouwen.
IoT-platform: Aangesloten scheepsplatform door middel van IoT en het omzetten van gegevens in informatie. Je kunt je voorstellen dat een gemiddeld schip met meer dan 15.000 sensoren veel gegevens genereert! Dat biedt veel mogelijkheden op het gebied van onderhoud, service op afstand, enz.
De kern van de platformstrategie wordt gevormd door het Data, Integration & Analytics-platform, dat de echte waarde levert van wat IT oplevert.
Je kunt je voorstellen dat deze transformatie een grote investering is, de keuze is gemaakt om dit uit het IT-budget te financieren. Aart Rupert (CIO, Damen Shipyards Group): “Als CIO nam ik het initiatief en besprak ik het met de andere bestuursleden. We hebben er een programma voor de hele groep van gemaakt, omdat ik zag dat we meer dan 600 applicaties hebben. In dit complexe landschap werden onze werkelijke IT-kosten steeds hoger en de business moest deel uitmaken van dit programma om vereenvoudiging en vermindering te realiseren. Met de huidige initiatieven en het huidige budget was er geen ruimte voor nieuwe digitale investeringen. Ik introduceerde het Cost Optimization Program om IT-budget vrij te maken voor nieuwe digitale initiatieven”.
Het kostenoptimalisatieprogramma, dat twee jaar geleden werd geïntroduceerd, wordt gedefinieerd door 4 lagen:
Niveau 1: IT-inkoopbesparingen: Deze eerste laag gaat over geld besparen met de IT-inkoopcontracten: Realiseer prijsverlagingen, betere contracten, verminder verspilling en optimalisatie van licenties. We weten allemaal dat bedrijven met de omvang en complexiteit van Damen veel contracten hebben met leveranciers, die vaak ook partners zijn. Dit niveau gaat over hoe je hier besparingen kunt realiseren.
Niveau 2: IT-kostenbesparingen: Dit niveau gaat over kostenbesparingen binnen IT: consolidatie van gegevens, rationalisatie van toepassingen, optimalisatie van infrastructuur en IT-processen.
Niveau 3: Gezamenlijke IT- en bedrijfsbesparingen: Deze laag gaat over on-, offboardingprocessen, het verminderen van de complexiteit van de organisatie, verandering voor verbeteringen, bedrijfsprocesoptimalisatie, prioritering, vermindering van IT-services / IT-servicecatalogus, licentiegebruik, projectrationalisatie en ook applicatie-rationalisatie.
Niveau 4: Bedrijfsherstructurering & -innovatie: Deze laag gaat over het implementeren van nieuwe (digitale) bedrijfsmodellen, uitvoeren & meten, en geeft de echte besparingen in de bedrijfsprocesoptimalisaties. Het is complexer dan de vorige niveaus, maar de waarde is ook hoger.
Het doel van dit kostenoptimalisatieprogramma is om geld vrij te maken en opnieuw te investeren in de digitale strategie.
Binnen Damen wordt het woord optimalisatie gebruikt in plaats van kostenbesparing. Kostenbesparing is niet de weg vooruit voor IT, Digitalisering en Technologie, omdat het verwijst naar directe, eenmalige acties om de kosten te verlagen. Optimalisatie gaat over het definiëren van voortdurende inspanningen om uitgaven en kosten te verlagen, terwijl de bedrijfswaarde wordt gemaximaliseerd.
Pieter Paul Weijer (Manager IT Kosten Optimalisatie Programma, Damen Shipyards Group): “Dit Cost Optimization Program is niet zomaar een programma, het is eigenlijk iets dat we als discipline moeten neerzetten. En de reden is dat we voortdurend te maken hebben met veranderende markten en omstandigheden. Kijk bijvoorbeeld naar de Covid-periode.
Met de benadering van de 4 verschillende lagen wilden we scherper kijken naar alle verschillende elementen die wij als IT, maar ook als Business, zouden kunnen beïnvloeden om uitgaven en kosten te verminderen.
Allereerst zijn we het programma begonnen met de niveaus 1 en 2. Deze niveaus vallen binnen de IT-verantwoordelijkheid en we konden snel handelen met korte lijnen om snel resultaten te boeken. Maar er is een grens aan de hoeveelheid kosten die je in deze laag kunt besparen. Je kunt slechts tot op zekere hoogte heronderhandelen over contracten en scherper kijken naar je licenties, IT-processen en je infrastructuur. Uiteindelijk liggen de echte kostenoptimalisaties op het kruispunt tussen Business en IT en binnen de Business zelf. Het herstructureren en optimaliseren van processen en deze in kaart brengen in relatie tot het applicatielandschap is het gebied waar veel bespaard kan worden.
Om de kosten te kunnen optimaliseren, is transparantie en zichtbaarheid van de IT-uitgaven tot in detail nodig. We hebben altijd moeite gehad om ons budget te vertalen naar al onze IT-activiteiten en deze te vertalen naar de IT-diensten die we leveren. Het was moeilijk om scherper te zien welke divisies van Damen, onze zakelijke klanten, deze IT-diensten daadwerkelijk gebruikten. Die worsteling, dat gebrek aan transparantie, heeft ons doen besluiten om eens te kijken hoe we transparantie konden brengen.”
In 2019 hebben we de beslissing genomen om met Apptio te starten en Technology Business Management (TBM) te adopteren om ons te helpen transparantie van onze IT en Technologie kosten te bereiken. Met de gestandaardiseerde aanpak van TBM waren we in staat om veel data, deels gestructureerd en deels ongestructureerd, te vertalen naar de standaard overzichten, structuren en taxonomie die TBM biedt.
Toen we met Apptio begonnen, hebben we het standaard implementatieproject zelf gedaan binnen de IT-afdeling van Damen. In het begin ging het goed. Veel verschillende gegevensbronnen, waaronder ons grootboek, werden geüpload in het systeem. Maar de complexe organisatiestructuur van Damen gaf ons veel moeite om die gegevens te vertalen naar waarde in Apptio. Ook binnen het projectteam werkten we meestal off-site. Dat zou normaal gesproken geen probleem moeten zijn, maar er was binnen het project een gebrek aan beschikbaarheid om deze aanpak op een meer Agile manier uit te voeren. Uiteindelijk werden we geconfronteerd met de situatie dat we te weinig waarde uit het project konden halen. Dus tijdens de implementatie in 2019 kwamen we tot de conclusie dat we een verandering moesten doorvoeren, wetende wat het potentieel en de belofte van Apptio en TBM was. In plaats van de watervalaanpak die we eerder volgden, hadden we een meer Agile aanpak nodig. En daarvoor wilden we ook een partner beschikbaar hebben die ons daadwerkelijk kon helpen om de waarde van Apptio en TBM te ontsluiten.
We ontdekten dat It's Value als Apptio-partner ook in Nederland gevestigd was en we benaderden hen met de vraag of zij ons konden helpen waarde te creëren met een Agile-aanpak. Ook gingen we na of It's Value de IT-Financiële en TBM/Apptio kennis had die nodig was voor het project, een goed begrip van onze specifieke behoeften, de kennis en ervaring om maatwerkoplossingen te ontwerpen, en ervaring met implementaties in grote en complexe organisaties zoals Damen. It's Value toonde een indrukwekkend track record sinds hun start in 2009 met verschillende vergelijkbare cases.
Door in korte sprints samen te werken met It's Value hebben we veel vooruitgang geboekt en een succesvolle implementatie van Apptio Cost Transparency en IT Planning bereikt in de zomer van 2020.
Maar we hadden al snel behoefte aan meer functionaliteit binnen Apptio. Dus hebben we samen met Its Value een lijst van use cases bepaald en een plan gemaakt voor 2020 met een Agile aanpak om die te implementeren om de TBM scope en Apptio implementatie te verbeteren en uit te breiden.
We wilden het kostenoptimalisatieprogramma zichtbaar maken in Apptio, om verschillende inzichten te krijgen:
- Een overzicht van alle optimalisatie onderwerpen
- De geplande en werkelijke kosten om de optimalisatie te realiseren
- De geplande en werkelijke besparingen per onderwerp
- Ontdek potentiële nieuwe besparingsmogelijkheden
Met de ondersteuning van It's Value hebben we een reeks rapporten gemaakt die de gewenste inzichten lieten zien. We waren in staat om besparingen te identificeren op verschillende lagen binnen verschillende kostenplaatsen. De functionaliteit gaf ons de mogelijkheid om in kaart te brengen welke besparingen realistisch waren om in een prognose van kansen te plaatsen. Toen deze kansen waren geïdentificeerd, keken we scherper naar wat we daadwerkelijk konden leveren met betrekking tot deze kansen. In een later stadium volgden we ook de daadwerkelijke besparingen op die kansen. Dat deden we op verschillende niveaus, op het niveau van kostenplaatsen, categorieën enzovoort.
Door de gecreëerde transparantie zagen we dat we veel besparingen realiseerden op niveau 1 en niveau 2, voornamelijk binnen de IT-verantwoordelijkheid. Er waren minder besparingen op niveau 3, waar Business en IT samen zijn. En op niveau 4, puur Business, identificeerden we helemaal geen echte besparingen. Dit werd veroorzaakt door de complexiteit van het realiseren van die besparingen. Het werd duidelijk dat we nauwer moesten samenwerken met de business om besparingen op niveau 4 te realiseren. We moesten ons volledig richten op en inzetten voor de Business, maar tegelijkertijd kunnen deze besparingen alleen op de lange termijn worden gerealiseerd vanwege de complexiteit.
Om te beginnen met de besparingen op niveau 3, stelden we vast dat we onze IT-servicescatalogus onder de loep moesten nemen. Het vertalen van IT-budget naar IT Services en dat zichtbaar maken voor de Business was de eerste stap. Na dit te hebben gerealiseerd, zijn we in staat om voor de Business zichtbaar te maken wat ze daadwerkelijk verbruiken en kunnen we een dialoog starten met de Business over ‘is dit zinvol? Hebben jullie al deze IT-diensten nodig? Zou het op een andere manier kunnen? Op basis van de kostentransparantie die met het Apptio-systeem is gecreëerd, hebben we nu een transparante IT-servicescatalogus.
Binnen Apptio hebben we onze IT-dienstencatalogus opgezet in 3 lagen. Onze hoofdcategorie is het Servicetype, met 3 Servicetypes: Business Services, End User Services en Infrastructure Services. Onder deze Service Types zijn onze Service Categorieën geconfigureerd en de derde laag zijn de daadwerkelijk geleverde Services.
We hebben een lange weg afgelegd en we boeken goede vooruitgang op de niveau 3-laag. Maar er stonden nog een aantal dingen op ons verlanglijstje, zoals meer transparantie brengen in onze IT-activiteiten. Samen met It's Value hadden we begin 2021 nieuwe use cases geïdentificeerd en een aantal van die use cases zijn inmiddels genoemd en afgerond, zoals de IT Service Catalogus, de Cloud Spend en ook de Cost of Optimization-integratie. De volgende stap is om transparantie te brengen in IT-uitgaven die niet binnen ons IT-budget vallen, maar binnen het budget van de divisies. We hebben nog steeds IT-uitgaven binnen bepaalde divisies die niet zichtbaar zijn voor ons. Het is niet ons doel om die IT-uitgaven te controleren, maar we willen het zichtbaar maken om te laten zien wat de totale IT-uitgaven zijn binnen de Damen Groep en hoe en waar besparingsmogelijkheden zijn.
We zijn begonnen met de integratie van andere business GL's van verschillende Damen entiteiten in Apptio voor verdere analyse van het kostenbesparingspotentieel op het gebied van IT en technologie. Eén doel is om meer transparantie te brengen in onze applicatie TCO en een tweede doel is om een duidelijk overzicht te hebben van onze Project Portfolio financials. Onze IT-verbeteringsprojecten moeten nog transparanter in kaart worden gebracht in Apptio: We zijn momenteel op het beschikbare programmaniveau, maar nog niet op het specifieke project- en detailniveau.
Vervolgens willen we een duidelijke blik werpen op onze leveranciers, de bijbehorende contracten en al onze mogelijkheden voor kostenoptimalisatie op dat gebied.
Op een bepaald moment in 2020 hadden we ook de behoefte om de toename van Cloud-uitgaven te beheren, om onze Cloud-uitgaven op een meer gestructureerde manier in kaart te brengen en om Cloud-uitgaven ook te integreren in onze IT-financiën. We besloten te starten met Apptio Cloudability. Cloudability had een korte implementatiecyclus en business case validatieperiode van 3 maanden in het eerste kwartaal van 2021. Binnen dit tijdsbestek konden we Cloudability implementeren en waar voor ons geld krijgen. Het eigenaarschap van die Apptio-module ligt niet bij het IT-Finance-team, maar bij de Infrastructure-teams. Zij namen de verantwoordelijkheid en maakten deel uit van de implementatie. Nu is het aan hen om de tagging te onderhouden en er verdere waarde uit te halen.”
Samengevat heeft Damen in de eerste 18 maanden het volgende bereikt door samen te werken met It's Value.
- Duidelijk zicht op kostendrijvers / substantiële uitbreiding van service details
Om business units en IT-management meer controle over en inzicht in hun IT-kosten te geven, was een meer gedetailleerde servicecatalogus en onderliggend kostentoewijzingsmodel nodig.
In een iteratief proces werd een nieuw service- en kostentoewijzingsmodel ontwikkeld. De reeds bestaande dienstencatalogus werd verfijnd van 10 tot meer dan 50 diensten en de toewijzingsstrategieën werden verbeterd.
De Apptio Cost Transparency-module ondersteunt de gegevens(transformatie)functionaliteit en modelleringsfunctionaliteit die hiervoor nodig zijn, evenals de rapportagetools om de resultaten te visualiseren.
De implementatie heeft geresulteerd in:
- Traceerbare kostentoewijzing aan meer dan 50 services
- Duidelijk inzicht in kostendrijvers per service
- Inzicht in de onderlinge afhankelijkheid tussen diensten die dezelfde middelen/halfproducten delen.
- Automatisering van managementrapportage
Managementrapportage werd voorheen gedaan met Excel, waarbij meerdere gegevensbronnen werden gecombineerd voor het managementdashboard. Het proces was erg arbeidsintensief en vragen over financiële cijfers vereisten een aparte analyse.
Gegevens uit relevante bronnen (grootboek, budget, HR en leverancierssystemen) worden nu in Apptio Cost Transparency geladen. De kant-en-klare KPI's en rapporten van Apptio, aangevuld met een aantal aangepaste rapporten, voldoen aan de rapportage-eisen van Damen en geven hen de inzichten waar ze om vroegen.
Het dashboard voor managementrapportage heeft veel voordelen:
- 1 versie van de waarheid: De rapporten kunnen functieoverschrijdend worden gebruikt (finance/it-management/inkoop) en zijn allemaal gebaseerd op dezelfde gegevens.
- Snel: Rapporten zijn beschikbaar binnen 1 dag na het afsluiten van de maand.
- Flexibel: Dezelfde rapporten worden gebruikt om gegevens van meerdere dimensies te analyseren (afdeling, leverancier, kostenbesparende initiatieven, enz.).
- Transparant: Drill down naar de werkelijke brongegevens is nu mogelijk.
- Analytics: door de automatisering komen middelen vrij, zodat de bedrijfscontrole meer tijd heeft om te analyseren en het management te adviseren.
- Automatisering van budget- en prognoseproces
Het doel was een minder arbeidsintensief planningsproces (zowel budget als prognoses), dat meer inzicht verschafte in geplande arbeid en uitgaven aan leveranciers.
Het implementeren van de planningsprocessen in Apptio IT Planning gaf de mogelijkheid om budgetlijnen direct toe te wijzen aan IT-diensten of halffabricaten.
Het resultaat heeft een aantal voordelen:
- Meerdere planningsdimensies: naast afdeling/accountgroep ook op de dimensies leveranciers, contracten en arbeidsrollen
- Vergelijking: plannen (en actuals) kunnen eenvoudig worden vergeleken met andere plannen(versies) in de standaard beschikbare rapporten
- Maandelijkse prognose: door de automatisering van het tijdbesparende proces worden prognoses op maandelijkse basis gemaakt.
Aart Rupert (CIO, Damen Shipyards Group): “Hebben we de financiering voor onze digitale transformatie rond gekregen? Het is duidelijk nog werk in uitvoering, maar we hebben een zeer goede start gemaakt in 2020. Vorig jaar bedroegen de besparingen op basis van onze inspanningen op niveau 1 en niveau 2 alleen al 2,2 miljoen. Dit jaar (2021) hopen we dat we meer kunnen bereiken. Er is nog veel meer te bereiken en we weten hoe we dat moeten doen. We moeten de dialoog aangaan met de business over hoe we samen kunnen werken aan dit kostenoptimalisatieprogramma. Maar de basis is er: Transparante kostengegevens, analytische functionaliteit en rapporten.”
De Damen Shipyards Group is een Nederlands conglomeraat op het gebied van defensie, scheepsbouw en machinebouw, gevestigd in Gorinchem, Nederland. Damen Shipyards Group exploiteert 36 scheepsbouw- en reparatiewerven en heeft wereldwijd meer dan 12.000 mensen in dienst. Damen heeft meer dan 6.500 schepen opgeleverd in meer dan 100 landen en levert jaarlijks zo'n 180 schepen aan klanten wereldwijd. Op basis van haar unieke, gestandaardiseerde scheepsontwerpconcept is Damen in staat om een consistente kwaliteit te garanderen. https://www.damen.com/
It's Value is de TBM-expert in Europa. It's Value heeft sinds 2009 ITFM- en TBM-processen en -verbeteringsprojecten geïmplementeerd bij verschillende bedrijven en industrieën in Europa. It's Value is een langetermijnpartner van Apptio en lid van de TBM Raad (tbmcouncil.org)
Ga voor meer informatie over Technology Business Management naar de website van It's Value. www.itsvalue.com