Digitalisering: de volgende bron van bedrijfswaarde
Zelfs vóór de pandemie geloofde 92 procent van de door McKinsey onderzochte bedrijven dat hun bedrijfsmodellen zouden moeten veranderen gezien de toenmalige digitalisering. Covid-19 heeft die tijdlijn alleen maar versneld: schattingen geven aan dat we in een paar maanden drie tot vier jaar vooruit zijn gegaan in digitale adoptie.
Voor Private Equity kan digitalisering het volgende juweel van waarde zijn. Digitalisering kan portfoliobedrijven in staat stellen om effectiever te concurreren met bedrijven in dezelfde sector. Het kan PE ook kansen bieden om de prijzen aan de achterkant te verhogen wanneer u besluit uit het bedrijf te stappen. Na een overname is de nieuwe overweging om het portfoliobedrijf uit te rusten met uitgebreide digitale mogelijkheden. Deze capaciteiten kunnen veel manieren bieden om waarde te creëren binnen een portfoliobedrijf door de processen te verbeteren en de product- en servicelijnen te upgraden en uit te breiden. Om de positie en vooruitzichten van een bedrijf te beoordelen, moet een investeerder weten waar het bedrijf en zijn concurrenten staan in de digitaliseringsrevolutie.
Bedrijven nemen vaak genoegen met ambities die gebaseerd zijn op de prestaties van vorig jaar plus 5 of 10%. Maar de pandemie heeft aangetoond dat bedrijven enorme sprongen kunnen maken als ze onder druk worden gezet. Als vuistregel geldt dat digitale initiatieven meer moeten veranderen dan 20% van de bedrijfswinst - zelfs als de omzet- en winstgroeidoelstellingen blijven stijgen. Dat betekent dat gesprekken op directieniveau, en tussen de directie en het management, moeten gaan over de manieren waarop digitaal het technologiemodel, het bedrijfsmodel of het bedrijfsmodel van het bedrijf - of zelfs de branche - zal veranderen. Het leiderschap van bedrijven moet zich richten op digitale bedrijfsmodellen, waardecreatie en -vastlegging.
Digitale capaciteiten beoordelen
Investeerders die digitalisering geen onderdeel maken van het due diligence proces lopen een groter risico dan ooit op gemiste kansen en waardevallen. Om de digitale capaciteiten van een bedrijf te beoordelen en ten volle te ontwikkelen, moeten bedrijven mogelijk hun eigen digitale capaciteiten uitbouwen of samenwerken met strategische partners. Degenen die dat doen, zullen in een betere positie verkeren om de juiste doelwitten te kiezen, potentiële verliezen te vermijden, de waarde van hun portefeuilles te maximaliseren en meer succes hebben bij het voorbereiden van bedrijven op de toekomst.
Verstandige PE-firma's kijken tijdens hun due diligence uit naar technische schulden. Portefeuillemaatschappijen met een technische schuld kunnen inefficiënte legacysystemen hebben die duur zijn om te onderhouden, niet flexibel zijn en vertragingen veroorzaken, vaak op precies het verkeerde moment. Bij de eerste gelegenheid van de investering moet het IT-transformatieproject beschermd worden tegen geldverlies. Het is essentieel om onder de motorkap te kijken, ervoor te zorgen dat IT is ingesteld op succes en snel corrigerende maatregelen te implementeren om de gewenste resultaten te beschermen.
Waar ligt het risico? Tijd, geld & leiderschap
Helaas mislukken over het algemeen 45% van de technologiegedreven projecten of halen ze hun doelstellingen niet. In-flight projecten ‘vermarkten’ vaak de enorme voordelen die ze zullen opleveren, maar zullen ze dat ook echt doen? Het digitaal transformeren van een portfoliobedrijf kan de juiste strategie zijn als het bedrijf geïnteresseerd is in een snelle omzet. Maar het vernieuwen van de IT-infrastructuur van een overname is iets dat doorgaans veel tijd en geld kost om goed te krijgen, en het kan je holdingperiode verlengen. Voor veel bedrijven die onder druk staan op de korte termijn, kan deze focus op de lange termijn bijzonder uitdagend zijn (vooral op de kapitaalmarkten) omdat digitale transformaties veel kosten, terwijl ze cashflow en inkomsten beloven die pas veel later zullen renderen.
Kosten & investering
De investeringshorizon van veel bedrijven is te veel gericht op de korte termijn. Amazon heeft daarentegen een horizon van zeven jaar voor zijn investeringen. Door een duidelijk beeld te ontwikkelen van de waarde op lange termijn, kan de raad van bestuur druk uitoefenen op het bedrijf om de meerjarige operationele uitgaven en kapitaaluitgaven te doen die nodig zijn om die waarde vast te leggen.
Maar als een investeringsplan voor digitale transformatie van miljoenen euro's aan de Raad van Bestuur wordt voorgelegd, kunnen ze het dan wel goed evalueren? Kunnen ze beoordelen of het te duur is? Of dat het te laag gegrepen is? Of dat het op de juiste prioriteiten is gericht? Bestuursleden hebben meer dan eens bekend dat ze het niet weten.
Een succesvol digitaliseringsproject voorbereiden
Het is gemakkelijk om de kosten te meten als je naar stukjes software en kit kijkt, de levensduurwaarde evalueert en overtuigende conclusies kunt trekken met betrekking tot de ROI. Om voorbij dit stadium te komen, kunnen directies beginnen met een keiharde IT-Finance Value assessment die inzicht geeft in de samenhang tussen IT, Finance en de (Lines of) Business vanuit het oogpunt van digital business. Het maakt duidelijk hoe Quick Wins op korte termijn voor de organisatie kunnen worden gerealiseerd, terwijl waarde op lange termijn voor de business wordt opgebouwd. Een van de uitkomsten van zo'n assessment is een op maat gemaakte roadmap voor de organisatie met duidelijk gedefinieerde stappen waarmee in de loop van de tijd financiële besparingen kunnen worden gerealiseerd. Door jaarlijks 3% - 5% te besparen op IT-bedrijfskosten, komen er cumulatief jaarlijks meer middelen beschikbaar (bij een gelijkblijvend top line budget) voor de financiering van de digitalisering van het bedrijf en bedrijfsgroeimodellen. (Vooral als er een langere horizon is voor IT-investeringen). Deze beoordeling zal IT, Financiën en het algemeen management van het bedrijf helpen om het digitaliseringsproces beter te plannen en te beheren. Het zal een duidelijk beeld geven van:
Welke procesverbeteringen leiden tot minder tijdsbesteding.
Hoe meer transparantie kan worden gerealiseerd in de IT-financiën, zodat de business deze kan begrijpen en kan helpen bij het sturen van het verbruik, het verlagen van de kosten en het verschuiven van fondsen naar projecten die de digitale bedrijfsinitiatieven ondersteunen.
Hoe de datakwaliteit kan worden verbeterd zodat rapportage en dashboards betrouwbaarder worden.
Hoe betere inzichten en controlemogelijkheden kunnen worden geboden.
Simpel gezegd: Voor een succesvolle uitrol van digitaliseringsplannen heb je maximale grip nodig op de kosten, kwaliteit en prestaties van de IT-organisatie. De vraag is ‘hoe realiseer je dat? Onbegrijpelijke processen en onvoldoende alignment met de business maken van IT vaak een black box. Met behulp van Technology Business Management (TBM) kan hier verandering in komen. TBM is een raamwerk voor waardemanagement dat IT positioneert als een waardevolle strategische partner binnen uw organisatie en IT in de hoofdrol plaatst van het digitaliseringsproces.
TBM is een raamwerk voor waardebeheer dat wordt gebruikt door chief information officers (CIO's), chief technology officers (CTO's), chief financial officers (CFO's) en hun teams voor datagestuurde besluitvorming over IT-initiatieven. TBM definieert de tools, processen, gegevens en mensen die nodig zijn om de business van technologie te managen en is overgenomen door ondernemingen in bijna elke branche. Deze organisaties gebruiken het TBM-raamwerk om de kosten, waarde en kwaliteit van alle technologie-investeringen te beheren, te plannen en te optimaliseren. TBM biedt IT- en financiële leiders gedetailleerde transparantie over technologiekosten, zodat ze investeringsbeslissingen kunnen nemen binnen de context van bredere bedrijfsdoelstellingen. Dit verbetert de afstemming tussen IT, financiën en de business en daarmee de waardecreatie voor de organisatie. Door TBM te implementeren wordt ook de moeilijkst te kwantificeren (en wellicht te rechtvaardigen) kostendrijver voor een succesvol digitaliseringsproject, de investering in vaardigheden en leiderschap, eenvoudig.
Bedrijven die het bijltje erbij neer hebben gegooid
Te veel bestuursgesprekken gaan over hoe technologie de efficiëntie kan verbeteren en kosten kan besparen. Efficiëntie kan inderdaad zinvolle besparingen opleveren die kunnen helpen om te voldoen aan de voortdurende investeringsbehoeften van een digitale transformatie. Hieronder vindt u een korte beschrijving van twee bedrijven die dit proces met succes hebben doorlopen.
Damen Scheepswerven
Aart Rupert (CIO, Damen Shipyards Group): “Om eerlijk te zijn was het mijn initiatief (als CIO) en ik heb het besproken met de andere bestuursleden en we hebben er (kostenoptimalisatie) een groepsbreed programma van gemaakt. De reden daarachter was dat ik in ons complexe landschap met meer dan 600 applicaties zag dat onze werkelijke kosten steeds hoger werden. En er was geen ruimte meer voor nieuwe digitale investeringen. Dus moesten we iets doen. En dat was de reden waarom we zeiden: Laten we het kostenoptimalisatieprogramma introduceren”.
Om deze transformatie te financieren heeft Damen 2 jaar geleden een kostenoptimalisatieprogramma geïntroduceerd, dat bestaat uit 4 lagen:
Niveau 1: IT-inkoopbesparingen: Deze eerste laag gaat over geld besparen met de IT-inkoopcontracten: Realiseer prijsverlagingen, betere contracten, verminder verspilling en optimalisatie van licenties. We weten allemaal dat bedrijven met de omvang en complexiteit van Damen veel contracten hebben met leveranciers die vaak ook partners zijn. Dit niveau gaat over hoe je hier besparingen kunt realiseren.
Niveau 2: IT-kostenbesparingen: Dit niveau gaat over kostenbesparingen binnen IT: gegevensconsolidatie, toepassingsrationalisatie, infrastructuur en IT-processen.
Niveau 3: Gezamenlijke IT- en bedrijfsbesparingen: Deze laag gaat over on-, offboardingprocessen, het verminderen van de complexiteit van de organisatie, verandering voor verbeteringen, bedrijfsprocesoptimalisatie, prioritering, vermindering van IT-services / IT-servicecatalogus, licentiegebruik, projectrationalisatie en ook applicatie-rationalisatie.
Niveau 4: Bedrijfsherstructurering & -innovatie: Deze laag gaat over het implementeren van nieuwe (digitale) bedrijfsmodellen, uitvoeren & meten, en geeft de echte besparingen in de bedrijfsprocesoptimalisaties. Het is complexer dan de vorige niveaus, maar de waarde is ook hoger.
Dit kostenoptimalisatieprogramma maakt het mogelijk om geld vrij te maken en te investeren in de digitale strategie. Dat is het doel.
Pieter Paul Weijer (Manager IT Cost Optimization Program, Damen Shipyards Group): “In 2019 hebben we de beslissing genomen om met Apptio te starten en Technology Business Management (TBM) te adopteren om ons te helpen transparantie van onze IT en Technology kosten te realiseren. Met de gestandaardiseerde aanpak van TBM waren we in staat om veel data, deels gestructureerd en deels ongestructureerd, te vertalen naar de standaard overzichten, structuren en taxonomie die TBM biedt.
Toen kwamen we erachter dat It's Value als Apptio-partner ook in Nederland gevestigd was en we hebben hen benaderd met de vraag of we een Agile manier van implementeren konden krijgen? Ook gingen we na of It's Value de IT-Financiële kennis had die nodig was voor het project, een begrip van onze specifieke behoeften, de kennis en ervaring om maatwerkoplossingen te ontwerpen, en ervaring met implementaties in grote en complexe organisaties zoals Damen. Dat was het geval.
Door de samenwerking met It's Value hebben we in 2020 veel vooruitgang geboekt en uiteindelijk een succesvolle implementatie van Apptio Cost Transparency en IT Planning gerealiseerd.”
Samengevat heeft Damen in de eerste 18 maanden het volgende bereikt door samen te werken met It's Value.
Duidelijk zicht op kostendrijvers / substantiële uitbreiding van service details
Om business units en IT-management meer controle over en inzicht in hun IT-kosten te geven, was een meer gedetailleerde servicecatalogus en onderliggend kostentoewijzingsmodel nodig.
In een iteratief proces werd een nieuw service- en kostentoewijzingsmodel ontwikkeld. De reeds bestaande dienstencatalogus werd verfijnd van 10 tot meer dan 50 diensten en de toewijzingsstrategieën werden verbeterd.
De Apptio Cost Transparency-module ondersteunt de gegevens(transformatie)functionaliteit en modelleringsfunctionaliteit die hiervoor nodig zijn, evenals de rapportagetools om de resultaten te visualiseren.
De implementatie heeft geresulteerd in:
Traceerbare kostentoewijzing aan meer dan 50 services
Duidelijk inzicht in kostendrijvers per service
Inzicht in de onderlinge afhankelijkheid tussen diensten die dezelfde middelen/halfproducten delen.
Automatisering van managementrapportage
Managementrapportage werd voorheen gedaan met Excel, waarbij meerdere gegevensbronnen werden gecombineerd voor het managementdashboard. Het proces was erg arbeidsintensief en vragen over financiële cijfers vereisten een aparte analyse.
Gegevens uit relevante bronnen (grootboek, budget, HR en leverancierssystemen) worden nu in Apptio Cost Transparency geladen. De kant-en-klare KPI's en rapporten van Apptio, aangevuld met een aantal aangepaste rapporten, voldoen aan de rapportage-eisen van Damen en geven hen de inzichten waar ze om vroegen.
Het dashboard voor managementrapportage heeft veel voordelen:
1 versie van de waarheid: De rapporten kunnen functieoverschrijdend worden gebruikt (finance/it-management/inkoop) en zijn allemaal gebaseerd op dezelfde gegevens.
Snel: Rapporten zijn beschikbaar binnen 1 dag na het afsluiten van de maand.
Flexibel: Dezelfde rapporten worden gebruikt om gegevens van meerdere dimensies te analyseren (afdeling, leverancier, kostenbesparende initiatieven, enz.).
Transparant: Drill down naar de werkelijke brongegevens is nu mogelijk.
Analytics: door de automatisering komen middelen vrij, zodat de bedrijfscontrole meer tijd heeft om te analyseren en het management te adviseren.
Automatisering van budget- en prognoseproces
Het doel was een minder arbeidsintensief planningsproces (zowel budget als prognoses), dat meer inzicht verschafte in geplande arbeid en uitgaven aan leveranciers.
Het implementeren van de planningsprocessen in Apptio IT Planning gaf de mogelijkheid om budgetlijnen direct toe te wijzen aan IT-diensten of halffabricaten.
Het resultaat heeft een aantal voordelen:
Meerdere planningsdimensies: naast afdeling/accountgroep ook op de dimensies leveranciers, contracten en arbeidsrollen
Vergelijking: plannen (en actuals) kunnen eenvoudig worden vergeleken met andere plannen(versies) in de standaard beschikbare rapporten
Maandelijkse prognose: door de automatisering van het tijdbesparende proces worden prognoses op maandelijkse basis gemaakt.
Ferguson
Om hun nieuwe digitale strategie te helpen financieren, gebruikt het TBM-team van Ferguson Apptio om gesprekken met de business te stimuleren over zaken als projectbeheer, leveranciersbeheer en het groen licht geven (of niet) aan nieuwe zakelijke verzoeken voor technologie. Zonder de financiële inzichten en kostentransparantie die Apptio biedt, zouden deze gesprekken, hoe moeilijk ze nu ook zijn om te voeren, in het verleden bijna onmogelijk zijn geweest. In de 12 maanden sinds de introductie van het TBM-model en Apptio heeft het IT-team van Ferguson $12M aan besparingen geïdentificeerd op het IT-budget voor 2019 om de bedrijfstransformatie te helpen financieren, wat neerkomt op een kostenverlaging van 10 procent. Met TBM en Apptio die de weg wijzen met solide gegevens en analyses over kosten en toewijzingen, is deze verschuiving in de run, grow en transform mix mogelijk.
“TBM is waar het rubber de weg ontmoet”, zegt Carla Short, Senior TBM Manager bij Ferguson. “Door Apptio te gebruiken, kunnen we kijken hoe we presteren op het gebied van transformaties, we kunnen naar onze applicaties kijken en zien waar de last zit, we kunnen zien wat misschien met pensioen moet en dat soort dingen. We weten waar onze TCO ligt.”
Een van de belangrijkste voordelen die TBM Ferguson biedt, is de mogelijkheid om de conversatie te veranderen van kosten naar waarde. Dankzij kostentransparantie kunnen bedrijfsleiders eindelijk zien wat hun all-in kosten zijn voor een bepaalde technologie, applicatie of dienst. Dit inzicht in alle kosten van het leveren van een service of applicatie-infrastructuur, ondersteuning, netwerken, computers, apparaten, opslag, licentiekosten, enz. stelt hen in staat om, vaak voor de eerste keer, antwoord te geven op de vraag: “Waarom kost IT zoveel?”. Deze dynamiek is springlevend bij Ferguson.
“Met TBM en Apptio hoeft een boekhouder geen maandelijkse spreadsheets meer te sturen met de actuele cijfers, het budget en de variantiegegevens. Nu kan iedereen elke dag van de maand Apptio binnengaan en de gegevens opvragen, en ze kunnen ook de historische gegevens opvragen”, zegt Natalia Guley, een financieel manager in het TBM-kantoor van Ferguson.
“Er zijn geen spreadsheets meer. We hebben geweldige tabellen en grafieken en er is een drill-through functie waarmee je de details van de journaalregels kunt bekijken. Nu staat alles op één scherm en is het makkelijk navigeren. Het ging allemaal om transparantie, dus we hebben iedereen toegang gegeven, zodat iedereen gegevens kan gebruiken. En dat heeft zeker een aantal gesprekken over de cijfers op gang gebracht, wat goed was.”
“TBM heeft het gesprek over financiële gegevens veranderd in actuele gegevens”, zegt David Rippon, hoofd Group IT Finance bij Ferguson, “en ons in staat gesteld om datagestuurde beslissingen te nemen. De financiële transparantie is een groot voordeel voor ons.”
Aan de slag
Wilt u de risico's beperken en de IT-kosten verlagen om de digitaliseringsstrategie te financieren?
Een IT-Finance Value Assessment is een goed startpunt en geeft inzicht in de samenhang tussen IT en Finance vanuit een zakelijk oogpunt. Het maakt duidelijk hoe de Quick Wins op korte termijn voor de organisatie kunnen worden gerealiseerd, terwijl er wordt gebouwd aan waarde op lange termijn voor de business. Een van de resultaten is een op maat gemaakte IT-Finance (TBM) roadmap voor uw organisatie met duidelijk gedefinieerde stappen met betrekking tot:
Welke procesverbeteringen leiden tot minder tijdsbesteding.
Hoe meer transparantie kan worden gerealiseerd in IT-financiën.
Hoe de kwaliteit van uw gegevens kan worden verbeterd, zodat rapportage en dashboards betrouwbaarder worden.
Welke kansen kunnen worden gerealiseerd om het bedrijf te laten groeien.
Ook zal de IT-Finance roadmap een duidelijk omschreven plan bevatten met betrekking tot de financiële besparingen die in de loop van de tijd gerealiseerd kunnen worden. Door jaarlijks 3% - 5% te besparen kan het digitaliseringsproces zichzelf financieren.
Tijdens due diligence of na de overname, maar voordat het digitaliseringsproces van start gaat, maken verstandige PE-firma's de nodige beoordelingen. Bij de eerste gelegenheid van de investering moet het IT-transformatieproject worden beschermd tegen geldverlies. Raden van bestuur spelen een sleutelrol bij het begeleiden van hun organisaties door succesvolle digitale transformaties op lange termijn en het maximaliseren van de waarde voor de aandeelhouders. Bestuursleden moeten goed geïnformeerd worden en vragen om de nodige analyses uit te voeren. Beginnen aan de digitaliseringsreis zonder een IT-Finance (TBM) routekaart is als het bevaren van de oceaan zonder kompas en een duidelijke bestemming voor ogen.
Bronnen:
AlixPartners - Blog: Seven steps for private equity portfolio company digital transformation success, 5 juli 2021, https://blog.alixpartners.com/post/102h26z/seven-steps-for-private-equity-portfolio-company-digital-transformation-success
KPMG: The Digital Transformation Imperative; Waarom private equity-bedrijven digitaal moeten transformeren om te kunnen concurreren). https://assets.kpmg/content/dam/kpmg/us/pdf/2018/05/737580-nss-pe-digital-transformation-whitepaper-v18.pdf
McKinsey artikel: 5 vragen die raden van bestuur zich moeten stellen over digitale transformatie, 21 juni 2021
It's Value - Blog: Het digitale transformatieproces van een traditionele scheepsbouwer: Het verhaal van Damen Shipyards
Apptio - Blog: Kostentransparantie stimuleert digitale transformatie bij Ferguson. https://www.apptio.com/blog/ferguson-using-cost-transparency-fuel-its-digital-transformation/
It's Value is de TBM-expert in Europa. It's Value heeft sinds 2009 ITFM- en TBM-processen en -verbeteringsprojecten geïmplementeerd bij verschillende bedrijven en industrieën in Europa. It's Value is een langetermijnpartner van Apptio en lid van de TBM Council (tbmcouncil.org).
Ga voor meer informatie over Technology Business Management naar de website van It's Value - www.itsvalue.com