Après le rachat d'une entreprise, les coûts liés au cloud connaissent généralement une forte hausse avant de se stabiliser. Vous vous retrouvez soudainement à gérer un deuxième environnement cloud, avec ses propres comptes, contrats, conventions de balisage et habitudes de dépenses. Sans approche structurée, ces coûts deviennent rapidement difficiles à suivre, à attribuer ou à contrôler. Les sections ci-dessous abordent les questions les plus courantes auxquelles sont confrontées les entreprises lorsqu'elles gèrent les dépenses liées au cloud au sein d'une entité fusionnée.
Qu'advient-il des coûts liés au cloud lorsque deux entreprises fusionnent ?
Lorsqu’une fusion a lieu entre deux entreprises, les coûts liés au cloud augmentent presque toujours à court terme avant que des économies ne puissent être réalisées. Vous gérez désormais deux environnements cloud distincts, avec des services qui se chevauchent, des outils redondants et aucune gouvernance commune. Si aucune mesure n’est prise immédiatement, les deux environnements continueront de fonctionner selon leurs budgets et contrats d’origine, sans qu’aucun responsable ne soit tenu de rendre compte des dépenses combinées.
Le problème sous-jacent réside dans le fait que les coûts liés au cloud étaient déjà difficiles à maîtriser au sein d’une seule et même organisation. Une fusion ne fait qu’accroître cette complexité. Vous héritez de la dette technique de la société rachetée, de ses choix architecturaux et de la maturité de sa gestion financière – ou de son manque de maturité. Si la société rachetée disposait de pratiques d’imputation des coûts insuffisantes ou n’appliquait aucune discipline en matière de balisage, ces lacunes deviennent immédiatement votre problème.
Les environnements cloud post-fusion ont également tendance à générer des redondances à grande échelle. Les licences SaaS en double, les infrastructures qui se chevauchent dans les mêmes régions cloud et les outils de surveillance parallèles alourdissent tous la facture. Parallèlement, les équipes d’ingénierie des deux côtés continuent d’allouer des ressources sans processus d’approbation unifié. Il en résulte une période de dépenses cloud élevées et mal identifiées, qui peut persister pendant des mois si elle n’est pas gérée activement.
Comment obtenir une vue d'ensemble des dépenses liées au cloud de la société rachetée ?
Pour obtenir une visibilité sur les dépenses cloud de la société rachetée, il faut tout d’abord accéder à ses comptes de facturation cloud et exporter les données brutes relatives aux coûts et à l’utilisation. Avant de pouvoir optimiser quoi que ce soit, vous devez disposer d’une vue d’ensemble complète de ses dépenses : où et sur quoi sont-elles engagées ? Cela implique de connecter ses comptes AWS, Azure ou GCP à un outil centralisé de gestion des coûts dès que possible au cours du processus d’intégration.
Concrètement, cela implique plusieurs étapes précises :
- Demander un accès en lecture à tous les comptes de facturation cloud auprès de l'équipe informatique ou financière de la société rachetée
- Exportez les données historiques relatives aux coûts et à l'utilisation portant au moins sur les 12 derniers mois afin de comprendre les tendances en matière de dépenses et leur caractère saisonnier
- Identifier quels comptes, abonnements ou projets appartiennent à quelles entités opérationnelles ou applications
- Répertoriez les instances réservées, les plans d'économies et les remises sur engagement d'utilisation existants afin de comprendre quels engagements financiers sont déjà en place
- Évaluer la qualité du système actuel de classification et de répartition des coûts afin de déterminer quelle part des dépenses est actuellement imputable
Plus tôt vous entamerez ce processus, mieux ce sera. Attendre la finalisation juridique de l'acquisition pour demander l'accès aux données de facturation revient à laisser passer plusieurs semaines de dépenses non suivies. Dans la mesure du possible, négociez l'accès aux données dans le cadre du processus de diligence raisonnable afin de pouvoir commencer à établir une visibilité avant même le premier jour de l'organisation fusionnée.
Quelle est la différence entre la consolidation des coûts du cloud et l'intégration des coûts du cloud ?
La consolidation des coûts du cloud consiste à regrouper deux environnements de facturation cloud distincts au sein d'une vue de reporting unique, généralement en reliant les comptes au sein d'une même hiérarchie de gestion. L'intégration des coûts du cloud va plus loin : elle implique d'harmoniser les pratiques de gestion financière, les modèles de gouvernance, les normes de balisage et les structures de responsabilité des deux organisations, afin que les dépenses liées au cloud soient gérées de manière cohérente au sein de l'entité fusionnée.
La consolidation est une étape technique. Elle consiste à regrouper les comptes de facturation, à mettre en place une plateforme commune de gestion des coûts et à obtenir une vue d’ensemble des dépenses totales liées au cloud. Ce processus peut être mené à bien en quelques semaines et fournit à la direction un chiffre unique sur lequel s’appuyer. Cependant, la consolidation à elle seule ne permet pas de déterminer à qui incombent les différents coûts, si les dépenses sont justifiées, ni dans quelle mesure elles se traduisent en valeur ajoutée pour l’entreprise.
L'intégration est la tâche la plus difficile, mais aussi la plus importante. Elle nécessite de s'accorder sur une taxonomie commune de balisage, d'harmoniser les modèles de refacturation ou de « showback », de mettre en place des processus de gouvernance partagés et d'instaurer une responsabilité transversale entre les services financiers, informatiques et d'ingénierie au sein des deux organisations d'origine. C'est là que Pratiques FinOps prend toute son importance, car l'intégration n'est pas seulement une question d'outils. Il s'agit d'un défi lié aux personnes et aux processus qui nécessite une conception mûrement réfléchie.
Comment harmoniser le référencement des services cloud et la répartition des coûts après une acquisition ?
Pour harmoniser le balisage cloud et la répartition des coûts après une acquisition, il faut d’abord auditer les normes de balisage existantes des deux organisations, identifier les écarts, puis définir une taxonomie de balisage unifiée que les deux environnements devront adopter. Il est impossible de répartir les coûts avec précision si les ressources sont balisées différemment ou ne le sont pas du tout ; ce travail est donc fondamental pour la suite du processus d’intégration.
Une approche pratique suit cette séquence :
- Vérifier les balises existantes dans les deux environnements afin de comprendre quelles dimensions sont actuellement suivies, telles que l'application, l'environnement, le centre de coûts ou l'équipe
- Définir une taxonomie unifiée qui définit les dimensions minimales requises pour une répartition pertinente des coûts au sein de l'organisation issue de la fusion
- Définir une politique de marquage et veiller à son application afin que les nouvelles ressources ne puissent pas être provisionnées sans les balises requises, à l'aide d'outils de gestion des politiques natifs du cloud ou d'une plateforme FinOps
- Remblayage ou assainissement les ressources non étiquetées ou mal étiquetées dans l'environnement acquis, en donnant la priorité aux ressources les plus coûteuses
- Harmoniser les modèles de refacturation ou de répercussion des coûts afin que les rapports de coûts appliquent une logique d'imputation cohérente dans les deux environnements existants
Une erreur courante consiste à obliger la société rachetée à adopter immédiatement la structure de classification de la société mère sans vérifier si celle-ci est réellement adaptée à l'usage prévu. Une fusion est l'occasion de concevoir une meilleure taxonomie à partir de zéro, qui reflète la structure de l'organisation issue de la fusion plutôt que de reprendre les limites de l'une ou l'autre des approches existantes.
Faut-il renégocier les contrats de cloud computing après le rachat d'une entreprise ?
Oui, il est recommandé de renégocier les contrats de cloud computing après une acquisition, et le fait de le faire rapidement peut permettre de réaliser des économies substantielles. Lorsque deux entreprises regroupent leurs dépenses de cloud computing au sein d’une seule et même relation commerciale, l’augmentation du volume leur permet généralement de bénéficier de tarifs plus avantageux, de niveaux de remise plus élevés et de conditions d’engagement d’utilisation plus favorables. Les fournisseurs de services cloud s’attendent à ce type de discussion et sont généralement disposés à s’engager dans ce processus.
Avant d'entamer toute négociation, vous devez avoir une vision claire de l'ensemble des engagements pris. Cela implique notamment de bien cerner toutes les instances réservées existantes, les plans d'économies, les accords de remise d'entreprise et les remises pour engagement d'utilisation dans les deux environnements. Certains de ces éléments peuvent se chevaucher, d'autres peuvent être sous-utilisés, et d'autres encore peuvent avoir des dates d'expiration qui ouvrent des opportunités de renégociation à court terme.
Il existe quelques mesures spécifiques auxquelles il convient d'accorder la priorité :
- Regrouper les accords d'entreprise lorsque les deux organisations font appel au même fournisseur de services cloud, afin de renforcer leur pouvoir de négociation grâce au volume cumulé de leurs dépenses
- Examinez les taux de couverture des instances réservées et des plans d'économies dans les deux environnements afin d'identifier les lacunes et d'éviter d'acheter des engagements en double
- Déterminer si les remises pour engagement d'utilisation existantes dans l'environnement de la société acquise peuvent être transférées ou réattribuées au sein de la nouvelle entité juridique
- Profitez de cette fusion pour renégocier les niveaux d'assistance, car le montant cumulé des dépenses pourrait vous donner droit à un niveau d'assistance supérieur sans frais supplémentaires.
Le moment choisi est ici déterminant. Les fournisseurs de services cloud se montrent plus souples lors des négociations lorsque vous pouvez leur présenter une trajectoire de croissance claire ou lorsqu’un contrat arrive à échéance. Tirez stratégiquement parti de cette fusion plutôt que d’attendre que les contrats se renouvellent automatiquement.
Quels outils permettent de gérer les coûts liés au cloud au sein d'une organisation issue d'une fusion ?
Les outils permettant de gérer les coûts du cloud au sein d'une organisation fusionnée se répartissent en trois catégories : les outils de gestion des coûts natifs du cloud intégrés à la plateforme de chaque fournisseur, les plateformes FinOps tierces qui regroupent les dépenses provenant de plusieurs fournisseurs et comptes, et les plateformes de gestion financière informatique qui relient les coûts du cloud aux rapports commerciaux et financiers plus généraux.
Les outils natifs du cloud, tels qu’AWS Cost Explorer, Azure Cost Management et Google Cloud Billing, offrent une visibilité détaillée au sein d’un même fournisseur, mais ne permettent pas d’obtenir une vue d’ensemble unifiée d’un environnement multicloud, ce à quoi vous êtes presque toujours confronté après une acquisition.
Les plateformes FinOps tierces, telles qu’Apptio Cloudability, sont spécialement conçues pour ce scénario impliquant plusieurs comptes et plusieurs fournisseurs. Elles normalisent les données de coûts entre les différents fournisseurs, prennent en charge les taxonomies de balisage partagées, permettent la création de rapports de refacturation et de présentation des coûts, et fournissent des recommandations d’optimisation à grande échelle. Pour une organisation issue d’une fusion, une plateforme de ce type constitue la base pratique d’une visibilité unifiée sur les coûts du cloud.
Au-delà de la visibilité, l’enjeu le plus avancé consiste à établir un lien entre les coûts du cloud et la valeur métier. C’est là que l’intégration d’outils FinOps à un cadre de gestion technologique de l’entreprise (Technology Business Management) prend tout son sens. Plutôt que de rendre compte des dépenses liées au cloud de manière isolée, vous pouvez les mettre en correspondance avec les services et les résultats métier qu’elles soutiennent, offrant ainsi à la direction le contexte nécessaire pour prendre des décisions d’investissement éclairées sur l’ensemble du portefeuille informatique.
Comment nous vous aidons à gérer les coûts liés au cloud après une acquisition
Nous travaillons avec des organisations confrontées précisément à ce type de défi : des environnements cloud hérités, un système de balisage inadapté, des contrats en double et l'absence de modèle de gouvernance unifié. Notre approche de la gestion des coûts cloud après une fusion est pragmatique et structurée ; elle vise à établir les bases d'un contrôle financier durable plutôt que de proposer des solutions rapides qui ne sont pas évolutives.
Plus précisément, nous vous aidons à :
- Bénéficiez d'une visibilité complète sur les dépenses cloud de la société rachetée sur AWS, Azure et GCP grâce à une plateforme FinOps centralisée
- Concevoir et mettre en œuvre une taxonomie de balisage et un modèle d'imputation des coûts unifiés, applicables à l'ensemble des environnements existants
- Évaluez votre niveau de maturité global en matière de FinOps et définissez une feuille de route hiérarchisée pour combler les lacunes en matière de gouvernance
- Mettre en place une responsabilité transversale entre les services financiers, informatiques et d'ingénierie afin que les décisions relatives aux dépenses liées au cloud soient prises en présence des personnes concernées.
- Intégrez les données relatives aux coûts du cloud à votre cadre global de gestion financière informatique, afin que les dépenses liées au cloud soient présentées en termes métier, et non uniquement en termes techniques.
Si vous êtes en train de mener à bien une intégration cloud suite à une fusion et que vous souhaitez identifier les principaux risques et les opportunités d'économies, contactez-nous pour discuter de la manière dont une évaluation FinOps peut vous apporter la clarté dont vous avez besoin pour aller de l'avant.