Wie gehen Sie nach einer Unternehmensübernahme mit dem Cloud-Kostenmanagement um?

Nach einer Unternehmensübernahme steigen die Cloud-Kosten in der Regel zunächst sprunghaft an, bevor sie sich wieder stabilisieren. Plötzlich müssen Sie eine zweite Cloud-Umgebung mit eigenen Konten, Verträgen, Tagging-Konventionen und Ausgabemustern übernehmen, und ohne einen strukturierten Ansatz lassen sich diese Kosten schnell nur noch schwer nachverfolgen, zuordnen oder kontrollieren. In den folgenden Abschnitten werden die häufigsten Fragen behandelt, mit denen Unternehmen bei der Verwaltung der Cloud-Ausgaben innerhalb einer fusionierten Einheit konfrontiert sind.

Was passiert mit den Cloud-Kosten, wenn zwei Unternehmen fusionieren?

Wenn zwei Unternehmen fusionieren, steigen die Cloud-Kosten fast immer kurzfristig an, bevor Einsparungen erzielt werden können. Sie betreiben nun zwei separate Cloud-Umgebungen mit sich überschneidenden Diensten, doppelten Tools und ohne gemeinsame Steuerung. Ohne sofortige Maßnahmen laufen beide Umgebungen weiterhin nach ihren ursprünglichen Budgets und Verträgen, ohne dass jemand für die kombinierten Ausgaben verantwortlich ist.

Das zugrunde liegende Problem besteht darin, dass es bereits innerhalb eines einzelnen Unternehmens schwierig war, die Cloud-Kosten zu steuern. Eine Fusion verstärkt diese Komplexität noch. Man übernimmt die technischen Schulden des übernommenen Unternehmens, dessen Architekturentscheidungen sowie den Reifegrad seines Finanzmanagements – oder dessen Mangel. Wenn das übernommene Unternehmen schwache Verfahren zur Kostenverrechnung oder keine Disziplin bei der Kennzeichnung hatte, werden diese Lücken sofort zu Ihrem Problem.

Auch Cloud-Umgebungen nach einer Fusion neigen dazu, Redundanzen in großem Umfang zu erzeugen. Doppelte SaaS-Lizenzen, sich überschneidende Infrastruktur in denselben Cloud-Regionen und parallele Überwachungstools treiben die Kosten zusätzlich in die Höhe. Gleichzeitig stellen die Entwicklerteams auf beiden Seiten weiterhin Ressourcen bereit, ohne dass es einen einheitlichen Genehmigungsprozess gibt. Die Folge ist eine Phase erhöhter, schwer zuzuordnender Cloud-Kosten, die monatelang andauern kann, wenn sie nicht aktiv gesteuert wird.

Wie verschafft man sich einen Überblick über die Cloud-Ausgaben des übernommenen Unternehmens?

Um einen Überblick über die Cloud-Ausgaben des übernommenen Unternehmens zu erhalten, muss man zunächst Zugriff auf dessen Cloud-Abrechnungskonten erhalten und die Rohdaten zu Kosten und Nutzung exportieren. Bevor Sie irgendetwas optimieren können, benötigen Sie einen vollständigen Überblick darüber, wie viel das Unternehmen ausgibt, wo und wofür. Das bedeutet, dass die AWS-, Azure- oder GCP-Konten des Unternehmens so früh wie möglich im Integrationsprozess mit einem zentralen Kostenmanagement-Tool verbunden werden müssen.

In der Praxis umfasst dies mehrere konkrete Schritte:

• Beantragen Sie Lesezugriff auf alle Cloud-Abrechnungskonten beim IT- oder Finanzteam des übernommenen Unternehmens
• Exportieren Sie historische Kosten- und Nutzungsdaten für mindestens die letzten 12 Monate, um Ausgabentrends und saisonale Schwankungen zu erkennen
• Ermitteln Sie, welche Konten, Abonnements oder Projekte zu welchen Geschäftsbereichen oder Anwendungen gehören
• Erfassen Sie bestehende reservierte Instanzen, Sparpläne und Rabatte für garantierte Nutzung, um zu verstehen, welche finanziellen Verpflichtungen bereits bestehen
• Bewerten Sie die Qualität der bestehenden Kennzeichnung und Kostenverrechnung, um zu ermitteln, welcher Anteil der Ausgaben derzeit zugeordnet werden kann

Je früher Sie mit diesem Prozess beginnen, desto besser. Wenn Sie mit der Beantragung des Zugriffs auf die Abrechnungsdaten bis zum rechtlichen Abschluss der Übernahme warten, entstehen wochenlange, nicht nachverfolgte Ausgaben. Verhandeln Sie den Datenzugriff nach Möglichkeit bereits im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung, damit Sie bereits vor dem ersten Tag der fusionierten Organisation damit beginnen können, Transparenz zu schaffen.

Was ist der Unterschied zwischen der Konsolidierung von Cloud-Kosten und der Integration von Cloud-Kosten?

Unter der Konsolidierung von Cloud-Kosten versteht man die Zusammenführung zweier separater Cloud-Abrechnungsumgebungen in einer einheitlichen Berichtsansicht, in der Regel durch die Verknüpfung von Konten zu einer einzigen Verwaltungshierarchie. Die Integration von Cloud-Kosten geht noch einen Schritt weiter: Sie bedeutet die Angleichung der Finanzmanagementpraktiken, Governance-Modelle, Tagging-Standards und Verantwortungsstrukturen beider Organisationen, sodass die Cloud-Ausgaben im gesamten fusionierten Unternehmen einheitlich verwaltet werden.

Die Konsolidierung ist ein technischer Schritt. Sie führen Abrechnungskonten zusammen, richten eine gemeinsame Plattform für das Kostenmanagement ein und erhalten einen einheitlichen Überblick über die gesamten Cloud-Ausgaben. Dies lässt sich innerhalb weniger Wochen umsetzen und liefert der Unternehmensleitung eine einzige Kennzahl als Entscheidungsgrundlage. Die Konsolidierung allein gibt jedoch keinen Aufschluss darüber, wer für welche Kosten verantwortlich ist, ob die Ausgaben gerechtfertigt sind oder in welchem Verhältnis sie zum geschäftlichen Nutzen stehen.

Die Integration ist die schwierigere, aber auch wertvollere Aufgabe. Sie erfordert die Einigung auf eine gemeinsame Tagging-Taxonomie, die Abstimmung von Chargeback- oder Showback-Modellen, die Etablierung gemeinsamer Governance-Prozesse sowie die Schaffung funktionsübergreifender Verantwortlichkeiten zwischen den Bereichen Finanzen, IT und Entwicklung in beiden bisherigen Organisationen. Genau hier FinOps-Verfahren gewinnen an Bedeutung, denn Integration ist nicht nur eine Frage der Tools. Es handelt sich um eine Herausforderung in Bezug auf Menschen und Prozesse, die eine bewusste Gestaltung erfordert.

Wie stimmt man nach einer Übernahme das Cloud-Tagging und die Kostenverrechnung aufeinander ab?

Um die Cloud-Kennzeichnung und die Kostenverrechnung nach einer Übernahme aufeinander abzustimmen, müssen Sie zunächst die bestehenden Kennzeichnungsstandards beider Unternehmen überprüfen, die Lücken identifizieren und anschließend eine einheitliche Kennzeichnungstaxonomie definieren, die in beiden Umgebungen angewendet werden muss. Da eine genaue Kostenverrechnung nicht möglich ist, wenn Ressourcen unterschiedlich oder gar nicht gekennzeichnet sind, bildet diese Arbeit die Grundlage für alle weiteren Schritte der Integration.

Ein praktischer Ansatz folgt dieser Reihenfolge:

1. Vorhandene Tags überprüfen in beiden Umgebungen, um zu verstehen, welche Dimensionen derzeit erfasst werden, wie beispielsweise Anwendung, Umgebung, Kostenstelle oder Team
2. Eine einheitliche Taxonomie definieren das die Mindestanforderungen an die Dimensionen für eine aussagekräftige Kostenverrechnung innerhalb der fusionierten Organisation abdeckt
3. Richtlinien für die Kennzeichnung festlegen und deren Einhaltung sicherstellen damit neue Ressourcen ohne die erforderlichen Tags nicht bereitgestellt werden können – mithilfe von Cloud-nativen Policy-Tools oder einer FinOps-Plattform
4. Verfüllen oder sanieren nicht oder falsch gekennzeichnete Ressourcen in der übernommenen Umgebung, wobei die Ressourcen mit den höchsten Ausgaben Vorrang haben
5. Chargeback- oder Showback-Modelle aufeinander abstimmen damit die Kostenberichte in beiden Altsystemen eine einheitliche Verrechnungslogik verwenden

Ein häufiger Fehler besteht darin, das übernommene Unternehmen zu zwingen, die Tagging-Struktur der Muttergesellschaft sofort zu übernehmen, ohne zu prüfen, ob diese Struktur tatsächlich zweckmäßig ist. Eine Fusion bietet die Gelegenheit, eine bessere Taxonomie von Grund auf neu zu entwerfen – eine, die die Struktur der fusionierten Organisation widerspiegelt, anstatt die Einschränkungen eines der beiden bisherigen Ansätze zu übernehmen.

Sollten Sie nach der Übernahme eines Unternehmens Ihre Cloud-Verträge neu verhandeln?

Ja, Sie sollten Cloud-Verträge nach einer Übernahme neu verhandeln, und wenn Sie dies zügig tun, können Sie erhebliche Einsparungen erzielen. Wenn zwei Unternehmen ihre Cloud-Ausgaben im Rahmen einer einzigen Geschäftsbeziehung bündeln, führt das gestiegene Volumen in der Regel zu besseren Preisen, höheren Rabattstufen und günstigeren Bedingungen für die verbindliche Nutzung. Cloud-Anbieter rechnen mit solchen Gesprächen und sind im Allgemeinen bereit, darauf einzugehen.

Bevor Sie in Verhandlungen einsteigen, benötigen Sie einen klaren Überblick über die gesamte Verpflichtungslandschaft. Dazu gehört es, alle bestehenden reservierten Instanzen, Sparpläne, Unternehmensrabattvereinbarungen und Rabatte für verbindliche Nutzung in beiden Umgebungen zu kennen. Einige davon können sich überschneiden, andere werden möglicherweise nicht voll ausgeschöpft, und wieder andere haben Ablaufdaten, die kurzfristige Möglichkeiten für Neuverhandlungen bieten.

Es gibt einige konkrete Maßnahmen, die vorrangig umgesetzt werden sollten:

• Unternehmensvereinbarungen bündeln, wenn beide Organisationen denselben Cloud-Anbieter nutzen, um die Verhandlungsposition auf der Grundlage der gemeinsamen Ausgaben zu stärken
• Überprüfen Sie die Abdeckungsquoten für Reserved Instances und Savings Plans in beiden Umgebungen, um Lücken zu identifizieren und den Erwerb doppelter Verpflichtungen zu vermeiden.
• Prüfen Sie, ob bestehende Rabatte für garantierte Abnahmeverpflichtungen im Umfeld des erworbenen Unternehmens auf die neue juristische Person übertragen oder neu zugewiesen werden können.
• Nutzen Sie die Fusion als Anlass, um die Supportstufen neu zu verhandeln, da die kombinierten Ausgaben möglicherweise ohne zusätzliche Kosten für eine höhere Supportstufe qualifizieren.

Hier kommt es auf das richtige Timing an. Cloud-Anbieter sind bei Verhandlungen flexibler, wenn Sie eine klare Wachstumsentwicklung nachweisen können oder wenn die Vertragsverlängerung bevorsteht. Nutzen Sie den Zeitpunkt der Fusion strategisch, anstatt darauf zu warten, dass sich die Verträge automatisch verlängern.

Welche Tools unterstützen das Cloud-Kostenmanagement in einem fusionierten Unternehmen?

Die Tools, die das Cloud-Kostenmanagement in einem fusionierten Unternehmen unterstützen, lassen sich in drei Kategorien einteilen: Cloud-native Kostenmanagement-Tools, die in die Plattform des jeweiligen Anbieters integriert sind, FinOps-Plattformen von Drittanbietern, die die Ausgaben über mehrere Anbieter und Konten hinweg zusammenfassen, sowie IT-Finanzmanagement-Plattformen, die Cloud-Kosten mit dem übergeordneten Geschäfts- und Finanzreporting verknüpfen.

Cloud-native Tools wie AWS Cost Explorer, Azure Cost Management und Google Cloud Billing bieten zwar detaillierte Einblicke innerhalb eines einzelnen Anbieters, liefern jedoch keine einheitliche Übersicht über eine Multi-Cloud-Umgebung – und genau mit einer solchen Situation sind Sie nach einer Übernahme fast immer konfrontiert.

FinOps-Plattformen von Drittanbietern, wie beispielsweise Apptio Cloudability, sind speziell für dieses Szenario mit mehreren Konten und Anbietern konzipiert. Sie normalisieren Kostendaten über Anbieter hinweg, unterstützen gemeinsame Tagging-Taxonomien, ermöglichen Chargeback- und Showback-Berichte und liefern Empfehlungen zur bedarfsgerechten Anpassung in großem Maßstab. Für ein fusioniertes Unternehmen bildet eine solche Plattform die praktische Grundlage für eine einheitliche Transparenz der Cloud-Kosten.

Über die bloße Transparenz hinaus besteht ein weitergehendes Bedürfnis darin, die Cloud-Kosten mit dem geschäftlichen Nutzen zu verknüpfen. Hier kommt die Integration von FinOps-Tools in ein Technology-Business-Management-Framework ins Spiel. Anstatt die Cloud-Ausgaben isoliert auszuweisen, können Sie diese den Diensten und den damit verbundenen Geschäftsergebnissen zuordnen und so der Unternehmensführung den Kontext liefern, den sie benötigt, um fundierte Investitionsentscheidungen für das gesamte IT-Portfolio zu treffen.

Wie wir nach einer Übernahme beim Cloud-Kostenmanagement helfen

Wir arbeiten mit Unternehmen zusammen, die genau mit dieser Herausforderung konfrontiert sind: altstrukturierte Cloud-Umgebungen, uneinheitliche Kennzeichnung, doppelte Verträge und das Fehlen eines einheitlichen Governance-Modells. Unser Ansatz für das Cloud-Kostenmanagement nach einer Fusion ist praxisorientiert und strukturiert und konzentriert sich darauf, die Grundlage für eine nachhaltige Finanzkontrolle zu schaffen, anstatt auf Schnelllösungen zu setzen, die nicht skalierbar sind.

Konkret helfen wir Ihnen dabei:

• Verschaffen Sie sich über eine zentralisierte FinOps-Plattform einen umfassenden Überblick über die Cloud-Ausgaben des übernommenen Unternehmens bei AWS, Azure und GCP.
• Entwicklung und Implementierung einer einheitlichen Tagging-Taxonomie und eines Kostenverrechnungsmodells, das in beiden Altsystemen funktioniert
• Bewerten Sie Ihren Gesamt-FinOps-Reifegrad und legen Sie einen priorisierten Fahrplan zur Schließung von Governance-Lücken fest
• Schaffen Sie eine funktionsübergreifende Verantwortungsstruktur zwischen den Bereichen Finanzen, IT und Technik, damit Entscheidungen über Cloud-Ausgaben unter Einbeziehung der richtigen Personen getroffen werden.
• Binden Sie die Cloud-Kostendaten in Ihr übergeordnetes IT-Finanzmanagement-System ein, damit die Cloud-Ausgaben nicht nur aus technischer, sondern auch aus geschäftlicher Sicht ausgewiesen werden.

Wenn Sie gerade eine Cloud-Integration nach einer Fusion durchführen und herausfinden möchten, wo die größten Risiken und Einsparpotenziale liegen, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu erörtern, wie eine FinOps-Bewertung Ihnen die nötige Klarheit verschaffen kann, um die nächsten Schritte einzuleiten.