Qu'est-ce qu'un modèle de partage des économies dans le cadre du FinOps ?

Dans le cadre du FinOps, un modèle de partage des économies est un dispositif d’incitation financière dans lequel les réductions de coûts obtenues grâce à l’optimisation du cloud sont partagées entre les équipes à l’origine de ces économies et l’organisation dans son ensemble. Au lieu de se contenter de rendre compte des économies réalisées a posteriori, ce modèle offre une récompense financière directe aux équipes d’ingénierie, de produit et métier qui réduisent activement les dépenses liées au cloud. Cela donne aux équipes une raison concrète de s’impliquer dans les décisions relatives aux coûts du cloud, plutôt que de considérer l’optimisation comme la responsabilité de quelqu’un d’autre. Les sections ci-dessous expliquent comment ce modèle fonctionne, ce qu’il nécessite et dans quels cas il est judicieux de l’adopter.

Comment fonctionne concrètement un modèle de partage des économies ?

Un modèle de partage des économies fonctionne ainsi : on établit un niveau de référence pour les dépenses liées au cloud, on compare les dépenses réelles à ce niveau de référence, puis on redistribue un pourcentage défini des économies vérifiées aux équipes qui les ont générées. L'équipe qui optimise la charge de travail, élimine les ressources inutilisées ou adopte une architecture plus rentable reçoit une partie des bénéfices financiers qu'elle a générés. La partie restante est reversée à un budget central ou sert à financer de nouveaux investissements.

Dans la pratique, le processus se déroule généralement selon la séquence suivante :

1. Définir la ligne de base : Convenez d'un niveau de dépenses de référence pour une charge de travail, un service ou une équipe. Il peut s'agir d'une moyenne mobile, d'un budget engagé ou d'un objectif basé sur des prévisions.
2. Suivre la consommation réelle : Utilisez des outils de répartition des coûts du cloud pour comparer régulièrement, généralement chaque mois, les dépenses réelles aux valeurs de référence.
3. Calculer les économies vérifiées : Déterminez l'écart entre les dépenses prévues et les dépenses réelles, en excluant les facteurs externes tels que les variations de prix ou de volume qui échappent au contrôle de l'équipe.
4. Appliquer le taux de partage : Répartir le pourcentage convenu des économies réalisées au profit de l'équipe qui y a contribué, sous forme de crédit budgétaire, de capacité de réinvestissement ou de tout autre mécanisme convenu.
5. Vérifier et recalibrer : Mettez régulièrement à jour les références afin que les économies réalisées ne soient pas considérées comme la « nouvelle norme », ce qui risquerait de dissuader toute nouvelle initiative d'optimisation.

Ce modèle fonctionne au mieux lorsque les données relatives aux coûts sont fiables, que la répartition des ressources est précise au niveau de l'équipe ou du produit, et que la structure de gouvernance favorise un rythme décisionnel régulier. En l'absence de ces fondements, le calcul des économies réalisées par chacun devient sujet à controverse et le système d'incitation perd de sa crédibilité.

Quels sont les éléments clés d'un accord de partage des économies ?

Un accord de partage des économies repose sur quatre éléments essentiels : une situation de référence clairement définie, un taux de partage convenu, un processus de gouvernance permettant de valider les économies réalisées et un mécanisme de répartition des bénéfices financiers. Si ces quatre éléments ne sont pas tous en place, le modèle ne parvient pas à générer d'économies ou donne lieu à des litiges quant à l'attribution du mérite.

Situation de référence et méthodologie de mesure

La référence définit ce que l’on entend réellement par “ économies ”. Elle doit refléter ce que l’équipe aurait dépensé en l’absence d’actions d’optimisation, en tenant compte des variations légitimes de la demande. Une base de référence statique perd rapidement toute pertinence à mesure que les charges de travail augmentent ou diminuent ; c’est pourquoi la plupart des organisations utilisent une moyenne mobile ou un point de référence ajusté en fonction des prévisions. La méthodologie de mesure doit être convenue dès le départ afin qu’aucune équipe ne puisse prétendre que la base de référence a été fixée de manière injuste.

Taux de partage et mécanisme de répartition

Le taux de partage détermine la manière dont les économies sont réparties entre l’équipe à l’origine de ces économies et l’organisation centrale. Les approches courantes prévoient de reverser à l’équipe entre 20% et 50% des économies vérifiées, bien que le taux approprié dépende de la culture de votre organisation, de la maturité de la pratique FinOps et de la manière dont ces économies seront utilisées. La répartition peut prendre la forme d’un réinvestissement budgétaire, d’une allocation d’effectifs ou de dépenses discrétionnaires pour l’équipe. Le mécanisme doit être suffisamment concret pour inciter à un changement de comportement.

Gouvernance et processus de validation

Il faut s'assurer que les économies réalisées sont réelles et qu'elles sont bien le fruit des actions de l'équipe plutôt que de facteurs externes. Cela nécessite la mise en place d'un processus de gouvernance interfonctionnel impliquant les services financiers, informatiques, ainsi que les équipes d'ingénierie ou de produit concernées. La mise en place précoce de ce processus permet d'éviter les litiges et de renforcer la confiance dans le modèle au fil du temps.

Quelle est la différence entre le partage des économies et la refacturation dans le cadre du FinOps ?

Le « chargeback » réimpute les coûts liés au cloud aux unités opérationnelles ou aux équipes qui les ont générés, ce qui permet de rendre la responsabilité des coûts transparente. Un modèle de partage des économies va plus loin en créant une incitation financière pour que les équipes réduisent ces coûts. Le « chargeback » indique aux équipes ce qu’elles ont dépensé ; le partage des économies les récompense lorsqu’elles dépensent moins.

Ces deux modèles reposent sur une répartition précise des coûts, mais ils répondent à des objectifs différents dans un Gestion des coûts du cloud avec FinOps pratique :

• Rétrofacturation : Cela transfère la responsabilité financière des dépenses liées au cloud à l'équipe ou à l'unité opérationnelle qui en est l'utilisatrice. Cela favorise la responsabilisation et la transparence, mais n'incite pas en soi à adopter un comportement d'optimisation.
• Retour : Une version allégée du « chargeback » qui permet aux équipes de visualiser leurs coûts sans leur transférer la responsabilité financière. Utile pour sensibiliser les équipes avant la mise en place d'un système de responsabilité totale.
• Économies partagées : Récompense les équipes qui parviennent à réduire activement leurs dépenses en dessous d'un seuil convenu. Cela crée une incitation positive plutôt que de se contenter d'imposer un coût.

Dans la pratique, de nombreuses entreprises s'appuient sur le « chargeback » ou le « showback » comme base, puis y ajoutent un modèle de partage des économies une fois que la répartition des coûts est fiable et que les équipes participent activement aux décisions relatives aux coûts du cloud. Ces deux approches sont complémentaires plutôt que concurrentes.

À qui devrait incomber la responsabilité du modèle de partage des économies au sein d'une organisation ?

La responsabilité d'un modèle de partage des économies doit incomber à une équipe FinOps interfonctionnelle ou à un responsable FinOps dédié, avec la participation active des services financiers, informatiques et d'ingénierie. Aucune fonction ne peut en assumer la responsabilité à elle seule. Le service financier assure la gouvernance financière, les équipes d'ingénierie génèrent les économies, tandis que le service informatique ou la fonction FinOps fournit l'infrastructure de données et la structure des processus.

Dans les organisations ne disposant pas d'une fonction FinOps dédiée, la responsabilité de ce modèle incombe généralement au service financier de l'informatique ou à un centre d'excellence dédié au cloud. L'essentiel n'est pas de savoir quelle équipe en est officiellement responsable, mais si la structure de gouvernance permet à toutes les équipes participantes d'avoir leur mot à dire sur la manière dont les références sont définies et les économies validées.

Le soutien de la direction est également essentiel. Pour qu’un modèle de partage des économies, qui redistribue le budget, soit crédible, il doit être approuvé par la direction. Sans cela, les équipes risquent de réaliser des économies qui seront ensuite absorbées par la direction centrale, ce qui sape rapidement leur motivation.

Quels sont les obstacles qui rendent difficile la mise en œuvre des modèles de partage des économies ?

Les principaux défis rencontrés sont la mauvaise qualité des données relatives à la répartition des coûts, la contestation des références de référence et l'absence de structure de gouvernance permettant de valider et de répartir les économies réalisées. Il ne s'agit pas là d'obstacles théoriques. Ils reflètent les mêmes problèmes structurels qui empêchent de nombreuses organisations d'aller au-delà d'une simple visibilité sur les coûts du cloud.

Parmi les défis spécifiques, on peut citer :

• Répartition des coûts inexacte ou incomplète : Si les coûts liés au cloud ne peuvent pas être attribués de manière fiable à des équipes ou à des charges de travail spécifiques, il devient impossible de déterminer qui a généré des économies. Il faut d'abord trouver des solutions aux questions relatives aux stratégies de balisage partagé, à la répartition des coûts liés aux conteneurs et à la répartition des frais d'assistance.
• Litiges relatifs à la situation de référence : Les équipes pourraient faire valoir que leur niveau de référence a été fixé à un niveau trop bas ou que des facteurs externes ont gonflé leurs économies apparentes. En l'absence d'une méthodologie convenue, ces différends sapent la confiance dans le modèle.
• Prise de décision cloisonnée : Lorsque les services financiers, informatiques et d'ingénierie fonctionnent de manière indépendante, les économies réalisées par une équipe peuvent passer inaperçues aux yeux des autres. Ce modèle nécessite une collaboration interfonctionnelle que de nombreuses organisations n'ont pas encore mise en place.
• Ambiguïté liée au réinvestissement : Si les équipes ne savent pas comment utiliser leur part des économies réalisées, cette mesure incitative perd tout son pouvoir de motivation. Le mécanisme de répartition doit être concret et pertinent.
• Érosion de la ligne de base : Une fois les économies réalisées, ce nouveau niveau de dépenses, plus bas, devient souvent la nouvelle référence. En l'absence d'une politique claire concernant la réinitialisation des références, les équipes ne sont pas incitées à poursuivre leurs efforts d'optimisation.

Dans quelles circonstances une organisation devrait-elle adopter un modèle de partage des économies ?

Une organisation devrait adopter un modèle de partage des économies lorsqu'elle dispose d'une répartition fiable des coûts au niveau des équipes ou des produits, d'une structure de gouvernance FinOps active et d'équipes d'ingénieurs déjà impliquées dans les décisions relatives aux coûts du cloud. Mettre en place ce modèle trop tôt, avant que les données sur les coûts ne soient fiables, génère davantage de conflits que de valeur ajoutée.

Un bon test de préparation consiste à vérifier si votre organisation est en mesure de répondre avec certitude à trois questions : savez-vous quelle équipe est responsable de chaque charge de travail dans le cloud ? Pouvez-vous calculer avec précision leurs dépenses chaque mois ? Et disposez-vous d’un processus permettant d’analyser régulièrement ces données et d’agir en conséquence ? Si la réponse à l’une de ces questions est « non », il faut d’abord mettre en place les bases nécessaires.

Les organisations qui ont mené à bien une évaluation de leur maturité FinOps et comblé les lacunes fondamentales en matière de visibilité des coûts sont généralement bien placées pour passer à l'étape suivante : la mise en place d'un système de partage des économies. Ce modèle est particulièrement efficace dans les environnements où les dépenses liées au cloud sont importantes, où les équipes disposent d'un contrôle significatif sur leur consommation de ressources et où la direction est disposée à redistribuer le budget à titre de véritable mesure incitative plutôt que de simple geste symbolique.

Comment nous vous aidons à mettre en place un modèle de partage des économies qui fonctionne

Chez Its Value, nous aidons les organisations à passer d'une simple visibilité sur les coûts du cloud à une gestion financière active du cloud, notamment par la conception et la mise en œuvre de mécanismes d'incitation tels que les modèles de partage des économies. Notre approche s'attaque aux obstacles concrets qui rendent la mise en place de ces modèles difficile :

• Principes fondamentaux de la répartition des coûts : Nous mettons en place une répartition des coûts fiable et détaillée au sein de vos environnements cloud, y compris les conteneurs et les services partagés, afin que les économies réalisées puissent être attribuées avec précision aux équipes qui les génèrent.
• Conception du système de gouvernance : Nous définissons les droits de décision, la fréquence et le processus interfonctionnel nécessaires pour valider les économies réalisées et gérer le réajustement de la base de référence au fil du temps.
• Modèle opérationnel FinOps : Nous mettons en place la structure nécessaire en termes de ressources humaines, de processus et d'outils pour que les économies partagées soient durables et ne restent pas un simple exercice ponctuel.
• Intégration du TBM : Pour les organisations qui gèrent à la fois les coûts liés aux infrastructures sur site et ceux liés au cloud, nous associons les mécanismes d'incitation FinOps à une approche plus large Gestion financière des technologies de l'information cadres permettant de prendre des décisions en matière d'optimisation du cloud en tenant compte de l'ensemble des dépenses technologiques.

Si vous souhaitez évaluer la situation actuelle de votre entreprise avant de mettre en place un modèle de partage des économies, une évaluation de la maturité FinOps constitue le point de départ idéal. N'hésitez pas à nous contacter pour discuter de ce que cela impliquerait concrètement pour votre organisation.