Was ist ein Modell der geteilten Einsparungen im Bereich FinOps?

Ein Shared-Savings-Modell im Rahmen von FinOps ist eine finanzielle Anreizstruktur, bei der die durch Cloud-Optimierung erzielten Kosteneinsparungen zwischen den Teams, die diese Einsparungen erzielen, und dem gesamten Unternehmen aufgeteilt werden. Anstatt Einsparungen lediglich nachträglich zu melden, schafft das Modell eine direkte finanzielle Belohnung für Engineering-, Produkt- und Geschäftsteams, die die Cloud-Ausgaben aktiv senken. Dies gibt den Teams einen konkreten Anreiz, sich aktiv mit Entscheidungen zu den Cloud-Kosten auseinanderzusetzen, anstatt die Optimierung als Aufgabe anderer zu betrachten. In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie das Modell funktioniert, welche Voraussetzungen es erfordert und wann seine Einführung sinnvoll ist.

Wie funktioniert ein Modell der geteilten Einsparungen in der Praxis?

Bei einem Shared-Savings-Modell wird zunächst ein Referenzwert für die Cloud-Ausgaben festgelegt, die tatsächlichen Ausgaben werden an diesem Referenzwert gemessen und anschließend wird ein festgelegter Prozentsatz aller nachgewiesenen Einsparungen an die Teams ausgeschüttet, die für deren Erzielung verantwortlich sind. Das Team, das eine Arbeitslast optimal anpasst, ungenutzte Ressourcen eliminiert oder auf eine kosteneffizientere Architektur umstellt, erhält einen Teil des dadurch erzielten finanziellen Nutzens. Der verbleibende Teil fließt in ein zentrales Budget zurück oder dient zur Finanzierung weiterer Investitionen.

In der Praxis verläuft der Prozess in der Regel nach folgendem Ablauf:

1. Legen Sie die Grundlinie fest: Legen Sie ein Referenzausgabenniveau für eine Arbeitslast, einen Service oder ein Team fest. Dabei kann es sich um einen gleitenden Durchschnitt, ein festgelegtes Budget oder ein auf Prognosen basierendes Ziel handeln.
2. Istverbrauch erfassen: Nutzen Sie Tools zur Cloud-Kostenverrechnung, um die tatsächlichen Ausgaben regelmäßig – in der Regel monatlich – mit der Basislinie abzugleichen.
3. Nachgewiesene Einsparungen berechnen: Ermitteln Sie die Differenz zwischen den Plan- und den Ist-Ausgaben, wobei externe Faktoren wie Preisänderungen oder Mengenverschiebungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Teams liegen, nicht berücksichtigt werden.
4. Wende das Aufteilungsverhältnis an: Den vereinbarten Prozentsatz der Einsparungen an das beteiligte Team weitergeben, entweder in Form von Budgetgutschriften, Reinvestitionsmöglichkeiten oder eines anderen vereinbarten Mechanismus.
5. Überprüfen und neu kalibrieren: Aktualisieren Sie die Basiswerte regelmäßig, damit Einsparungen nicht als „neue Normalität“ festgeschrieben werden, ohne dass es weitere Anreize zur Optimierung gibt.

Das Modell funktioniert am besten, wenn die Kostendaten zuverlässig sind, die Zuordnungen auf Team- oder Produktebene korrekt sind und die Führungsstruktur einen regelmäßigen Entscheidungsrhythmus unterstützt. Ohne diese Grundlagen wird die Berechnung, wer wie viel eingespart hat, umstritten, und der Anreiz verliert an Glaubwürdigkeit.

Was sind die wesentlichen Bestandteile einer Vereinbarung über die Aufteilung von Einsparungen?

Eine Vereinbarung über die Aufteilung von Einsparungen erfordert vier Kernkomponenten: eine klar definierte Ausgangsbasis, ein vereinbartes Aufteilungsverhältnis, einen Steuerungsprozess zur Validierung der Einsparungen und einen Mechanismus zur Verteilung des finanziellen Nutzens. Sind nicht alle vier Komponenten vorhanden, führt das Modell entweder nicht zu Einsparungen oder es entstehen Streitigkeiten darüber, wem die Verdienste zukommen.

Ausgangssituation und Messmethodik

Die Basislinie definiert, was unter “Einsparungen” tatsächlich zu verstehen ist. Sie sollte widerspiegeln, welche Ausgaben das Team ohne Optimierungsmaßnahmen gehabt hätte, bereinigt um berechtigte Nachfrageschwankungen. Eine statische Basislinie verliert schnell an Relevanz, wenn die Arbeitslasten steigen oder sinken; daher verwenden die meisten Unternehmen einen gleitenden Durchschnitt oder einen prognoseangepassten Referenzwert. Die Messmethodik muss im Voraus vereinbart werden, damit kein einzelnes Team argumentieren kann, die Basislinie sei unfair festgelegt worden.

Beteiligungsquote und Verteilungsmechanismus

Das Aufteilungsverhältnis legt fest, wie die Einsparungen zwischen dem beitragenden Team und der zentralen Organisation aufgeteilt werden. Übliche Ansätze sehen vor, dass zwischen 20% und 50% der nachgewiesenen Einsparungen an das Team zurückfließen, wobei das richtige Verhältnis von der Kultur Ihrer Organisation, dem Reifegrad der FinOps-Praxis und dem Verwendungszweck der Einsparungen abhängt. Die Verteilung kann in Form von Budgetreinvestitionen, der Zuweisung von Personalstellen oder frei verfügbaren Mitteln für das Team erfolgen. Der Mechanismus muss konkret genug sein, um Verhaltensänderungen zu motivieren.

Steuerungs- und Validierungsprozess

Es muss überprüft werden, ob die Einsparungen tatsächlich erzielt wurden und auf Maßnahmen des Teams zurückzuführen sind und nicht auf externe Faktoren. Dies erfordert einen funktionsübergreifenden Steuerungsprozess, an dem die Finanzabteilung, die IT sowie die zuständigen Entwicklungs- oder Produktteams beteiligt sind. Die frühzeitige Etablierung dieses Prozesses beugt Streitigkeiten vor und stärkt im Laufe der Zeit das Vertrauen in das Modell.

Was ist der Unterschied zwischen „Shared Savings“ und „Chargeback“ im Bereich FinOps?

Chargeback ordnet die Cloud-Kosten den Geschäftsbereichen oder Teams zu, die sie verursacht haben, und macht so die Kostenverantwortung transparent. Ein Modell der geteilten Einsparungen geht noch einen Schritt weiter, indem es den Teams einen finanziellen Anreiz bietet, diese Kosten zu senken. Chargeback zeigt den Teams, wie viel sie ausgegeben haben; das Modell der geteilten Einsparungen belohnt sie dafür, dass sie weniger ausgeben.

Beide Modelle sind auf eine genaue Kostenverrechnung angewiesen, dienen jedoch in einem FinOps – Cloud-Kostenmanagement Übung:

• Rückbuchung: Verlagert die finanzielle Verantwortung für die Cloud-Ausgaben auf das nutzende Team oder den Geschäftsbereich. Dies fördert die Verantwortlichkeit und Transparenz, motiviert jedoch nicht automatisch zu optimierendem Verhalten.
• Showback: Eine abgeschwächte Form der Rückbuchung, die den Teams ihre Kosten aufzeigt, ohne die finanzielle Haftung zu übertragen. Nützlich, um ein Bewusstsein zu schaffen, bevor die vollständige Rechenschaftspflicht eingeführt wird.
• Gemeinsame Einsparungen: Belohnt Teams dafür, dass sie ihre Ausgaben aktiv unter eine vereinbarte Basisgrenze senken. Dies schafft einen positiven Anreiz, anstatt lediglich Kosten zuzuweisen.

In der Praxis nutzen viele Unternehmen Chargeback oder Showback als Grundlage und fügen ein Modell zur gemeinsamen Kosteneinsparung hinzu, sobald die Kostenverrechnung zuverlässig funktioniert und die Teams in Entscheidungen zu den Cloud-Kosten eingebunden sind. Die beiden Ansätze ergänzen sich, anstatt miteinander zu konkurrieren.

Wer sollte in einer Organisation die Verantwortung für das Modell der geteilten Einsparungen übernehmen?

Die Verantwortung für ein Shared-Savings-Modell sollte bei einem funktionsübergreifenden FinOps-Team oder einem eigens dafür zuständigen FinOps-Leiter liegen, wobei die Bereiche Finanzen, IT und Entwicklung aktiv einbezogen werden sollten. Keine einzelne Funktion kann die Verantwortung allein tragen. Der Finanzbereich sorgt für die finanzielle Steuerung, die Entwicklungsteams erzielen die Einsparungen, und die IT oder die FinOps-Funktion stellt die Dateninfrastruktur und die Prozessstruktur bereit.

In Unternehmen ohne eigene FinOps-Abteilung liegt die Verantwortung für das Modell in der Regel bei der IT-Finanzabteilung oder einem Cloud-Kompetenzzentrum. Entscheidend ist dabei nicht, welches Team formal die Verantwortung trägt, sondern ob die Governance-Struktur allen beteiligten Teams ein Mitspracherecht bei der Festlegung von Basiswerten und der Überprüfung von Einsparungen einräumt.

Auch die Unterstützung durch die oberste Führungsebene spielt eine wichtige Rolle. Ein Modell zur Aufteilung der Einsparungen, bei dem das Budget umverteilt wird, benötigt die Zustimmung der Geschäftsleitung, um glaubwürdig zu sein. Ohne diese Zustimmung könnten Teams zwar Einsparungen erzielen, doch würde das Budget dann zentral wieder aufgezehrt werden, was den Anreiz schnell zunichte machen würde.

Welche Herausforderungen erschweren die Umsetzung von Modellen zur Gewinnbeteiligung?

Zu den häufigsten Herausforderungen zählen unzureichende Daten zur Kostenverrechnung, umstrittene Ausgangswerte sowie das Fehlen einer Governance-Struktur zur Validierung und Verteilung von Einsparungen. Dabei handelt es sich nicht um theoretische Hindernisse. Sie spiegeln dieselben strukturellen Probleme wider, die viele Unternehmen daran hindern, über eine grundlegende Transparenz der Cloud-Kosten hinauszukommen.

Zu den konkreten Herausforderungen zählen:

• Ungenaue oder unvollständige Kostenverrechnung: Wenn sich die Cloud-Kosten nicht zuverlässig bestimmten Teams oder Workloads zuordnen lassen, ist es unmöglich zu ermitteln, wer Einsparungen erzielt hat. Zunächst müssen Fragen im Zusammenhang mit gemeinsamen Tagging-Strategien, der Kostenverteilung für Container und der Verteilung von Support-Gebühren geklärt werden.
• Streitigkeiten bezüglich der Ausgangsbasis: Die Teams könnten einwenden, dass ihre Ausgangsbasis zu niedrig angesetzt wurde oder dass externe Faktoren ihre scheinbaren Einsparungen aufgebläht haben. Ohne eine vereinbarte Methodik untergraben diese Streitigkeiten das Vertrauen in das Modell.
• Entscheidungsfindung in Silos: Wenn die Bereiche Finanzen, IT und Technik unabhängig voneinander arbeiten, bleiben die von einem Team erzielten Einsparungen für die anderen möglicherweise unsichtbar. Das Modell erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, die in vielen Unternehmen noch nicht etabliert ist.
• Unklarheit bei der Reinvestition: Wenn die Teams nicht wissen, was sie mit ihrem Anteil an den Einsparungen tun können, verliert der Anreiz seine motivierende Wirkung. Der Verteilungsmechanismus muss konkret und sinnvoll sein.
• Ausgangserosion: Sobald Einsparungen erzielt wurden, wird das neue, niedrigere Ausgabenniveau oft zur neuen Basis. Ohne klare Richtlinien für die Neufestlegung von Basiswerten haben Teams keinen dauerhaften Anreiz, die Optimierung fortzusetzen.

Wann sollte ein Unternehmen ein Modell der geteilten Einsparungen einführen?

Ein Unternehmen sollte ein Shared-Savings-Modell einführen, wenn es über eine zuverlässige Kostenverrechnung auf Team- oder Produktebene, eine aktive FinOps-Governance-Struktur sowie Entwicklungsteams verfügt, die bereits in Entscheidungen zu Cloud-Kosten eingebunden sind. Eine zu frühe Einführung des Modells, bevor die Kostendaten zuverlässig sind, verursacht mehr Konflikte als Nutzen.

Ein nützlicher Test zur Überprüfung der Bereitschaft besteht darin, zu prüfen, ob Ihr Unternehmen drei Fragen mit Sicherheit beantworten kann: Wissen Sie, welches Team für die einzelnen Cloud-Workloads verantwortlich ist? Können Sie die damit verbundenen monatlichen Kosten genau berechnen? Und verfügen Sie über einen Prozess, um diese Daten regelmäßig zu überprüfen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen? Sollte die Antwort auf eine dieser Fragen „Nein“ lauten, müssen zunächst die Grundlagen geschaffen werden.

Unternehmen, die eine FinOps-Reifegradbewertung durchgeführt und grundlegende Lücken bei der Kostentransparenz geschlossen haben, sind in der Regel gut aufgestellt, um im nächsten Schritt das Modell der geteilten Einsparungen einzuführen. Das Modell ist am effektivsten in Umgebungen, in denen die Cloud-Ausgaben erheblich sind, die Teams einen wesentlichen Einfluss auf ihren Ressourcenverbrauch haben und die Unternehmensleitung bereit ist, das Budget als echten Anreiz und nicht nur als symbolische Geste umzuverteilen.

So unterstützen wir Sie beim Aufbau eines funktionierenden Modells zur geteilten Kostenersparnis

Bei Its Value unterstützen wir Unternehmen dabei, den Schritt von der Transparenz der Cloud-Kosten hin zu einem aktiven Cloud-Finanzmanagement zu vollziehen, einschließlich der Konzeption und Umsetzung von Anreizsystemen wie beispielsweise Modellen zur Gewinnbeteiligung. Unser Ansatz berücksichtigt die praktischen Hindernisse, die die Einführung solcher Modelle erschweren:

• Grundlagen der Kostenverrechnung: Wir richten eine zuverlässige, detaillierte Kostenverrechnung für Ihre gesamten Cloud-Umgebungen ein, einschließlich Containern und gemeinsam genutzten Diensten, sodass Einsparungen den Teams, die sie erzielen, genau zugeordnet werden können.
• Gestaltung der Unternehmensführung: Wir legen die Entscheidungsbefugnisse, den Zeitplan und den funktionsübergreifenden Prozess fest, die erforderlich sind, um Einsparungen zu validieren und die Neukalibrierung der Basislinie im Laufe der Zeit zu steuern.
• FinOps-Betriebsmodell: Wir schaffen die Strukturen in Bezug auf Mitarbeiter, Prozesse und Werkzeuge, die dafür sorgen, dass gemeinsame Einsparungen nachhaltig sind und nicht nur eine einmalige Maßnahme bleiben.
• TBM-Integration: Für Unternehmen, die sowohl On-Premise- als auch Cloud-Kosten verwalten, verknüpfen wir FinOps-Anreizstrukturen mit umfassenderen IT-Finanzmanagement Frameworks, sodass Entscheidungen zur Cloud-Optimierung im Kontext der gesamten Technologieausgaben getroffen werden.

Wenn Sie vor der Einführung eines Shared-Savings-Modells herausfinden möchten, wo Ihr Unternehmen derzeit steht, ist eine FinOps-Reifegradbewertung der richtige Ausgangspunkt. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wie das für Ihre Organisation aussehen würde.