Les dépenses liées au cloud deviennent incontrôlables lorsque les coûts augmentent plus rapidement que la valeur commerciale qu'elles génèrent, et que vous n'êtes plus en mesure d'expliquer ce pour quoi vous payez ni pourquoi. Cela se produit plus souvent que ne le pensent la plupart des entreprises, car la consommation du cloud est dynamique, décentralisée et facile à augmenter, mais difficile à réduire. Les sections ci-dessous passent en revue les signes avant-coureurs les plus courants, les causes profondes et les moyens concrets de reprendre le contrôle.
Pourquoi les dépenses liées au cloud s'envolent-elles si rapidement ?
Les dépenses liées au cloud s'envolent rapidement, car leur utilisation est pilotée par des dizaines d'équipes distinctes qui prennent des décisions d'approvisionnement de manière indépendante, souvent sans avoir une vue d'ensemble des coûts cumulés ni assumer la responsabilité de la facture. Contrairement aux achats informatiques traditionnels, les ressources cloud peuvent être mises en place en quelques minutes, et les conséquences financières n'apparaissent que plusieurs semaines plus tard, à la réception de la facture.
Plusieurs facteurs structurels aggravent ce problème. Premièrement, les modèles de tarification du cloud sont complexes. Les instances réservées, les tarifs spot, les frais de transfert de données et les frais d’assistance interagissent d’une manière difficile à prévoir sans outils ni expertise spécifiques. Deuxièmement, les équipes d’ingénieurs sont généralement évaluées sur la rapidité de mise en service et la fiabilité des systèmes, et non sur la rentabilité. Dépenser davantage pour aller plus vite est souvent une décision locale rationnelle, même si cela engendre un problème financier plus large.
Troisièmement, et c'est peut-être le plus important, les environnements cloud gagnent en complexité au fil du temps. Ce qui commence par un ensemble de charges de travail gérable se transforme rapidement en des centaines de comptes, de services et de régions. Sans un approche FinOps structurée, la visibilité sur les coûts diminue à mesure que l'environnement prend de l'ampleur, et l'écart entre les dépenses réelles et leur compréhension ne cesse de se creuser.
Quels sont les signes les plus courants d'un dépassement budgétaire lié au cloud ?
Parmi les signes les plus courants d'un dépassement des dépenses liées au cloud, on peut citer le dépassement systématique des budgets alloués au cloud, une part importante de ressources fonctionnant à faible taux d'utilisation, des coûts non identifiés ou non affectés qui ne peuvent être attribués à une équipe ou à une charge de travail spécifique, ainsi qu'une facture cloud en hausse dont personne au sein de l'entreprise ne peut expliquer en détail chaque ligne.
Plus précisément, soyez attentifs aux signes avant-coureurs suivants :
- Ressources inutilisées et surdimensionnées : Les machines virtuelles, les bases de données et les volumes de stockage qui sont provisionnés mais sous-utilisés constituent un gaspillage direct. Les opportunités de redimensionnement qui ne sont pas exploitées sont un indicateur fiable que l'optimisation des coûts ne fait pas partie du processus de travail habituel.
- Ressources non étiquetées : Si une part importante de vos dépenses liées au cloud ne comporte aucune balise ou si les métadonnées sont incomplètes, la répartition des coûts ne fonctionne pas. Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas attribuer.
- Absence de fréquence régulière pour l'examen des coûts : Lorsque les coûts liés au cloud ne sont examinés qu'après un dépassement budgétaire, plutôt que selon un calendrier régulier, les dépassements de budget deviennent la norme plutôt qu'une exception.
- Optimisation réactive : Si la réduction des coûts n'intervient qu'après qu'une alerte a été donnée, l'optimisation reste ponctuelle. Une gestion durable des coûts du cloud nécessite une action continue et proactive.
- La finance et l'ingénierie partent de bases différentes : Lorsque les équipes financières et techniques ne parviennent pas à s'accorder sur le montant des dépenses liées au cloud, la responsabilité n'est plus clairement établie.
Comment savoir si vos coûts liés au cloud sont correctement répartis ?
Vous savez que les coûts liés au cloud sont correctement répartis lorsque chaque dollar dépensé dans le cloud peut être attribué à une équipe, un produit ou une unité opérationnelle spécifique, et que les parties prenantes concernées s'accordent à dire que cette répartition est exacte et équitable. Si une part significative de votre facture cloud se retrouve dans un poste commun ou non attribué que le service financier répartit comme frais généraux, cela signifie que la répartition ne fonctionne pas correctement.
Une allocation correcte nécessite la conjonction de deux éléments. Premièrement, il faut que des règles de marquage cohérentes soient appliquées dès la phase de mise à disposition, et non a posteriori. Deuxièmement, il faut un modèle de coûts qui prenne en compte les services partagés, les coûts de plateforme et les frais d'assistance d'une manière compréhensible et acceptable pour les parties prenantes de l'entreprise.
Un test pratique consiste à demander à chaque équipe chargée d’une application ou d’un produit d’examiner les coûts cloud qui lui sont attribués et de confirmer qu’elle reconnaît ces dépenses comme étant les siennes. Si les équipes contestent régulièrement ces répartitions ou ne parviennent pas à établir un lien entre ces chiffres et leurs charges de travail réelles, le modèle de répartition doit être repensé. Les conteneurs et l’infrastructure partagée sont des sources particulièrement courantes d’écarts d’allocation, car leurs coûts sont regroupés par défaut et nécessitent une modélisation réfléchie pour être répartis équitablement.
Quelles sont les raisons pour lesquelles les budgets consacrés au cloud sont régulièrement dépassés ?
Les budgets consacrés au cloud sont régulièrement dépassés lorsque la budgétisation est considérée comme un exercice de planification annuel plutôt que comme une discipline de prévision continue. Les budgets annuels statiques ne tiennent pas compte de la nature variable des dépenses liées au cloud, qui dépendent de la consommation, et ils deviennent rapidement obsolètes lorsque les charges de travail évoluent, que de nouveaux services sont adoptés ou que les priorités de l'entreprise changent en cours d'année.
Il existe plusieurs causes récurrentes qui méritent d'être examinées :
- Manque de clarté quant à la propriété : Ce sont les équipes opérationnelles qui prennent les décisions d'achat, mais ce sont les services informatiques ou financiers qui reçoivent la facture consolidée, sans qu'il n'existe de mécanisme permettant de demander des comptes à chaque équipe quant à sa part respective.
- Absence de rythme décisionnel : Les outils et les tableaux de bord permettent de rendre les coûts visibles, mais la visibilité à elle seule ne suffit pas à susciter l'action. Sans un rythme régulier d'analyse des coûts et de prise de décisions en matière d'optimisation, les dépenses excessives persistent, même lorsque les données sont disponibles.
- Sous-utilisation des engagements : Les instances réservées et les plans d'économies nécessitent des engagements initiaux que de nombreuses entreprises prennent de manière incohérente ou trop prudente, ce qui les empêche de réaliser des économies substantielles tandis que les coûts liés aux services à la demande ne cessent de s'accumuler.
- Fonctions cloisonnées : Lorsque les services financiers, informatiques et d'ingénierie optimisent chacun leur domaine selon leur propre point de vue, sans cadre commun, les décisions impliquant des compromis sont prises trop tard, de manière inadéquate, voire pas du tout.
Les dépassements budgétaires ponctuels peuvent s'expliquer par la croissance ou une demande imprévue. En revanche, les dépassements budgétaires qui se produisent chaque trimestre révèlent un problème structurel de gouvernance, et non une erreur de prévision.
Comment le FinOps peut-il aider à reprendre le contrôle des dépenses liées au cloud ?
Le FinOps permet de reprendre le contrôle des dépenses liées au cloud en mettant en place un modèle opérationnel partagé dans lequel les services financiers, informatiques et d'ingénierie collaborent en permanence sur les compromis entre coûts, performances et risques, plutôt que de se contenter de réagir aux problèmes une fois qu'ils se sont produits. Le FinOps fait passer les organisations d'un simple reporting passif des coûts à une gestion active de ceux-ci, avec une responsabilité clairement définie et un rythme décisionnel régulier.
Il est important de bien comprendre la distinction entre la gestion des coûts du cloud et le FinOps. La gestion des coûts du cloud couvre la budgétisation, les prévisions, le reporting et la justification a posteriori des dépenses. Elle améliore la transparence, mais ne modifie pas en soi les comportements ni n'encourage l'optimisation. Le FinOps va plus loin en intégrant la prise de conscience des coûts au sein des équipes et des processus à l'origine des dépenses, de sorte que les décisions de compromis soient prises tôt et de manière continue, plutôt que tardivement et de manière réactive.
Dans la pratique, le FinOps assure ce contrôle grâce à quatre éléments interdépendants : des données de coûts fiables et acceptées par toutes les parties prenantes, une gouvernance qui définit qui est responsable de quelles décisions et à quel moment, un rythme opérationnel régulier qui garantit une optimisation continue plutôt que ponctuelle, et des outils qui automatisent les tâches les plus chronophages telles que le redimensionnement, la gestion des engagements et l’allocation. Lorsque ces éléments fonctionnent de concert, les coûts cloud incontrôlés deviennent gérables et prévisibles.
À quel moment une entreprise doit-elle faire appel à une expertise externe en matière de coûts liés au cloud ?
Une entreprise devrait faire appel à une expertise externe en matière de coûts du cloud lorsque ses efforts internes pour maîtriser ces dépenses sont au point mort, lorsque les mêmes problèmes de coûts se reproduisent malgré les outils disponibles, ou lorsqu’elle ne dispose pas des capacités nécessaires pour mettre en place et gérer une pratique FinOps parallèlement à ses responsabilités existantes. L’expertise externe s’avère particulièrement utile lorsque la coordination entre les services financiers, informatiques et d’ingénierie est difficile à assurer en interne.
Il existe des situations particulières dans lesquelles un accompagnement externe apporte le plus de valeur ajoutée :
- Les coûts liés au cloud augmentent plus rapidement que l'entreprise ne peut l'expliquer ou le justifier, et les équipes internes ne disposent pas d'un plan précis pour y remédier.
- Une évaluation de la maturité FinOps a mis en évidence des lacunes en matière de gouvernance, d'allocation ou d'outillage, qui nécessitent des efforts spécifiques pour être comblées.
- L'organisation passe d'une simple visibilité des coûts à un modèle opérationnel plus abouti et a besoin d'un accompagnement structuré pour sa mise en œuvre.
- Un poste de responsable ou d'analyste FinOps est vacant ou surchargé, ce qui met en péril la continuité de cette pratique.
- La gestion des coûts du cloud s'intègre désormais aux cadres plus larges de gestion financière informatique et de gestion des coûts de l'infrastructure (TBM), ce qui nécessite une expertise couvrant ces deux disciplines.
L'expertise externe donne les meilleurs résultats non pas en se substituant aux capacités internes, mais en servant à accélérer les progrès, à transférer des connaissances et à combler des lacunes spécifiques, tandis que l'organisation développe progressivement sa propre maturité en matière de FinOps.
Comment nous vous aidons à maîtriser vos coûts liés au cloud
Nous aidons les organisations à passer d’une gestion non maîtrisée des dépenses liées au cloud à une pratique FinOps structurée et axée sur la valeur. Notre approche couvre l’ensemble du parcours, depuis l’évaluation de votre situation actuelle jusqu’à la mise en place de la gouvernance, des processus et des outils nécessaires pour assurer une maîtrise durable des coûts. Plus précisément, nous vous accompagnons dans les domaines suivants :
- Évaluation du niveau de maturité FinOps : Une évaluation structurée de vos capacités actuelles en matière de gestion financière dans le cloud, portant sur les ressources humaines, les processus, la gouvernance et les outils, débouchant sur une feuille de route claire pour l'amélioration.
- Répartition des coûts complets : En incluant les conteneurs, les services partagés et les frais d'assistance, afin que chaque dollar dépensé dans le cloud soit attribué avec précision et accepté par les équipes qui en sont responsables.
- Rationalisation et optimisation : Sur l'ensemble des plateformes AWS, Azure et GCP, en adoptant une approche continue plutôt que des actions ponctuelles.
- Conception du modèle opérationnel FinOps : Définir les rôles, les pouvoirs de décision, la fréquence des réunions de gouvernance et la collaboration interfonctionnelle afin que les services financiers, informatiques et d'ingénierie puissent travailler selon un cadre commun.
- Intégration entre TBM et FinOps : Intégrer la gestion des coûts du cloud à votre modèle global de gestion financière informatique, afin que les dépenses liées au cloud soient évaluées dans le contexte de l'investissement informatique global et de la valeur ajoutée pour l'entreprise.
Si vos coûts liés au cloud augmentent plus vite que votre compréhension de ceux-ci, contactez-nous pour discuter de la manière de s'y prendre.