La fonction achats joue un rôle direct dans la gestion des coûts du cloud en négociant les contrats, en obtenant des engagements sur les volumes et en mettant en place des cadres de gouvernance qui régissent la manière dont les services cloud sont achetés et consommés au sein de l’organisation. Sans l’implication de la fonction achats, les dépenses liées au cloud ont tendance à croître de manière organique et sans structure, ce qui rend difficile la mise en place d’une responsabilité claire ou l’optimisation des coûts à grande échelle. Les questions ci-dessous expliquent précisément comment les achats influencent les dépenses liées au cloud, où se situent les recoupements avec les FinOps, et comment ces deux disciplines fonctionnent au mieux ensemble.
En quoi les achats influencent-ils concrètement les dépenses liées au cloud ?
La fonction achats influence les dépenses liées au cloud par le biais de trois leviers principaux : la négociation des contrats, la politique d'achat et la gouvernance des fournisseurs. En concluant des accords d'entreprise, des engagements de capacité réservée et des remises sur volume avec les fournisseurs de services cloud, la fonction achats peut réduire le coût unitaire de l'utilisation du cloud avant même le déploiement de la moindre charge de travail. Les politiques définies par la fonction achats déterminent également qui est autorisé à créer des ressources cloud et dans quelles conditions.
Au-delà de la réduction des coûts, la fonction achats influence les comportements en matière de dépenses. Lorsque le service des achats établit des listes de fournisseurs agréés, des seuils d’achat et des processus de validation, les équipes d’ingénierie et informatiques travaillent dans un cadre défini, plutôt que de procéder librement à des achats par carte de crédit. Cela permet d’éviter la prolifération de l’informatique « fantôme », qui transforme les factures de cloud en mauvaises surprises à la fin du mois.
Les services d'approvisionnement apportent également une discipline contractuelle aux relations avec les fournisseurs de cloud. Ces derniers proposent toute une gamme de modèles commerciaux, notamment des tarifs à la demande, des formules d'économies, des instances réservées et des programmes de remises pour les entreprises. Les équipes d'approvisionnement qui maîtrisent ces modèles peuvent aligner leurs engagements d'achat sur les prévisions de consommation réelles, évitant ainsi de s'engager de manière excessive sur des capacités réservées ou de sous-utiliser les remises négociées.
Quelle est la différence entre les achats et le FinOps dans la gestion des coûts du cloud ?
La fonction achats se concentre sur les aspects commerciaux et contractuels des dépenses liées au cloud : négociation des contrats, gestion des relations avec les fournisseurs et définition des politiques d'achat. FinOps met l'accent sur l'aspect opérationnel : la répartition des coûts, l'optimisation de la consommation en temps réel et l'établissement d'un lien entre les dépenses liées au cloud et la valeur ajoutée pour l'entreprise. Ces deux disciplines sont indispensables et donnent les meilleurs résultats lorsqu'elles sont mises en œuvre conjointement plutôt que séparément.
Voici une façon utile d'appréhender cette distinction : le service des achats obtient le meilleur prix possible pour la capacité cloud, tandis que le FinOps veille à ce que cette capacité soit effectivement utilisée de manière efficace et à ce que les décisions en matière de dépenses reflètent les priorités de l'entreprise. Le service des achats définit le cadre commercial ; le FinOps régit ce qui s'y passe.
Dans la pratique, ces deux fonctions opèrent souvent en silos. Le service des achats négocie un contrat d’entreprise avec un fournisseur de services cloud, puis le transmet au service informatique. Les équipes d’ingénierie provisionnent des ressources sans savoir quels engagements ont été pris. Le service financier reçoit une facture qu’aucune des deux équipes ne peut expliquer pleinement. L’alignement entre FinOps et les achats comble ce fossé en instaurant une visibilité partagée, une responsabilité partagée et un rythme décisionnel commun qui englobe ces trois fonctions.
Quels sont les risques liés aux coûts du cloud que la fonction achats permet d'éviter ?
La fonction achats permet de prévenir trois types de risques liés aux coûts du cloud : la croissance incontrôlée des dépenses, les clauses contractuelles défavorables et la dépendance vis-à-vis d’un fournisseur. En l’absence de gouvernance des achats, les dépenses liées au cloud ont tendance à augmenter en raison de décisions d’achat décentralisées qui contournent les contrôles financiers, ce qui entraîne des dépassements de coûts difficiles à attribuer à des équipes ou à des charges de travail spécifiques.
La croissance incontrôlée des dépenses constitue le risque le plus immédiat. Lorsque des équipes ou des développeurs peuvent allouer eux-mêmes des ressources cloud, les dépenses s’accumulent plus rapidement que les budgets ne sont mis à jour. Les politiques d’achat qui exigent une autorisation pour les engagements dépassant des seuils définis permettent de maîtriser cette croissance sans entraver la rapidité que le cloud est censé offrir.
Les clauses contractuelles défavorables constituent un risque à long terme. Les fournisseurs de services cloud proposent des remises importantes aux entreprises qui s'engagent à respecter des seuils de dépenses minimaux ou à réserver des capacités à l'avance. Les entreprises qui renouvellent leurs contrats sans impliquer activement leur service des achats passent souvent à côté d'économies substantielles, soit parce qu'elles ne négocient pas, soit parce qu'elles s'engagent sur une combinaison de capacités inadaptée.
La dépendance vis-à-vis d’un fournisseur est un risque stratégique que le service des achats est bien placé pour gérer. En préservant la flexibilité multi-cloud dans les contrats et en évitant les services propriétaires qui engendrent des coûts de changement de fournisseur, le service des achats permet à l’entreprise de conserver la capacité de déplacer ses charges de travail en fonction de l’évolution des tarifs, des performances ou des priorités stratégiques.
Comment les équipes chargées des achats devraient-elles collaborer avec des fournisseurs de services cloud tels qu'AWS, Azure et Google Cloud ?
Les équipes chargées des achats devraient considérer AWS, Azure et Google Cloud comme des partenaires stratégiques plutôt que comme de simples fournisseurs de produits de base, en menant des bilans annuels structurés, des négociations basées sur la consommation et une planification des engagements alignée sur la feuille de route cloud réelle de l’organisation. Chaque grand fournisseur propose des programmes destinés aux entreprises offrant des remises significatives, mais pour bénéficier de ces remises, il faut une bonne préparation, des données et un pouvoir de négociation.
Une gestion efficace des fournisseurs de services cloud implique généralement :
- Préparation des données de consommation : Le fait d'aborder les négociations en disposant de données historiques précises sur la consommation et de prévisions fiables fournit au service des achats les éléments nécessaires pour justifier les niveaux d'engagement et négocier des tarifs avantageux.
- Avantage lié à la présence de plusieurs fournisseurs : Le fait d'entretenir des relations avec plusieurs fournisseurs de services cloud crée une tension concurrentielle qui renforce la position de négociation, même si un seul fournisseur prend en charge la majeure partie des charges de travail.
- Alignement des engagements : En alignant les engagements liés aux instances réservées ou aux plans d'économies sur les prévisions de l'équipe d'ingénierie, on évite de s'engager à fournir une capacité qui ne sera pas utilisée.
- Bilan d'activité régulier : L'organisation de bilans trimestriels avec les équipes chargées des comptes cloud permet de mettre en évidence des opportunités d'optimisation, de découvrir de nouveaux programmes tarifaires et de recevoir des alertes précoces sur les tendances en matière de dépenses avant qu'elles ne deviennent problématiques.
- Procédures d'escalade : La mise en place de contacts clairs pour la remontée des problèmes au niveau du prestataire permet de garantir un règlement rapide des litiges de facturation, des demandes de crédit et des problèmes d'assistance.
Les équipes chargées des achats qui collaborent de manière proactive avec les fournisseurs de services cloud, plutôt que de manière réactive, obtiennent systématiquement de meilleurs résultats commerciaux. La clé réside dans le fait de considérer la gestion des fournisseurs de services cloud comme une discipline continue plutôt que comme une simple démarche contractuelle ponctuelle.
De quels outils et données le service des achats a-t-il besoin pour assurer la gouvernance des coûts liés au cloud ?
Le service des achats a besoin de données sur la répartition des coûts, de prévisions de consommation et de rapports sur l'utilisation des contrats pour gérer efficacement les dépenses liées au cloud. Sans données fiables indiquant quelles équipes dépensent quoi et pour quels services, le service des achats ne peut ni faire respecter les politiques, ni évaluer le respect des engagements, ni négocier en position de force.
L'ensemble minimal de données pour la gouvernance des coûts du cloud comprend :
- Données de coûts associées, ventilées par équipe, projet, application et environnement
- Rapports comparatifs entre les dépenses réelles et les dépenses engagées, indiquant si la capacité réservée est utilisée
- Prévisions de consommation alignées sur les feuilles de route techniques et les plans de croissance de l'entreprise
- Conditions contractuelles et seuils de remise pour chaque contrat conclu avec un fournisseur de services cloud
- Des alertes d'anomalie qui signalent les hausses imprévues des dépenses avant qu'elles ne s'aggravent
En matière d’outils, les tableaux de bord de gestion des coûts « cloud-native » proposés par AWS, Azure et Google Cloud constituent un point de départ, mais ils offrent rarement aux services d’achats la visibilité multi-fournisseurs ou la mise en perspective dans le contexte métier dont ils ont besoin. Les plateformes FinOps dédiées, telles qu’Apptio Cloudability, consolident les données de coûts multicloud, appliquent une logique d’imputation cohérente et mettent en évidence les informations relatives à l’utilisation des engagements et au redimensionnement dont le service des achats a besoin pour prendre des décisions éclairées.
Le véritable enjeu ne réside pas dans l'accès aux outils, mais dans l'accès à des données exploitables pour la prise de décision. De nombreuses organisations disposent d'une bonne visibilité sur leurs coûts, mais ne disposent pas des structures de gouvernance nécessaires pour agir en fonction de ces informations. La gouvernance des achats fonctionne au mieux lorsque les données relatives aux coûts sont fiables, réparties de manière cohérente et liées aux résultats commerciaux qu'elles soutiennent.
À quel moment le service des achats doit-il intervenir dans les décisions d'achat liées au cloud ?
Le service des achats devrait intervenir dans les décisions d'achat liées au cloud avant que des engagements ne soient pris, et non après que les coûts ont déjà été engagés. Les moments les plus propices à une intervention sont les renouvellements de contrats, l'évaluation de nouveaux services cloud, la planification des migrations de charges de travail par les équipes techniques et la définition des budgets annuels.
Une intervention tardive du service des achats est l'un des schémas les plus courants et les plus coûteux dans la gestion des coûts liés au cloud. Les équipes d'ingénierie sélectionnent les services, mettent en place l'infrastructure et exécutent des charges de travail pendant des mois avant que le service des achats n'examine la facture. À ce stade, les options commerciales sont limitées, et toute économie nécessite des changements perturbateurs au niveau des systèmes en fonctionnement.
Une implication précoce change la donne. Lorsque le service des achats participe aux discussions sur la stratégie cloud aux côtés des services informatiques, financiers et d'ingénierie, les décisions d'engagement reposent sur des prévisions réelles plutôt que sur des estimations. Les structures contractuelles correspondent aux véritables habitudes de consommation de l'entreprise. Et les politiques de gouvernance sont élaborées en collaboration avec les équipes techniques, plutôt que de leur être imposées a posteriori.
Parmi les déclencheurs concrets justifiant l'intervention du service des achats, on peut citer toute décision relative aux dépenses liées au cloud dépassant un seuil défini, tout nouvel accord d'entreprise ou renouvellement de celui-ci, ainsi que toute migration de charge de travail susceptible de modifier de manière significative les habitudes de consommation. L'intégration de ces déclencheurs dans la politique d'achats garantit une intervention au moment opportun, sans pour autant créer de goulots d'étranglement pour les décisions opérationnelles courantes.
Comment nous vous aidons à gérer les coûts liés au cloud dans le domaine des achats
Nous aidons les organisations à passer d’un système d’achats cloud fragmenté à une gouvernance intégrée des coûts du cloud, en fédérant les services des achats, des finances, de l’informatique et de l’ingénierie autour de données partagées, d’une responsabilité partagée et d’un processus décisionnel collaboratif. Nos services FinOps répondent aux défis structurels qui empêchent le service des achats de remplir efficacement sa mission :
- Conception d'une gouvernance transversale : Nous définissons les droits de décision, les processus de validation et les procédures d'escalade qui permettent au service des achats d'intervenir au moment opportun dans les décisions d'achat dans le cloud.
- Répartition des coûts et étiquetage : Nous élaborons des modèles d'allocation fiables qui fournissent aux services d'achats les données de coûts au niveau des équipes et des services nécessaires pour appliquer les politiques et négocier en toute confiance.
- Optimisation des engagements : Nous adaptons nos stratégies en matière d'instances réservées et de plans d'économies aux prévisions de consommation réelles, afin de maximiser la valeur des engagements négociés par le service des achats.
- Assistance à la gestion des fournisseurs : Nous aidons les entreprises à se préparer aux négociations avec les fournisseurs de cloud grâce à des analyses de consommation, des données comparatives et des modélisations commerciales portant sur AWS, Azure et GCP.
- Évaluation du niveau de maturité FinOps : Nous évaluons vos capacités actuelles en matière de gestion financière dans le cloud et identifions les lacunes spécifiques pour lesquelles l'intervention du service des achats apporterait le plus de valeur ajoutée.
Si vous souhaitez évaluer la situation actuelle de votre entreprise et découvrir ce qu’une approche structurée de la gestion des coûts du cloud pourrait vous apporter, contactez-nous pour discuter de votre situation.