La gestion des coûts du cloud lorsque les équipes travaillent dans différents fuseaux horaires nécessite un modèle de gouvernance qui ne repose pas sur une surveillance humaine en temps réel. Plutôt que de compter sur quelqu’un qui reste éveillé pour repérer les dépenses incontrôlées, vous avez besoin de garde-fous automatisés, d’une répartition claire des responsabilités et d’une couche de visibilité partagée sur les coûts, fonctionnant en continu dans toutes les régions où vos équipes opèrent. Les sections ci-dessous répondent aux questions les plus courantes que se posent les entreprises lorsqu’elles mettent en place ce modèle.
Pourquoi les équipes dispersées font-elles grimper les coûts liés au cloud ?
Les équipes dispersées font grimper les coûts liés au cloud, car les décisions de provisionnement sont prises 24 heures sur 24 sans supervision coordonnée. Lorsqu’un ingénieur à Singapour déploie une ressource à minuit, heure européenne, personne au sein de la direction financière ou informatique ne s’en rend compte avant le jour ouvrable suivant. À ce moment-là, le coût s’est déjà accumulé et le scénario peut s’être répété dans une douzaine d’autres fuseaux horaires.
Le problème va bien au-delà de la simple question de timing. Lorsque les équipes travaillent en silos, réparties sur plusieurs zones géographiques, chaque groupe optimise ses activités en fonction de ses propres priorités. L’ingénierie se concentre sur les performances et la rapidité de livraison. La direction financière se concentre sur le respect du budget. Les opérations informatiques se concentrent sur la disponibilité. En l’absence d’un cadre commun reliant ces différentes perspectives, les décisions de dépenses sont prises de manière isolée et personne n’assume la responsabilité du résultat. C’est l’un des quatre problèmes récurrents que nous observons régulièrement : des lacunes en matière de responsabilité, où les données sur les coûts existent, mais où personne ne peut être tenu pour responsable car la responsabilité n’a jamais été clairement définie.
Les environnements distribués favorisent également la prolifération des ressources. Les instances inactives, les capacités de stockage surdimensionnées et les environnements de test oubliés se multiplient lorsqu'aucune équipe ne dispose d'une visibilité globale sur l'ensemble du parc informatique. Il en résulte que les dépenses liées au cloud augmentent plus rapidement que la valeur ajoutée qu'il apporte à l'entreprise.
Quel modèle de gouvernance des coûts du cloud convient aux équipes internationales ?
Un modèle de gouvernance fédérée est la solution la plus adaptée aux équipes internationales. Dans ce modèle, une fonction FinOps centrale définit les politiques, les normes et les pouvoirs décisionnels, tandis que chaque équipe conserve l’autonomie nécessaire pour prendre les décisions quotidiennes en matière d’approvisionnement dans le respect de ces limites. Cela permet de trouver un équilibre entre le contrôle centralisé et la rapidité dont ont besoin les équipes d’ingénierie décentralisées.
Le service central est chargé de définir la taxonomie de répartition des coûts, de fixer les seuils budgétaires, d'établir la fréquence des optimisations et de produire des rapports consolidés. Chaque équipe a pour responsabilité de classer correctement les ressources, de donner suite aux recommandations de rationalisation des effectifs et de participer aux revues régulières des coûts.
Trois éléments permettent à ce modèle de fonctionner dans la pratique :
- Droits de décision définis : Chaque équipe sait quelles décisions en matière de dépenses elle peut prendre de manière autonome et lesquelles nécessitent une remontée hiérarchique ou une validation.
- Normes communes en matière de données : Grâce à des règles cohérentes en matière de classification et d'affectation, les données relatives aux coûts sont comparables d'une région à l'autre et d'une unité opérationnelle à l'autre.
- Un rythme de prise de décision régulier : La gouvernance ne se résume pas à la visibilité. Elle implique des moments réguliers au cours desquels les équipes examinent les dépenses, s'engagent à prendre des mesures et veillent à leur mise en œuvre. Sans cette cadence, l'optimisation reste ponctuelle.
Le modèle de gouvernance doit également intégrer la gestion financière du cloud à votre cadre global de gestion financière informatique. Les coûts liés au cloud ne sont pas isolés. Lorsqu’ils s’inscrivent dans une structure de gestion technologique de l’entreprise (TBM), les dirigeants peuvent ainsi appréhender les dépenses liées au cloud dans le contexte de l’investissement informatique global et des résultats opérationnels, plutôt que comme un poste budgétaire isolé.
Comment mettre en place des limites de dépenses efficaces sans surveillance en temps réel ?
Vous mettez en place des garde-fous en matière de dépenses qui fonctionnent sans surveillance en temps réel, en combinant des alertes budgétaires automatisées, des contrôles d'allocation basés sur des règles et des enveloppes budgétaires préapprouvées pour chaque équipe. Ces mécanismes garantissent le respect des limites en permanence, quel que soit le fuseau horaire dans lequel se trouve le décideur.
Les alertes budgétaires automatisées constituent le premier niveau de protection. Configurez des seuils à 50%, 75% et 90% du budget mensuel d’une équipe afin que les notifications parviennent aux bonnes personnes avant que la limite ne soit dépassée, et non après. Ces alertes doivent être envoyées à la fois à l'équipe d'ingénierie et à un interlocuteur du service financier, afin qu'aucun des deux groupes ne puisse les manquer ou les ignorer.
Les contrôles basés sur des politiques vont plus loin en empêchant purement et simplement certaines actions. Les fournisseurs de services cloud prennent en charge des politiques qui bloquent l'allocation de certains types de ressources, imposent l'ajout obligatoire de balises avant la création d'une ressource ou exigent des processus de validation pour les engagements dépassant un seuil de coût défini. Ces contrôles s'exécutent automatiquement et ne nécessitent aucune surveillance d'un tableau de bord.
Les enveloppes budgétaires pré-approuvées permettent aux équipes d'y voir clair dès le départ. Plutôt que d'examiner les dépenses de manière réactive en fin de mois, les équipes reçoivent un budget défini pour la période et connaissent les règles à respecter pour ne pas le dépasser. Cela transfère la responsabilité au niveau de l'équipe et supprime la dépendance vis-à-vis du contrôle central pour les décisions courantes.
Quels outils FinOps permettent d'avoir une visibilité sur les coûts dans plusieurs fuseaux horaires ?
Les outils FinOps qui prennent en charge la visibilité des coûts sur plusieurs fuseaux horaires fournissent des données de coûts en temps quasi réel, des modèles d'allocation flexibles et un accès basé sur les rôles, afin que chaque équipe puisse visualiser les coûts dont elle est responsable, quel que soit son emplacement géographique. Apptio Cloudability est un exemple de plateforme spécialement conçue pour ce cas d'utilisation, qui propose des fonctionnalités d'allocation, des recommandations d'optimisation des ressources et une gestion des engagements sur AWS, Azure et GCP.
Lorsque vous évaluez des outils destinés aux équipes dispersées, recherchez les fonctionnalités suivantes :
- Répartition automatisée des coûts : Cet outil doit permettre d'imputer chaque mois les coûts liés à l'infrastructure partagée aux équipes et aux unités opérationnelles concernées, sans intervention manuelle.
- Visibilité sur les coûts des conteneurs : Kubernetes et les charges de travail conteneurisées sont réputées difficiles à répartir. Un outil performant gère cela de manière native.
- Tableaux de bord personnalisables par équipe ou par région : Chaque équipe devrait pouvoir consulter ses propres données de coûts sans avoir besoin d'accéder à l'ensemble des données de l'organisation.
- Détection des anomalies : Les alertes automatisées signalant des tendances de dépenses inhabituelles permettent de détecter les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent sur plusieurs fuseaux horaires.
- Intégration avec les systèmes financiers existants : Les données relatives aux coûts doivent être intégrées aux outils que votre équipe financière utilise déjà pour la budgétisation et le reporting.
Les outils ne suffisent pas à eux seuls à résoudre le problème. Comme on le constate dans de nombreuses organisations, une meilleure visibilité ne se traduit pas automatiquement par de meilleures décisions. L’outil doit s’inscrire dans une structure de gouvernance qui définit qui intervient sur les données et à quel moment. Vous pouvez découvrir notre Services FinOps pour comprendre comment la conception des outils et celle du modèle opérationnel s'articulent.
Comment répartir les coûts liés au cloud lorsque plusieurs équipes partagent une même infrastructure ?
Lorsque des équipes partagent une infrastructure, les coûts liés au cloud doivent être répartis en combinant le marquage direct des ressources appartenant à une seule équipe et une méthodologie de répartition définie pour les services partagés. Cette méthodologie peut être proportionnelle (basée sur des indicateurs d'utilisation), fixe (basée sur des parts de coûts convenues) ou dynamique (recalculée chaque mois en fonction de la consommation réelle).
Le point de départ réside dans une stratégie de balisage cohérente. Chaque ressource doit comporter des balises permettant d'identifier l'équipe responsable, l'application ou le produit qu'elle prend en charge, l'environnement (production, préproduction, développement) et le centre de coûts. Sans cette base, tout modèle d'imputation est voué à l'échec, car les données ne sont pas fiables.
Pour les services partagés tels que la mise en réseau, les outils de sécurité, l’infrastructure de journalisation ou les clusters Kubernetes partagés, vous avez besoin d’une couche d’allocation secondaire. Définissez l’indicateur qui reflète le mieux la consommation pour chaque service partagé. Pour un cluster de bases de données partagé, il peut s'agir de l'espace de stockage consommé ou du volume de requêtes. Pour un réseau partagé, il peut s'agir du transfert de données. Appliquez ces indicateurs de manière cohérente chaque mois afin que les équipes disposent d'une répartition prévisible et justifiable des coûts partagés.
La transparence de la méthodologie est tout aussi importante que la méthodologie elle-même. Lorsqu'une équipe d'Amsterdam reçoit une allocation provenant d'un service partagé géré par une équipe de Toronto, elle doit comprendre comment ce montant a été calculé. Les allocations non expliquées génèrent des tensions et sapent la confiance dans l’ensemble du processus de gestion des coûts. Documentez les règles, partagez-les avec toutes les équipes et réexaminez-les au moins une fois par an, à mesure que l’infrastructure évolue.
Quelle fréquence de reporting permet d'assurer la cohérence financière entre les équipes décentralisées ?
Une revue opérationnelle hebdomadaire au niveau des équipes, associée à une revue stratégique mensuelle au niveau de la direction, permet d'assurer la cohérence financière des équipes décentralisées. La fréquence hebdomadaire permet de détecter rapidement les anomalies et les opportunités d'optimisation. La fréquence mensuelle permet de relier les dépenses liées au cloud aux résultats opérationnels et à l'exécution du budget.
La réunion hebdomadaire d'équipe doit aborder trois points : les dépenses réelles par rapport aux prévisions pour le mois en cours, les éventuelles anomalies ou hausses imprévues des coûts, ainsi que l'état d'avancement des mesures d'optimisation en cours. Cette réunion n'a pas besoin d'être longue. Quinze à vingt minutes, avec les données pertinentes à disposition de l'équipe, suffisent pour garantir la responsabilisation et maintenir la dynamique.
La revue mensuelle de la direction se situe à un autre niveau. Elle doit aborder les écarts budgétaires, les progrès réalisés par rapport aux objectifs d’optimisation, l’utilisation des engagements, ainsi que toutes les décisions nécessitant une coordination entre les équipes, telles que les achats d’instances réservées ou les modifications d’architecture ayant des implications financières. C’est également à ce niveau que les coûts liés au cloud s’inscrivent dans le contexte financier global de l’informatique.
Pour les équipes dispersées géographiquement, les rapports asynchrones jouent un rôle de soutien essentiel. Toutes les équipes ne peuvent pas participer à une réunion en direct à un moment qui leur convient. Les rapports automatisés envoyés sur un canal partagé ou dans une boîte de réception garantissent que les équipes, quel que soit leur fuseau horaire, ont accès aux données de coûts actualisées sans avoir à attendre une réunion. La réunion en direct devient alors une séance de prise de décision plutôt qu’une séance de partage d’informations, ce qui permet à chacun d’utiliser son temps de manière plus productive.
Comment nous facilitons la gestion des coûts du cloud au sein d'équipes dispersées
Nous collaborons avec les entreprises pour mettre en place les structures de gouvernance, les modèles opérationnels et les outils de base qui permettent une gestion efficace des coûts du cloud, quel que soit le nombre de fuseaux horaires dans lesquels vos équipes opèrent. Notre approche vous permet de passer d’un reporting des coûts réactif à une gestion financière proactive, prête à servir de base à la prise de décision. Plus précisément, nous vous aidons à :
- Concevoir un modèle opérationnel FinOps fédéré, avec des pouvoirs de décision et des responsabilités clairement définis à chaque niveau
- Mettre en place une répartition complète des coûts, y compris ceux liés aux conteneurs et aux services partagés, afin que chaque équipe puisse identifier les coûts sur lesquels elle peut agir
- Mettre en place des garde-fous automatisés et un système de détection des anomalies qui garantissent le respect de la discipline budgétaire sans intervention manuelle
- Intégrez vos données financières issues du cloud à votre infrastructure informatique globale de gestion financière afin de bénéficier d'une transparence totale en matière de coûts
- Mettre en place un rythme de reporting permettant aux services financiers, informatiques et d'ingénierie de s'aligner sur une vision commune de la valeur du cloud
Nous commençons par une évaluation de la maturité FinOps afin de vous donner une vision claire de l'état actuel de vos pratiques et de vous indiquer où se situent les améliorations les plus rentables. Si vous souhaitez savoir à quoi cela correspond pour votre entreprise, contactez-nous et nous vous guiderons tout au long du processus.