Stijgende ICT kosten in de zorg – Onomkeerbaar of niet?

De betaalbaarheid van de zorg staat op het spel. Een belangrijk element hierin zijn de toenemende ICT kosten. Door de groeiende digitalisering zal deze kostenstijging zich, zonder interventie, in de komende jaren sterk voortzetten.

In de afgelopen 15 jaar zijn de ICT-kosten in Nederlandse ziekenhuizen met 1,5% toegenomen ten opzichte van de omzet van de ziekenhuizen. Het gaat hier om een toename van ICT-kosten in miljoenen. Voor een gemiddeld ziekenhuis met een omzet van 300 miljoen euro betekent dit een toename van 4,5 miljoen euro. In 2016 bedroegen de ICT-kosten nog 4,2 procent van de omzet. Inmiddels is dat percentage gestegen naar 5,7 procent in boekjaar 2020. Het rapport ‘Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2021’ van M&I/Partners windt er geen doekjes om. Verder prognosticeert Accountantskantoor Deloitte dat de ICT uitgaven in de zorg de komende vijf jaar fors zullen stijgen. Nu ligt dat bedrag tussen de drie en vier miljard euro per jaar, over vijf jaar komt dat uit op circa 5,5 miljard. Nog eens een stijging van ca. 1,6 procent er bovenop.

Aan de éne kant kan verdergaande automatisering een oplossing zijn om andere kosten in de zorg, zoals personeel en gebouwen, te reduceren door bijvoorbeeld verbeterde processen, tijdsbesparing en e-health dienstverlening op afstand. Aan de andere kant blijft het noodzakelijk om te blijven kijken naar mogelijkheden om ook de absolute groei in ICT kosten, die digitalisering met zich meebrengt, te stabiliseren en wellicht zelfs te verlagen. In dit blog bespreken we de uitdaging van de IT afdeling en 7 punten hoe IT-Financial management een rol kan spelen om de onomkeerbare digitale sneltrein te ondersteunen terwijl ICT kosten gereduceerd worden.

De uitdaging van de afdeling IT in ziekenhuizen

Het rapport van M&I/Partners maakt duidelijk op welke processen de ziekenhuis IT-organisatie in Nederland het laagst scoort:
1 Evaluatie van IT-dienstverlening
2 Leveranciersbeheer
3 Gegevensbeheer

Vanuit IT-Financial Management (ITFM) perspectief is dat meestal te herleiden naar een gebrek aan een gedegen ITFM methodiek om processen efficiënter en effectiever in te richten, en een gebrek aan een applicatie die daarin ondersteunt. Wanneer de rest van het ziekenhuis beschikt over performance management applicaties en enterprise resource management (ERP)-systemen, kan IT niet alleen rondkomen met systemen die niet ingericht zijn om IT kosten transparant te maken en een web van onderling verbonden spreadsheets om gegevens te analyseren. Dit is ook de kern van de uitdaging die IT-Finance vandaag heeft om structureel waarde te leveren aan zowel de IT-organisatie zelf als aan het ziekenhuis management en hun ambitieuze digitaliseringsplannen.

Wanneer IT-Finance medewerkers geen concrete bruikbare gegevens over uitgaven, investeringen en prestaties kunnen presenteren, kunnen ze het vertrouwen van andere belanghebbenden niet winnen. IT verwordt dan tot een zwarte doos waarvan de afdeling financiën de waarde niet kan verwoorden of de waarde ervan niet kan aantonen. Om zijn plaats aan tafel te verdienen en een dialoog tussen IT, financiën en ziekenhuis management tot stand te brengen, moet de afdeling IT zichzelf kunnen besturen als een bedrijf, en dat betekent het gebruik van tools die geavanceerder zijn dan spreadsheets. Processen waar IT nu laag op scoort zullen met een dergelijke tool significant verbeteren.

Wat zijn de uitdagingen die een ITFM methodiek en software tool kunnen oplossen?

Wat zijn de uitdagingen die een ITFM methodiek en software tool kunnen oplossen?
Hieronder gaan we verder in op 7 IT uitdagingen in de ziekenhuis omgeving en de rol die IT-Financial Management met behulp van een ITFM methodiek en software tools voor de ziekenhuis organisatie kan spelen, met als doel deze uitdagingen op te lossen, kosten te optimaliseren en waarde toe te voegen.

1.      Transparantie: Inzicht leidt tot dialoog en betere besluitvorming
Het doel van een ITFM methodiek en applicatie is het vergroten van de transparantie in de soorten services waarvoor ziekenhuis afdelingen, de afnemers, betalen. Afdelingsmanagers hebben bedrijfsvriendelijke inzichten nodig om trends op het gebied van IT infrastructuur, software en service-uitgaven te evalueren. Met contract-, activa- en personeelsgegevens die zijn toegeschreven aan servicecategorieën in de applicatie, is het team in een veel betere positie om applicatie TCO (Total Cost of Ownership) te begrijpen en strategische besluitvorming te beïnvloeden die van invloed is op het vermogen van de organisatie om innovatie te stimuleren.

Met ITFM tools besteedt de IT afdeling meer tijd aan het zinvolle werk van het analyseren van hun gegevens en het vergaren van inzichten, in plaats van alleen de gegevens uit verschillende bronnen te halen, ze samen te voegen en uiteindelijk worstelen om een ​​volledig beeld te krijgen van hun IT-uitgaven. Het hebben van één enkele bron voor alle gegevens stelt het IT-Financial Management team niet alleen in staat zich te concentreren op het kernwerk van het analyseren en optimaliseren van hun IT-uitgaven, maar leidt ook tot een betere afstemming hierover met de rest van de organisatie. Door sterkere relaties met bedrijfseenheden op te bouwen, kan IT slimmere uitgavenstrategieën ondersteunen en meer verantwoordelijkheid bij budgeteigenaren bevorderen.

2.      Planning Cycli: Van handmatig en inaccuraat naar snel en kostenbesparend
Bij het jaarlijkse planningsproces worstelen veel IT-Finance teams met een moeizaam handmatig proces van het ophalen van gegevens uit de opslagplaatsen voor salaris-, contract- en activabeheer, het maken van meerdere met een wachtwoord beveiligde spreadsheets en persoonlijke ontmoetingen met de vele verschillende budgeteigenaren binnen het ziekenhuis of groep van ziekenhuizen. Klanten vertellen ons dat beoordelingen en revisies van budgetten en forecast via e-mail worden afgehandeld, waar last-minute notities en verzoeken moeilijk te volgen zijn en soms worden gemist. Van begin tot eind duurt het planningsproces van enkele maanden tot wel een half jaar.

Meestal is Microsoft Excel het de facto hulpmiddel voor het beheren van het jaarlijkse operationele budget. Het proces is volledig handmatig, met risico’s op vele complicaties die inherent zijn aan spreadsheets: het potentieel voor menselijke fouten, gegevensredundantie en problemen met versiebeheer – om nog maar te zwijgen van de moeilijkheden van samenwerking.

Om afdelingsbudgetten beter te beheren of een manier te vinden om meer verantwoordelijkheid te verschuiven naar eigenaren van gedistribueerde budgetten om het IT-Finance team vrij te maken voor betere analyse en ondersteuning, is een ITFM methodiek en tool nodig. Dit zorgt ook meteen voor een audit trail. Het is dan direct duidelijk wie het eens is met het budget en wie het terug heeft gegooid naar kostenplaatseigenaren voor meer informatie. Ervaring leert dat het automatiseren van de budget cyclus de procesinspanning met 40-70% verlaagt en de proceskosten met 20-50% vermindert. Het uitvoeren en automatiseren van de Forecast cyclus verhoogt het kostenbewustzijn en de kennis over specifieke IT kosten en vergemakkelijkt de budgettering. Het kan de IT kosten met 10-30% verminderen.

Met een ITFM applicatie wordt het mogelijk om budgetten en prognoses te vergelijken. Als we een verhoging tussen de begroting van het voorgaande jaar en de begroting van dit jaar willen vergelijken, kunnen we dat gemakkelijk doen. Als we het nieuwe begrotingsjaar willen vergelijken met de trend van het huidige jaar, kunnen we dat ook doen, en we kunnen die verschillen verklaren.

3.      Besparing van tijd en meer betrokkenheid
Met een ITFM applicatie realiseert het IT-team tevens een aanzienlijke tijdsbesparing. Zodra de gegevensbronnen zijn geïdentificeerd en toegepast, hoeft het team niet langer dagen te besteden aan het opvragen van informatie en het verzenden van spreadsheets om te delen met managers.

De juiste processen en toepassing van de applicatie elimineert de administratieve taken die het team normaal moest doen om zich voor te bereiden op het planningsproces. Tevens zorgt het ervoor dat managers van de afdelingen er beter bij worden betrokken.

4.      Optimalisatie leveranciers uitgaven
Met een ITFM applicatie zijn meerdere manieren mogelijk om te werken aan IT kosten optimalisatie. Onder andere kunnen de uitgaven aan IT-leveranciers geoptimaliseerd worden. Het IT-budget bestaat voornamelijk uit bedrijfskosten zoals infrastructuur, arbeid, afschrijvingen en softwarecontracten. Onze klanten vertellen ons dat de integratie van leveranciers contracten binnen de ITFM applicatie essentieel voor ze is. Het resultaat is dat afdelingsmanagers de IT helpen contracten in te delen naar het juiste budget. Leveranciersmanagers kunnen vervolgens zien waar het budget verschilt van leveranciersovereenkomsten. Inzicht schept mogelijkheden om te optimaliseren.

5.      Cloud SaaS kosten: Van decentraal naar centraal
De ontwikkeling naar Cloud software en abonnementsmodellen maken het steeds lastiger noodgrepen toe te passen op de softwarekosten. Deze worden decentraal ingekocht. Budget eigenaren hebben niet het idee dat ze langs IT moeten om het nieuwe product of dienst aan te schaffen of te implementeren. Het resultaat is steeds minder grip op IT kosten.

Een ITFM applicatie waarmee Cloud SaaS kosten transparant kunnen worden gemaakt en worden gemanaged kan tot zeker 30% besparing opleveren. Verder kunnen op basis van transparantere kosten analyses worden gemaakt om een migratiekeuze van on-site naar Cloud wel of niet te ondersteunen. Budgetten samenbrengen in één gecentraliseerd model, helpt het IT-team te begrijpen waar software aankopen buiten IT om worden gedaan. Dit inzicht, in combinatie met nieuwe, gegevens gestuurde feiten, kan het team helpen nieuwe manieren te vinden om waarde toe te voegen en oude hiaten tussen perceptie en de realiteit van wat IT kan leveren te overbruggen.

Daarnaast worden steeds hogere eisen gesteld aan onder andere informatiebeveiliging en beschikbaarheid. SaaS vormt een voortdurende focus voor risicobeheer met als doel kwetsbaarheden in gegevensinvoer en -uitgangen in de organisatie te verminderen. Een ITFM applicatie laat zien welke SaaS abonnement in gebruik zijn waardoor er gericht gefocust kan worden op het oplossen van beveiligings issues.

6.      Duidelijke rapportages en betere besluitvorming
De meeste ziekenhuis IT-afdelingen hebben niet de mankracht om makkelijk en snel rapportages te maken met grafieken, analyses en trends. Rapportages maken in Microsoft Excel is vaak te complex en uiteindelijk grotendeels handmatig. Door gebrek aan gedetailleerde ITFM rapportages en te weinig communicatie tussen IT, financiën en budget eigenaren over trends, risico’s en resultaten, blijft een constructieve dialoog vaak achterwege, waardoor mogelijkheden tot kosten optimalisatie niet (optimaal) worden benut.

Een ITFM applicatie levert met één druk op de knop de grafieken en dashboards van het systeem en biedt een visuele weergave van de impact van bepaalde uitgaven op het budget, iets wat budgeteigenaren niet eerder hadden. Met dit inzicht krijgen budget eigenaren de mogelijkheid om hun budget te beïnvloeden en kunnen afdelingen en IT elkaar toch helpen diverse doelen te bereiken. Het structureren en zoveel mogelijk automatiseren van het maken van rapportages kan 50-80% procestijd en 20-50% -kosten besparen.

7.      IT-Waarde communiceren
Een van de problemen waarmee IT afdelingen worstelen, is het communiceren van de waarde van de IT-afdeling naar de rest van de organisatie en eventuele regionale faciliteiten. Met behulp van een ITFM applicatie en methodiek kan IT de afdelingen helpen begrijpen welke IT kosten er door de afdelingen stromen die direct onder hun verantwoordelijkheid vallen. Het stelt managers die budget houder zijn in staat meer verantwoordelijkheid te nemen. Nu kunnen ze de effecten zien en communiceren met hun teams.

Uw ITFM-partner It’s Value
Bij het implementeren van ITFM processen en tools is het belangrijk om samen te werken met een ervaren partner. It’s Value heeft jarenlange ervaring met dergelijke processen en tools, binnen een scala aan organisaties. It’s Value ondersteunt zorginstellingen, en in het bijzonder de IT organisatie, om een solide financiële basis te creëren en vervolgens de lange termijn doelen aan te pakken om kostentransparantie te benutten, om de infrastructuurkosten op een meer gedetailleerd niveau volledig te begrijpen, evenals totale eigendomskosten (TCO ) van applicaties en andere ICT toepassingen in kaart brengen. It’s Value helpt organisaties de weg vrij te maken voor toekomstige successen door te ondersteunen bij het verfijnen van interne processen op basis van bewezen ITFM methodieken.

“Onze klanten weten dat de juiste ITFM processen en tools transparantie en samenwerking bevorderen. Met behulp van een geconsolideerde tool kunnen eindgebruikers, de IT-consumenten in de hele organisatie, gegevens delen en analyseren voor inzichten. Zo wordt iedereen betrokken en komen betere ideeën en besluiten tot stand om optimalisaties door te voeren die het digitale proces helpen versnellen en tegelijkertijd de ongebreidelde groei van IT kosten afremt en zelfs verlaagt. Ziekenhuizen gaan direct impact realiseren.”
–        Peter van Loon, CEO It’s Value –

“We wisten dat we onze kosten konden optimaliseren, maar de Apptio ITFM applicatie heeft ons laten zien hoe en waar we dit efficiënt konden doen”, blikt een tevreden klant in de zorgsector terug. “Aanvankelijk investeerden we in Apptio vanwege de enorme tijdwinst die we wisten te behalen. Maar het heeft ook de gesprekken die we binnen de organisatie voeren veranderd en heeft geleid tot betere en meer samenwerkingsrelaties met budgeteigenaren.” (*)

Snel geïnformeerde besluitvorming is wat ziekenhuizen in staat zal stellen te groeien, uit te breiden en te evolueren om te voldoen aan veranderende klantbehoeften middels efficiënte en effectieve digitalisering, terwijl ICT kosten geoptimaliseerd worden.

Wilt u hier een keer vrijblijvend hierover sparren met ons? Na een gesprek van 1 tot maximaal 2 uur kunnen wij u een scherpe indicatie geven waar de winstpunten liggen en wat de mogelijke besparingen en optimalisaties zijn die de organisatie kan realiseren.

Bel ons, mail ons of ga naar het contact formulier op onze website om dit gratis advies gesprek in te plannen. Wij zullen dan contact met u opnemen en een uitgebreidere vragenlijst toesturen ter voorbereiding.

Ga voor meer informatie over It’s Value naar www.itsvalue.com

It’s Value is de Premier Technology Business Management (TBM) Expert in Europa. It’s Value heeft ITFM- en TBM-processen en verbeteringsprojecten geïmplementeerd in meerdere bedrijven en industrieën in Europa. It’s Value is langdurig Apptio-partner en lid van de TBM Council (www.tbm.org).

Bronnen:

–        Rapport ‘Impressie ICT Benchmark Ziekenhuizen 2021’ van M&I/Partners
–        https://www.computable.nl/artikel/nieuws/zorg/7317070/250449/deloitte-voorspelt-zorgelijke-groei-ict-kosten-zorg.html
–        https://www.icthealth.nl/nieuws/digitalisering-drijft-ict-kosten-ziekenhuizen-verder-op/
–        https://www.computable.nl/artikel/achtergrond/zorg/7295485/1444691/kostenstijging-ict-beknelt-kleinere-ziekenhuizen.html
–        https://www.apptio.com/case-study/how-christus-health-transformed-it-planning/  Bron (*)
–        https://www.apptio.com/case-study/northwell-health/