Comment faut-il gérer les exceptions aux politiques de dépenses en matière d'IA ?

Les dérogations en matière de dépenses liées à l'IA doivent être gérées dans le cadre d'un processus de gouvernance bien défini, comprenant des compétences décisionnelles claires, une justification documentée et des conditions assorties de délais précis. Sans cette structure, les dérogations finissent rapidement par saper les politiques qu'elles sont censées protéger. Les questions ci-dessous passent en revue chaque étape de ce processus, depuis l'identification des signataires jusqu'au moment où une dérogation devrait conduire à une remise en question plus large de la politique.

Qui est habilité à approuver les dérogations en matière de dépenses liées à l'IA ?

Le pouvoir d'approbation des dérogations en matière de dépenses liées à l'IA devrait revenir à ceux qui sont à la fois responsables du budget et des résultats opérationnels. Dans la plupart des grandes organisations, cela implique une collaboration entre le responsable financier du service informatique, le dirigeant de l'unité opérationnelle concernée et un organe de gouvernance de l'IA ou un comité de pilotage désigné. Aucune fonction ne devrait détenir à elle seule le pouvoir d'approuver unilatéralement les dérogations qui ont une incidence sur des budgets transversaux.

La structure d'approbation appropriée dépend de l'ampleur et du profil de risque de l'exception. Un modèle à plusieurs niveaux, particulièrement utile, fonctionne comme suit :

• Quelques exceptions (dans la limite d'un seuil convenu au préalable, comme un léger dépassement concernant une licence d'outil d'IA approuvée) peut être approuvé par le responsable financier des technologies de l'information ou par le responsable du budget du service concerné.
• Exceptions moyennes (nouvelles dépenses liées à un fournisseur d'IA, projets pilotes non prévus au budget ou extensions de périmètre) nécessitent l'accord tant du responsable de l'unité opérationnelle que du service financier informatique.
• Exceptions importantes ou stratégiques (les investissements importants et imprévus dans les infrastructures d'IA, les engagements pluriannuels ou les exceptions créant un précédent) doivent être portés à la connaissance du directeur des systèmes d'information (DSI) ou d'un comité de gouvernance de l'IA.

Définir ces niveaux à l'avance, avec des seuils financiers et des critères de risque clairs, permet d'éliminer toute ambiguïté et d'éviter que chaque exception ne se transforme en négociation politique. Cela garantit également que les personnes les plus directement concernées par l'impact sur l'activité participent à la prise de décision, et pas seulement les services centraux des finances ou de l'informatique.

Quels sont les critères permettant de déterminer si une dérogation en matière de dépenses liées à l'IA est justifiée ?

Une dérogation aux règles de dépenses en matière d'IA est justifiée lorsque la valeur commerciale d'une action s'écartant de la politique l'emporte manifestement sur le coût de cet écart, et lorsque ce dernier ne peut être résolu par un ajustement du budget ou du calendrier existants. La justification doit être concrète, et non pas purement théorique. Des affirmations vagues concernant le potentiel de l'IA ne constituent pas un fondement valable pour contourner les contrôles des dépenses.

Les évaluateurs doivent appliquer les critères suivants de manière cohérente :

1. Clarté de l'analyse de rentabilité : Le demandeur est-il en mesure de définir un résultat mesurable, tel qu'une réduction des coûts, un impact sur le chiffre d'affaires ou une atténuation des risques, qui dépend de cette dépense spécifique ?
2. Urgence et délais : Y a-t-il une réelle contrainte de temps qui rend impossible d'attendre le prochain cycle budgétaire, ou bien l'urgence est-elle invoquée pour contourner les procédures habituelles de contrôle ?
3. Solutions envisagées : Le demandeur a-t-il démontré que les outils ou fournisseurs déjà approuvés ne permettent pas de répondre à ce besoin ?
4. Maîtrise des coûts : Cette exception est-elle encadrée ? Prévoit-elle un plafond de dépenses, une date de fin précise ou un critère de réexamen ?
5. Harmonisation des politiques : Cette exception est-elle en contradiction avec les principes généraux de gouvernance des coûts informatiques, les exigences en matière de sécurité des données ou les politiques de gestion des fournisseurs ?

L'application cohérente de ces critères permet également d'obtenir des données utiles. Les tendances qui se dégagent quant aux critères les plus souvent cités ou les plus souvent absents révèlent les domaines dans lesquels la politique sous-jacente en matière de dépenses liées à l'IA doit être affinée.

Comment les demandes d'exception relatives à l'IA doivent-elles être documentées et suivies ?

Toute demande de dérogation relative aux dépenses liées à l'IA doit être consignée dans un registre centralisé qui recense la demande, la décision, la justification et les conditions liées à l'autorisation. Sans cet enregistrement, les dérogations deviennent invisibles, et ces dérogations invisibles finissent par se transformer en dépenses non maîtrisées.

Un registre d'exceptions pratique devrait comporter les champs suivants pour chaque requête :

• Date de la demande et coordonnées du demandeur
• Description des dépenses liées à l'IA et de la politique dont elles s'écartent
• Justification commerciale et résultats attendus
• Décision d'approbation, nom de la personne chargée de l'approbation et date
• Conditions associées (plafond de dépenses, date d'expiration, étape de révision)
• Suivi des dépenses réelles par rapport au montant de l'exception approuvée
• Date d'examen des résultats et conclusion

Ce registre doit être examiné régulièrement, de préférence dans le cadre d'un bilan mensuel ou trimestriel Rythme de gouvernance FinOps, afin que les cas d'exception soient portés à la connaissance de la direction. La comparaison des montants réels avec les montants d'exception approuvés renforce également la responsabilisation : si une équipe dépasse systématiquement ses limites d'exception, cela indique un problème structurel plutôt qu'un besoin ponctuel.

Quelle est la différence entre une dérogation temporaire et un changement permanent de politique ?

Une dérogation temporaire permet à une équipe ou à un projet spécifique de ne pas se conformer à la politique en matière de dépenses liées à l'IA pendant une période ou dans un cadre bien défini, sans pour autant modifier la politique elle-même. Une modification permanente de la politique met à jour les règles pour l'ensemble des acteurs à l'avenir. Cette distinction est importante, car confondre ces deux notions conduit à une dérive de la politique : des dérogations temporaires répétées finissent par réécrire discrètement la politique sans examen formel ni accord des parties prenantes.

Des dérogations temporaires sont justifiées lorsque le besoin est réellement limité, par exemple dans le cadre d'un projet pilote visant à tester un nouvel outil d'IA, d'un pic de charge à court terme ou d'une intervention d'urgence. Elles doivent toujours comporter une date d'expiration et une clause de réexamen.

Un changement permanent de la politique s'impose lorsque la même dérogation est sollicitée à plusieurs reprises par différentes équipes, lorsque l'hypothèse sur laquelle reposait la politique initiale a évolué (par exemple, l'apparition d'une nouvelle catégorie d'outils d'IA que la politique n'avait pas anticipée) ou lorsque le modèle économique a évolué d'une manière qui rend l'ancienne règle structurellement inadaptée.

Le principe essentiel consiste à considérer ces deux volets de gouvernance comme distincts. Les exceptions temporaires sont soumises à la procédure d'approbation des exceptions. Les changements permanents font l'objet d'un processus officiel de révision des politiques, impliquant une consultation plus large des parties prenantes et une justification documentée. Mélanger les deux compromet leur efficacité respective.

Comment éviter que les dérogations en matière de dépenses liées à l'IA ne deviennent la norme ?

Pour éviter que les dérogations aux règles en matière de dépenses liées à l'IA ne deviennent la norme, il faut considérer un nombre élevé de dérogations comme un signal concernant la politique en vigueur, et non comme un échec de la direction. Si les équipes demandent régulièrement des dérogations, cela signifie généralement que la politique est trop rigide, trop lente ou qu'elle ne correspond pas à la manière dont les décisions d'investissement en matière d'IA sont réellement prises. La solution ne réside pas dans une application plus stricte de la politique, mais dans une conception plus intelligente de celle-ci.

Parmi les mesures concrètes visant à réduire la fréquence des exceptions, on peut citer :

• Prévoir une certaine souplesse dans la politique : Prévoir des catégories pré-approuvées pour les outils d'IA à faible risque, définir des budgets d'innovation que les équipes peuvent utiliser sans avoir à demander de dérogation, et établir des critères clairs pour les procédures d'approbation accélérées.
• Raccourcir la boucle de rétroaction : Si le cycle de révision de la politique est annuel, celle-ci sera toujours en retard par rapport aux évolutions du marché de l'IA. Des révisions trimestrielles permettent à la politique d'évoluer sans que les équipes aient à s'y adapter.
• Signaler tout volume exceptionnel à la direction : Lorsque les DSI et les responsables financiers du secteur informatique constatent le nombre d'exceptions demandées et approuvées chaque trimestre, ils sont incités à s'attaquer aux causes profondes plutôt que de se contenter de gérer les symptômes.
• Définissez un seuil qui déclenche une vérification automatique : Par exemple, si le nombre ou la valeur des exceptions relevant d'une catégorie donnée dépasse un seuil défini au cours d'un trimestre, cela déclenche automatiquement une révision de la politique applicable à cette catégorie.

L'objectif est de mettre en place un cadre de gouvernance des coûts liés à l'IA qui soit suffisamment rigoureux pour maîtriser les risques, mais suffisamment souple pour que les équipes n'aient pas à le contourner pour faire leur travail.

Dans quels cas les dérogations en matière de dépenses liées à l'IA devraient-elles donner lieu à un réexamen plus large de la politique en la matière ?

Une dérogation aux règles de dépenses en matière d’IA devrait donner lieu à une révision plus large de la politique lorsqu’elle révèle une lacune dans les hypothèses sur lesquelles repose celle-ci, plutôt qu’un écart ponctuel. Parmi les déclencheurs spécifiques, on peut citer le fait que le même type d’exception ait été approuvé au moins trois fois au cours d’un trimestre, une exception ayant nécessité une remontée jusqu’au directeur des systèmes d’information (DSI), un cas où la politique a bloqué une initiative d’IA présentant une réelle valeur ajoutée, ou encore une exception ayant mis en évidence un risque que la politique n’était pas conçue pour gérer.

Les analyses déclenchées par des exceptions doivent s'articuler autour de trois questions : l'hypothèse initiale sur laquelle reposait la politique était-elle toujours valable ? Le contexte des dépenses en IA a-t-il évolué d'une manière que la politique n'avait pas anticipée ? Et l'exception met-elle en évidence une catégorie, un seuil ou un processus manquant qui devrait être intégré au cadre standard ?

Relier la gestion des exceptions à un contexte plus large gestion stratégique de portefeuille Ce processus garantit que les décisions d'investissement en matière d'IA ne sont pas évaluées isolément. Lorsque les investissements dans l'IA sont analysés parallèlement à d'autres priorités technologiques, il devient plus facile de faire la distinction entre les exceptions qui traduisent de véritables changements stratégiques et celles qui résultent d'une mauvaise planification ou d'un élargissement progressif du périmètre du projet.

Comment nous vous aidons à gérer les écarts dans vos dépenses liées à l'IA

Une bonne gestion des écarts de dépenses liés à l'IA nécessite la même discipline financière et la même infrastructure de gouvernance que celles requises pour une gestion efficace des coûts liés au cloud et à l'informatique. Nous aidons les organisations à mettre en place cette infrastructure tout au long du cycle de vie des dépenses liées à l'IA et aux technologies. Plus précisément, nous vous accompagnons dans les domaines suivants :

• Conception du système de gouvernance : Définir des niveaux d'approbation, des critères d'exception et des procédures d'escalade qui soient faciles à mettre en œuvre et cohérents d'une unité opérationnelle à l'autre.
• Suivi et signalement des exceptions : Mettre en place des registres centralisés et intégrer les données relatives aux exceptions dans vos cycles réguliers de reporting financier informatique, afin que la direction dispose d'une visibilité sans avoir à effectuer de tâches manuelles.
• Fréquence de révision des politiques : Mettre en place un cycle de révision structuré permettant d'actualiser les politiques de dépenses en matière d'IA à mesure que la technologie et l'environnement commercial évoluent.
• Intégration entre FinOps et ITFM : Intégrer la gouvernance des dépenses liées à l'IA à votre cadre global de gestion financière informatique, afin que les dépenses liées à l'IA soient évaluées dans le contexte de l'investissement technologique global, et non comme des postes isolés.

Si votre organisation constate une augmentation du nombre d'exceptions budgétaires liées à l'IA et souhaite mettre en place un modèle de gouvernance réellement efficace, contactez-nous pour discuter de la manière de s'y prendre.