Cloudkostenoptimalisatie is het terugdringen van onnodige clouduitgaven met behoud of verbetering van de prestaties, door verspilling op te sporen, resources op de juiste omvang af te stemmen en cloudinvesteringen af te stemmen op de daadwerkelijke bedrijfswaarde. Het gaat verder dan alleen het controleren van facturen. Organisaties die clouduitgaven als een beheerd onderdeel van hun bedrijfsvoering beschouwen, halen consequent meer waarde uit hun infrastructuur dan organisaties die pas achteraf op kosten reageren. Dit artikel geeft antwoord op de meest gestelde vragen over waar te beginnen, welke strategieën werken en hoe FinOps in dit geheel past.
Waarom lopen de cloudkosten zo uit de hand?
De kosten van de cloud lopen vooral uit de hand omdat het gebruik van de cloud gedecentraliseerd en dynamisch is, en het weliswaar eenvoudig is om resources in te zetten, maar moeilijk om daar controle over uit te oefenen. In tegenstelling tot traditionele on-premise IT, waar de aanschaf van hardware een natuurlijk controlepunt vormt, kunnen cloudresources binnen enkele minuten worden ingezet door iedereen met de juiste toegangsrechten. Zonder duidelijke structuren voor eigendom en verantwoordelijkheid stijgen de uitgaven sneller dan het inzicht dat nodig is om ze te beheren.
Er zijn vier patronen die steeds weer terugkomen in organisaties die worstelen met beheer van cloudkosten:
- Onduidelijke eigendomsverhoudingen: Er zijn wel kostengegevens beschikbaar, maar er kan geen verantwoording worden afgelegd. De applicatieteams bepalen de uitgaven, terwijl de IT-afdeling de factuur ontvangt.
- Zichtbaarheid zonder beslissingen: Dashboards en rapporten vergroten het inzicht, maar zorgen niet voor een vast ritme om bevindingen te beoordelen en ernaar te handelen. Optimalisatie blijft ad hoc.
- Afzonderlijke functies: Financiën, IT en engineering optimaliseren elk vanuit hun eigen perspectief. Afwegingen tussen kosten, prestaties en risico’s worden pas laat in de leveringscyclus gemaakt, als dat al gebeurt.
- Handmatige processen die niet schaalbaar zijn: Het afstemmen van de omvang, beslissingen over verbintenissen en kostenverdeling zijn in hoge mate afhankelijk van handmatig werk. Naarmate cloudomgevingen complexer worden, neemt de consistentie af.
Het gevolg is dat de cloudkosten weliswaar zichtbaar worden, maar niet actief worden beheerd om de bedrijfswaarde te maximaliseren. Het terugdringen van afval in de wolken daarvoor is meer nodig dan alleen betere hulpmiddelen. Er is een managementstructuur nodig die mensen, processen en bestuur koppelt aan financiële resultaten.
Wat is het verschil tussen kostenoptimalisatie in de cloud en FinOps?
Onder optimalisatie van cloudkosten verstaan we specifieke technische en financiële maatregelen die worden genomen om de clouduitgaven te verlagen, zoals het aanpassen van de omvang van instances, het uitschakelen van inactieve resources of het overschakelen naar gereserveerde capaciteit. FinOps is de bredere managementdiscipline die deze optimalisaties duurzaam maakt. Waar kostenoptimalisatie een reeks activiteiten is, is FinOps het bedrijfsmodel dat ervoor zorgt dat deze activiteiten continu, functieoverschrijdend en met duidelijke verantwoordelijkheid plaatsvinden.
Veel organisaties beginnen met beheer van cloudkosten werkwijzen: budgettering, prognoses opstellen, rapportage en het achteraf toelichten van afwijkingen. Dit zorgt voor meer transparantie, maar leidt op zichzelf niet tot structurele optimalisatie of betere besluitvorming. Kosten worden zichtbaar zonder dat er actief op wordt ingegrepen.
FinOps gaat een stap verder door afwegingen op het gebied van kosten, prestaties en risico’s in een vroeg stadium en op continue basis te integreren in technische en zakelijke beslissingen. Het zorgt ervoor dat financiën, IT, inkoop en engineering worden afgestemd op gemeenschappelijke doelstellingen, in plaats van dat elke afdeling afzonderlijk wordt gelaten om zelf te optimaliseren. Het resultaat is niet alleen lagere kosten, maar optimalisatie van de clouduitgaven die terug te voeren is op bedrijfswaarde.
Wat zijn de belangrijkste strategieën voor het optimaliseren van cloudkosten?
De belangrijkste strategieën voor het optimaliseren van de cloudkosten zijn: het aanpassen van de capaciteit aan de werkelijke behoefte, het verwijderen van ongebruikte en verweesde resources, het gebruik van op verbruik gebaseerde prijsmodellen, het verbeteren van tagging en toewijzing, en het afstemmen van beslissingen over cloudinvesteringen op de daadwerkelijke bedrijfsbehoefte. Zelfs als slechts twee of drie van deze strategieën consequent worden toegepast, leidt dit al tot een aanzienlijke verlaging van de clouduitgaven.
Optimaliseren en verspilling tegengaan
‘Rightsizing’ houdt in dat de omvang en het type van cloudresources worden afgestemd op de daadwerkelijke vereisten van de werklast. Te ruim gedimensioneerde virtuele machines, ongebruikte opslagvolumes en inactieve ontwikkelomgevingen behoren tot de meest voorkomende oorzaken van afval in de wolken. Regelmatige evaluaties van de organisatiegrootte, bij voorkeur geautomatiseerd en gekoppeld aan een terugkerend bestuursritme, voorkomen dat verspilling zich in de loop van de tijd ongemerkt opstapelt.
Prijsstelling op basis van verbintenissen en gereserveerde capaciteit
Cloudproviders bieden aanzienlijke kortingen aan als men zich verbindt tot een bepaald gebruiksniveau gedurende één of drie jaar. Met ‘reserved instances’, ‘savings plans’ en kortingen voor vastgelegd gebruik kunnen de kosten per eenheid voor stabiele, voorspelbare workloads aanzienlijk worden verlaagd. De uitdaging ligt in het met vertrouwen aangaan van deze verbintenissen, wat betrouwbare prognoses vereist en afstemming tussen de financiële en technische afdelingen over welke workloads stabiel genoeg zijn om hieraan te verbinden.
Tagging, toewijzing en showback
Zonder consistente tagging van resources is het onmogelijk om cloudkosten nauwkeurig toe te wijzen aan de teams, producten of diensten die deze kosten veroorzaken. Slechte tagging is een van de meest voorkomende redenen waarom organisaties teams niet verantwoordelijk kunnen houden voor hun uitgaven. Een goed ontworpen taggingtaxonomie, in combinatie met showback- of chargeback-rapportage, zorgt voor de financiële transparantie die teams nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen over wat ze in de cloud draaien.
Hoe stel je een model voor de toerekening van cloudkosten op?
Een model voor de toewijzing van cloudkosten wijst clouduitgaven toe aan de bedrijfsonderdelen, producten of diensten die deze middelen verbruiken, door middel van een combinatie van directe tagging, regels voor gedeelde kosten en hiërarchische toewijzing. Om een dergelijk model op te zetten, moet er overeenstemming worden bereikt over een kostentaxonomie, moeten er taggingstandaarden worden vastgesteld en moeten er regels worden gedefinieerd voor de verdeling van gedeelde of niet-getagde kosten.
Begin met het toewijzen van uw cloudaccounts en -abonnementen aan organisatie-eenheden. Stel vervolgens een taggingbeleid op waarin de dimensies worden vastgelegd die voor uw bedrijf het meest relevant zijn, zoals team, applicatie, omgeving en kostenplaats. Pas regels toe voor gedeelde infrastructuurkosten, zoals netwerk- of beveiligingsdiensten, die niet aan één enkele eigenaar kunnen worden toegewezen.
Het toewijzingsmodel moet regelmatig worden herzien naarmate uw cloudomgeving zich verder ontwikkelt. Teams veranderen, producten worden uit de roulatie genomen en er worden nieuwe diensten toegevoegd. Een statisch model raakt al snel achterhaald. Door de toewijzing van uw cloudkosten te integreren met bredere kaders voor IT-financieel beheer, zoals Technology Business Management (TBM), kunt u de clouduitgaven koppelen aan de totale kosten voor het leveren van IT-diensten en uiteindelijk aan de bedrijfsresultaten. Dit is waar beheer van cloudkosten begint strategische beslissingen te sturen in plaats van alleen maar te rapporteren.
Welke tools worden gebruikt voor het optimaliseren van cloudkosten?
Tools voor het optimaliseren van cloudkosten variëren van native consoles van providers tot gespecialiseerde FinOps-platforms. Native tools zoals AWS Cost Explorer, Azure Cost Management en Google Cloud Billing bieden een basisoverzicht van de uitgaven en het gebruik. Gespecialiseerde platforms zoals Apptio Cloudability gaan een stap verder door in één enkele omgeving ondersteuning te bieden voor toewijzing, aanbevelingen voor het optimaliseren van de capaciteit, commitmentbeheer en cross-cloudrapportage.
Bij het kiezen van een tool is de belangrijkste vraag niet welke tool de meeste functies heeft, maar of de tool uw toewijzingsmodel ondersteunt, kan worden geïntegreerd met uw bestaande financiële systemen en rapportages oplevert waarop de financiële en technische teams gezamenlijk kunnen inspelen. Een tool die slechts door één afdeling wordt gebruikt, zal niet leiden tot de afdelingsoverschrijdende verantwoordingsplicht die optimalisatie van de clouduitgaven vereist.
Tools alleen lossen het probleem niet op. Organisaties die in platforms investeren zonder eerst duidelijkheid te scheppen over het beheer, de verantwoordelijkheid en het besluitvormingsritme, komen er doorgaans achter dat de tool rapporten genereert waarop niemand actie onderneemt. De tool moet een proces ondersteunen, niet vervangen.
Waar moet een organisatie beginnen met het optimaliseren van de cloudkosten?
Het meest praktische uitgangspunt is een FinOps-rijpheidsbeoordeling: een eerlijke evaluatie van uw huidige capaciteiten op het gebied van personeel, processen, governance en tools. Zo komt u te weten waar de grootste hiaten zitten en welke verbeteringen het snelst de meeste waarde opleveren, in plaats van overhaast naar oplossingen te grijpen voordat u het probleem goed begrijpt.
Vanaf daar ziet een praktische werkwijze er als volgt uit:
- Zorg voor zichtbaarheid: Zorg ervoor dat u beschikt over betrouwbare, volledige kostengegevens voor alle cloudomgevingen, inclusief containers en ondersteuningskosten.
- Toewijzing corrigeren: Voer een taggingbeleid in of verbeter dit, zodat kosten kunnen worden toegeschreven aan de teams en werkbelastingen die ze veroorzaken.
- Eigendom toewijzen: Bepaal wie er op team- en productniveau verantwoordelijk is voor de clouduitgaven en stel een regelmatig evaluatieschema op.
- Zet in op snelle resultaten: Voorkom overduidelijke verspilling, pas de capaciteit van overgedimensioneerde resources aan en breng mogelijkheden voor vastlegging voor stabiele workloads in kaart.
- Bestuur opbouwen: Stel het beleid, de beslissingsbevoegdheden en de functieoverschrijdende processen vast die ervoor zorgen dat optimalisatie een continu proces wordt in plaats van een eenmalige actie.
Organisaties die de eerste stappen overslaan en meteen overgaan tot de aanschaf van tools of het aangaan van verbintenissen, beschikken vaak wel over betere dashboards, maar kampen nog steeds met dezelfde onderliggende problemen op het gebied van verantwoordingsplicht. Door te beginnen met een duidelijk beeld van de ontwikkelingsfase kan dat worden voorkomen.
Hoe wij helpen bij het optimaliseren van cloudkosten
Wij werken samen met organisaties in elke fase van het FinOps-traject, van het leggen van de basis voor kostentransparantie tot het opzetten van een volledig geïntegreerd financieel beheer in de cloud. Onze aanpak is gericht op resultaten, niet alleen op rapportage.
Concreet helpen wij u met het volgende:
- Beoordeel de huidige stand van zaken op het gebied van FinOps – op het vlak van personeel, processen, governance en tools – aan de hand van een gestructureerde Beoordeling van de FinOps-rijpheid
- Ontwerp en implementeer een model voor de toerekening van cloudkosten dat alle resources omvat, inclusief containers en gedeelde diensten, binnen AWS, Azure en GCP
- Zorg voor bestuursstructuren waarin duidelijke verantwoordelijkheden worden toegewezen en creëer een vast besluitritme met het oog op optimalisatie
- Koppel het beheer van cloudkosten via TBM aan uw bredere kader voor IT-financieel beheer, zodat de clouduitgaven zichtbaar zijn in de context van de totale IT-investeringen
- Zorg voor continue FinOps-activiteiten via flexibele servicemodellen, waaronder volledig beheerde FinOps as a Service
Of je nu net begint of je bestaande praktijk verder wilt ontwikkelen, wij kunnen je helpen om de stap te zetten van inzicht in de cloudkosten naar echte kostenbesparing op clouddiensten dat blijft hangen. Neem contact met ons op om te bespreken waar uw organisatie nu staat en welke richting u hierna op wilt gaan.