Een cloudbudget is een vooraf vastgestelde uitgavenlimiet voor een bepaalde periode, terwijl een cloudprognose een dynamische schatting is van wat u daadwerkelijk zult uitgeven op basis van de huidige gebruikstrends. Het budget geeft aan wat u van plan was uit te geven; de prognose laat zien welke richting u opgaat. Beide zijn nuttige hulpmiddelen bij het financieel beheer van de cloud, en als u begrijpt hoe ze samenwerken, kunt u te hoge uitgaven voorkomen en slimmere investeringsbeslissingen nemen. In dit artikel wordt uitgelegd hoe ze werken, waarin ze van elkaar verschillen en hoe u ze effectief kunt inzetten.
Hoe werkt een cloudbudget eigenlijk?
Een cloudbudget is een vooraf vastgesteld uitgavendoel dat het maximumbedrag aangeeft dat uw organisatie van plan is te besteden aan clouddiensten gedurende een bepaalde periode, doorgaans een kwartaal of een boekjaar. Het wordt overeengekomen voordat de periode begint en fungeert als een financiële veiligheidsmaatregel tegen ongecontroleerde clouduitgaven.
Cloudbudgetten worden doorgaans van bovenaf opgesteld, uitgaande van de algemene financiële doelstellingen voor IT, en vervolgens uitgesplitst per bedrijfsonderdeel, applicatie, omgeving of cloudprovider. Wanneer u een cloudbudget vaststelt, gaat u een financiële verbintenis aan op basis van verwachte werklasten, geplande projecten en verwachte groei.
De meeste cloudplatforms en FinOps-tools Hiermee kunt u waarschuwingen aan budgetten koppelen, zodat teams een melding ontvangen wanneer de uitgaven een bepaalde drempel naderen, bijvoorbeeld bij 80% of 100% van het budget. Dit geeft financiële en IT-teams de kans om de situatie te onderzoeken voordat de kosten uit de hand lopen.
Een goed opgesteld cloudbudget moet het volgende weergeven:
- Vaste basiskosten, zoals gereserveerde instances en besparingsplannen
- Variabele verbruikskosten die afhankelijk zijn van de werklast en het gebruikspatroon
- Geplande projectinvesteringen en migraties
- Een buffer voor onverwachte pieken in de vraag
De uitdaging bij het opstellen van een begroting is dat het gebruik van de cloud van nature dynamisch is. Een begroting die zes maanden geleden is vastgesteld, sluit mogelijk niet meer aan bij de huidige werklast, en dat is precies de reden waarom prognoses een aanvullende rol spelen.
Wat is een wolkenvoorspelling en hoe wordt deze berekend?
Een cloudprognose is een toekomstgerichte schatting van uw clouduitgaven over een bepaalde periode, berekend op basis van actuele gebruiksgegevens, historische trends en bekende aanstaande veranderingen. In tegenstelling tot een begroting wordt een prognose voortdurend bijgewerkt zodra er nieuwe gegevens beschikbaar komen, waardoor het een realtime overzicht van de verwachte kosten is in plaats van een vaststaand plan.
Prognoses worden doorgaans berekend aan de hand van een of meer van de volgende methoden:
- Prognoses op basis van trends: Maakt een prognose van toekomstige uitgaven door de huidige verbruikscijfers in de tijd te extrapoleren
- Prognoses op basis van bestuurders: Brengt de kosten van de cloud in verband met zakelijke factoren zoals gebruikersgroei, transactievolumes of productlanceringen
- Modellen voor machine learning: Wordt gebruikt door geavanceerde platforms voor cloudkostenbeheer om patronen en afwijkingen te identificeren die de nauwkeurigheid van voorspellingen verbeteren
Een betrouwbare cloudprognose houdt rekening met seizoensinvloeden, geplande wijzigingen in de werklast en de impact van optimalisatiemaatregelen die al zijn genomen of nog worden doorgevoerd. Als je team bijvoorbeeld volgende maand een werklast migreert naar een kostenefficiëntere architectuur, moet dat al in de prognose tot uiting komen, nog voordat de wijziging is doorgevoerd.
De kwaliteit van een cloudprognose hangt in hoge mate af van de kwaliteit van uw kostenallocatie en tagging. Als de uitgaven niet nauwkeurig worden toegerekend aan teams, diensten of producten, zal uw prognose neerkomen op een totaalbedrag waarop moeilijk actie kan worden ondernomen. Dit is een van de redenen waarom investeren in een degelijke cloudkostenallocatie een voorwaarde is voor zinvolle prognoses.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen een cloudbudget en een cloudprognose?
Het belangrijkste verschil tussen een cloudbudget en een cloudprognose is dat een budget een vast, vooraf goedgekeurd uitgavenstreefcijfer is, terwijl een prognose een voortdurend bijgewerkte schatting van de werkelijke uitgaven is. Een budget geeft antwoord op de vraag “Wat hebben we afgesproken uit te geven?”, terwijl een prognose antwoord geeft op de vraag “Wat liggen we op koers om uit te geven?”
Hieronder volgt een vergelijking op basis van de aspecten die het belangrijkst zijn bij financieel beheer in de cloud:
- Doel: Begrotingen zorgen voor financiële controle en verantwoording; prognoses geven inzicht in de richting waarin de uitgaven zich ontwikkelen
- Tijdschema: Begrotingen worden aan het begin van een periode vastgesteld en blijven daarna ongewijzigd; prognoses worden gedurende de hele periode voortdurend bijgewerkt
- Invoergegevens: Begrotingen zijn gebaseerd op bedrijfsplannen en aannames; prognoses zijn gebaseerd op daadwerkelijke gebruiksgegevens en trends
- Flexibiliteit: Begrotingen worden aangepast via formele goedkeuringsprocedures; prognoses worden automatisch bijgewerkt wanneer de verbruiksgegevens veranderen
- Doelgroep: Begrotingen worden voornamelijk door de financiële afdeling en het management gebruikt voor het bestuur; prognoses worden door IT-, engineering- en financiële teams gebruikt voor operationele beslissingen
Samen geven budgetten en prognoses een volledig beeld van de uitgaven voor de cloud. Het budget vormt de grens; de prognose laat zien of je binnen die grens blijft en, zo niet, met hoeveel en waarom.
Waarom lopen cloudbudgetten en -prognoses zo vaak uit elkaar?
Cloudbudgetten en -prognoses lopen uiteen omdat het cloudgebruik wisselend is en moeilijk nauwkeurig te voorspellen op basis van een statisch plan. Wanneer de werkelijke gebruikstrends afwijken van de aannames die bij het opstellen van het budget zijn gedaan, zal de prognose de nieuwe realiteit weerspiegelen, terwijl het budget aan het oorspronkelijke plan blijft vastzitten.
Er zijn verschillende factoren die deze divergentie doorgaans veroorzaken:
- Onverwachte toename van de werklast: Nieuwe functies, een groeiend aantal gebruikers of onverwachte vraag kunnen ervoor zorgen dat het verbruik veel hoger uitvalt dan begroot
- Vertraagde of versnelde projecten: Migraties of nieuwe cloudimplementaties waarvan de timing verandert, hebben invloed op zowel het tempo als het volume van de uitgaven
- Gebrek aan verantwoording over de kosten: Wanneer technische teams beslissingen nemen over de infrastructuur zonder inzicht in de financiële gevolgen, lopen de kosten op zonder dat iemand deze afzet tegen het budget
- Onvolledige begrotingsaannames: Begrotingen die worden opgesteld zonder gedetailleerde gebruiksgegevens of op factoren gebaseerde input, hebben een grotere kans om hun doel te missen
- Optimalisatiemaatregelen die niet in de begroting zijn opgenomen: Als er in de oorspronkelijke begroting geen rekening is gehouden met aanpassingen aan de omvang of vastgelegde aankopen, zullen de besparingen als afwijking worden weergegeven
Een aanhoudende afwijking tussen het budget en de prognose duidt vaak op een dieper liggend bestuursprobleem. Het wijst erop dat beslissingen over clouduitgaven worden genomen zonder voldoende financieel toezicht, of dat de financiële en technische teams het niet eens zijn over de manier waarop de cloudkosten worden beheerd. Dit is een van de belangrijkste uitdagingen die met een gestructureerde FinOps-aanpak moeten worden aangepakt.
Moet u bij cloudprojecten eerst prioriteit geven aan de budgettering of aan de prognoses?
Als uw organisatie nog geen financiële kaders heeft voor clouduitgaven, moet u het opstellen van een cloudbudget als eerste prioriteit stellen. Zodra de basisbegrotingen zijn vastgesteld, biedt investeren in prognosemogelijkheden u het realtime inzicht dat nodig is om uitgaven proactief te beheren in plaats van reactief.
In de praktijk hebben de meeste organisaties beide vanaf het begin nodig, maar de nadruk hangt af van de mate van volwassenheid. Als u zich in de beginfase van financieel beheer in de cloud bevindt, zorgt het opstellen van budgetten per team, product of omgeving voor verantwoordelijkheid en voorkomt het ongecontroleerde uitgaven. Zonder budget is er geen referentiepunt waaraan een prognose kan worden afgemeten.
Zodra de begrotingen zijn vastgesteld, wordt prognosestelling het krachtigste instrument voor het dagelijks beheer. Een prognose geeft aan of u binnen de begroting blijft voordat de periode afloopt, waardoor u tijd hebt om corrigerende maatregelen te nemen. Zonder prognosestelling ontdekt u pas dat de begroting is overschreden als het al te laat is.
Organisaties die een hoger niveau van FinOps-volwassenheid hebben bereikt, stappen vaak over op continue prognoses die zijn gekoppeld aan zakelijke drijfveren, waarbij de prognoses voor clouduitgaven automatisch worden bijgewerkt naarmate productroadmaps, gebruikersstatistieken en infrastructuurwijzigingen zich ontwikkelen. In die fase wordt de prognose het belangrijkste planningsinstrument en fungeert het budget als het bestuursniveau dat belangrijke uitgavenbeslissingen valideert.
Welke tools ondersteunen het beheer van budgetten en prognoses in de cloud?
Het beheer van cloudbudgetten en -prognoses wordt ondersteund door een combinatie van standaardtools van cloudproviders en speciale platforms voor financieel cloudbeheer. Standaardtools van AWS, Azure en GCP bieden basisfuncties voor budgettering, waarschuwingen en kostenrapportage, terwijl speciaal ontwikkelde FinOps-platforms geavanceerdere mogelijkheden bieden op het gebied van prognoses, toewijzing en optimalisatie.
Tools van native cloudproviders
Elke grote cloudprovider biedt ingebouwde functies voor kostenbeheer. AWS Cost Explorer biedt onder meer de mogelijkheid om budgetten op te stellen en prognoses te visualiseren. Met Azure Cost Management kun je budgetten instellen en verwachte uitgaven bekijken. Google Cloud Billing biedt vergelijkbare budgetwaarschuwingen en rapportagefuncties. Deze tools vormen een nuttig uitgangspunt, maar ze schieten tekort wanneer u uitgaven van meerdere providers moet samenvoegen of kosten moet toewijzen aan bedrijfsonderdelen en diensten.
Speciale FinOps-platforms
Voor organisaties die aanzienlijke clouduitgaven bij meerdere providers beheren, bieden gespecialiseerde platforms uitgebreidere mogelijkheden. Tools zoals Apptio Cloudability bieden inzicht in de kosten van meerdere cloudomgevingen, geautomatiseerde toewijzing, detectie van afwijkingen en op factoren gebaseerde prognoses. Deze platforms koppelen gegevens over clouduitgaven aan de bredere context van IT-financieel beheer, waardoor het mogelijk wordt om cloudkosten te vergelijken met alternatieven op locatie en de uitgaven af te stemmen op de bedrijfswaarde.
De keuze van de juiste tools hangt af van de mate waarin uw organisatie klaar is voor de cloud, de complexiteit van uw omgeving en de mate waarin u de kostengegevens uit de cloud moet integreren in uw bredere IT-financiële rapportage. Een FinOps-rijpheidsbeoordeling kan u helpen vaststellen waar uw huidige tools tekortschieten en welke functionaliteiten de meeste directe meerwaarde zouden opleveren.
Hoe wij helpen bij het beheer van cloudbudgetten en -prognoses
Wij helpen organisaties om verder te gaan dan alleen inzicht in de basiskosten van de cloud, en over te stappen op een gestructureerde aanpak waarbij budgetten en prognoses actief bijdragen aan de financiële besluitvorming. Onze FinOps-diensten zijn ontworpen om de kloof te dichten tussen wat u van plan was uit te geven en wat u daadwerkelijk op koers ligt uit te geven, met het nodige beleid en de juiste tools om op basis van dat inzicht actie te ondernemen.
Als je bij ons komt werken, kun je het volgende verwachten:
- Volledige kostentoewijzing voor AWS, Azure en GCP, inclusief containers en ondersteuningskosten, zodat uw prognoses een getrouw beeld geven van het daadwerkelijke verbruik per team, product of dienst
- Invoering van begrotingsstructuren en waarschuwingssystemen die zorgen voor verantwoording binnen de afdelingen engineering, IT en financiën
- Op bestuurders gebaseerde prognosemodellen die de prognoses voor clouduitgaven koppelen aan bedrijfsindicatoren in plaats van uitsluitend aan historische gemiddelden
- Integratie van financiële cloudgegevens in uw bredere IT-kader voor financieel beheer, waardoor zinvolle vergelijkingen tussen cloud- en on-premise-kosten mogelijk worden
- Een FinOps-rijpheidsbeoordeling als uitgangspunt om vast te stellen waar uw huidige werkwijzen op het gebied van budgettering en prognoses tekortschieten en waar de meest waardevolle verbeteringen te vinden zijn
Als u wilt weten hoe uw organisatie er op dit moment voor staat en wat er nodig is om een betrouwbaar systeem voor budgettering en prognoses in de cloud op te zetten, neem contact met ons op om uw situatie te bespreken.