Was versteht man unter einer kontinuierlichen Optimierung der Cloud-Kosten und wie lässt sich diese umsetzen?

Die kontinuierliche Optimierung der Cloud-Kosten bezeichnet den Prozess, bei dem die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Cloud-Ressourcen nutzt und bezahlt, wiederholt überprüft, angepasst und verbessert wird, anstatt die Kostensenkung als einmaliges Projekt zu betrachten. Cloud-Umgebungen ändern sich ständig: Neue Workloads werden gestartet, Nutzungsmuster verschieben sich und Preismodelle entwickeln sich weiter. Ein einzelner Optimierungssprint ist schnell überholt. Die folgenden Fragen beleuchten, warum eine kontinuierliche Verwaltung wichtig ist, wo sich Verschwendung verbirgt und wie man ein Programm aufbaut, das dauerhafte Ergebnisse liefert.

Warum ist die Optimierung der Cloud-Kosten ein fortlaufender Prozess und keine einmalige Maßnahme?

Die Optimierung der Cloud-Kosten ist ein fortlaufender Prozess, da Cloud-Umgebungen dynamisch sind. Ressourcen werden täglich bereitgestellt und außer Betrieb genommen, der Verbrauch schwankt je nach Bedarf, und Cloud-Anbieter aktualisieren regelmäßig Preise, Instanztypen und Vertragsoptionen. Eine heute durchgeführte Kostenanalyse liefert eine Momentaufnahme, die bereits innerhalb weniger Wochen veraltet sein wird, was bedeutet, dass alle durch einmalige Maßnahmen erzielten Einsparungen im Zuge der Weiterentwicklung der Umgebung wieder zunichte gemacht werden.

Es gibt strukturelle Gründe, warum einmalige Korrekturen nicht von Dauer sind. Wenn Entwicklerteams neue Funktionen bereitstellen, stellen sie Ressourcen bereit, um den unmittelbaren Bedarf zu decken, ohne dabei unbedingt die langfristigen Kostenauswirkungen zu berücksichtigen. Verpflichtungen für reservierte Instanzen laufen aus. Ungenutzter Speicherplatz sammelt sich unbemerkt an. Ohne einen regelmäßigen Überprüfungszyklus summieren sich diese Kosten im Laufe der Zeit, anstatt erkannt und korrigiert zu werden.

Die kontinuierliche Optimierung spiegelt sich auch in der Funktionsweise der Cloud-Abrechnung wider. Im Gegensatz zur traditionellen IT, bei der Investitionsausgaben in jährlichen Budgetzyklen geplant werden, sind Cloud-Ausgaben verbrauchsabhängig und werden nahezu in Echtzeit abgerechnet. Dieses Modell belohnt Unternehmen, die regelmäßig überwachen und reagieren, und benachteiligt diejenigen, die sich erst bei vierteljährlichen Überprüfungen mit den Kosten befassen. Die Integration der Optimierung in den regulären Betriebsablauf – anstatt sie als periodisches Projekt zu behandeln – ist das, was Unternehmen, die ihre Cloud-Ausgaben kontrollieren, von denen unterscheidet, die diese lediglich beobachten.

Was sind die größten Ursachen für Cloud-Verschwendung, die die Kosten in die Höhe treiben?

Die größten Ursachen für Cloud-Verschwendung sind ungenutzte oder nicht voll ausgelastete Ressourcen, überdimensionierte Instanzen, nicht zugewiesener Speicher sowie nicht optimierte Festabonnements. Zusammen machen diese Kategorien in den meisten Unternehmen den Großteil der vermeidbaren Cloud-Ausgaben aus. Durch die systematische Identifizierung und Behebung dieser Probleme erzielt die kontinuierliche Optimierung der Cloud-Kosten die unmittelbarsten finanziellen Auswirkungen.

• Ungenutzte Ressourcen: Virtuelle Maschinen, Datenbanken und Lastverteiler, die außerhalb der Geschäftszeiten oder nach Abschluss eines Projekts weiterlaufen, verursachen weiterhin Kosten, auch wenn sie keine aktiven Arbeitslasten bedienen.
• Überdimensionierte Instanzen: Teams stellen Ressourcen oft eher zurückhaltend bereit, um Leistungsprobleme zu vermeiden, was dazu führt, dass Instanzen nur zu einem Bruchteil ihrer Kapazität ausgelastet sind. Eine Anpassung dieser Ressourcen an die tatsächlichen Nutzungsmuster senkt die Kosten, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
• Nicht zugewiesener Speicherplatz: Datenträger und Snapshots, die zusammen mit Rechenressourcen erstellt wurden, bleiben oft noch lange nach dem Löschen dieser Ressourcen bestehen, was zu laufenden Speicherkosten ohne betrieblichen Nutzen führt.
• On-Demand-Preise für vorhersehbare Workloads: Unternehmen, die stabile, vorhersehbare Workloads ausschließlich auf Basis von On-Demand-Preisen betreiben, verpassen erhebliche Einsparmöglichkeiten, die durch reservierte Instanzen oder Sparpläne erzielt werden können.
• Nicht gekennzeichnete oder falsch zugewiesene Ressourcen: Ohne einheitliche Kennzeichnung lassen sich die Kosten nicht den Teams oder Anwendungen zuordnen, die sie verursachen, sodass es unmöglich ist, die richtigen Personen für Optimierungsentscheidungen zur Verantwortung zu ziehen.

Eine immer wiederkehrende Herausforderung besteht darin, dass Verschwendung oft unsichtbar bleibt, bis jemand gezielt danach sucht. Tools zum Cloud-Kostenmanagement können diese Daten zwar sichtbar machen, doch Transparenz allein reicht nicht aus, um Verschwendung zu beseitigen. Jemand muss auf die Ergebnisse reagieren – deshalb sind Governance- und Verantwortlichkeitsstrukturen genauso wichtig wie die Tools selbst.

Wie funktioniert die kontinuierliche Optimierung der Cloud-Kosten eigentlich?

Eine kontinuierliche Optimierung der Cloud-Kosten funktioniert, indem das Kostenbewusstsein in einen sich wiederholenden Zyklus aus Transparenz, Analyse, Entscheidungsfindung und Umsetzung eingebettet wird. Anstatt eine einmalige Kostenüberprüfung durchzuführen, richtet Ihr Unternehmen einen regelmäßigen Rhythmus ein, in dem Teams die Ausgabendaten überprüfen, Optimierungsmöglichkeiten identifizieren, fundierte Abwägungen treffen und Änderungen umsetzen, um den Prozess im nächsten Zyklus zu wiederholen.

In der Praxis läuft dieser Zyklus über mehrere Zeithorizonte hinweg ab. Täglich oder wöchentlich überprüfen die technischen Teams die Ressourcenauslastung und ergreifen Maßnahmen zur Erzielung schneller Erfolge, wie beispielsweise die Anpassung der Kapazitäten oder die Abschaltung ungenutzter Ressourcen. Monatlich überprüfen die Leiter der Finanz- und IT-Abteilungen die Genauigkeit der Zuweisungen, die Deckungsquote der Verpflichtungen und die Budgetabweichungen. Vierteljährlich bewertet die Unternehmensleitung, ob die Cloud-Investitionen die erwarteten Geschäftsergebnisse liefern, und passt die Strategie entsprechend an.

Was dies möglich macht, ist nicht nur der Rhythmus, sondern auch die Struktur, die dahintersteht. Eine effektive kontinuierliche Optimierung erfordert klare Zuständigkeiten: Die Teams, die Ressourcen bereitstellen, sollten auch für deren Kosten verantwortlich sein. Sie erfordert zuverlässige Kostendaten, die den Anwendungen, Teams und Geschäftsbereichen genau zugeordnet werden. Und sie erfordert einen Entscheidungsprozess, bei dem Kosten, Leistung und Risiken nicht isoliert, sondern gemeinsam abgewogen werden.

Genau an dieser Stelle kommen viele Unternehmen ins Stocken. Sie investieren in Cloud-Kostenmanagement Werkzeuge einsetzen und Transparenz schaffen – doch diese Transparenz führt nicht automatisch zu einem regelmäßigen Entscheidungsrhythmus. Erst durch den Aufbau von Prozessen und Steuerungsmechanismen rund um die Daten wird aus der Kostenberichterstattung eine Kostenoptimierung.

Worin besteht der Unterschied zwischen FinOps und dem herkömmlichen IT-Finanzmanagement bei Cloud-Kosten?

FinOps ist ein Ansatz, der speziell auf die nutzungsabhängige, variable Natur von Cloud-Ausgaben zugeschnitten ist, während das traditionelle IT-Finanzmanagement auf festen Infrastrukturkosten und jährlichen Budgetzyklen basiert. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass FinOps finanzielle Entscheidungsfindung in technische und operative Echtzeit-Arbeitsabläufe integriert, während das traditionelle IT-Finanzmanagement in der Regel als nachgelagerte Berichts- und Kontrollfunktion fungiert.

Im traditionellen IT-Finanzmanagement sind die Kosten weitgehend feststehend, sobald die Infrastruktur angeschafft oder vertraglich vereinbart wurde. Die Finanzteams erfassen und verrechnen diese Kosten, doch die Ausgabenentscheidungen selbst finden nur selten statt und unterliegen den Prozessen der Kapitalplanung. Bei Cloud-Ausgaben verhält es sich anders. Jede Bereitstellungsentscheidung, jede Konfigurationsänderung und jede Skalierung hat unmittelbare finanzielle Auswirkungen. Dies erfordert eine kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung, IT und Technik, anstatt nur während der Budgetzyklen miteinander zu interagieren.

FinOps führt zudem ein anderes Modell der Verantwortlichkeit ein. Im traditionellen IT-Finanzwesen erhält die IT-Abteilung die Rechnung und verteilt die Kosten intern. Bei FinOps werden die Teams, die technische Entscheidungen treffen – also die Anwendungs- und Entwicklungsteams –, mit den von ihnen verursachten Kostendaten konfrontiert und sollen an Optimierungsentscheidungen mitwirken. Diese funktionsübergreifende Verantwortung ist einer der wesentlichsten praktischen Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen.

Allerdings schließen sich FinOps und IT-Finanzmanagement nicht gegenseitig aus. Durch die Integration von FinOps in ein umfassenderes „Technology Business Management“ (TBM)-Rahmenwerk können Unternehmen die Optimierung der Cloud-Kosten mit strategischen IT-Investitionsentscheidungen verknüpfen und so innerhalb einer einzigen Finanzübersicht eine Abwägungsanalyse zwischen On-Premise- und Cloud-Optionen durchführen.

Welche Werkzeuge und Vorgehensweisen unterstützen ein Programm zur kontinuierlichen Optimierung?

Ein kontinuierliches Programm zur Optimierung der Cloud-Kosten stützt sich auf eine Kombination aus Tools zur Kostentransparenz, Zuordnungsverfahren, Commitment-Management und Governance-Prozessen. Kein einzelnes Tool sorgt für sich allein für eine Optimierung. Die effektivsten Programme verbinden eine zuverlässige Dateninfrastruktur mit operativen Verfahren, die sicherstellen, dass die gewonnenen Erkenntnisse regelmäßig in die Praxis umgesetzt werden.

Kernkompetenzen im Werkzeugbau

• Kostenverrechnung und Kennzeichnung: Durch eine einheitliche Kennzeichnung der Ressourcen können Sie Ausgaben genau den jeweiligen Teams, Anwendungen und Geschäftsbereichen zuordnen. Ohne diese Grundlage können Optimierungsmaßnahmen nicht auf die richtigen Verantwortlichen ausgerichtet werden.
• Empfehlungen zur Personaloptimierung: Native Tools von Cloud-Anbietern und Plattformen von Drittanbietern wie Apptio Cloudability analysieren Auslastungsdaten und empfehlen Anpassungen der Instanzgrößen für AWS, Azure und GCP.
• Verpflichtungsmanagement: Mit Tools, die die Auslastung von reservierten Instanzen und Savings-Plänen erfassen, können Sie ermitteln, wo On-Demand-Ausgaben durch kostengünstigere Verträge ersetzt werden könnten.
• Anomalieerkennung: Dank automatischer Benachrichtigungen bei unerwarteten Ausgabenspitzen können Teams Kostenprobleme erkennen und beheben, bevor sie sich über einen gesamten Abrechnungszeitraum hinweg verschlimmern.

Betriebsabläufe

• Regelmäßige Optimierungsüberprüfungen: Regelmäßige Überprüfungsrunden auf Team- und Führungsebene stellen sicher, dass Kostendaten nicht nur erfasst, sondern auch überprüft und entsprechend umgesetzt werden.
• FinOps-Rollen und Verantwortlichkeiten: Die klare Festlegung von Zuständigkeiten – sei es durch einen FinOps-Leiter, einen Cloud-Finanzanalysten oder durch in den Entwicklungsteams verankerte Verantwortlichkeiten – stellt sicher, dass jemand dafür verantwortlich ist, Maßnahmen voranzutreiben.
• Showback und Chargeback: Die Weitergabe von Kostendaten an die Teams, die diese Daten generieren, schafft das nötige Kostenbewusstsein, um Verhaltensänderungen genau dort zu bewirken, wo die Entscheidungen über die Ausgaben getroffen werden.
• Richtlinien und Rahmenbedingungen: Governance-Richtlinien, die zugelassene Instanztypen, vorgeschriebene Tagging-Standards und Budgetgrenzen festlegen, verhindern von vornherein, dass sich Verschwendung ansammelt.

Wie lässt sich messen, ob Ihre Maßnahmen zur Optimierung der Cloud-Kosten erfolgreich sind?

Die Wirksamkeit der Kostenoptimierung in der Cloud messen Sie, indem Sie im Zeitverlauf eine Kombination aus finanziellen Kennzahlen, Auslastungskennzahlen und Prozesskennzahlen verfolgen. Keine einzelne Zahl gibt ein vollständiges Bild wieder. Der sinnvollste Messansatz besteht darin, Ihre tatsächlichen Cloud-Ausgaben mit den Kosten zu vergleichen, die ohne Optimierungsmaßnahmen angefallen wären, und gleichzeitig zu verfolgen, ob die Cloud-Investitionen die erwarteten geschäftlichen Ergebnisse liefern.

Zu den wichtigsten Finanzkennzahlen, die es zu beobachten gilt, gehören:

• Entwicklung der Stückkosten: Die Kosten pro Transaktion, pro Nutzer oder pro erbrachter Dienstleistung. Wenn Ihre Cloud-Ausgaben steigen, die Stückkosten jedoch sinken, funktioniert die Optimierung auch bei wachsendem Geschäftsvolumen.
• Deckungsgrad der Verpflichtungen: Der Prozentsatz der berechtigten On-Demand-Ausgaben, der durch Reserved Instances oder Savings Plans abgedeckt ist. Eine höhere Abdeckung deutet in der Regel auf eine kosteneffizientere Beschaffung hin.
• Abweichung vom Budget: Inwieweit entsprechen die tatsächlichen Cloud-Ausgaben den Prognosen? Eine Verbesserung der Prognosegenauigkeit ist ein Zeichen dafür, dass sich die Kostentransparenz und die Governance weiterentwickeln.
• Abfallvermeidung im Zeitverlauf: Der Dollarwert der ungenutzten Ressourcen, überdimensionierten Instanzen und nicht zugewiesenen Speicherplätze, die in jedem Optimierungszyklus beseitigt wurden.

Neben den finanziellen Kennzahlen spielen auch Indikatoren für die Prozessreife eine wichtige Rolle. Finden die Optimierungsüberprüfungen termingerecht statt? Verbessern sich die Konformitätsraten bei der Tagging-Vorgabe? Sind die Teams, die Cloud-Kosten verursachen, aktiv an Optimierungsentscheidungen beteiligt? Diese Signale geben Aufschluss darüber, ob Ihr Programm nachhaltige Kapazitäten aufbaut oder nur einmalige Einsparungen erzielt, die ohne kontinuierliche Aufmerksamkeit wieder zunichte gemacht werden.

Unternehmen, die sowohl finanzielle Ergebnisse als auch die Prozessqualität im Blick behalten, sind besser in der Lage, der Unternehmensleitung den Nutzen ihrer FinOps-Investitionen aufzuzeigen und zu erkennen, in welchen Bereichen das Programm weiterentwickelt werden muss.

So unterstützen wir Sie bei der kontinuierlichen Optimierung Ihrer Cloud-Kosten

Wir unterstützen Unternehmen dabei, über einmalige Kostenanalysen hinauszugehen und eine kontinuierliche Optimierung der Cloud-Kosten zu etablieren, die nachhaltige Ergebnisse liefert. Unser Ansatz verbindet die Menschen, Prozesse, Steuerungsmechanismen und Tools, die erforderlich sind, um die Transparenz der Cloud-Kosten in ein aktives Finanzmanagement umzusetzen.

Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, können Sie Folgendes erwarten:

• Vollkostenverrechnung: Wir setzen einheitliche Tagging- und Zuordnungsmodelle für AWS, Azure und GCP um, einschließlich Containern und Supportkosten, sodass jeder Dollar an Cloud-Ausgaben dem richtigen Team oder der richtigen Anwendung zugeordnet wird.
• Optimierung der Personalstärke und Beseitigung von Verschwendung: Wir identifizieren Möglichkeiten zur Anpassung der Kapazitäten, ungenutzte Ressourcen und nicht optimierte Verpflichtungen in Ihrer gesamten Cloud-Umgebung und ergreifen entsprechende Maßnahmen.
• Entwurf eines FinOps-Betriebsmodells: Wir unterstützen Sie dabei, die Führungsstrukturen, Entscheidungsrhythmen und Rahmenbedingungen für die Rechenschaftspflicht festzulegen, die eine wiederholbare Optimierung ermöglichen, anstatt nur ad hoc vorzugehen.
• Bewertung des Reifegrades von FinOps: Wir bewerten den aktuellen Reifegrad Ihres Cloud-Finanzmanagements in den Bereichen Personal, Prozesse, Governance und Tools und erstellen einen nach Prioritäten geordneten Fahrplan für Verbesserungsmaßnahmen.
• Integration von TBM und FinOps: Wir binden die Optimierung der Cloud-Kosten in Ihr übergeordnetes IT-Finanzmanagement ein und ermöglichen so eine Abwägungsanalyse zwischen lokalen und Cloud-Lösungen innerhalb einer einzigen strategischen Übersicht.

Wenn Sie ein Programm zur Optimierung der Cloud-Kosten aufbauen möchten, das messbare, nachhaltige Ergebnisse liefert und nicht nur einmalige Einsparungen, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wo Ihre Organisation derzeit steht und wie der richtige nächste Schritt aussieht.