Showback und Chargeback sind zwei IT-Kostenverrechnungsmodelle, die im Rahmen von FinOps eingesetzt werden, um Cloud- und IT-Ausgaben auf die einzelnen Geschäftsbereiche zu verteilen. Showback sorgt für Transparenz, indem es den Verbrauch der einzelnen Teams oder Abteilungen ausweist, ohne dabei die tatsächlichen Kosten weiterzurechnen. Chargeback geht noch einen Schritt weiter, indem es den Abteilungen ihre Nutzung direkt in Rechnung stellt. Im Folgenden beantworten wir die häufigsten Fragen zu beiden Modellen, damit Sie entscheiden können, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Was ist der Unterschied zwischen „Showback“ und „Chargeback“?
Beim Showback werden Cloud- und IT-Kosten lediglich zu Informationszwecken an die einzelnen Geschäftsbereiche oder Teams weitergeleitet, ohne dass dabei eine finanzielle Übertragung stattfindet. Beim Chargeback werden diese Kosten hingegen tatsächlich auf das Budget der verbrauchenden Abteilung umgebucht, wodurch diese finanziell zur Rechenschaft gezogen wird. Der wesentliche Unterschied liegt in der Rechenschaftspflicht: Showback informiert, Chargeback belastet. Beide Modelle basieren auf einer genauen IT-Kostenverrechnung um gut zu funktionieren.
Bei einem Showback-Modell trägt ein zentrales IT- oder Finanzteam weiterhin die Gesamtkosten. Die Geschäftsbereiche erhalten eine Aufschlüsselung ihrer Verbrauchsdaten, was zu einem bewussteren Ausgabeverhalten anregt, ohne dass es zu formellen Abrechnungsreibungen kommt. Bei einem Chargeback-Modell erscheinen dieselben Kosten als konkrete Posten im Budget der einzelnen Abteilungen, was direkte finanzielle Konsequenzen für jede Ressourcenentscheidung nach sich zieht.
Die Wahl zwischen diesen beiden Ansätzen bestimmt, wie Ihr Unternehmen das Thema Cloud-Eigentumsverhältnisse handhabt. Showback schafft Bewusstsein; Chargeback sorgt für Verantwortlichkeit. Viele Unternehmen nutzen das eine als Sprungbrett zum anderen.
Wie funktioniert Showback in der Praxis?
Ein Showback-Modell funktioniert so, dass Cloud-Ressourcen gekennzeichnet, Verbrauchsdaten den Geschäftsbereichen zugeordnet und regelmäßig Kostenberichte erstellt werden, aus denen jedem Team sein Anteil an den IT-Ausgaben hervorgeht. Es findet kein Geldtransfer statt. Die Berichte dienen als Spiegel und helfen den Teams, die finanziellen Auswirkungen ihrer technischen Entscheidungen zu verstehen, ohne dass sie eine formelle Budgetverantwortung tragen.
In der Praxis umfasst der Prozess in der Regel drei Schritte:
- Ressourcen-Tagging: Jede Cloud-Ressource ist mit Metadaten versehen, die das zuständige Team, das Produkt oder die Kostenstelle angeben.
- Kostenaufschlüsselung: Gemeinsame Kosten wie Netzwerkkosten, Supportgebühren oder Plattformdienste werden nach vereinbarten Regeln auf die Geschäftsbereiche umgelegt.
- Berichterstattung: Die Finanz- oder IT-Abteilung veröffentlicht regelmäßig Berichte, aus denen die den einzelnen Teams zugeordneten Ausgaben hervorgehen, häufig monatlich oder pro Sprint-Zyklus.
Der Nutzen von Showback liegt darin, den Verbrauch sichtbar zu machen, bevor er zu einem Budgetproblem wird. Wenn ein Entwicklungsteam feststellt, dass seine Testumgebung einen erheblichen Teil der monatlichen Cloud-Rechnung ausmacht, ist es weitaus eher bereit, Empfehlungen zur Optimierung der Ressourcengröße umzusetzen oder nicht genutzte Ressourcen stillzulegen. Eine Verhaltensänderung muss nicht unbedingt mit einer finanziellen Übertragung einhergehen, um Wirkung zu zeigen.
Wie funktioniert die Rückbuchung bei FinOps?
Bei einem FinOps-Chargeback-Modell werden die Cloud- und IT-Kosten formell auf das Budget des verbrauchenden Geschäftsbereichs umgelegt. Die zentrale IT- oder Finanzabteilung stellt jeder Abteilung eine Rechnung auf Basis der tatsächlichen Nutzung aus, und diese Kosten erscheinen als tatsächliche Aufwendungen in den Gewinn- und Verlustrechnungen der Abteilungen oder in den Kostenstellenberichten. Dadurch trägt jedes Team die direkte Verantwortung für die finanziellen Folgen seiner Technologieentscheidungen.
Chargeback erfordert eine ausgereiftere Grundlage als Showback, da hier finanziell mehr auf dem Spiel steht. Die Abteilungen werden Zuweisungen anfechten, die sie als ungerecht empfinden; daher müssen die zugrunde liegenden Kostendaten korrekt sein, die Zuweisungsmethode muss vertretbar sein und die gemeinsamen Kosten müssen nach vereinbarten Regeln verteilt werden. Zu den gängigen Zuweisungsmethoden gehören:
- Direkte Zuweisung: Die Kosten werden auf der Grundlage des tatsächlich gemessenen Verbrauchs pro Team zugewiesen.
- Proportionale Zuteilung: Die gemeinsamen Kosten werden entsprechend dem prozentualen Anteil jedes Teams am Gesamtverbrauch aufgeteilt.
- Feste Zuweisung: Jedem Bereich wird ein festgelegter Prozentsatz der gemeinsamen Kosten zugewiesen, unabhängig von Schwankungen.
Wenn das Chargeback-Verfahren gut umgesetzt wird, schafft es starke Anreize für die Entwicklungs- und Produktteams, ihre Cloud-Nutzung zu optimieren, da sich jede Ineffizienz direkt auf ihr eigenes Budget auswirkt. Dies ist ein Grund, warum das Chargeback-Verfahren ein Kennzeichen ausgereifter FinOps-Praktiken ist.
Welches Modell sollte ein Unternehmen als Erstes einführen?
Die meisten Unternehmen sollten zunächst mit dem „Showback“ beginnen, bevor sie zum „Chargeback“ übergehen. Der „Showback“ sorgt für die Datenqualität, die Disziplin bei der Kennzeichnung und das funktionsübergreifende Vertrauen, auf denen der „Chargeback“ basiert. Ein direkter Sprung zum „Chargeback“ ohne diese Grundlage führt in der Regel zu umstrittenen Zuordnungen, angespannten Beziehungen zwischen der IT und den Geschäftsbereichen sowie einem Vertrauensverlust in die zugrunde liegenden Kostendaten.
Showback gibt Ihrem Unternehmen Zeit, um zu überprüfen, ob die Kostendaten korrekt sind, die Erfassung der Tags vollständig ist und die Geschäftsbereiche verstehen, wie ihr Verbrauch gemessen wird. Außerdem ermöglicht es den Teams aus den Bereichen Finanzen, IT und Technik, sich auf Verrechnungsregeln abzustimmen, bevor diese Regeln konkrete finanzielle Auswirkungen haben.
Sobald Ihre Showback-Berichte stabil sind, allgemeines Vertrauen genießen und konsequent umgesetzt werden, wird der Übergang zum Chargeback eher zu einer Frage der Unternehmensführung und der Prozessumstellung als zu einer technischen Herausforderung. Die Dateninfrastruktur ist bereits vorhanden. Der Schwerpunkt verlagert sich nun auf die Neuregelung der Budgetverantwortlichkeiten, die Anpassung der Finanzabläufe und die Kommunikation der Änderung an die Beteiligten.
Was sind die häufigsten Herausforderungen bei Chargeback-Modellen?
Die häufigsten Herausforderungen bei Chargeback-Modellen sind strittige Zuordnungen, unvollständige Kennzeichnung und Widerstand seitens der Geschäftsbereiche, die die Methodik als ungerecht empfinden. Da Chargebacks konkrete finanzielle Konsequenzen haben, führt jede Ungenauigkeit in den zugrunde liegenden Daten zu Konflikten zwischen den Abteilungen und dem IT- oder Finanzteam, das das Modell verwaltet.
Zu den konkreten Herausforderungen, mit denen Organisationen häufig konfrontiert sind, gehören:
- Aufteilung der gemeinsamen Kosten: Die Kosten für gemeinsam genutzte Infrastruktur, Plattformdienste oder Supportverträge lassen sich nur schwer gerecht zuordnen. Ohne eine klare und einvernehmlich festgelegte Methodik werden die Abteilungen ihren Anteil anfechten.
- Lücken bei der Kennzeichnung: Ressourcen, die nicht oder uneinheitlich gekennzeichnet sind, können keinem bestimmten Team zugeordnet werden, was zu Schätzungen oder Auslassungen führt, die das Vertrauen in die Berichte untergraben.
- Widerstand innerhalb der Organisation: Geschäftsbereiche, die bisher nicht für IT-Kosten aufkommen mussten, könnten Widerstand leisten, wenn diese Kosten zum ersten Mal in ihren Budgets auftauchen.
- Aufwand für die Unternehmensführung: Chargeback erfordert eine kontinuierliche Steuerung, um Streitfälle zu bearbeiten, die Zuordnungsregeln an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen und die Datenqualität in großem Maßstab zu gewährleisten.
Diese Herausforderungen sind bewältigbar, erfordern jedoch Investitionen in Prozesse und Steuerungsstrukturen – nicht nur in Tools. Unternehmen, die Chargebacks als rein technisches Problem betrachten, unterschätzen in der Regel den organisatorischen Wandel, der erforderlich ist, damit das Konzept funktioniert.
Können Showback und Chargeback innerhalb derselben Organisation nebeneinander bestehen?
Ja, Showback und Chargeback können innerhalb ein und desselben Unternehmens nebeneinander bestehen, und dies ist in größeren Unternehmen sogar ein gängiges Muster. Verschiedene Geschäftsbereiche weisen oft unterschiedliche Reifegrade im Bereich FinOps, unterschiedliche Budgetierungsstrukturen und unterschiedliche Beziehungen zur IT auf. Ein hybrider Ansatz ermöglicht es Ihnen, Chargeback dort anzuwenden, wo die Daten und die Governance ausgereift sind, während Sie Showback nutzen, um in Bereichen, die noch nicht für eine vollständige finanzielle Rechenschaftspflicht bereit sind, die entsprechenden Voraussetzungen zu schaffen.
So könnte beispielsweise ein etablierter Produktbereich mit strenger Tagging-Disziplin und Eigenverantwortung für die Cloud nach einem vollständigen Chargeback-Modell arbeiten, während ein neu gegründetes Team oder ein Geschäftsbereich, der noch dabei ist, Cloud-Kompetenz aufzubauen, nach dem Showback-Modell arbeitet. Im Laufe der Zeit, wenn die allgemeine FinOps-Reife des Unternehmens zunimmt, können immer mehr Bereiche vom Showback- zum Chargeback-Modell übergehen.
Eine wichtige Voraussetzung für das Funktionieren eines Hybridmodells ist, dass die zugrunde liegenden Kostendaten und die Zuordnungsmethodik in beiden Modellen einheitlich sind. Die Anwendung unterschiedlicher Regeln für verschiedene Abteilungen führt zu Verwirrung und erschwert eine aussagekräftige Berichterstattung über die gesamten IT-Ausgaben. Erst die Einheitlichkeit auf der Datenebene ermöglicht es, dass Showback und Chargeback nebeneinander funktionieren, ohne sich gegenseitig zu beeinträchtigen.
So unterstützen wir Sie bei der Umsetzung von Showback und Chargeback
Die Entwicklung eines funktionsfähigen Showback- oder Chargeback-Modells erfordert genaue Kostendaten, eine lückenlose Kennzeichnung, fundierte Verrechnungsregeln und die richtige Governance-Struktur, um dessen Fortbestand zu sichern. Wir unterstützen Unternehmen dabei, all dies umzusetzen – durch unsere FinOps-Dienstleistungen, der den gesamten Prozess von der ersten Bewertung bis zur operativen Umsetzung abdeckt.
Konkret unterstützen wir Sie bei folgenden Aufgaben:
- Bewertung des Reifegrades von FinOps: Wir bewerten Ihre derzeitigen Fähigkeiten im Bereich des Cloud-Finanzmanagements, einschließlich der Abdeckung durch Tagging, der Qualität der Kostenverrechnung und des Reifegrades der Governance, und erstellen einen praxisorientierten Fahrplan für Verbesserungen.
- Gestaltung der Kostenverrechnung: Wir unterstützen Sie dabei, ein fundiertes Verrechnungsmodell für gemeinsam genutzte Kosten in AWS, Azure und GCP zu entwickeln – einschließlich Containern und Supportgebühren –, damit Ihre Showback- oder Chargeback-Berichte einer genauen Prüfung standhalten.
- Rahmenbedingungen für Governance und Rechenschaftspflicht: Wir legen die Rollen, Entscheidungsbefugnisse und den Überprüfungsrhythmus fest, die dafür sorgen, dass Showback und Chargeback nachhaltig sind und nicht nur eine reine Berichtsmaßnahme darstellen.
- Implementierung der Werkzeuge: Wir implementieren und konfigurieren FinOps-Tools, darunter Apptio Cloudability, um den Finanz-, IT- und Entwicklungsteams einen gemeinsamen Überblick über die Cloud-Kosten und die Cloud-Nutzung zu verschaffen.
- Funktionsübergreifende Abstimmung: Wir fördern den Dialog zwischen den Bereichen Finanzen, IT und den Geschäftsbereichen, der erforderlich ist, um sich auf Zuordnungsregeln zu einigen und Vertrauen in die Daten aufzubauen.
Wenn Sie den Schritt von der Transparenz der Cloud-Kosten hin zu echter finanzieller Rechenschaftspflicht gehen möchten, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir helfen Ihnen dabei, den richtigen Ausgangspunkt für Ihr Unternehmen zu finden.