Wie lassen sich Kostenüberschreitungen bei der Cloud verhindern, bevor sie auftreten?

Sie können Kostenüberschreitungen in der Cloud verhindern, bevor sie auftreten, indem Sie proaktive Governance, klare Zuständigkeiten und eine strukturierte FinOps-Praxis kombinieren, die finanzielle Entscheidungsfindung in jede Phase der Cloud-Nutzung einbezieht. Die Hauptursache für die meisten Kostenüberschreitungen sind nicht technische Ausfälle, sondern organisatorische Lücken: Teams tätigen Ausgaben ohne Transparenz, Budgets werden ohne Nutzungsdaten festgelegt, und die Verantwortung liegt bei den falschen Personen. Die folgenden Abschnitte befassen sich mit den häufigsten Fragen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn sie versuchen, ihre Cloud-Ausgaben in den Griff zu bekommen.

Was führt dazu, dass die Cloud-Kosten außer Kontrolle geraten?

Die Cloud-Kosten geraten außer Kontrolle, wenn Entscheidungen über die Nutzung ohne finanzielle Rechenschaftspflicht getroffen werden. Die Entwicklungs- und Anwendungsteams entscheiden, was bereitgestellt wird, doch die Rechnung geht an die IT- oder Finanzabteilung, die bei diesen Entscheidungen kein Mitspracherecht hatte. Ohne eine Rückkopplungsschleife zwischen Ausgaben und Konsequenzen steigt der Verbrauch ungehindert an.

In Unternehmen gibt es mehrere Muster, die dies durchgängig vorantreiben:

• Unklare Eigentumsverhältnisse: Kostendaten sind in den Dashboards verfügbar, aber niemand ist dafür verantwortlich, darauf zu reagieren. Zu wissen, wohin das Geld fließt, ist nicht dasselbe wie jemanden zu haben, der dafür verantwortlich ist, Verschwendung zu reduzieren.
• Kein regelmäßiger Entscheidungsrhythmus: Die Optimierung erfolgt reaktiv, in der Regel nachdem eine Budgetwarnung ausgelöst wurde oder bei einer vierteljährlichen Überprüfung eine Kostenüberschreitung festgestellt wurde. Es gibt keinen strukturierten Rhythmus für die Überprüfung und die Umsetzung von Maßnahmen auf der Grundlage von Cloud-Kostendaten.
• Isolierte Funktionen: Die Bereiche Finanzen, IT und Technik optimieren jeweils aus ihrer eigenen Perspektive. Dies führt zu Reibungsverlusten und bedeutet, dass Kosten-Nutzen-Abwägungen zu spät im Lieferzyklus bewertet werden, um noch sinnvolle Änderungen vornehmen zu können.
• Manuelle Prozesse, die nicht skalierbar sind: Die bedarfsgerechte Dimensionierung, die verbindliche Beschaffung und die Kostenverrechnung erfordern allesamt manuellen Aufwand. Da Cloud-Umgebungen immer komplexer werden, führen manuelle Ansätze zu uneinheitlichen Ergebnissen und lassen Einsparpotenziale ungenutzt.

Das hat zur Folge, dass Cloud-Kosten erst im Nachhinein sichtbar werden, jedoch nie aktiv gesteuert werden, um den geschäftlichen Nutzen zu maximieren. Transparenz allein verhindert keine Kostenüberschreitungen in der Cloud; sie bestätigt lediglich, dass diese bereits eingetreten sind.

Wie trägt FinOps dazu bei, überhöhte Cloud-Ausgaben zu vermeiden?

FinOps verhindert überhöhte Cloud-Ausgaben, indem es Kosten-, Leistungs- und Risikoabwägungen kontinuierlich in technische und geschäftliche Entscheidungen einbezieht – und zwar nicht nur zum Zeitpunkt der Budgetüberprüfung. Im Gegensatz zu herkömmlichen Cloud-Kostenmanagement Während der Schwerpunkt auf der Erfassung und Erläuterung vergangener Ausgaben liegt, entwickelt FinOps ein Betriebsmodell, das überhöhte Ausgaben von vornherein verhindert.

Der praktische Unterschied ist erheblich. Das Cloud-Kostenmanagement sorgt für Transparenz. FinOps bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Transparenz durch definierte Rollen, Governance-Prozesse und funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Finanzen, IT, Beschaffung und Entwicklung strukturiert zu nutzen.

Eine ausgereifte FinOps-Praxis bietet folgende Vorteile:

• Entscheidungsreife Erkenntnisse statt Daten, die nur in einem Dashboard herumliegen
• Verantwortungsbewusste Steuerung der Cloud-Ausgaben auf Team- oder Produktebene
• Ein regelmäßiger Rhythmus zur Überprüfung von Verpflichtungen, zur Optimierung von Kapazitäten und zur Analyse von Budgetabweichungen
• Abstimmung zwischen den Cloud-Ausgaben und dem erwarteten geschäftlichen Nutzen

Durch die Integration von FinOps in das Technology Business Management (TBM) gewinnen Unternehmen eine zusätzliche Ebene der strategischen Ausrichtung: Die Cloud-Ausgaben werden in den breiteren Kontext des IT-Kostenmanagements und der Geschäftsergebnisse eingebettet, wodurch es einfacher wird, Investitionsentscheidungen zu begründen und zu erkennen, wo die Cloud einen Mehrwert schafft und wo sie lediglich Kosten verursacht.

Welche Maßnahmen zur Steuerung der Cloud-Kosten sollten Unternehmen umsetzen?

Eine effektive Steuerung der Cloud-Kosten erfordert drei Dinge: klar definierte Entscheidungsbefugnisse, einen einheitlichen Überprüfungsrhythmus und Richtlinien, die die Ausgabenbefugnis mit der Rechenschaftspflicht verknüpfen. Ohne diese Faktoren sammeln sich zwar Kostendaten an, doch niemand ergreift darauf basierend Maßnahmen.

Legen Sie zunächst fest, wer auf den einzelnen Ebenen für die Cloud-Kosten verantwortlich ist: die Organisation, der Geschäftsbereich, das Produktteam und die Workload. Die Zuständigkeit muss so konkret definiert sein, dass bei Auslösung einer Warnmeldung oder bei Überschreitung eines Budgets eine namentlich benannte Person für die Reaktion verantwortlich ist und nicht ein gemeinsamer Posteingang.

Abgesehen von den Eigentumsverhältnissen hängt die Unternehmensführung von den Prozessen ab:

• Standards für die Kennzeichnung und Zuordnung: Jede Cloud-Ressource sollte einheitlich mit Tags versehen werden, damit die Kosten den Teams und Diensten zugeordnet werden können, die sie verursachen. Eine unzureichende Kennzeichnung ist einer der häufigsten Gründe für das Versagen der Governance.
• Häufigkeit der Überprüfung von Budget und Prognosen: Monatliche Überprüfungen der Ist-Werte im Vergleich zu den Prognosen, mit einem klaren Eskalationspfad, sobald Abweichungen festgelegte Schwellenwerte überschreiten.
• Steuerung des Engagements: Reservierte Instanzen und Sparpläne erfordern strukturierte Entscheidungsprozesse. Der Abschluss von Kaufverpflichtungen ohne ein Governance-Rahmenwerk führt entweder zu einer Überbelegung oder zu entgangenen Einsparungen.
• Durchsetzung der Richtlinien: Automatisierte Richtlinien zur Beendigung ungenutzter Ressourcen, zur Beschränkung von Instanztypen und zum Herunterfahren von Umgebungen verhindern, dass sich unnötige Ausgaben unbemerkt ansammeln.

Governance ist kein Regelwerk, das den Entwicklungsteams aufgezwungen wird. Es ist der gemeinsame Rahmen, der den Bereichen Finanzen, IT und Entwicklung eine gemeinsame Sprache bietet, um Abwägungen zwischen Kosten, Leistung und Risiko zu treffen.

Wie legt man Cloud-Budgets fest, die die tatsächliche Nutzung widerspiegeln?

Cloud-Budgets spiegeln die tatsächliche Nutzung wider, wenn sie auf Verbrauchsdaten basieren und nicht auf den um einen Prozentsatz angepassten Ist-Werten des Vorjahres. Statische Budgets versagen in Cloud-Umgebungen, da die Nutzung dynamisch ist; ein Budget, das Wachstumsmuster, saisonale Spitzen oder geplante Migrationen nicht berücksichtigt, ist bereits vor Ablauf des Quartals hinfällig.

Um Budgets festzulegen, die sich in der Praxis bewähren, sollten Unternehmen:

1. Beginnen Sie mit Daten auf Workload-Ebene: Gesamtbudgets verschleiern die Signale, die Sie benötigen. Erstellen Sie Budgets auf Team-, Produkt- oder Dienstleistungsebene, damit Abweichungen auf ihre Ursache zurückgeführt werden können.
2. Berücksichtigen Sie nicht nur die historischen Ausgaben, sondern auch Nutzungstrends: Betrachten Sie die Wachstumsraten nach Dienst und Konto für die letzten drei bis sechs Monate und berücksichtigen Sie dabei geplante Änderungen wie neue Bereitstellungen, Migrationen oder Stilllegungen.
3. Berücksichtigung der Deckungsquote: Budgets sollten die Mischung aus On-Demand-, reservierten und Spot-Preisen widerspiegeln, die Ihr Unternehmen nutzt. Ein Budget, das ausschließlich auf On-Demand-Preisen basiert, führt zu einer Überbewertung der Kosten, wenn Sie in erheblichem Umfang reservierte Instanzen nutzen.
4. Auslöser für Überprüfungen einrichten: Legen Sie Budgetwarnungen bei 80% und 100% des Schwellenwerts fest und definieren Sie, welche Maßnahme bei jedem Auslöser erforderlich ist. Eine Warnung ohne definierte Reaktion ist nur Störsignal.
5. Budgets an die Geschäftsplanungszyklen anpassen: Cloud-Budgets sollten in den übergeordneten IT-Finanzplanungsprozess einfließen und von diesem geprägt werden, anstatt in einem separaten Tool zu verbleiben, das die Finanzabteilung nie zu Gesicht bekommt.

Das Ziel ist ein Haushalt, der als Instrument für das laufende Management dient und nicht als jährliche Übung, die abgelegt und vergessen wird.

Mit welchen Methoden zur Cloud-Kostenoptimierung lassen sich am schnellsten Einsparungen erzielen?

Die schnellsten Einsparungen bei den Cloud-Kosten lassen sich in der Regel durch die Optimierung der Ressourcenausstattung und die Eliminierung ungenutzter oder nicht benötigter Ressourcen erzielen. Diese Maßnahmen erfordern keine architektonischen Änderungen, lassen sich oft innerhalb weniger Tage umsetzen und führen zu einer sofortigen Senkung der monatlichen Kosten. Für die meisten Unternehmen ist dies der logische Ausgangspunkt.

Optimierung der Personalstärke und Beseitigung von Verschwendung

Unter „Rightsizing“ versteht man die Anpassung der Größe von Cloud-Ressourcen an den tatsächlichen Arbeitslastbedarf. Viele Unternehmen stellen bei der Bereitstellung zu hohe Kapazitäten bereit und überprüfen diese Entscheidungen anschließend nie wieder. Eine Analyse der CPU-, Speicher- und Speicherplatzauslastung in Ihrer gesamten Umgebung zeigt in der Regel, dass ein erheblicher Anteil der Ressourcen nur zu einem Bruchteil ihrer zugewiesenen Kapazität ausgelastet ist. Durch die Verkleinerung oder Konsolidierung dieser Ressourcen lassen sich Kosten senken, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.

Ungenutzte Ressourcen – darunter angehaltene virtuelle Maschinen, für die weiterhin Speichergebühren anfallen, vergessene Entwicklungsumgebungen und nicht zugeordnete Festplatten – sind reine Verschwendung. Automatisierte Richtlinien zur Erkennung und Deaktivierung ungenutzter Ressourcen lassen sich schnell umsetzen und führen zu wiederkehrenden Einsparungen.

Verpflichtungsbasierte Preisgestaltung

Reservierte Instanzen und Sparpläne bieten im Vergleich zu On-Demand-Preisen erhebliche Rabatte im Gegenzug für eine Nutzungszusage, die in der Regel ein oder drei Jahre beträgt. Für Workloads mit vorhersehbarem, stabilem Verbrauch ist dies einer der Optimierungshebel mit der höchsten Rendite. Die Herausforderung besteht darin, das richtige Maß an Verpflichtung einzugehen, ohne sich zu stark auf Ressourcen festzulegen, die Sie möglicherweise gar nicht benötigen. Ein strukturierter Prozess zur Steuerung der Nutzungsverpflichtungen, der vierteljährlich überprüft wird, sorgt für das richtige Gleichgewicht.

Über diese beiden Bereiche hinaus sorgen Speicher-Tiering, Lizenzoptimierung und das Management des ausgehenden Netzwerkverkehrs für zusätzliche Einsparungen und gewinnen mit zunehmender Cloud-Reife an Bedeutung. Legen Sie den Schwerpunkt zunächst auf die richtige Dimensionierung und die Abdeckung der Verpflichtungen und widmen Sie sich erst dann den weniger offensichtlichen Optimierungsmöglichkeiten, sobald Ihre FinOps-Fähigkeiten ausgereifter sind.

Wann sollte ein Unternehmen externes Fachwissen im Bereich Cloud-Finanzmanagement hinzuziehen?

Ein Unternehmen sollte externes Fachwissen im Bereich Cloud-Finanzmanagement hinzuziehen, wenn interne Bemühungen zwar Transparenz geschaffen, aber keine Maßnahmen bewirkt haben, wenn die Cloud-Ausgaben schneller steigen als der dadurch generierte geschäftliche Nutzen oder wenn der FinOps-Bereich nicht über die Kapazitäten oder die funktionsübergreifende Befugnis verfügt, Veränderungen eigenständig voranzutreiben.

Solche Situationen kommen häufiger vor, als es den Anschein hat. Viele Unternehmen haben in Tools und Berichtssysteme investiert, stellen jedoch fest, dass die organisatorische Dynamik, konkurrierende Prioritäten oder Qualifikationslücken sie daran hindern, Erkenntnisse in eine nachhaltige Optimierung umzusetzen. Externes Fachwissen ist nicht deshalb nützlich, weil interne Teams nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, sondern weil eine Außenperspektive Governance-Strukturen etablieren, funktionale Silos durchbrechen und die Umsetzung von Vorgehensweisen beschleunigen kann, deren interner Aufbau andernfalls Monate dauern würde.

Konkrete Anzeichen dafür, dass externe Unterstützung einen Mehrwert schafft:

• Das Cloud-Kostenmanagement erfolgt manuell und lässt sich nicht an die Komplexität Ihrer Umgebung anpassen.
• Die Finanzabteilung und die Technik sind sich nicht einig darüber, wie die Cloud-Kosten zugeordnet oder ausgewiesen werden sollen
• Sie verfügen über ein FinOps-Tool, aber es gibt kein strukturiertes Betriebsmodell dafür
• Sie müssen das Cloud-Kostenmanagement in umfassendere IT-Finanzmanagement- oder TBM-Rahmenkonzepte einbinden.
• Eine Führungsposition im Bereich FinOps ist unbesetzt oder die Funktion ist in einer Phase des Cloud-Wachstums unterbesetzt

Wie wir bei Kostenüberschreitungen in der Cloud helfen

Wir arbeiten mit Unternehmen in jeder Phase ihrer FinOps-Entwicklung zusammen – vom Aufbau der Grundlagen bis hin zur Aufrechterhaltung einer vollständig integrierten Cloud-Finanzmanagement-Lösung. Unser Ansatz ist praxisorientiert und auf Ergebnisse ausgerichtet, nicht nur auf die Berichterstattung.

Das bringen wir in die Arbeit ein:

• FinOps-Bewertung: Eine strukturierte Bewertung des aktuellen Reifegrades Ihres Cloud-Finanzmanagements in den Bereichen Personal, Prozesse, Governance und Tools, die zu einem priorisierten Verbesserungsplan mit quantifizierten Einsparpotenzialen führt.
• FinOps-Strategie und -Umsetzung: Entwicklung und Umsetzung eines skalierbaren FinOps-Betriebsmodells, das Governance, Rollen, Entscheidungsbefugnisse und Prozesse definiert und die Bereiche Finanzen, IT, Beschaffung und Entwicklung im Hinblick auf Kostenkontrolle und wertorientierte Entscheidungsfindung aufeinander abstimmt.
• FinOps as a Service: Ein vollständig verwaltetes FinOps-Betriebsmodell, das zu festen monatlichen Kosten bereitgestellt wird und die Bereiche Governance, vertrauenswürdige Daten, kontinuierliche Optimierung sowie die Bereitstellung von Tools umfasst.
• Integration von TBM und FinOps: Die Verknüpfung des operativen Cloud-Kostenmanagements mit der strategischen Steuerung des Zusammenhangs zwischen Technologie und Geschäftsnutzen, sodass Cloud-Ausgaben im Kontext von IT-Investitionsentscheidungen und Geschäftsergebnissen bewertet werden.
• Vollkostenverrechnung: Einschließlich Container- und Supportkosten für AWS, Azure und GCP, mit Funktionen zur bedarfsgerechten Dimensionierung und zum Vergleich zwischen On-Premises- und Cloud-Lösungen.

Falls Kostenüberschreitungen im Cloud-Bereich in Ihrem Unternehmen ein wiederkehrendes Problem darstellen oder wenn Sie zwar Einblick haben, aber nicht über die notwendigen Steuerungsmechanismen verfügen, um darauf zu reagieren, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu erörtern, wo Ihre FinOps-Praxis derzeit steht und wo sich am schnellsten Verbesserungen erzielen lassen.