Hoe voorkom je dat de kosten voor clouddiensten uit de hand lopen voordat dat gebeurt?

U kunt kostenoverschrijdingen in de cloud voorkomen door proactief beheer, duidelijke verantwoordelijkheid en een gestructureerde FinOps-aanpak te combineren, waarbij financiële besluitvorming in elke fase van het cloudgebruik wordt geïntegreerd. De hoofdoorzaak van de meeste overschrijdingen is niet een technische storing, maar organisatorische tekortkomingen: teams geven geld uit zonder inzicht, budgetten worden vastgesteld zonder gebruiksgegevens en de verantwoordelijkheid ligt bij de verkeerde personen. In de onderstaande paragrafen worden de meest voorkomende vragen behandeld waarmee organisaties worden geconfronteerd wanneer ze hun clouduitgaven onder controle willen krijgen.

Wat zorgt ervoor dat de cloudkosten uit de hand lopen?

De cloudkosten lopen volledig uit de hand wanneer beslissingen over het verbruik worden genomen zonder financiële verantwoording. De engineering- en applicatieteams bepalen wat er wordt geïmplementeerd, maar de rekening komt terecht bij IT of Financiën, die geen inspraak hadden in die beslissingen. Zonder een feedbackloop tussen uitgaven en gevolgen neemt het verbruik ongebreideld toe.

Er zijn verschillende patronen die hiervoor binnen organisaties consequent zorgen:

• Onduidelijke eigendomsverhoudingen: De kostengegevens zijn weliswaar beschikbaar in dashboards, maar er is niemand die verantwoordelijk is voor het ondernemen van actie op basis daarvan. Weten waar het geld naartoe gaat, is niet hetzelfde als iemand hebben die verantwoordelijk is voor het terugdringen van verspilling.
• Geen vast beslisritme: Optimalisatie vindt reactief plaats, meestal nadat er een budgetwaarschuwing is afgegaan of uit een kwartaalevaluatie blijkt dat er te veel is uitgegeven. Er is geen gestructureerd ritme voor het beoordelen van en het ondernemen van actie op basis van gegevens over cloudkosten.
• Afzonderlijke functies: Financiën, IT en engineering streven elk vanuit hun eigen perspectief naar optimalisatie. Dit leidt tot wrijving en betekent dat afwegingen op het gebied van kosten pas te laat in de leveringscyclus worden beoordeeld om nog zinvolle aanpassingen te kunnen doorvoeren.
• Handmatige processen die niet schaalbaar zijn: Het afstemmen van de capaciteit, het afnemen van vaste hoeveelheden en de toewijzing van kosten zijn allemaal afhankelijk van handmatig werk. Naarmate cloudomgevingen complexer worden, leiden handmatige werkwijzen tot inconsistente resultaten en worden kansen op besparingen gemist.

Het gevolg is dat de cloudkosten pas achteraf zichtbaar worden, maar nooit actief worden beheerd om de bedrijfswaarde te maximaliseren. Zichtbaarheid alleen voorkomt geen kostenoverschrijdingen in de cloud; het bevestigt alleen maar dat deze al hebben plaatsgevonden.

Hoe helpt FinOps om te hoge uitgaven in de cloud te voorkomen?

FinOps voorkomt te hoge uitgaven in de cloud door afwegingen op het gebied van kosten, prestaties en risico’s voortdurend mee te nemen in technische en zakelijke beslissingen, en niet alleen bij de begrotingsbeoordeling. Waar traditionele beheer van cloudkosten Terwijl de nadruk bij rapportage en toelichting op eerdere uitgaven ligt, bouwt FinOps het bedrijfsmodel op dat voorkomt dat er überhaupt te veel wordt uitgegeven.

Het praktische verschil is aanzienlijk. Cloudkostenbeheer biedt u transparantie. FinOps biedt u een gestructureerde manier om op basis van die transparantie actie te ondernemen via vastgelegde rollen, governanceprocessen en functieoverschrijdende samenwerking tussen Financiën, IT, inkoop en engineering.

Een goed ontwikkelde FinOps-aanpak levert het volgende op:

• Inzichten die direct bruikbaar zijn voor besluitvorming, in plaats van gegevens die alleen maar in een dashboard staan
• Verantwoord beheer van clouduitgaven op team- of productniveau
• Een terugkerend ritme voor het evalueren van verplichtingen, het optimaliseren van kansen en het analyseren van budgetafwijkingen
• Afstemming tussen de uitgaven voor cloudoplossingen en de bedrijfswaarde die hiermee naar verwachting zal worden gegenereerd

Wanneer FinOps wordt geïntegreerd met Technology Business Management (TBM), krijgen organisaties een extra niveau van strategische afstemming: clouduitgaven worden geplaatst in de bredere context van IT-kostenbeheer en bedrijfsresultaten, waardoor het eenvoudiger wordt om investeringsbeslissingen te onderbouwen en vast te stellen waar de cloud waarde oplevert en waar deze juist alleen maar kosten met zich meebrengt.

Welke maatregelen op het gebied van cloudkostenbeheer zouden organisaties moeten invoeren?

Voor een effectief beheer van cloudkosten zijn drie zaken nodig: duidelijk omschreven beslissingsbevoegdheden, een consistent beoordelingsritme en beleidsregels die de bevoegdheid om uitgaven te doen koppelen aan verantwoordingsplicht. Zonder deze elementen stapelen de kostengegevens zich op, maar onderneemt niemand actie op basis daarvan.

Bepaal om te beginnen wie op elk niveau verantwoordelijk is voor de cloudkosten: de organisatie, de bedrijfsunit, het productteam en de workload. Deze verantwoordelijkheid moet zo concreet zijn dat er, wanneer er een waarschuwing wordt geactiveerd of een budget wordt overschreden, een specifieke persoon is aangewezen die verantwoordelijk is voor de reactie, en niet een gedeelde inbox.

Naast eigendom hangt het bestuur af van processen:

• Normen voor het aanbrengen van labels en toewijzing: Elke cloudresource moet op een consistente manier worden getagd, zodat de kosten kunnen worden toegerekend aan de teams en diensten die ze veroorzaken. Slechte tagging is een van de meest voorkomende redenen waarom het beheer mislukt.
• Frequentie van de evaluatie van de begroting en de prognoses: Maandelijkse evaluaties van de werkelijke cijfers ten opzichte van de prognoses, met een duidelijk escalatieproces wanneer afwijkingen de vastgestelde drempels overschrijden.
• Betrokkenheidsbeleid: Voor gereserveerde instances en besparingsplannen zijn gestructureerde besluitvormingsprocessen vereist. Het aangaan van afnameverplichtingen zonder een governancekader leidt ofwel tot te hoge verplichtingen, ofwel tot gemiste besparingen.
• Handhaving van het beleid: Geautomatiseerde beleidsregels voor het beëindigen van inactieve resources, beperkingen op instancetypes en het afsluiten van omgevingen voorkomen dat onnodige uitgaven zich ongemerkt opstapelen.

Governance is geen reeks regels die aan technische teams worden opgelegd. Het is het gezamenlijke kader dat de afdelingen Financiën, IT en Techniek een gemeenschappelijke taal biedt om afwegingen te maken tussen kosten, prestaties en risico’s.

Hoe stel je cloudbudgetten vast die daadwerkelijk het werkelijke verbruik weerspiegelen?

Cloudbudgetten geven het werkelijke verbruik weer wanneer ze worden opgesteld op basis van verbruiksgegevens in plaats van op basis van de werkelijke cijfers van vorig jaar, aangepast met een bepaald percentage. Statische budgetten werken niet in cloudomgevingen omdat het verbruik dynamisch is, en een budget dat geen rekening houdt met groeipatronen, seizoenspieken of geplande migraties, zal al voor het einde van het kwartaal achterhaald zijn.

Om budgetten vast te stellen die in de praktijk haalbaar zijn, moeten organisaties:

1. Begin met gegevens op werkbelastingsniveau: Geaggregeerde begrotingen verhullen de signalen die je nodig hebt. Stel begrotingen op team-, product- of dienstniveau op, zodat afwijkingen tot aan de bron kunnen worden herleid.
2. Houd rekening met gebruikstrends, niet alleen met historische uitgaven: Bekijk de groeicijfers per dienst en account over de afgelopen drie tot zes maanden en houd rekening met geplande veranderingen, zoals nieuwe implementaties, migraties of buitengebruikstellingen.
3. Verantwoording van de dekking van verplichtingen: Budgetten moeten de combinatie van on-demand-, gereserveerde en spotprijzen weerspiegelen die uw organisatie hanteert. Een budget dat volledig is gebaseerd op on-demand-tarieven zal de kosten te hoog weergeven als u een aanzienlijk aandeel gereserveerde instances hebt.
4. Bouw triggers voor beoordelingen in: Stel budgetwaarschuwingen in op 80% en 100% van de drempelwaarde, en bepaal welke actie bij elke trigger moet worden ondernomen. Een waarschuwing zonder gedefinieerde reactie is slechts ruis.
5. Stem de begrotingen af op de bedrijfsplanningscycli: Cloudbudgetten moeten worden geïntegreerd in het bredere financiële planningsproces voor IT en daarop worden afgestemd; ze mogen niet in een aparte tool worden ondergebracht die de financiële afdeling nooit te zien krijgt.

Het doel is een begroting die fungeert als een dynamisch managementinstrument, en niet als een jaarlijkse exercitie die na afloop wordt opgeborgen en vervolgens in de vergetelheid raakt.

Welke technieken voor kostenoptimalisatie in de cloud leveren de snelste besparingen op?

De snelste besparingen op cloudkosten worden doorgaans gerealiseerd door het optimaliseren van de capaciteit en het verwijderen van inactieve of ongebruikte resources. Deze maatregelen vereisen geen architecturale aanpassingen, kunnen vaak binnen enkele dagen worden doorgevoerd en leiden tot onmiddellijke verlagingen van de maandelijkse kosten. Voor de meeste organisaties is dit het logische startpunt.

Optimalisatie van de omvang en het terugdringen van verspilling

‘Rightsizing’ houdt in dat de omvang van cloudresources wordt afgestemd op de daadwerkelijke behoeften van de werklast. Veel organisaties voorzien bij de implementatie te veel capaciteit en herzien die keuzes nooit meer. Uit een analyse van het CPU-, geheugen- en opslaggebruik in uw omgeving blijkt doorgaans dat een aanzienlijk deel van de resources op slechts een fractie van de toegewezen capaciteit draait. Door deze resources te verkleinen of te consolideren, kunnen de kosten worden verlaagd zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties.

Onbenutte middelen, zoals gestopte virtuele machines waarvoor nog steeds opslagkosten in rekening worden gebracht, vergeten ontwikkelomgevingen en niet-gekoppelde schijven, zijn pure verspilling. Geautomatiseerde beleidsregels om onbenutte middelen op te sporen en te beëindigen kunnen snel worden geïmplementeerd en zorgen voor terugkerende besparingen.

Prijsstelling op basis van betrokkenheid

Reserved instances en savings plans bieden aanzienlijke kortingen ten opzichte van on-demand-tarieven, in ruil voor een gebruiksverplichting van doorgaans één of drie jaar. Voor workloads met een voorspelbaar en stabiel verbruik is dit een van de meest rendabele optimalisatiemogelijkheden die er zijn. De uitdaging ligt in het afsluiten van de juiste gebruiksverplichting, zonder te veel te reserveren aan resources die je misschien niet nodig hebt. Een gestructureerd beheerproces voor verbintenissen, dat elk kwartaal wordt geëvalueerd, zorgt ervoor dat dit evenwicht in stand blijft.

Naast deze twee gebieden zorgen opslagtiering, licentieoptimalisatie en het beheer van uitgaand netwerkverkeer voor extra besparingen en worden ze steeds relevanter naarmate de cloudvolwassenheid toeneemt. Geef eerst prioriteit aan het afstemmen van de capaciteit op de behoefte en het dekken van de verbintenissen, en pak vervolgens de overige optimalisatiemogelijkheden aan naarmate uw FinOps-capaciteiten zich verder ontwikkelen.

Wanneer moet een organisatie een beroep doen op externe expertise op het gebied van financieel beheer in de cloud?

Een organisatie zou externe expertise op het gebied van financieel beheer in de cloud moeten inschakelen wanneer interne inspanningen wel inzicht hebben opgeleverd maar niet tot actie hebben geleid, wanneer de uitgaven voor de cloud sneller stijgen dan de bedrijfswaarde die deze oplevert, of wanneer de FinOps-afdeling niet over de capaciteit of de functieoverschrijdende bevoegdheid beschikt om zelfstandig veranderingen door te voeren.

Dit soort situaties komen vaker voor dan het lijkt. Veel organisaties hebben geïnvesteerd in tools en rapportages, maar merken dat de dynamiek binnen de organisatie, concurrerende prioriteiten of een gebrek aan vaardigheden hen beletten om inzichten om te zetten in blijvende optimalisatie. Externe expertise is nuttig, niet omdat interne teams onvoldoende capaciteiten hebben, maar omdat een extern perspectief kan zorgen voor het opzetten van bestuursstructuren, het doorbreken van functionele silo’s en het versnellen van de implementatie van werkwijzen die anders maanden zouden vergen om intern op te bouwen.

Concrete aanwijzingen dat externe ondersteuning een meerwaarde biedt:

• Het beheer van de cloudkosten gebeurt handmatig en kan niet worden aangepast aan de complexiteit van uw omgeving
• De afdelingen Financiën en Techniek zijn het niet eens over de wijze waarop cloudkosten worden toegerekend of gerapporteerd
• Je hebt een FinOps-tool, maar er is geen gestructureerd bedrijfsmodel omheen opgezet
• Je moet het beheer van cloudkosten koppelen aan bredere kaders voor IT-financieel beheer of TBM
• Er is een vacature voor een FinOps-lead of de functie is onderbezet tijdens een periode van cloudgroei

Hoe wij helpen bij kostenoverschrijdingen in de cloud

Wij werken samen met organisaties in elke fase van het FinOps-traject, van het leggen van de basis tot het in stand houden van een volledig geïntegreerd financieel beheer in de cloud. Onze aanpak is praktisch en resultaatgericht, en niet alleen gericht op rapportage.

Dit is wat wij inbrengen in het werk:

• FinOps-beoordeling: Een gestructureerde evaluatie van de huidige stand van zaken op het gebied van financieel beheer in de cloud, waarbij aandacht wordt besteed aan personeel, processen, governance en tools, wat resulteert in een verbeteringsplan met prioriteiten en een gekwantificeerd besparingspotentieel.
• FinOps-strategie en -implementatie: Ontwerp en implementatie van een schaalbaar FinOps-bedrijfsmodel waarin governance, rollen, beslissingsbevoegdheden en processen worden vastgelegd, en waarin de afdelingen Financiën, IT, inkoop en engineering op één lijn worden gebracht met het oog op kostenbeheersing en waardegedreven besluitvorming.
• FinOps as a Service: Een volledig beheerd FinOps-bedrijfsmodel dat tegen vaste maandelijkse kosten wordt aangeboden en dat governance, betrouwbare gegevens, voortdurende optimalisatie en ondersteuning bij het gebruik van tools omvat.
• Integratie van TBM en FinOps: Het operationele beheer van cloudkosten koppelen aan strategisch beheer van de relatie tussen technologie en bedrijfswaarde, zodat clouduitgaven worden beoordeeld in het kader van IT-investeringsbeslissingen en bedrijfsresultaten.
• Volledige kostentoerekening: Inclusief container- en ondersteuningskosten voor AWS, Azure en GCP, met mogelijkheden voor het optimaliseren van de capaciteit en een vergelijkend overzicht voor beslissingen tussen on-premises en de cloud.

Als kostenoverschrijdingen bij cloudoplossingen een terugkerend probleem zijn binnen uw organisatie, of als u wel inzicht hebt maar niet over het nodige beheer beschikt om hierop in te grijpen, neem contact met ons op om te bespreken hoe ver uw FinOps-aanpak is gevorderd en op welke punten de snelste verbeteringen mogelijk zijn.