De meest bruikbare KPI’s voor financieel beheer in de cloud zijn die welke de clouduitgaven rechtstreeks koppelen aan bedrijfsresultaten: kosten per eenheid per dienst of workload, het percentage cloudverspilling, het besparingspercentage als gevolg van optimalisatiemaatregelen en de volledigheid van de toewijzing. Deze indicatoren bieden IT-financiële teams en FinOps-professionals het inzicht dat ze nodig hebben om de overstap te maken van passieve kostenrapportage naar actieve besluitvorming. De onderstaande vragen gaan dieper in op elke KPI, inclusief wanneer er actie op moet worden ondernomen.
Welke KPI’s geven daadwerkelijk inzicht in de financiële prestaties van de cloud?
KPI’s voor financiële prestaties in de cloud kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën: kostenefficiëntie (kosten per eenheid, kosten per transactie), verspillingsbeperking (onbenutte resources, niet-toegewezen uitgaven), financiële verantwoording (toewijzingspercentage, showback-dekking) en voortgang van de optimalisatie (besparingspercentage, benutting van toegezegde capaciteit). Samen geven deze financiële beheerindicatoren voor de cloud u een volledig beeld van de vraag of de clouduitgaven evenredige bedrijfswaarde opleveren.
Alleen het bijhouden van de totale clouduitgaven zegt op zichzelf heel weinig. Een stijgende cloudrekening kan duiden op groei, inefficiëntie of beide. De statistieken die ertoe doen, zijn die welke de kosten afzetten tegen de output, de verantwoordelijkheid toewijzen en de verbeteringen in de loop van de tijd bijhouden. Zonder deze aspecten blijft het beheer van de cloudkosten reactief in plaats van strategisch.
Een praktisch uitgangspunt voor de meeste organisaties is een kernset van vijf tot zeven KPI’s:
- Kosten per eenheid per dienst of werklast (kostenefficiëntie)
- Percentage afval in de cloud (benutting van hulpbronnen)
- Volledigheidspercentage van de toewijzing (financiële verantwoording)
- Besparingspercentage dankzij optimalisatiemaatregelen (voortgang van de optimalisatie)
- Benuttingsgraad van de toezeggingen (beheer van gereserveerde capaciteit)
- Nauwkeurigheid van de voorspellingen (betrouwbaarheid van de planning)
Begin met de statistieken die je organisatie daadwerkelijk kan verzamelen en waarop ze actie kan ondernemen. Een KPI die alleen maar in een dashboard staat zonder dat er beslissingen op worden gebaseerd, voegt geen waarde toe.
Wat is een goede maatstaf voor de kosten per eenheid in de cloud?
Een maatstaf voor de kosten per eenheid in de cloud berekent de totale clouduitgaven voor een dienst of workload door deze te delen door de omvang van de bedrijfsoutput die deze oplevert, zoals de kosten per actieve gebruiker, de kosten per transactie, de kosten per verwerkte gigabyte of de kosten per API-aanroep. Een goede maatstaf voor de kosten per eenheid is een maatstaf die een zinvolle output weergeeft die uw bedrijf al meet en die zowel door uw technische als financiële teams als relevant wordt beschouwd.
Kosten per eenheid behoren tot de krachtigste FinOps-statistieken, omdat ze de focus verleggen van absolute uitgaven naar efficiëntie. Als je cloudfactuur met 20% stijgt, maar je transactievolume met 30% toeneemt, zijn de kosten per eenheid in feite verbeterd. Die context blijft onzichtbaar wanneer je alleen de totale uitgaven bijhoudt.
Het kiezen van de juiste noemer is het lastige deel. De eenheid van de output moet zijn:
- Van belang voor het bedrijf (gerelateerd aan een product, dienst of resultaat voor de klant)
- Meetbaar en consistent (beschikbaar in bestaande systemen, waardoor handmatige berekeningen overbodig zijn)
- Vergelijkbaar in de loop van de tijd (stabiel genoeg om trends over verschillende kwartalen heen te volgen)
Verschillende workloads hebben verschillende maatstaven. Een klantgerichte applicatie kan bijvoorbeeld de kosten per actieve gebruiker hanteren. Een datapijplijn kan de kosten per verwerkte terabyte hanteren. Een SaaS-platform kan de kosten per aangeboden abonnement hanteren. Het doel is niet één universele maatstaf, maar een reeks workloadspecifieke maatstaven die uw teams kunnen monitoren en verbeteren.
Hoe meet je cloudverspilling als KPI?
Cloudverspilling wordt als KPI doorgaans uitgedrukt als het percentage van de totale clouduitgaven dat wordt toegeschreven aan inactieve, te grote of niet-gekoppelde resources. Veelvoorkomende voorbeelden zijn inactieve virtuele machines, niet-gekoppelde opslagvolumes, te grote database-instanties en ongebruikte gereserveerde capaciteit. Een verspillingspercentage van meer dan 20 tot 30 procent van de totale clouduitgaven is een duidelijk signaal dat er aandacht moet worden besteed aan rightsizing en resourcebeheer.
Om cloudverspilling te meten, is inzicht nodig in het daadwerkelijke gebruik van resources, en niet alleen in de toegewezen capaciteit. De meeste cloudproviders stellen gebruiksgegevens beschikbaar via eigen tools en platforms zoals Apptio Cloudability dit over AWS, Azure en GCP samenvoegen tot bruikbare aanbevelingen voor het optimaliseren van de capaciteit.
Wanneer je verspilling als FinOps-maatstaf bijhoudt, is het handig om deze in subcategorieën onder te verdelen:
- Verspilling van onbenutte middelen: Hulpbronnen die met een bezettingsgraad van bijna nul draaien en die kunnen worden gestopt of verwijderd
- Grote verspilling van hulpbronnen: Er zijn middelen toegewezen die ruim boven de werkelijke vraag liggen en die kunnen worden teruggeschroefd
- Verspilling van verweesde hulpbronnen: Opslag, snapshots of IP-adressen die niet langer aan actieve workloads zijn gekoppeld
- Verspilling door toewijding: Aangeschafte, maar niet volledig benutte reserved instances of savings plans
Door deze subcategorieën afzonderlijk bij te houden, kun je je optimalisatie-inspanningen op de juiste teams richten. Verspilling door onbenutte middelen valt doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de technische afdeling. Verspilling door gebrek aan betrokkenheid is een kwestie voor de financiële en inkoopafdelingen. Als je deze twee samenvoegt tot één cijfer, kan dat onduidelijk maken waar actie nodig is.
Wat is het verschil tussen de KPI’s ‘showback’ en ‘chargeback’?
Showback-KPI’s rapporteren de cloudkosten terug aan de teams of bedrijfsonderdelen die deze kosten hebben gegenereerd, zonder dat de financiële last wordt doorberekend. Chargeback-KPI’s doen hetzelfde, maar boeken de werkelijke kosten ook door naar het budget van het team dat de kosten heeft gemaakt. Het verschil zit hem in de financiële verantwoordelijkheid: showback zorgt voor inzicht en bewustwording van het gedrag, terwijl chargeback directe financiële verantwoordelijkheid creëert en kostbewuste beslissingen stimuleert.
Beide benaderingen zijn gebaseerd op dezelfde onderliggende maatstaf: de toewijzingsvolledigheidsgraad, die aangeeft welk percentage van de totale clouduitgaven is toegeschreven aan een specifieke eigenaar, een team, een product of een kostenplaats. Als 85% van uw clouduitgaven is toegewezen, blijft 15% zonder eigenaar en zonder verantwoording.
Wanneer showback-KPI’s voldoende zijn
Showback werkt goed wanneer teams nog aan het begin staan van hun FinOps-traject of wanneer de organisatiecultuur directe financiële overboekingen onpraktisch maakt. De KPI die hier moet worden bijgehouden, is de toewijzingsdekking en de trend in de uitgaven op teamniveau in de loop van de tijd. Door een productteam te laten zien dat hun cloudkosten kwartaal op kwartaal met 40% zijn gestegen, zelfs zonder directe kosten in rekening te brengen, wordt het bewustzijn gecreëerd dat nodig is om gesprekken over optimalisatie op gang te brengen.
Wanneer KPI’s voor terugboekingen meer waarde toevoegen
Chargeback wordt steeds waardevoller naarmate organisaties zich verder ontwikkelen. Wanneer teams rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor hun eigen cloudbudgetten, verschuift de aandacht bij de relevante KPI’s naar budgetafwijkingen (werkelijke cijfers versus prognoses op teamniveau) en de kosten per geleverde functie of dienst. Chargeback draagt ook bij aan een nauwkeurigere productkostenberekening, wat van belang is voor prijsbeslissingen en het stellen van prioriteiten bij investeringen.
Hoe houden FinOps-teams het besparingspercentage in de cloud bij?
Het besparingspercentage op cloudkosten meet de procentuele daling van de clouduitgaven die is gerealiseerd door optimalisatiemaatregelen, vergeleken met wat de uitgaven zouden zijn geweest zonder die maatregelen. Het wordt berekend als de vermeden kosten gedeeld door de basisuitgaven, uitgedrukt als een percentage. FinOps-teams houden deze KPI bij om de waarde van optimalisatiewerk aan te tonen en om toekomstige inspanningen te prioriteren op basis van de omvang van de besparingsmogelijkheden.
De uitdaging bij het gebruik van de besparingsgraad als FinOps-maatstaf is het nauwkeurig vaststellen van de uitgangssituatie. Voor besparingen door aanpassing van de capaciteit, de aankoop van gereserveerde instances en architecturale wijzigingen is telkens een duidelijk gedocumenteerd tegenscenario nodig: hoeveel zou je hebben uitgegeven als de maatregel niet was genomen?
Een praktische aanpak is om de besparingen per categorie bij te houden:
- Besparingen door aanpassing van de bedrijfsomvang: Kostenverschil tussen de oorspronkelijke en de verkleinde instanciegroottes, dat in de loop van de tijd standhoudt
- Besparingen door inzet: Korting die wordt gerealiseerd via gereserveerde instances of besparingsplannen ten opzichte van on-demand-tarieven
- Besparingen op het gebied van architectuur: Kostenbesparing door herinrichting van de werklast, zoals de overstap naar serverloze oplossingen of het optimaliseren van gegevensoverdracht
- Besparingen door afvalvermindering: Kosten van verwijderde of buiten gebruik gestelde inactieve middelen
Door besparingen per categorie bij te houden, kun je de resultaten ook aan de juiste teams toeschrijven en je geloofwaardigheid bij de financiële belanghebbenden behouden. Geaggregeerde besparingscijfers zonder onderbouwende details zijn moeilijk te verdedigen tijdens begrotingsbesprekingen.
Wanneer moeten financiële KPI’s in de cloud aanleiding geven tot actie?
Financiële KPI’s in de cloud moeten aanleiding geven tot actie wanneer ze vooraf vastgestelde drempels overschrijden, een aanhoudende negatieve trend vertonen of aanzienlijk afwijken van de prognose. Een enkele maand met verhoogde kosten per eenheid kan het gevolg zijn van een productlancering of seizoensgebonden vraag. Drie opeenvolgende maanden van stijgende kosten per eenheid zonder een overeenkomstige toename van de productie vormen een signaal dat een gestructureerde reactie vereist.
Het probleem waarmee veel organisaties kampen, is dat KPI’s voor clouduitgaven wel inzicht bieden, maar niet leiden tot besluitvorming. De tools en dashboards worden weliswaar steeds beter, maar de frequentie van de evaluaties en de beslissingsbevoegdheden die nodig zijn om op basis van de gegevens actie te ondernemen, ontbreken nog. Dit is de kloof tussen cloudkostenbeheer en echte FinOps-volwassenheid.
Een handig kader voor actietriggers is om aan elke KPI een drempelwaarde en een verantwoordelijke toe te wijzen:
- Afvalpercentage boven 25%: De technisch leider beoordeelt aanbevelingen voor rightsizing binnen de sprintcyclus
- Toewijzing is minder dan 80% volledig: Het FinOps-team escaleert tekortkomingen op het gebied van tagging en eigendom naar de platformengineering
- Benutting van de toezeggingen onder 70%: Binnen deze maand wordt de portefeuille van reserved instances door de afdeling Financiën en Inkoop geëvalueerd
- Prognoseafwijking boven 15%: De FinOps-verantwoordelijke en de business unit-verantwoordelijke onderzoeken de onderliggende oorzaak vóór de volgende begrotingscyclus
Zonder vastgestelde drempelwaarden en duidelijke verantwoordelijken blijven zelfs de beste KPI’s voor clouduitgaven louter informatief in plaats van operationeel. Het KPI-raamwerk levert pas waarde op wanneer het aansluit bij een terugkerend besluitvormingsritme.
Hoe wij u helpen bij het opstellen van KPI’s voor financieel beheer in de cloud die als basis dienen voor besluitvorming
We werken samen met organisaties om verder te gaan dan eenvoudige rapportage over cloudkosten en toe te werken naar een gestructureerde FinOps-aanpak, waarbij KPI’s gekoppeld zijn aan daadwerkelijke verantwoordelijkheid en terugkerende besluitvorming. Onze aanpak pakt de meest voorkomende belemmeringen aan: niet-toegewezen uitgaven, gescheiden teams en optimalisatie-inspanningen die ad hoc blijven.
Concreet helpen wij u met het volgende:
- De juiste prestatie-indicatoren voor financieel beheer in de cloud vaststellen en implementeren voor uw omgeving, waaronder de kosten per eenheid, het afvalpercentage, het besparingspercentage en de volledigheid van de toewijzing
- Volledige kostentoewijzing opstellen voor AWS, Azure en GCP, inclusief containers en ondersteuningskosten, zodat uw KPI’s een getrouw beeld geven van de werkelijke kosten
- Een besluitvormingsritme vaststellen die KPI-drempels koppelt aan duidelijke verantwoordelijken en actieprotocollen binnen de afdelingen financiën, IT en engineering
- Integreer KPI’s voor clouduitgaven in uw bredere kader voor financieel IT-beheer door middel van de integratie van TBM en FinOps, zodat de cloudkosten naast de uitgaven voor on-premises-oplossingen zichtbaar zijn
- Beoordeel de huidige stand van zaken op het gebied van FinOps door middel van een gestructureerde beoordeling die in kaart brengt waar er hiaten zitten in uw financiële cloudbeheer en waar het grootste optimalisatiepotentieel ligt
Als je wilt weten hoe je organisatie ervoor staat en welke KPI's in jouw situatie de meeste waarde opleveren, neem contact met ons op om een FinOps-rijpheidsbeoordeling te bespreken.