Rapportage over cloudkosten en analyse van cloudkosten zijn verwante, maar toch verschillende functies. Rapportage laat zien wat u al hebt uitgegeven en presenteert historische gegevens over cloudgebruik en -kosten in gestructureerde overzichten. Analyse gaat een stap verder door u inzicht te geven in waarom inzicht krijgen in de kosten, patronen herkennen en toekomstgerichte beslissingen nemen. Samen vormen ze de basis voor effectieve beheer van cloudkosten.
Dit onderscheid is vooral van belang wanneer organisaties verder gaan dan alleen het bijhouden van cloudfacturen en gaan proberen hun uitgaven te optimaliseren en af te stemmen op de bedrijfswaarde. In dit artikel worden de verschillende concepten toegelicht, wordt uitgelegd waarin ze van elkaar verschillen en hoe beide passen binnen een volwassen FinOps-aanpak.
Wat kun je eigenlijk afleiden uit rapportages over cloudkosten?
Cloudkostenrapportage biedt u een gestructureerd overzicht van wat uw organisatie in een bepaalde periode al aan clouddiensten heeft uitgegeven. Het geeft antwoord op de vraag: “Hoeveel hebben we uitgegeven, waaraan en waar?” Rapporten geven de kosten doorgaans weer per account, dienst, team, omgeving of tag, waardoor financiële en IT-teams een consistent beeld krijgen van de clouduitgaven.
De meeste cloudproviders bieden standaard rapportagedashboards aan, en tools van derden breiden deze uit met flexibelere filter- en exportmogelijkheden. Een goed gestructureerd rapport over cloudkosten bevat doorgaans:
- Totale uitgaven per dienst (rekenkracht, opslag, netwerken, enz.)
- Kostenoverzicht per rekening, abonnement of project
- Uitgaven worden via tagging toegerekend aan bedrijfsonderdelen, teams of kostenplaatsen
- Vergelijkingen op maand-op-maand- of jaar-op-jaarbasis
- Vergelijking tussen begroting en werkelijke uitgaven
Rapportage is in wezen achteraf gericht. Het laat zien wat er is gebeurd, maar geeft geen uitleg over waarom de kosten zijn veranderd of wat u anders zou moeten doen. Daar komt cloudkostenanalyse om de hoek kijken.
Wat is cloudkostenanalyse en wat zijn de verdere mogelijkheden ervan?
Cloudkostenanalyse is het analyseren van gegevens over clouduitgaven om patronen, onderliggende oorzaken en optimalisatiemogelijkheden aan het licht te brengen. Terwijl rapportages beschrijven wat er is gebeurd, helpt analyse je te begrijpen waarom het is gebeurd en wat dit betekent voor toekomstige beslissingen. Het zet ruwe kostengegevens om in bruikbare inzichten door het uitgavenpatroon te koppelen aan de prestaties van workloads, bedrijfsresultaten en de efficiëntie van resources.
Analytische mogelijkheden omvatten doorgaans het opsporen van afwijkingen, trendanalyse, kostenprognoses, aanbevelingen voor het optimaliseren van de capaciteit en het modelleren van de unit economics. Zo kan uit analyses bijvoorbeeld blijken dat een piek in de rekenkosten werd veroorzaakt doordat een specifiek applicatieteam resources heeft opgeschaald zonder dat daar een zakelijke rechtvaardiging voor was, of dat de dekking van gereserveerde instances onder een efficiënte drempelwaarde is gedaald.
Het praktische verschil is dat analytics een overzicht van de clouduitgaven biedt dat direct bruikbaar is voor besluitvorming, en niet alleen maar een overzicht dat zichtbaar is. Organisaties die uitsluitend op rapportages vertrouwen, moeten vaak achteraf uitleg geven over de kosten. Analytics brengt het gesprek naar een hoger niveau en geeft teams de informatie die ze nodig hebben om in te grijpen voordat de kosten de pan uit rijzen.
Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen rapportage en analyse?
Het belangrijkste verschil tussen rapportage over cloudkosten en analyse van cloudkosten is het doel ervan: rapportage biedt inzicht, terwijl analyse de basis vormt voor besluitvorming. Rapportage geeft antwoord op de vraag “wat er is gebeurd”, en analyse geeft antwoord op de vraag “waarom het is gebeurd en wat er nu moet gebeuren”. Beide zijn noodzakelijk, maar ze richten zich op verschillende doelgroepen en ondersteunen verschillende werkprocessen.
Hieronder volgt een vergelijking van de twee functies op de aspecten die voor financiële managementteams in de cloud het belangrijkst zijn:
- Tijdsoriëntatie: Rapportage is gebaseerd op historische gegevens. Analytics combineert historische gegevens met toekomstgerichte modellen.
- Uitvoertype: Rapportage levert overzichten en dashboards op. Analyse levert aanbevelingen, prognoses en verklaringen voor de onderliggende oorzaken op.
- Doelgroep: Rapportages worden vaak gebruikt door de financiële afdeling en het management voor het toezicht op de begroting. Analyses worden gebruikt door technici, IT-specialisten en FinOps-professionals om middelen te optimaliseren.
- Diepte: In de rapportage worden de totale uitgaven op hoog niveau weergegeven. De analyses gaan dieper in op gebruikspatronen, efficiëntiecijfers en kostenfactoren.
- Actie: Rapportage geeft informatie. Analyse zet aan tot actie.
Een veelvoorkomende uitdaging die we zien, is dat organisaties fors investeren in rapportagetools en zo een goed inzicht krijgen in hun cloudkosten, maar nooit de analytische laag opbouwen die dat inzicht omzet in structurele verbeteringen. Inzicht alleen leidt niet tot lagere cloudkosten.
Wanneer moeten teams de voorkeur geven aan rapportage en wanneer aan analyse?
Teams moeten rapportages gebruiken voor regelmatig financieel toezicht, het bijhouden van de begroting en de communicatie met belanghebbenden. Ze moeten gebruikmaken van analyses wanneer ze kostenveranderingen moeten vaststellen, prioriteiten moeten stellen bij optimalisatie-inspanningen of investeringsbeslissingen moeten onderbouwen. In de praktijk maken de meeste geavanceerde workflows voor financieel beheer in de cloud gebruik van beide in combinatie, waarbij rapportages worden meegenomen in analytische evaluatiecycli.
Rapportage is het juiste hulpmiddel wanneer je:
- Breng de maandelijkse cloudkosten onder de aandacht bij het management of de financiële afdeling
- Houd bij in hoeverre teams of accounts zich aan het budget houden
- Zorg voor consistente chargeback- of showback-gegevens voor interne facturering
- Aantonen dat het beleid inzake cloudkosten wordt nageleefd
Analytics is het juiste hulpmiddel wanneer je het volgende moet doen:
- Stel vast welke werklasten of teams verantwoordelijk zijn voor onverwachte kostenstijgingen
- Mogelijkheden voor het optimaliseren van de omvang van rekenbronnen evalueren
- Maak een prognose van de uitgaven voor clouddiensten voor het komende kwartaal op basis van groeitrends
- Kies tussen gereserveerde instances, besparingsplannen of on-demand-tarieven
- Inzicht krijgen in de kosten per eenheid van een specifiek product of een specifieke dienst
De meest effectieve teams beschouwen rapportage als een basis en analyse als de motor die voortdurende optimalisatie aandrijft. Zonder rapportage ontbreekt het analyse aan betrouwbare invoergegevens. Zonder analyse blijft rapportage een passieve registratie in plaats van een managementinstrument.
Welke tools ondersteunen rapportage en analyse van cloudkosten?
Rapportage en analyse van cloudkosten worden ondersteund door een combinatie van native tools van cloudproviders en gespecialiseerde platforms van derden. Native tools van AWS, Azure en Google Cloud bieden basisfuncties voor rapportage, terwijl gespecialiseerde platforms voor financieel cloudbeheer diepgaandere analyses, inzicht in meerdere clouds en ondersteuning voor FinOps-workflows bieden.
Tot de ingebouwde tools van de providers behoren AWS Cost Explorer, Azure Cost Management en de factureringsrapporten van Google Cloud. Dit zijn handige uitgangspunten voor omgevingen met één cloud en bieden redelijke rapportagemogelijkheden zonder extra kosten.
Platforms van derden breiden deze mogelijkheden aanzienlijk uit. Tools zoals Apptio Cloudability, waarmee we als IBM-partner samenwerken, bieden mogelijkheden voor kostenallocatie over verschillende clouds heen, detectie van afwijkingen, aanbevelingen voor het optimaliseren van de capaciteit en integratie met bredere kaders voor financieel IT-beheer. Deze platforms zijn met name waardevol voor organisaties die hybride omgevingen beheren of die cloudkostengegevens moeten koppelen aan de rapportage van bedrijfsonderdelen.
Bij het beoordelen van tools is de belangrijkste vraag niet welk platform de meeste functies biedt, maar of de tool uw specifieke toewijzingsmodel ondersteunt, aansluit bij uw taggingstrategie en resultaten oplevert waarop de financiële, IT- en engineeringteams allemaal kunnen inspelen.
Hoe passen rapportage en analyse in een FinOps-aanpak?
In een FinOps-aanpak zijn rapportage en analyse van cloudkosten geen afzonderlijke werkprocessen, maar onderling verbonden functies die de volledige FinOps-levenscyclus ondersteunen. Rapportage vormt de betrouwbare gegevensbasis, terwijl analyse de drijvende kracht is achter de optimalisatie- en governancebeslissingen die FinOps juist mogelijk moet maken. Geen van beide is op zichzelf voldoende om een volwassen financieel beheer van de cloud op te bouwen.
Het FinOps-raamwerk structureert het financieel beheer van de cloud rond drie fasen: Informeren, Optimaliseren en Uitvoeren. Rapportage ondersteunt voornamelijk de fase ‘Informeren’ door kosten zichtbaar en toewijsbaar te maken. Analyses ondersteunen zowel de fase ‘Optimaliseren’ (vaststellen waar en hoe verspilling kan worden teruggedrongen) als de fase ‘Uitvoeren’ (het integreren van kostenbewuste besluitvorming in de reguliere technische en zakelijke werkprocessen).
Een terugkerende uitdaging die we bij veel organisaties zien, is dat rapportage weliswaar de inzichtelijkheid in de cloudkosten vergroot, maar geen vast besluitritme tot stand brengt. Teams kunnen de gegevens wel inzien, maar de verantwoordelijkheid is onduidelijk, optimalisatie blijft ad hoc en de afdelingen financiën, IT en engineering werken nog steeds in silo's. Dit is precies de kloof die een goed gestructureerde FinOps-aanpak moet dichten door rapportagegegevens te koppelen aan analytische inzichten, governanceprocessen en functieoverschrijdende verantwoordelijkheid.
Voor organisaties die cloudkostenanalyses willen koppelen aan bredere beslissingen over IT-investeringen, is de integratie van FinOps met strategisch portefeuillebeheer geeft een vollediger beeld van waar technologie-uitgaven waarde opleveren.
Hoe wij u helpen om de stap te zetten van inzicht in de cloudkosten naar beheer van de cloudkosten
De eerste stap is het omzetten van ruwe cloudkostengegevens in gestructureerde rapportages. Om die rapportages vervolgens om te zetten in analytisch gestuurde optimalisatie is een ander niveau van expertise vereist, en juist daarbij ondersteunen wij organisaties gedurende het hele traject. Onze FinOps-diensten zijn ontworpen om de kloof tussen inzicht en actie te overbruggen, en helpen u zowel de rapportagebasis als de analytische laag op te bouwen die daadwerkelijke kostenbesparingen opleveren.
Concreet helpen wij u met het volgende:
- Ontwerp en implementeer een model voor de toerekening van cloudkosten dat ervoor zorgt dat de rapportage voor alle teams en bedrijfsonderdelen zinvol is
- Stel analytische workflows op die kostengegevens koppelen aan de prestaties van workloads, mogelijkheden voor optimalisatie en beslissingen over verbintenissen
- Zorg voor bestuursstructuren die ervoor zorgen dat de afdelingen engineering, financiën en IT op het gebied van clouduitgaven op elkaar zijn afgestemd bij de besluitvorming
- Beoordeel de huidige mate van volwassenheid van uw financieel beheer in de cloud met een FinOps-volwassenheidsbeoordeling, zodat u precies weet waar u uw verbeteringsinspanningen op moet richten
- Integreer cloudkostenanalyses in uw bredere IT-financieelbeheerkader met behulp van TBM, zodat de clouduitgaven worden gekoppeld aan rapportages over bedrijfswaarde
Als je wilt weten hoe je organisatie ervoor staat en hoe een concrete weg vooruit eruitziet, neem contact met ons op om uw situatie op het gebied van cloudkostenbeheer te bespreken.