Om de werkelijke kosten van een cloud-workload te berekenen, moet u alle directe kosten voor resources (rekenkracht, opslag, netwerk) bij elkaar optellen, een eerlijk aandeel van de kosten voor gedeelde infrastructuur toewijzen, rekening houden met verplichtingen voor gereserveerde instances of de afschrijving van besparingsplannen, en indirecte kosten zoals ondersteuningscontracten, tooling en operationele overhead meerekenen. Het resultaat is een volledig beeld van wat die workload uw organisatie daadwerkelijk kost, en niet alleen wat de cloudprovider u in rekening brengt. De onderstaande vragen geven een gedetailleerd overzicht van elke component, zodat u een onderbouwd en nauwkeurig kostenmodel kunt opstellen.
Welke verborgen kosten zitten er in een factuur voor cloudworkloads?
Op een factuur voor cloudworkloads staan doorgaans de directe kosten voor resources vermeld, maar verschillende kostencategorieën blijven verborgen totdat je verder kijkt dan de afzonderlijke posten. Verborgen kosten zijn onder meer gedeelde platformdiensten, kosten voor gegevensoverdracht, kosten voor ondersteuningscontracten, licentiekosten voor software die op de cloudinfrastructuur draait, en de interne arbeid die nodig is om de workload te beheren, te monitoren en te optimaliseren. Samen kunnen deze kosten 20 tot 40 procent bovenop de zichtbare reken- en opslagkosten komen.
De categorieën die het vaakst over het hoofd worden gezien, zijn:
- Kosten voor gegevensuitvoer en -overdracht: Het verplaatsen van gegevens tussen regio’s, beschikbaarheidszones of naar het internet brengt kosten met zich mee die in de weergaven van Cost Explorer gemakkelijk over het hoofd worden gezien, maar die bij grote schaal snel oplopen.
- Premies voor beheerde diensten: Het gebruik van beheerde databases, containerorkestratie of serverloze functies brengt extra servicekosten met zich mee ten opzichte van ruwe rekenkracht, die zelden worden toegeschreven aan de workload die deze verbruikt.
- Ondersteuningsniveaus: Ondersteuningscontracten op bedrijfs- of organisatieniveau worden vaak centraal betaald en nooit toegewezen aan individuele workloads, ook al profiteren die workloads wel van de dekking.
- Hulpprogramma’s en agents van derden: Voor monitoring-, beveiligingsscan- en observabiliteitstools die per workload worden ingezet, gelden kosten per resource of per host, die op afzonderlijke facturen worden vermeld.
- Interne operationele arbeidskrachten: De tijd die de technische en financiële afdelingen besteden aan implementatie, evaluaties van de juiste schaalgrootte en kostenrapportage vormt een reële kostenpost die zelden in de factuurgegevens van de cloud terug te vinden is.
Het opsporen van deze verborgen componenten is de eerste stap op weg naar transparantie van cloudkosten. Zolang deze gegevens niet aan het licht worden gebracht, zijn vergelijkingen van de kosten van de werklast en beslissingen over zelf bouwen of inkopen gebaseerd op onvolledige gegevens.
Hoe worden de kosten voor gedeelde infrastructuur over een workload verdeeld?
De kosten voor gedeelde infrastructuur worden aan een workload toegerekend door een toerekeningsmethode te kiezen die het werkelijke verbruik of de relatieve vraag weerspiegelt. De drie belangrijkste benaderingen zijn directe tagging, proportionele toewijzing op basis van een gebruiksstatistiek (zoals CPU-uren of geheugen) en vaste procentuele verdelingen die met de belanghebbenden zijn overeengekomen. De juiste methode hangt af van hoe gedetailleerd uw tagging-strategie is en hoeveel precisie uw financiële en technische teams nodig hebben.
Toewijzing op basis van tags
Toewijzing op basis van tags is de meest nauwkeurige methode wanneer workloads consequent op resource-niveau van tags worden voorzien. Elke cloudresource is voorzien van een tag die het eigenaarsteam, het product of het kostencentrum identificeert. Het factureringsplatform verzamelt vervolgens de uitgaven met tags en wijst deze direct toe. De uitdaging ligt in de dekking van de tags: in de meeste organisaties blijft een aanzienlijk percentage van de resources ongetagd, waardoor er een niet-toegewezen kostenpool ontstaat die via secundaire regels moet worden verdeeld.
Proportionele en statistische toewijzing
Wanneer directe toewijzing onvolledig of onpraktisch is, kunnen gedeelde kosten evenredig worden verdeeld. Zo kan een gedeeld Kubernetes-cluster bijvoorbeeld kosten toewijzen aan elke workload op basis van het aandeel van die workload in het totale aantal CPU-verzoeken. Een gedeelde netwerktransitgateway kan worden verdeeld op basis van het dataverkeer per workload. Statistische toewijzing leidt weliswaar tot benaderingen, maar is veel beter te verdedigen dan het onderbrengen van gedeelde kosten in een centrale pot waar geen enkel team verantwoordelijk voor is. Door de toewijzingslogica te documenteren en regelmatig te herzien, blijft het model geloofwaardig voor zowel IT- als financiële belanghebbenden.
Wat is het verschil tussen cloudkosten en de economische aspecten per cloudeenheid?
Cloudkosten zijn de totale uitgaven die gepaard gaan met het uitvoeren van een workload of dienst. De eenheidskosten in de cloud geven die kosten weer in verhouding tot een bedrijfsresultaat, zoals de kosten per transactie, de kosten per actieve gebruiker of de kosten per verwerkte gigabyte. Eenheidskosten zetten een ruw kostencijfer om in een prestatie-indicator die zakelijke belanghebbenden kunnen beoordelen en waarop ze kunnen reageren.
Dit onderscheid is van belang omdat de totale cloudkosten op zichzelf alleen aangeven wat u hebt uitgegeven, maar niet of die uitgaven efficiënt of gerechtvaardigd waren. Een workload die dit kwartaal twee keer zo veel kost, kan wel vijf keer zoveel bedrijfswaarde opleveren, waardoor het een uitstekende investering is. Omgekeerd kan een stabiele kostenlijn een afnemende efficiëntie verbergen als de workload minder transacties verwerkt voor hetzelfde bedrag.
Om kostenindicatoren per eenheid te kunnen opstellen, moet u factuurgegevens uit de cloud koppelen aan gegevens over de prestaties van applicaties of aan bedrijfsindicatoren. Dit is waar optimalisatie van cloudkosten ontwikkelt zich van een financiële exercitie tot een functieoverschrijdende discipline waarbij engineering-, product- en financiële teams op basis van dezelfde gegevens samenwerken. Organisaties die FinOps-werkwijzen toepassen, geven doorgaans prioriteit aan de unit economics als leidraad voor het bepalen van de juiste schaalgrootte, architectuurbeslissingen en afwegingen bij investeringen, in plaats van uitsluitend op absolute kostendoelstellingen te vertrouwen.
Hoe worden gereserveerde instances en besparingsplannen meegenomen in de kostenberekening van workloads?
Gereserveerde instances en besparingsplannen moeten worden afgeschreven over de workloads die ervan profiteren, waarbij het effectieve uurtarief wordt gehanteerd in plaats van het on-demand-tarief. Dit houdt in dat de kosten van de vooruitbetaling of de maandelijkse verbintenis worden gespreid over de reserveringsperiode en dat het daaruit voortvloeiende effectieve tarief wordt toegerekend aan het daadwerkelijke verbruik van elke workload. Als dit niet gebeurt, worden de kosten van de workloads ofwel te hoog weergegeven (als u on-demand-tarieven in rekening brengt) ofwel te laag (als u de vastleggingskosten volledig buiten beschouwing laat).
In de praktijk bieden de meeste cloudfactureringstools een overzicht op basis van afgeschreven kosten, waarmee deze berekening automatisch voor u wordt uitgevoerd. De uitdaging zit hem in de toerekening: een besparingsplan dat betrekking heeft op meerdere workloads binnen een account moet worden verdeeld over de workloads die het gedekte verbruik hebben verbruikt. De aanbevolen aanpak is om het aandeel van elke workload in het gedekte verbruik te berekenen en de afgeschreven verbinteniskosten evenredig toe te wijzen.
Er zijn nog twee punten die het vermelden waard zijn:
- Ongebruikte reserveringscapaciteit is een reële kostenpost. Als een gereserveerde instantie ongebruikt blijft omdat de workload waarvoor deze is aangeschaft, buiten gebruik is gesteld, moet die ongebruikte verbintenis zichtbaar zijn in uw kostenmodel en niet worden opgenomen in een centrale pool waar deze onzichtbaar wordt.
- Flexibiliteit van het spaarplan maakt het toewijzen van resultaten ingewikkeld. Besparingsplannen voor rekenkracht gelden voor alle instantiefamilies en regio’s, waardoor het moeilijker wordt om de besparingen aan een specifieke workload te koppelen. Het is belangrijker om je toewijzingsmethodiek vast te leggen en deze consequent toe te passen dan om perfecte nauwkeurigheid te bereiken.
Welke tools berekenen de werkelijke kosten van een cloud-workload?
De tools waarmee de werkelijke kosten van cloudworkloads kunnen worden berekend, vallen uiteen in drie categorieën: native cloudfactureringstools (AWS Cost Explorer, Azure Cost Management, Google Cloud Billing), FinOps-platforms van derden (zoals Apptio Cloudability, CloudHealth of Spot.io) en geïntegreerde ITFM-platforms die cloudkosten koppelen aan het bredere IT-kostenmodel. Elke categorie biedt verschillende niveaus van gedetailleerdheid, automatisering en integratie met bedrijfsrapportages.
Standaardtools zijn een goed uitgangspunt om inzicht te krijgen in directe kosten, maar ze hebben hun beperkingen. Ze verdelen gedeelde kosten doorgaans niet automatisch, verdelen verplichtingen niet standaard over alle workloads in alle weergaven en koppelen clouduitgaven niet aan bedrijfsstatistieken of kostengegevens van on-premises-omgevingen.
FinOps-platforms van derden gaan nog een stap verder door toewijzingsregels te automatiseren, aanbevelingen voor het optimaliseren van de capaciteit te presenteren en dashboards aan te bieden die door zowel technische als financiële teams gezamenlijk kunnen worden gebruikt. Apptio Cloudability ondersteunt bijvoorbeeld volledige kostentoewijzing, inclusief containers en ondersteuningskosten, en biedt governance-workflows die zorgen voor verantwoordingsplicht tussen teams.
Voor organisaties die de kosten van cloud-workloads moeten vergelijken met die van on-premises alternatieven, of die clouduitgaven moeten rapporteren in het kader van de totale IT-kosten, biedt een geïntegreerd platform dat FinOps-gegevens koppelt aan een Technology Business Management-raamwerk het meest complete beeld. Dankzij deze integratie kunt u niet alleen de vraag beantwoorden “wat kost deze workload in de cloud?”, maar ook “wat zou deze on-premises kosten en welke bedrijfswaarde levert deze op?”
Wanneer moeten kostengegevens van cloudworkloads worden meegenomen in de financiële rapportage van de IT-afdeling?
Gegevens over de kosten van cloudworkloads moeten minimaal maandelijks worden verwerkt in de financiële rapportage van de IT-afdeling, in lijn met de standaard financiële afsluitcyclus. Voor organisaties met aanzienlijke clouduitgaven of snel veranderende cloudomgevingen biedt een wekelijkse kostenbeoordeling op teamniveau, in combinatie met maandelijkse rapportage aan het IT-management en de financiële afdeling, de juiste balans tussen operationele reactievermogen en strategisch toezicht.
De timing is van belang omdat cloudkosten dynamisch zijn, in tegenstelling tot kosten voor on-premises-oplossingen. Het verbruik kan binnen enkele uren pieken, en zonder een regelmatige evaluatiecyclus stapelen de afwijkingen zich op voordat er actie op wordt ondernomen. Door cloudkostengegevens te integreren in de financiële IT-rapportage wordt ook gewaarborgd dat de clouduitgaven zichtbaar zijn naast de kosten voor on-premises-systemen, softwarelicenties en personeelskosten, waardoor het management een volledig beeld krijgt van de IT-investeringen in plaats van een gefragmenteerd beeld.
Naast de reguliere frequentie zijn er drie factoren die aanleiding zouden moeten geven tot een tussentijdse evaluatie:
- De kosten van een werklast overschrijden de budgetdrempel met een bepaald percentage.
- Er wordt een nieuwe workload gestart of een bestaande workload wordt aanzienlijk opgeschaald.
- De verlengingstermijnen (voor gereserveerde instances of besparingsplannen) komen in zicht, waardoor er een beslissing moet worden genomen: verlengen, de omvang aanpassen of ze laten aflopen.
Door deze triggers in uw governancemodel te integreren, worden kostengegevens niet langer een achteraf gerichte rapportage, maar een toekomstgericht managementinstrument – en dat is het kernprincipe achter een volwassen FinOps-aanpak.
Hoe wij u helpen bij het berekenen en beheren van de kosten van cloud-workloads
Om de werkelijke kosten van een cloudworkload te berekenen, is meer nodig dan alleen een export van factuurgegevens. Hiervoor zijn toewijzingslogica, afschrijving van vastleggingen, verdeling van gedeelde kosten en een koppeling met de bedrijfswaarde die de workload oplevert, vereist. Wij ondersteunen organisaties tijdens het gehele traject, van het verkrijgen van inzicht in de initiële kosten tot geïntegreerd financieel beheer.
Onze FinOps-diensten helpen u om:
- Stel een volledig model op voor de toerekening van cloudkosten, inclusief containers, ondersteuningskosten en gedeelde diensten, voor AWS, Azure en GCP.
- Zorg voor rightsizing en optimalisatie van de toewijzingen, zodat de kosten van uw workloads een weerspiegeling zijn van het daadwerkelijke verbruik in plaats van van overgedimensioneerde capaciteit.
- Koppel cloudkostengegevens aan uw IT-financiële rapportage via de integratie van TBM en FinOps, zodat het management één totaaloverzicht krijgt van de IT-uitgaven, zowel op locatie als in de cloud.
- Zorg voor een vast ritme in het bestuur met duidelijke verantwoordelijkheden, zodat kostengegevens de basis vormen voor beslissingen en niet alleen maar worden gebruikt voor het opstellen van rapporten.
- Beoordeel uw huidige FinOps-rijpheid en breng de meest waardevolle verbeteringen in kaart met een gestructureerde FinOps-rijpheidsbeoordeling.
Als u wilt weten wat uw cloud-workloads werkelijk kosten en die uitgaven met vertrouwen wilt gaan beheren, neem contact met ons op om te bespreken waar we moeten beginnen.