Cloudkostenbeheer en cloudkostenoptimalisatie zijn verwante, maar toch verschillende werkwijzen. Cloudkostenbeheer omvat de basisactiviteiten van het bijhouden, toewijzen en rapporteren van clouduitgaven. Cloudkostenoptimalisatie gaat een stap verder door verspilling actief tegen te gaan, de efficiëntie van resources te verbeteren en cloudinvesteringen af te stemmen op de bedrijfswaarde. De meeste organisaties hebben beide nodig, maar ze dienen verschillende doelen en vereisen verschillende capaciteiten.
Als je begrijpt waar het ene ophoudt en het andere begint, kun je een cloudgebaseerde financiële beheerpraktijk opzetten die meer doet dan alleen rapporten genereren. In de onderstaande paragrafen worden de meest gestelde vragen beantwoord over hoe deze twee disciplines met elkaar samenhangen, waar ze elkaar overlappen en wanneer je aan elk van beide aandacht moet besteden.
Wat houdt cloudkostenbeheer eigenlijk precies in?
Cloudkostenbeheer is het proces waarbij inzicht wordt verkregen in de clouduitgaven door middel van budgettering, prognoses, kostentoewijzing en financiële rapportage. Het geeft antwoord op de vraag “wat geven we uit?” en helpt organisaties om de cloudkosten af te zetten tegen de verwachtingen, kosten toe te wijzen aan de juiste teams of diensten, en afwijkingen achteraf te verklaren.
In de praktijk omvat het beheer van cloudkosten doorgaans:
- Kostenverdeling: Het toewijzen en toeschrijven van clouduitgaven aan bedrijfsonderdelen, applicaties of producten
- Begroting en prognoses: Uitgavendoelstellingen vaststellen en toekomstige cloudkosten ramen op basis van gebruikstrends
- Financiële verslaglegging: Het opstellen van dashboards en rapporten die laten zien waar het geld voor de cloud naartoe gaat
- Showback en chargeback: De kosten terugkoppelen naar de teams die ze veroorzaken
- Detectie van afwijkingen: Onverwachte kostenpieken opsporen voordat ze uitgroeien tot aanzienlijke overschrijdingen
Kostenbeheer in de cloud vormt de basis van elk goed ontwikkeld financieel beleid voor de cloud. Zonder dit beheer kun je kosten niet nauwkeurig toewijzen, teams niet verantwoordelijk houden of weloverwogen beslissingen nemen over waar je moet investeren of bezuinigen. Beheer alleen leidt echter niet tot een lagere cloudfactuur of een beter rendement op je cloudinvesteringen. Het zorgt wel voor transparantie, maar transparantie op zich leidt niet tot actie.
Wat houdt kostenoptimalisatie in de cloud precies in?
Kostenoptimalisatie in de cloud is het actief terugdringen van verspilling in de cloud en het verbeteren van de kostenefficiëntie door het verbruik van resources af te stemmen op de daadwerkelijke bedrijfsbehoeften. Waar kostenbeheer je laat zien wat je uitgeeft, zorgt optimalisatie ervoor dat je minder uitgeeft door onnodige resources te elimineren, te ruim toegewezen diensten op de juiste omvang af te stemmen en slimmere aankoopbeslissingen te nemen.
Veelvoorkomende maatregelen voor het optimaliseren van cloudkosten zijn onder meer:
- Reorganisatie: Het aanpassen van reken-, opslag- en databasebronnen aan de daadwerkelijke werkbelastingseisen binnen AWS, Azure en GCP
- Kortingen op basis van verbintenis: Gebruik van gereserveerde instances of besparingsplannen om de kosten voor voorspelbare workloads te verlagen
- Verwijdering van inactieve bronnen: Het opsporen en afsluiten van bronnen die actief zijn maar niet worden gebruikt
- Architecturale keuzes: Bij het ontwerp kiezen voor kostenefficiëntere servicetypen of implementatiepatronen
- Afwegingen tussen kosten en prestaties: De uitgaven voor clouddiensten afwegen tegen de gevolgen voor de prestaties en de risico’s van elke configuratiekeuze
Voor een effectieve optimalisatie van de cloudkosten is meer nodig dan alleen de juiste tools. Het vereist functieoverschrijdende samenwerking tussen engineering, financiën en IT, een regelmatig besluitvormingsritme en duidelijke verantwoordelijkheid voor de uitgavenresultaten. Zonder deze elementen blijft optimalisatie ad hoc en levert het zelden blijvende resultaten op.
Wat is het verschil tussen cloudkostenbeheer en cloudkostenoptimalisatie?
Het belangrijkste verschil is dat cloudkostenbeheer inzicht biedt, terwijl cloudkostenoptimalisatie tot actie leidt. Beheer laat zien waar het geld naartoe gaat. Optimalisatie zorgt ervoor dat het geld ergens anders naartoe gaat. Beide zijn noodzakelijk, maar organisaties die alleen in beheer investeren, merken vaak dat ze weliswaar over uitstekende rapportages beschikken, maar dat de daadwerkelijke kostenbesparing gering is.
Een handige manier om het verschil te begrijpen:
- Beheer van cloudkosten is reactief en beschrijvend. Het houdt bij wat er is gebeurd, verklaart afwijkingen en zorgt ervoor dat de kosten correct worden toegerekend.
- Kostenoptimalisatie voor de cloud is proactief en sturend. Het brengt mogelijkheden in kaart om afval te verminderen, de efficiëntie te verbeteren en betere aankoopbeslissingen te nemen voordat de kosten oplopen.
Veel organisaties beginnen met beheer, omdat dat eenvoudiger te implementeren is. Je koppelt de factuurgegevens van je cloudprovider aan een rapportagetool, stelt taggingbeleidsregels op en begint met het genereren van kostenrapporten. Het probleem is dat dit wel inzicht biedt, maar geen verantwoordelijkheid creëert. De kosten worden zichtbaar, maar niemand is bevoegd of wordt geacht er systematisch actie op te ondernemen.
Dit is een van de belangrijkste problemen die FinOps als vakgebied aanpakt. FinOps koppelt het inzicht dat management biedt aan de besluitvormingsstructuren die optimalisatie vereist. Het introduceert governance, functieoverschrijdende samenwerking en een vast ritme om op basis van kostengegevens actie te ondernemen, in plaats van deze alleen maar te observeren.
Is het mogelijk om de cloudkosten te optimaliseren zonder cloudkostenbeheer?
Je kunt de cloudkosten niet effectief optimaliseren zonder dat er een systeem voor cloudkostenbeheer is opgezet. Optimalisatie vereist nauwkeurige, goed toegewezen kostengegevens als uitgangspunt. Zonder te weten welke teams verantwoordelijk zijn voor welke resources, welke workloads welke kosten veroorzaken en hoe de uitgaven zich in de loop van de tijd ontwikkelen, zijn beslissingen over optimalisatie gebaseerd op giswerk in plaats van op feiten.
Optimalisatie zonder begeleiding leidt doorgaans tot:
- Beslissingen over het aanpassen van de omvang die tot een versnippering van de werklast leiden omdat onduidelijk is wie de eigenaar van de middelen is
- Aankopen op basis van verbintenissen die niet aansluiten bij de werkelijke verbruikspatronen, omdat de prognosegegevens onbetrouwbaar zijn
- Besparingen die niet kunnen worden geverifieerd omdat er geen referentiepunt is om ze aan af te zetten
- Met de vinger wijzen wanneer de kosten stijgen omdat er geen verantwoording is vastgelegd
Dat gezegd hebbende, is beheer zonder optimalisatie eveneens onvolledig. Organisaties die weliswaar een goed inzicht in de kosten opbouwen, maar nooit een proces opzetten om daarop in te spelen, blijven achter met gedetailleerde rapporten die geen verandering in het gedrag teweegbrengen. Deze twee werkwijzen zijn onderling afhankelijk. Beheer legt de gegevensbasis. Optimalisatie maakt gebruik van die basis om beslissingen te sturen en verspilling tegen te gaan.
Welke tools ondersteunen het beheer van cloudkosten en welke die van cloudoptimalisatie?
Het beheer en de optimalisatie van cloudkosten worden vaak ondersteund door dezelfde platforms, maar er wordt gebruikgemaakt van verschillende functies binnen die tools. Dit onderscheid is van belang wanneer u beoordeelt of een tool u daadwerkelijk helpt de kosten te verlagen of alleen helpt deze te begrijpen.
Tools gericht op het beheer van cloudkosten
Deze tools zijn gericht op inzicht, toewijzing en rapportage. Inbouwtools van cloudproviders, zoals AWS Cost Explorer, Azure Cost Management en Google Cloud Billing, bieden basisinzicht in de uitgaven. Platforms van derden, zoals Apptio en Cloudability, breiden dit uit met geavanceerdere toewijzingsmodellen, rapportage over doorberekeningen en consolidatie van meerdere clouds. Deze tools geven antwoord op de vraag: “Wat geven we uit en waaraan?”
Tools gericht op het optimaliseren van cloudkosten
Tot de op optimalisatie gerichte functies behoren aanbevelingen voor het aanpassen van de capaciteit, het opsporen van ongebruikte resources, analyse van gereserveerde instances en het modelleren van besparingsplannen. Veel FinOps-platforms combineren zowel beheer- als optimalisatiemogelijkheden. Het verschil zit hem in de vraag of de tool bruikbare aanbevelingen geeft en de workflow ondersteunt om hierop in te spelen, in plaats van alleen maar kostengegevens weer te geven.
Het belangrijkste is niet welke tool je kiest, maar of je over het nodige beleid en de juiste organisatiestructuur beschikt om actie te ondernemen op basis van de bevindingen van de tool. Een tool die aanbevelingen doet voor het optimaliseren van de personeelsomvang, levert geen enkele meerwaarde op als niemand de verantwoordelijkheid neemt om deze aanbevelingen ook daadwerkelijk door te voeren.
Wanneer moet een organisatie optimalisatie voorrang geven boven beheer?
Een organisatie moet prioriteit geven aan het optimaliseren van de cloudkosten zodra er sprake is van een betrouwbare kostentoewijzing en een duidelijk beeld van de herkomst van de uitgaven. Als u kosten niet met zekerheid aan specifieke teams, applicaties of diensten kunt toewijzen, zullen optimalisatie-inspanningen de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid missen die nodig zijn om resultaten te bestendigen. Beheer komt op de eerste plaats, optimalisatie volgt daarna.
Aanwijzingen dat u klaar bent om uw aandacht te verleggen naar optimalisatie zijn onder meer:
- De kostenverdeling is nauwkeurig en de teams hebben inzicht in hun cloudkosten
- Je beschikt over een referentiepunt voor uitgavenontwikkelingen waarmee je het effect van optimalisatiemaatregelen kunt meten
- De technische en financiële teams zijn het eens over wie verantwoordelijk is voor welke middelen
- Je hebt specifieke afvalkategorieën geïdentificeerd, zoals ongebruikte resources of te grote instances
- Het management heeft duidelijke doelstellingen vastgesteld voor kostenefficiëntie in de cloud
Voor organisaties met snel groeiende cloudomgevingen neemt de urgentie om te optimaliseren toe naarmate de schaal groter wordt. Hoe groter je cloudvoetafdruk, hoe meer verspilling er ontstaat door suboptimale configuraties, ongebruikte resources en gemiste kansen op contracten. Wachten tot het beheer perfect is voordat je met optimalisatie begint, is niet realistisch. Een pragmatische aanpak laat beide processen parallel verlopen: het beheer vormt de basis en de optimalisatie richt zich op de meest zichtbare kansen naarmate de gegevenskwaliteit verbetert.
Hoe wij u helpen om de stap te zetten van inzicht in cloudkosten naar daadwerkelijke optimalisatie
We werken samen met organisaties die wel over gegevens over cloudkosten beschikken, maar die gegevens nog niet gebruiken om beslissingen op te baseren. Onze FinOps-diensten zijn ontwikkeld om de kloof tussen inzicht en actie te overbruggen door de mensen, processen, bestuursstructuren en tools met elkaar te verbinden die optimalisatie duurzaam maken.
Zo ziet dat er in de praktijk uit:
- Beoordeling van de FinOps-rijpheid: We brengen uw huidige mogelijkheden op het gebied van financieel beheer in de cloud in kaart, met betrekking tot personeel, processen, governance en tools, en stellen een pragmatisch stappenplan op voor verbetering
- Volledige kostentoerekening: We passen toewijzingsmodellen toe voor containers, gedeelde diensten en ondersteuningskosten, zodat elke euro die aan de cloud wordt uitgegeven, een duidelijke eigenaar heeft
- Optimalisatie van de schaalgrootte binnen AWS, Azure en GCP: We brengen mogelijkheden voor rightsizing in kaart en ondernemen actie in samenwerking met de engineeringteams die verantwoordelijk zijn voor de betreffende middelen
- Functieoverschrijdend bestuur: We hebben besluitvormingsprocessen en verantwoordingsstructuren opgezet die ervoor zorgen dat de afdelingen Financiën, IT en Engineering op één lijn blijven wat betreft de uitgaven voor de cloud
- TBM-integratie: Wij koppelen gegevens over cloudkosten aan uw bredere kader voor financieel IT-beheer, zodat beslissingen over cloudinvesteringen worden genomen in het licht van de totale technologische waarde
Als uw organisatie klaar is om verder te gaan dan alleen rapportages over cloudkosten en een aanpak te ontwikkelen die verspilling actief terugdringt en het rendement op de cloudinvestering verbetert, neem contact met ons op om te bespreken waar we moeten beginnen.