Wie sollten sich Änderungen der Lieferantenpreise in einem KI-Business-Case widerspiegeln?

Wenn sich die Preise der Anbieter ändern, sollten Sie Ihren KI-Business-Case unverzüglich aktualisieren, indem Sie die Kostenannahmen überarbeiten, den ROI und die Amortisationszeit neu berechnen und erneut prüfen, ob die Investition weiterhin die finanziellen Schwellenwerte Ihres Unternehmens erfüllt. Die Preise der Anbieter gehören zu den volatilsten Faktoren in jedem KI-Business-Case, und schon moderate Erhöhungen können dazu führen, dass ein Projekt von finanziell gerechtfertigt zu grenzwertig oder nicht realisierbar wechselt. Die folgenden Fragen zeigen genau auf, wie Sie die einzelnen Aspekte dieses Aktualisierungsprozesses handhaben sollten.

Welche Arten von Preisänderungen bei Anbietern wirken sich am häufigsten auf KI-Geschäftsszenarien aus?

Die Preisänderungen der Anbieter, die sich am häufigsten auf KI-Business-Cases auswirken, lassen sich in vier Kategorien einteilen: Preise für Rechenleistung und Inferenz (die Kosten pro API-Aufruf, Token oder Modellabfrage), Plattform-Lizenzgebühren, Kosten für Support und Service-Stufen sowie verbrauchsabhängige Mehrkosten, die durch eine höher als erwartete Nutzung entstehen. Jeder dieser Faktoren kann die prognostizierten Einsparungen schmälern oder die prognostizierten Kosten über einen mehrjährigen Geschäftsfallhorizont hinweg erheblich in die Höhe treiben.

Die Rechen- und Inferenzkosten verdienen besondere Beachtung, da KI-Workloads sehr ressourcenintensiv sind. Eine Preiserhöhung pro Token oder pro GPU-Stunde summiert sich bei großem Umfang schnell. Änderungen bei der Plattformlizenzierung, wie beispielsweise der Wechsel von einem Pauschalmodell zu einem Modell auf Basis der Nutzerzahl oder der Nutzung, können die Kostenstruktur einer KI-Bereitstellung, die ursprünglich unter anderen kommerziellen Bedingungen geplant wurde, drastisch verändern.

Die Preise für Support-Stufen werden bei der anfänglichen Geschäftsfallmodellierung oft übersehen. Wenn KI-Systeme von der Pilotphase in den Produktivbetrieb übergehen, benötigen Unternehmen in der Regel ein höheres Support-Niveau, was zu erheblichen zusätzlichen Kosten führen kann. Zu einer Überschreitung des Verbrauchs kommt es, wenn die tatsächliche Nutzung die bei der Planung angenommenen Volumina übersteigt – was bei KI-Tools häufig vorkommt, die nach ihrer Einführung intern rasch angenommen werden.

Wenn Sie wissen, welche Preiskategorie sich geändert hat, können Sie die Auswirkungen besser eingrenzen und entscheiden, ob eine gezielte Anpassung oder eine vollständige Überarbeitung des Business Case erforderlich ist.

Wie aktualisiert man die Kostenannahmen in einem KI-Business-Case nach einer Preisänderung?

Um die Kostenannahmen nach einer Preisänderung eines Anbieters zu aktualisieren, identifizieren Sie zunächst alle Einzelposten in Ihrer Wirtschaftlichkeitsanalyse, die sich auf den betroffenen Anbieter beziehen, und ersetzen Sie dann die alten Preise durch die bestätigten neuen Preise in allen modellierten Jahren. Berücksichtigen Sie dabei sowohl direkte Kosten (Lizenzen, Rechenleistung, Support) als auch indirekte Kosten (Integration, Schulungen und Betriebskosten), die ebenfalls von der Änderung betroffen sein könnten.

Ein strukturierter Aktualisierungsprozess sieht wie folgt aus:

1. Lassen Sie sich die neuen Preise vom Anbieter schriftlich bestätigen, einschließlich der Gültigkeitsdaten und etwaiger Übergangsregelungen.
2. Ordnen Sie jede Preisänderung den jeweiligen Kostenpositionen in Ihrem Geschäftsmodell zu.
3. Wenden Sie die neuen Sätze auf jedes Jahr der Prognose an, nicht nur auf das laufende Jahr, da mehrjährige Prognosen die Grundlage für die Berechnung der Kapitalrendite (ROI) und der Amortisationszeit bilden.
4. Überprüfen Sie die Annahmen zum Nutzungsvolumen. Falls sich die Preisgestaltung geändert hat, prüfen Sie, ob Ihr Verbrauchsmodell weiterhin ein realistisches Nutzungsbild widerspiegelt oder ob auch hier Anpassungen erforderlich sind.
5. Dokumentieren Sie die Änderung formell, einschließlich der alten Annahme, der neuen Annahme, der Quelle und des Datums der Aktualisierung.

Die Transparenz hinsichtlich der Aktualisierung von Kostenannahmen ist ebenso wichtig wie die Aktualisierung selbst. Die Beteiligten und die Finanzteams müssen einen klaren Nachverfolgungspfad vorfinden, aus dem hervorgeht, dass der ursprüngliche Business Case auf vernünftigen Annahmen beruhte und dass die Überarbeitung auf tatsächlichen, bestätigten Daten und nicht auf Schätzungen basiert.

Führt eine Preiserhöhung seitens des Anbieters automatisch dazu, dass ein KI-Business-Case hinfällig wird?

Eine Preiserhöhung seitens des Anbieters macht einen KI-Business-Case nicht automatisch ungültig. Ob der Business-Case weiterhin tragfähig ist, hängt vom Ausmaß der Erhöhung im Verhältnis zu den prognostizierten Vorteilen, der verbleibenden Amortisationszeit sowie davon ab, ob alternative Anbieter oder Bereitstellungsmodelle die Kostenauswirkungen ausgleichen können. Viele KI-Business-Cases weisen auch nach moderaten Preiserhöhungen noch einen positiven ROI auf, da die Vorteile – wie beispielsweise Personaleinsparungen, Fehlerreduzierung oder Geschwindigkeitsgewinne – die zusätzlichen Kosten oft überwiegen.

Das Geschäftsmodell ist am stärksten gefährdet, wenn die Preiserhöhung einen Artikel mit hohem Absatzvolumen betrifft, wenn die ursprüngliche ROI-Marge bereits gering war oder wenn die Preiserhöhung früh im Projektlebenszyklus erfolgt, bevor sich die Vorteile überhaupt bemerkbar machen.

Ein nützlicher Test besteht darin, die neue Preisgestaltung anzuwenden und drei Dinge zu überprüfen: ob sich die Amortisationszeit über die Investitionsschwelle Ihres Unternehmens hinaus erstreckt, ob der Nettobarwert positiv bleibt und ob die angepasste Kosten-pro-Ergebnis-Kennzahl im Vergleich zur Alternative, das Projekt nicht durchzuführen, weiterhin günstig ausfällt. Wenn alle drei Kriterien weiterhin akzeptabel sind, ist der Business Case stichhaltig. Wenn eines oder mehrere Kriterien den Test nicht bestehen, müssen Sie entweder die Geschäftsbedingungen neu verhandeln, den Umfang der Lösung neu gestalten oder die Angelegenheit zur formellen Überprüfung der Investitionsentscheidung eskalieren.

Wie sollten der ROI und die Amortisationszeit neu berechnet werden, wenn die Lieferantenkosten steigen?

Wenn die Lieferantenkosten steigen, berechnen Sie den ROI neu, indem Sie die aktualisierten Gesamtbetriebskosten in Ihre ursprüngliche ROI-Formel einsetzen: Teilen Sie den Nettonutzen (Gesamtnutzen minus Gesamtkosten) durch die Gesamtkosten und geben Sie das Ergebnis in Prozent an. Berechnen Sie die Amortisationszeit neu, indem Sie die angepasste Gesamtinvestition durch den jährlichen Nettonutzen dividieren. Beide Berechnungen sollten über den gesamten Prognosezeitraum hinweg durchgeführt werden, nicht nur für das erste Jahr.

Aktualisierung Ihrer ROI-Berechnung

Beginnen Sie mit der Nutzenseite des Modells und vergewissern Sie sich, dass sich diese nicht geändert hat. Sofern sich die Preiserhöhung des Anbieters nicht auf die Leistungen oder Fähigkeiten des KI-Systems auswirkt, bleiben die Annahmen zum Nutzen gültig. Wenden Sie anschließend die neuen Kostenwerte auf jedes Jahr des Modells an. Berechnen Sie die kumulierten Kosten neu und vergleichen Sie diese Jahr für Jahr mit den kumulierten Nutzen, um den angepassten Break-even-Punkt zu ermitteln.

Anpassung der Amortisationsdauer

Die Amortisationszeit verlängert sich, wenn die Kosten steigen, ohne dass sich der Nutzen entsprechend erhöht. Wenn die neu berechnete Amortisationszeit nun den üblichen Investitionshorizont Ihres Unternehmens überschreitet (bei Technologieinvestitionen in der Regel drei bis fünf Jahre), handelt es sich um eine wesentliche Änderung, die eine formelle Überprüfung erfordert. Stellen Sie die überarbeitete Amortisationsdauer neben die ursprüngliche dar, damit die Auswirkungen der Preisänderung für die Entscheidungsträger sofort ersichtlich sind.

Hier ist eine Sensitivitätsanalyse sinnvoll. Modellieren Sie den ROI und die Amortisationszeit unter drei Szenarien: der bestätigten neuen Preisgestaltung, einer weiteren Erhöhung um zehn bis fünfzehn Prozent sowie einem Szenario, in dem Sie neu verhandeln oder den Anbieter wechseln. Dadurch erhalten Entscheidungsträger eine Bandbreite an Ergebnissen statt einer einzigen revidierten Zahl, was eine bessere Entscheidungen über Portfolioinvestitionen.

Welche Maßnahmen sind erforderlich, wenn sich die Preise eines Anbieters während des Projekts ändern?

Wenn sich die Preise eines Anbieters während des Projekts ändern, sind folgende Governance-Maßnahmen erforderlich: eine formelle Benachrichtigung des Projektsponsors und des Finanzverantwortlichen, eine dokumentierte Folgenabschätzung, die Einreichung eines überarbeiteten Business Case zur Genehmigung sowie eine Überprüfung des aktualisierten Lieferantenvertrags. Diese Schritte stellen sicher, dass das Unternehmen eine bewusste und fundierte Entscheidung über die Fortsetzung des Projekts trifft, anstatt die veränderte finanzielle Situation einfach zu ignorieren.

Der erste Schritt ist die Eskalation. Eine Preisänderung, die sich wesentlich auf die Wirtschaftlichkeit eines Projekts auswirkt, sollte ein Projektmanager nicht stillschweigend hinnehmen. Sie muss auf der Ebene bekannt gemacht werden, auf der die Investitionsentscheidungen ursprünglich genehmigt wurden.

In der Folgenabschätzung sollten die zusätzlichen Kosten sowohl in absoluten Zahlen als auch als Prozentsatz der Gesamtprojektkosten beziffert werden, und es sollte eindeutig dargelegt werden, ob das Projekt weiterhin die finanziellen Kriterien erfüllt, auf deren Grundlage es ursprünglich genehmigt wurde. Dieses Dokument bildet die Grundlage für die Entscheidung der Leitungsgremien.

Wenn der überarbeitete Business Case weiterhin die Genehmigungsschwellen erfüllt, sollte die Entscheidung zur Fortsetzung offiziell festgehalten werden. Ist dies nicht der Fall, muss die Organisation entscheiden, ob sie die Bedingungen neu verhandelt, den Projektumfang reduziert, das Projekt pausiert oder es abbricht. Jede dieser Optionen ist ein legitimes Ergebnis. Aus Sicht der Unternehmensführung ist es jedoch nicht akzeptabel, ein Projekt fortzusetzen, dessen finanzielle Rechtfertigung sich wesentlich geändert hat, ohne dass eine bewusste Entscheidung dafür getroffen wurde.

Prüfen Sie gleichzeitig den Lieferantenvertrag. Preisänderungen während des Projekts können vertragliche Rechte auslösen, wie beispielsweise Nachverhandlungsklauseln, Ausstiegsklauseln oder Preisgarantien, die bei Vertragsunterzeichnung vereinbart wurden.

Wie können Unternehmen das Risiko künftiger Preisschwankungen bei Anbietern in KI-Projekten verringern?

Unternehmen können das Risiko von Preisschwankungen bei KI-Projekten verringern, indem sie mehrjährige Festpreisvereinbarungen aushandeln, von Anfang an Preissensitivitätsspannen in ihre Geschäftsmodelle einbeziehen, den Überblick über die Nutzungsvolumina behalten und eine Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter vermeiden, sofern Alternativen zur Verfügung stehen. Keine dieser Maßnahmen beseitigt das Preisrisiko vollständig, doch zusammen machen sie den Business Case widerstandsfähiger gegenüber den kommerziellen Veränderungen, die auf dem Markt für KI-Anbieter häufig vorkommen.

Auf Vertragsebene sollten Sie auf Preisobergrenzen, Meistbegünstigungsklauseln und festgelegte Kündigungsfristen für Preisänderungen drängen. Diese Bedingungen sind verhandelbar, insbesondere bei größeren Verpflichtungen, und geben Ihrem Unternehmen Zeit, zu reagieren, anstatt unvorbereitet davon überrascht zu werden.

Behandeln Sie auf der Modellierungsebene die Preise der Lieferanten als Variable und nicht als festen Eingabewert. Erstellen Sie ein Basisszenario, ein Negativszenario (mit um zehn bis zwanzig Prozent höheren Preisen) und ein Positivszenario. Ein Business Case, der nur unter dem günstigsten Preisszenario funktioniert, ist anfällig.

Auf operativer Ebene ermöglicht eine kontinuierliche Transparenz hinsichtlich der Nutzung von KI-bezogenen Cloud- und Softwarediensten die frühzeitige Erkennung von Kostenabweichungen. FinOps-Verfahren die nötige Disziplin aufbringen, um Verbrauchsmuster zu verfolgen, Abweichungen zu erkennen und Überprüfungen anzustoßen, bevor die Kosten das Budget überschreiten – und nicht erst danach. Dies gilt insbesondere für KI-Workloads, die mit zunehmender interner Nutzung tendenziell unvorhersehbar skalieren.

Die Vermeidung einer Bindung an einen einzigen Anbieter ist eine langfristige Strategie, deren Berücksichtigung sich jedoch bereits von Anfang an lohnt. Wenn KI-Funktionen von mehreren Anbietern angeboten werden, sollten Sie Ihre Lösung so konzipieren, dass ein Anbieterwechsel möglich ist. Die glaubwürdige Androhung eines Wechsels reicht oft schon aus, um bei Preisänderungen eine Neuverhandlung zu erreichen.

Wie wir Ihnen helfen, die Kosten für KI-Anbieter zu verwalten und tragfähige Geschäftsmodelle zu entwickeln

Wir arbeiten mit Unternehmen zusammen, um bei Technologieinvestitionen für finanzielle Disziplin und eine solide Unternehmensführung zu sorgen – darunter auch bei KI-Projekten, bei denen die Schwankungen der Anbieterpreise eine reale und immer wiederkehrende Herausforderung darstellen. Konkret unterstützen wir Sie dabei wie folgt:

• Kostenmodelle mit Sensitivitätsbereichen erstellen Damit Ihr KI-Business-Case Preisänderungen von Anfang an berücksichtigt und nicht erst, nachdem eine Preiserhöhung bereits erfolgt ist.
• FinOps-Verfahren umsetzen die Ihnen einen kontinuierlichen Überblick über den KI-bezogenen Cloud-Verbrauch verschaffen, sodass Sie Kostensteigerungen frühzeitig erkennen und reagieren können, bevor sie zu einem Budgetproblem werden.
• Schaffung von Governance-Rahmenwerken die festlegen, was geschieht, wenn es mitten im Projekt zu einer Preisänderung seitens des Lieferanten kommt, einschließlich der Frage, wer benachrichtigt wird, was geprüft wird und wie die Entscheidung über die Fortsetzung oder Anpassung getroffen wird.
• Das IT-Finanzmanagement mit den Geschäftsergebnissen verknüpfen unter Verwendung des TBM-Rahmenwerks, sodass Kostenänderungen stets im Kontext des erwarteten Nutzens der Investition bewertet werden.
• Unterstützung bei der Prüfung von Lieferantenverträgen indem sie die Kosten- und Verbrauchsdaten bereitstellen, die erforderlich sind, um aus einer fundierten Position heraus zu verhandeln.

Falls eine Preisänderung eines Anbieters Ihren AI-Business-Case unter Druck gesetzt hat oder Sie bereits im Vorfeld ein tragfähigeres Investitionskonzept entwickeln möchten, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wie wir helfen können.