Der Einkauf spielt eine direkte Rolle beim Cloud-Kostenmanagement, indem er Verträge aushandelt, Mengenverpflichtungen sicherstellt und Governance-Rahmenbedingungen festlegt, die regeln, wie Cloud-Dienste unternehmensweit erworben und genutzt werden. Ohne die Einbindung des Einkaufs neigen Cloud-Ausgaben dazu, organisch und unstrukturiert zu wachsen, was es schwierig macht, Verantwortlichkeiten durchzusetzen oder Kosten in großem Maßstab zu optimieren. Die folgenden Fragen beleuchten genau, wie das Beschaffungswesen die Cloud-Ausgaben beeinflusst, wo es sich mit FinOps überschneidet und wie die beiden Disziplinen am besten zusammenwirken.
Wie wirkt sich die Beschaffung konkret auf die Cloud-Ausgaben aus?
Die Beschaffung beeinflusst die Cloud-Ausgaben über drei wesentliche Hebel: Vertragsverhandlungen, Einkaufsrichtlinien und Anbietersteuerung. Durch den Abschluss von Rahmenverträgen, die Vereinbarung von reservierten Kapazitäten und den Erhalt von Mengenrabatten bei Cloud-Anbietern kann die Beschaffung die Stückkosten für die Cloud-Nutzung senken, noch bevor eine einzige Workload bereitgestellt wird. Die von der Beschaffung festgelegten Richtlinien bestimmen zudem, wer Cloud-Ressourcen bereitstellen darf und unter welchen Bedingungen.
Über die Kostensenkung hinaus prägt die Beschaffung das Ausgabeverhalten. Wenn die Beschaffung Listen zugelassener Anbieter, Kaufschwellenwerte und Genehmigungsabläufe festlegt, arbeiten die Technik- und IT-Teams innerhalb festgelegter Grenzen, anstatt nach Belieben mit der Kreditkarte einzukaufen. Dies verhindert die Ausbreitung von Schatten-IT, die dazu führt, dass Cloud-Rechnungen am Monatsende zu einer Überraschung werden.
Die Beschaffung sorgt zudem für Vertragsdisziplin in Cloud-Beziehungen. Cloud-Anbieter bieten eine Reihe von Geschäftsmodellen an, darunter On-Demand-Preise, Sparpläne, reservierte Instanzen und Rabattprogramme für Unternehmen. Beschaffungsteams, die diese Modelle verstehen, können die Einkaufsverpflichtungen an die tatsächlichen Verbrauchsprognosen anpassen und so eine Überbuchung reservierter Kapazitäten oder eine unzureichende Nutzung ausgehandelter Rabatte vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und FinOps im Cloud-Kostenmanagement?
Der Bereich Beschaffung konzentriert sich auf die kaufmännischen und vertraglichen Aspekte der Cloud-Ausgaben: das Aushandeln von Vereinbarungen, die Pflege der Beziehungen zu Anbietern und die Festlegung von Einkaufsrichtlinien. FinOps konzentriert sich auf die operative Seite: Kostenverrechnung, Verbrauchsoptimierung in Echtzeit und die Verknüpfung von Cloud-Ausgaben mit dem geschäftlichen Nutzen. Beide Disziplinen sind notwendig und funktionieren am besten, wenn sie zusammenwirken und nicht isoliert voneinander.
Eine hilfreiche Herangehensweise, um diesen Unterschied zu verdeutlichen, ist folgende: Die Beschaffung sorgt für den bestmöglichen Preis für Cloud-Kapazitäten, während FinOps sicherstellt, dass diese Kapazitäten tatsächlich effizient genutzt werden und dass die Ausgabenentscheidungen den geschäftlichen Prioritäten entsprechen. Die Beschaffung legt den geschäftlichen Rahmen fest; FinOps regelt, was innerhalb dieses Rahmens geschieht.
In der Praxis arbeiten die beiden Bereiche oft isoliert voneinander. Die Beschaffung handelt einen Unternehmensvertrag mit einem Cloud-Anbieter aus und leitet diesen anschließend an die IT weiter. Die Entwicklungsteams stellen Ressourcen bereit, ohne zu wissen, welche Verpflichtungen eingegangen wurden. Die Finanzabteilung erhält eine Rechnung, die keines der beiden Teams vollständig erklären kann. Die Abstimmung zwischen FinOps und Beschaffung schließt diese Lücke, indem sie für gemeinsame Transparenz, gemeinsame Verantwortlichkeit und einen gemeinsamen Entscheidungsrhythmus sorgt, der alle drei Funktionen umfasst.
Welche Risiken im Zusammenhang mit Cloud-Kosten hilft die Beschaffung zu vermeiden?
Das Beschaffungswesen trägt dazu bei, drei Kategorien von Risiken im Zusammenhang mit Cloud-Kosten zu vermeiden: unkontrolliertes Ausgabenwachstum, ungünstige Vertragsbedingungen und Anbieterabhängigkeit. Ohne eine geregelte Steuerung der Beschaffung neigen Cloud-Ausgaben dazu, durch dezentrale Kaufentscheidungen zu steigen, die Finanzkontrollen umgehen, was zu Kostenüberschreitungen führt, die sich nur schwer bestimmten Teams oder Workloads zuordnen lassen.
Ein unkontrolliertes Ausgabenwachstum stellt das unmittelbarste Risiko dar. Wenn einzelne Teams oder Entwickler Cloud-Ressourcen eigenständig bereitstellen können, steigen die Ausgaben schneller an, als die Budgets aktualisiert werden können. Beschaffungsrichtlinien, die eine Genehmigung für Verpflichtungen oberhalb festgelegter Schwellenwerte vorschreiben, bringen dieses Wachstum unter Kontrolle, ohne dabei die Geschwindigkeit zu beeinträchtigen, die die Cloud eigentlich ermöglichen soll.
Ungünstige Vertragsbedingungen stellen ein längerfristiges Risiko dar. Cloud-Anbieter gewähren Unternehmen, die sich zu Mindestumsätzen verpflichten oder Kapazitäten im Voraus reservieren, erhebliche Rabatte. Unternehmen, die Verträge ohne aktive Einbindung der Beschaffungsabteilung verlängern, lassen oft erhebliche Einsparpotenziale ungenutzt, entweder weil sie keine Verhandlungen führen oder weil sie sich auf eine falsche Kapazitätszusammensetzung festlegen.
Die Anbieterabhängigkeit ist ein strategisches Risiko, das die Beschaffung gut bewältigen kann. Indem die Beschaffung in Verträgen die Multi-Cloud-Option offenhält und proprietäre Dienste vermeidet, die Wechselkosten verursachen, sichert sie die Fähigkeit des Unternehmens, Workloads bei Änderungen der Preisgestaltung, der Leistung oder der strategischen Prioritäten zu verlagern.
Wie sollten Beschaffungsteams mit Cloud-Anbietern wie AWS, Azure und Google Cloud zusammenarbeiten?
Beschaffungsteams sollten AWS, Azure und Google Cloud eher als strategische Partner denn als reine Lieferanten von Standardprodukten betrachten und strukturierte jährliche Überprüfungen, verbrauchsbasierte Verhandlungen sowie eine auf die tatsächliche Cloud-Roadmap des Unternehmens abgestimmte Verpflichtungsplanung durchführen. Jeder der großen Anbieter bietet Unternehmensprogramme mit erheblichen Rabatten an, doch um diese Rabatte auch tatsächlich zu realisieren, sind Vorbereitung, Daten und Verhandlungsmacht erforderlich.
Zu einem effektiven Management von Cloud-Anbietern gehören in der Regel:
- Aufbereitung der Verbrauchsdaten: Wenn die Beschaffungsabteilung mit präzisen historischen Verbrauchsdaten und glaubwürdigen Prognosen in die Verhandlungen geht, verfügt sie über die notwendigen Belege, um die Höhe der Verpflichtungen zu begründen und günstige Konditionen auszuhandeln.
- Vorteile durch die Zusammenarbeit mit mehreren Anbietern: Die Pflege von Beziehungen zu mehr als einem Cloud-Anbieter sorgt für Wettbewerbsdruck, der die Verhandlungsposition stärkt, selbst wenn ein Anbieter den Großteil der Workloads abwickelt.
- Abstimmung der Verpflichtungen: Durch die Abstimmung der Verpflichtungen für reservierte Instanzen oder Sparpläne mit den Prognosen des Entwicklerteams wird vermieden, dass zu viel Kapazität gebucht wird, die dann ungenutzt bleibt.
- Regelmäßige Geschäftsüberprüfungen: Durch die Planung vierteljährlicher Besprechungen mit den Cloud-Kundenteams lassen sich Optimierungsmöglichkeiten und neue Preisprogramme aufdecken sowie frühzeitig Warnungen zu Ausgabentrends erkennen, bevor diese zu Problemen werden.
- Eskalationswege: Durch die Festlegung klarer Eskalationskontakte auf Anbieterebene wird sichergestellt, dass Abrechnungsstreitigkeiten, Gutschriftsanträge und Supportanfragen zügig geklärt werden.
Beschaffungsteams, die proaktiv statt reaktiv mit Cloud-Anbietern zusammenarbeiten, erzielen durchweg bessere wirtschaftliche Ergebnisse. Der Schlüssel liegt darin, das Management von Cloud-Anbietern als fortlaufenden Prozess und nicht als einmaliges Vertragsereignis zu betrachten.
Welche Tools und Daten benötigt die Beschaffungsabteilung für die Cloud-Kostensteuerung?
Die Beschaffungsabteilung benötigt Daten zur Kostenverteilung, Verbrauchsprognosen und Berichte zur Vertragsauslastung, um die Cloud-Ausgaben effektiv zu steuern. Ohne verlässliche Daten darüber, welche Teams wie viel für welche Dienste ausgeben, kann die Beschaffungsabteilung keine Richtlinien durchsetzen, die Erfüllung von Verpflichtungen nicht bewerten und nicht aus einer Position der Stärke heraus verhandeln.
Der Mindestdatensatz für das Cloud-Kostenmanagement umfasst:
- Mit Tags versehene Kostendaten, aufgeschlüsselt nach Team, Projekt, Anwendung und Umgebung
- Berichte zum tatsächlichen und geplanten Ausgabenvergleich, aus denen hervorgeht, ob die reservierte Kapazität genutzt wird
- Prognostizierter Verbrauch, abgestimmt auf technische Roadmaps und Geschäftswachstumspläne
- Vertragsbedingungen und Rabattschwellen für jeden Vertrag mit einem Cloud-Anbieter
- Anomalie-Warnmeldungen, die unerwartete Ausgabensteigerungen aufzeigen, bevor sie sich verstärken
Was die Tools betrifft, bieten cloudnative Dashboards zum Kostenmanagement von AWS, Azure und Google Cloud zwar einen Ausgangspunkt, liefern der Beschaffungsabteilung jedoch selten den anbieterübergreifenden Überblick oder die Einordnung in den geschäftlichen Kontext, die sie benötigt. Spezielle FinOps-Plattformen wie Apptio Cloudability konsolidieren Multi-Cloud-Kostendaten, wenden eine einheitliche Zuordnungslogik an und liefern Erkenntnisse zur Auslastung der Kapazitätszusagen sowie zur optimalen Kapazitätsanpassung, die die Beschaffungsabteilung benötigt, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Die eigentliche Herausforderung besteht nicht im Zugang zu Tools, sondern im Zugang zu entscheidungsreifen Daten. Viele Unternehmen verfügen zwar über Kostentransparenz, es fehlen ihnen jedoch die Governance-Strukturen, um auf die gewonnenen Erkenntnisse zu reagieren. Die Governance im Beschaffungswesen funktioniert am besten, wenn die Kostendaten vertrauenswürdig sind, einheitlich zugeordnet werden und mit den Geschäftsergebnissen verknüpft sind, die sie unterstützen.
Wann sollte die Beschaffungsabteilung in Entscheidungen zum Kauf von Cloud-Diensten einbezogen werden?
Die Beschaffungsabteilung sollte bereits vor dem Abschluss von Verträgen in Entscheidungen zum Einkauf von Cloud-Diensten einbezogen werden, nicht erst, nachdem bereits Kosten entstanden sind. Die sinnvollsten Ansatzpunkte sind bei Vertragsverlängerungen, bei der Bewertung neuer Cloud-Dienste, bei der Planung von Workload-Migrationen durch die Entwicklungsteams sowie bei der Festlegung der Jahresbudgets.
Eine zu späte Einbindung der Beschaffungsabteilung ist eines der häufigsten und kostspieligsten Muster im Cloud-Kostenmanagement. Die Entwicklungsteams wählen Dienste aus, richten die Infrastruktur ein und führen Workloads monatelang aus, bevor die Beschaffungsabteilung die Rechnung prüft. Zu diesem Zeitpunkt sind die kommerziellen Optionen bereits begrenzt, und etwaige Einsparungen erfordern einschneidende Änderungen an den laufenden Systemen.
Eine frühzeitige Einbindung verändert die Dynamik. Wenn die Beschaffungsabteilung gemeinsam mit den Bereichen IT, Finanzen und Technik an den Diskussionen zur Cloud-Strategie teilnimmt, basieren Entscheidungen über das Engagement auf tatsächlichen Prognosen statt auf Schätzungen. Die Vertragsstrukturen sind auf die tatsächlichen Nutzungsmuster des Unternehmens abgestimmt. Und Governance-Richtlinien werden gemeinsam mit den technischen Teams entwickelt, anstatt ihnen nachträglich auferlegt zu werden.
Ein praktischer Auslöser für die Einbindung der Beschaffungsabteilung ist jede Entscheidung über Cloud-Ausgaben, die einen festgelegten Schwellenwert überschreitet, jede neue Unternehmensvereinbarung oder Vertragsverlängerung sowie jede Migration von Workloads, die zu einer wesentlichen Veränderung der Nutzungsmuster führt. Durch die Einbindung dieser Auslöser in die Beschaffungsrichtlinien wird sichergestellt, dass die Einbindung zum richtigen Zeitpunkt erfolgt, ohne dass es zu Engpässen bei routinemäßigen operativen Entscheidungen kommt.
Wie wir beim Kostenmanagement für die Beschaffungs-Cloud helfen
Wir unterstützen Unternehmen dabei, den Übergang von einer fragmentierten Cloud-Beschaffung zu einer integrierten Cloud-Kostenkontrolle zu vollziehen, indem wir die Bereiche Beschaffung, Finanzen, IT und Technik auf der Grundlage gemeinsamer Daten, gemeinsamer Verantwortlichkeiten und gemeinsamer Entscheidungsprozesse miteinander vernetzen. Unsere FinOps-Dienstleistungen zielen auf die strukturellen Herausforderungen ab, die eine effektive Arbeit der Beschaffungsabteilung verhindern:
- Gestaltung einer funktionsübergreifenden Steuerung: Wir legen Entscheidungsbefugnisse, Genehmigungsabläufe und Eskalationswege fest, die die Beschaffung zum richtigen Zeitpunkt in die Entscheidungen zum Einkauf in der Cloud einbeziehen.
- Kostenverrechnung und Kennzeichnung: Wir entwickeln zuverlässige Zuweisungsmodelle, die der Beschaffungsabteilung die auf Team- und Serviceebene benötigten Kostendaten liefern, um Richtlinien durchzusetzen und selbstbewusst zu verhandeln.
- Optimierung des Engagements: Wir stimmen die Strategien für reservierte Instanzen und Sparpläne auf die tatsächlichen Verbrauchsprognosen ab und maximieren so den Wert der von der Beschaffungsabteilung ausgehandelten Verpflichtungen.
- Unterstützung beim Lieferantenmanagement: Wir bereiten Unternehmen mithilfe von Nutzungsanalysen, Benchmark-Daten und kommerziellen Modellierungen für Verhandlungen mit Cloud-Anbietern wie AWS, Azure und GCP vor.
- Bewertung des Reifegrades von FinOps: Wir bewerten Ihre derzeitigen Fähigkeiten im Bereich des Cloud-Finanzmanagements und ermitteln die konkreten Lücken, bei denen eine Einbindung der Beschaffungsabteilung den größten Mehrwert bringen würde.
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen derzeit steht und welche Vorteile ein strukturierter Ansatz für das Cloud-Kostenmanagement bieten könnte, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um Ihre Situation zu besprechen.