Warum ist die Transparenz bei den Cloud-Kosten für Unternehmen so wichtig?

Die Transparenz der Cloud-Kosten ist für Unternehmen wichtig, da sie einen klaren Echtzeit-Überblick darüber bietet, wohin die Cloud-Ausgaben fließen, welche Teams dafür verantwortlich sind und ob diese Ausgaben einen Mehrwert schaffen. Ohne diese Transparenz wachsen die Cloud-Budgets unvorhersehbar, es kommt unbemerkt zu Verschwendung, und Finanz- und IT-Teams treffen Entscheidungen auf der Grundlage unvollständiger Informationen. Dieser Artikel behandelt die wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen stellen, wenn sie ein Konzept zur Transparenz der Cloud-Kosten entwickeln.

Was passiert mit Cloud-Budgets, wenn keine Kostentransparenz besteht?

Ohne Transparenz bei den Cloud-Kosten werden Budgets regelmäßig überschritten, da niemand einen zuverlässigen Überblick darüber hat, was von wem und warum genutzt wird. Cloud-Dienste lassen sich bedarfsgerecht skalieren – das ist zwar ein Vorteil, bedeutet aber auch, dass die Kosten über Nacht in die Höhe schnellen können, ohne dass es jemand bemerkt, bis die Rechnung eintrifft. Die Folge ist ein reaktives Finanzmanagement statt einer proaktiven Steuerung.

Wenn es an Transparenz bei den Cloud-Ausgaben mangelt, zeichnen sich mehrere Muster ab. Anwendungsteams stellen Ressourcen bereit und wenden sich dann dem nächsten Projekt zu, während die IT- oder Finanzabteilung die Rechnung ohne Kontextüberblick übernimmt. Gemeinsame Infrastrukturkosten lassen sich nicht bestimmten Teams, Produkten oder Geschäftsbereichen zuordnen, sodass Lücken in der Rechenschaftspflicht entstehen. Prognosen werden zu reinen Vermutungen, da historische Ausgabendaten aggregiert und nicht nach aussagekräftigen Kategorien aufgeschlüsselt werden.

Zu den praktischen Folgen zählen Budgetüberschreitungen, die der Unternehmensleitung nur schwer zu erklären sind, eher ad hoc als systematisch durchgeführte Maßnahmen zur Cloud-Optimierung sowie eine zunehmende Diskrepanz zwischen den Kosten der Cloud und dem damit erzielten Nutzen. Branchenerfahrungen zeigen, dass Unternehmen ohne strukturiertes Finanzmanagement für die Cloud regelmäßig 20 bis 30 Prozent vermeidbarer Ausgaben in ihren Cloud-Rechnungen haben, verursacht durch ungenutzte Ressourcen, überdimensionierte Instanzen und nicht zugewiesene Verpflichtungen.

Was umfasst die Transparenz der Cloud-Kosten eigentlich?

Die Transparenz der Cloud-Kosten umfasst die Möglichkeit, alle Cloud-Ausgaben über Anbieter, Konten, Dienste und Teams hinweg auf strukturierte und zuverlässige Weise einzusehen, zuzuordnen und zu verstehen. Sie umfasst nicht nur die reinen Kostendaten der Cloud-Anbieter, sondern auch den gesamten Kontext, der erforderlich ist, um diese Daten aussagekräftig zu machen: Tagging, Zuordnungsregeln, Showback- und Chargeback-Modelle sowie die Integration in Unternehmenshierarchien.

Konkret umfasst die Transparenz bei den Cloud-Ausgaben in der Regel die folgenden Komponenten:

• Kostenverrechnung: Jede Cloud-Kostenposition, einschließlich Container, gemeinsam genutzte Dienste und Supportgebühren, dem Team, dem Produkt oder dem Geschäftsbereich zuzuordnen, das bzw. der diese in Anspruch genommen hat
• Tagging und Taxonomie: Eine einheitliche Kennzeichnungsstruktur, die Cloud-Ressourcen organisatorischen Kategorien zuordnet und so die Vergleichbarkeit der Ausgaben über Zeiträume und Teams hinweg ermöglicht
• Multi-Cloud-Abdeckung: Einheitliche Transparenz über AWS, Azure und GCP hinweg statt separater, isolierter Ansichten pro Anbieter
• Anomalieerkennung: Warnmeldungen, wenn Ausgaben von den erwarteten Mustern abweichen, ermöglichen so ein frühzeitiges Eingreifen
• Prognosen: Zukunftsgerichtete Prognosen auf der Grundlage aktueller Verbrauchstrends und geplanter Änderungen
• Verfolgung von Verpflichtungen: Einblick in reservierte Instanzen, Sparpläne und Rabatte für garantierte Nutzung sowie in die Frage, ob diese vollständig ausgeschöpft werden

Es ist anzumerken, dass Transparenz allein noch keine Kontrolle bedeutet. Viele Unternehmen erreichen zwar eine gute Kostentransparenz, haben aber dennoch Schwierigkeiten, darauf zu reagieren, da die Daten nicht in einen regelmäßigen Entscheidungsrhythmus einfließen. Cloud-Kostenmanagement durch FinOps geht noch einen Schritt weiter, indem es Transparenz mit Governance, Rechenschaftspflicht und kontinuierlicher Optimierung verknüpft.

Inwiefern trägt die Transparenz bei den Cloud-Kosten zu besseren Geschäftsentscheidungen bei?

Die Transparenz der Cloud-Kosten unterstützt fundiertere Geschäftsentscheidungen, indem sie den für die Ausgaben Verantwortlichen die Informationen liefert, die sie benötigen, um bewusste Abwägungen zwischen Kosten, Leistung und Risiko zu treffen. Wenn Teams die finanziellen Auswirkungen ihrer Architekturentscheidungen nahezu in Echtzeit erkennen können, werden die Kosten zu einem wesentlichen Aspekt der Planung und sind nicht mehr nur eine nachträgliche Überlegung.

Der Zusammenhang zwischen Transparenz und Entscheidungsqualität wirkt sich auf mehreren Ebenen aus. Auf operativer Ebene können Entwicklerteams Ressourcen optimal dimensionieren, ungenutzte Infrastruktur beseitigen und die kosteneffizientesten Instanztypen auswählen, wenn ihnen zuverlässige Ausgabendaten zur Verfügung stehen. Auf finanzieller Ebene können IT- und Finanzverantwortliche präzise Budgets erstellen, die Ausgaben gegenüber dem Vorstand begründen und die finanziellen Auswirkungen von Skalierungsentscheidungen modellieren, bevor sie diese umsetzen.

Auf strategischer Ebene ermöglicht die Transparenz der Cloud-Kosten aussagekräftige Vergleiche zwischen On-Premise- und Cloud-Lösungen. Wenn Sie die Gesamtkosten für den Betrieb einer Workload in der Cloud im Vergleich zu Ihrer eigenen Infrastruktur überblicken können, können Sie Entscheidungen zur Hybrid- und Cloud-Migration auf der Grundlage von Fakten statt von Annahmen treffen. Hier knüpft die Transparenz der Cloud-Kosten direkt an die Transparenz der IT-Kosten im gesamten Technologieportfolio an.

Die Unternehmen, die den größten Nutzen aus der Cloud-Transparenz ziehen, sind diejenigen, die über das reine Berichtswesen hinausgehen und ein sogenanntes „entscheidungsreifes Erkenntnismodell“ aufbauen: strukturierte Besprechungen, bei denen Ausgaben, Optimierungsmöglichkeiten und Geschäftsergebnisse regelmäßig gemeinsam von den Bereichen Finanzen, IT und Technik erörtert werden.

Was ist der Unterschied zwischen „Showback“ und „Chargeback“ im Cloud-Kostenmanagement?

„Showback“ bedeutet, den Teams, die die Cloud-Kosten verursacht haben, diese zur Sensibilisierung offenzulegen, ohne die finanzielle Belastung auf sie zu übertragen. „Chargeback“ bedeutet, diese Kosten tatsächlich an den zuständigen Geschäftsbereich oder die entsprechende Kostenstelle weiterzuberechnen, wodurch eine direkte finanzielle Rechenschaftspflicht entsteht. Beide Ansätze beruhen auf einer genauen Kostenverrechnung, unterscheiden sich jedoch darin, wer die finanziellen Konsequenzen trägt.

Showback: Sichtbarkeit ohne Geldtransfer

Bei einem Showback-Modell erhalten die Teams Berichte, aus denen ihre zugewiesenen Cloud-Ausgaben hervorgehen, doch die Kosten werden weiterhin zentral in der IT oder im Shared-Services-Budget verbucht. Showback ist als erster Schritt in Richtung Verantwortlichkeit nützlich, da es das Bewusstsein schärft, ohne dass komplexe interne Abrechnungsprozesse erforderlich sind. Die Teams beginnen, die finanziellen Auswirkungen ihres Verbrauchs zu verstehen, was oft schon von selbst zu einer Verhaltensänderung führt.

Die Einschränkung des Showbacks besteht darin, dass der Anreiz zur Optimierung ohne finanzielle Konsequenzen gering bleiben kann. Teams erkennen zwar hohe Ausgaben an, räumen Maßnahmen jedoch möglicherweise keine Priorität ein, wenn sich die Kosten nicht auf ihr eigenes Budget auswirken.

Rückbuchung: Finanzielle Rechenschaftspflicht an der Quelle

Bei Chargeback-Modellen werden die tatsächlichen Cloud-Kosten an den verbrauchenden Geschäftsbereich weitergegeben, in der Regel durch interne Abrechnungen oder Budgetanpassungen. Dadurch entsteht ein direkter Zusammenhang zwischen Nutzungsentscheidungen und finanziellen Ergebnissen, was tendenziell zu einer disziplinierteren Cloud-Nutzung führt. Allerdings erfordert Chargeback ein höheres Maß an Genauigkeit bei der Kennzeichnung, ausgereifte Governance-Strukturen und interne Einigkeit über die Verrechnungsmethodik, bevor es fair umgesetzt werden kann.

Viele Unternehmen beginnen mit dem „Showback“, um Vertrauen in die Daten und das Verrechnungsmodell aufzubauen, und gehen dann, sobald ihr Cloud-Finanzmanagement ausgereifter wird, zum „Chargeback“ über. Die Wahl zwischen den beiden Verfahren ist weniger wichtig als die Gewährleistung einer korrekten und konsistenten Kostenverrechnung.

Welche Tools bieten Unternehmen Transparenz hinsichtlich der Cloud-Kosten?

Tools zur Kostentransparenz in der Unternehmens-Cloud lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: native Tools der Cloud-Anbieter und FinOps-Plattformen von Drittanbietern. Native Tools wie AWS Cost Explorer, Azure Cost Management und Google Cloud Billing bieten eine grundlegende Transparenz innerhalb eines einzelnen Anbieters. Plattformen von Drittanbietern aggregieren Daten über verschiedene Anbieter hinweg und bieten umfangreichere Funktionen für die Kostenzuordnung, Prognosen und Governance.

Für Unternehmen, die erhebliche Cloud-Ausgaben bei mehreren Anbietern verwalten, bieten Plattformen von Drittanbietern in der Regel einen größeren Mehrwert, da sie Daten aus verschiedenen Clouds in einer einheitlichen Ansicht zusammenführen. Tools dieser Kategorie, darunter Apptio Cloudability, bieten Funktionen wie eine vollständige Kostenzuordnung für Container, das Commitment-Management, die Erkennung von Anomalien sowie die Integration in umfassendere IT-Finanzmanagement-Frameworks.

Bei der Auswahl eines Tools zur Transparenz der Cloud-Kosten gehören zu den wichtigsten Kriterien für Unternehmensumgebungen:

• Multi-Cloud-Unterstützung für alle genutzten Anbieter
• Detaillierte Kostenverrechnung einschließlich Container, gemeinsam genutzte Dienste und Supportgebühren
• Integration in bestehende Finanz- und ERP-Systeme
• Anpassbare Regeln für die Kennzeichnung und Zuordnung, die Ihrer Organisationsstruktur entsprechen
• Workflow-Unterstützung für Showback- oder Chargeback-Prozesse
• Funktionen zur Prognoseerstellung und Budgetüberwachung

Die Tools sind nur ein Teil des Ganzen. Selbst die beste Plattform bietet nur begrenzten Nutzen, wenn es an klaren Zuständigkeiten, definierten Prozessen und einem Governance-Modell mangelt, das Daten in Entscheidungen umsetzt.

Wie bauen Sie in Ihrem Unternehmen ein Konzept zur Transparenz der Cloud-Kosten auf?

Der Aufbau eines Systems zur Transparenz der Cloud-Kosten bedeutet, die erforderlichen Mitarbeiter, Prozesse und Tools zu etablieren, um die Cloud-Ausgaben kontinuierlich zu verfolgen, zuzuordnen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Der Ausgangspunkt ist nicht die Technologie, sondern Klarheit: Sie müssen festlegen, wer für die Cloud-Kosten verantwortlich ist, wie diese zugeordnet werden und welche Entscheidungen durch diese Transparenz unterstützt werden sollen.

Ein praktischer Ansatz zum Aufbau dieser Kompetenz folgt einer logischen Abfolge:

1. Bewerten Sie Ihren aktuellen Reifegrad: Machen Sie sich zunächst ein Bild davon, wo Sie heute in Bezug auf die Tagging-Abdeckung, die Zuordnungsgenauigkeit und die vorhandenen Tools stehen, bevor Sie entscheiden, was Sie entwickeln oder ändern möchten.
2. Einen Standard für die Kennzeichnung und Taxonomie festlegen: Definieren Sie einen einheitlichen Satz von Tags, die Cloud-Ressourcen Teams, Produkten und Geschäftsbereichen zuordnen, und setzen Sie diese über Richtlinien durch.
3. Kostenverrechnung implementieren: Erstellen Sie Zuordnungsregeln, mit denen alle Cloud-Kosten – einschließlich gemeinsam genutzter und nicht gekennzeichneter Ressourcen – aussagekräftigen Kategorien zugeordnet werden
4. Verantwortlichkeiten und Rechenschaftspflicht definieren: Weisen Sie auf Team- oder Produktebene klare Zuständigkeiten für die Cloud-Ausgaben zu und richten Sie regelmäßige Überprüfungsrhythmen ein, in denen die Ausgaben im Zusammenhang mit den Geschäftsergebnissen erörtert werden.
5. Transparenz mit Optimierung verbinden: Nutzen Sie die Daten, um Möglichkeiten zur Optimierung der Personalstärke, ungenutzte Ressourcen und Lücken bei der Auslastung der Kapazitäten zu identifizieren, und entwickeln Sie einen Prozess, um diese kontinuierlich anzugehen.
6. Integration in das übergeordnete IT-Finanzmanagement: Verknüpfen Sie die Cloud-Kostendaten mit Ihrem gesamten IT-Kostenmodell, damit die Cloud-Ausgaben im Kontext des gesamten Technologieportfolios bewertet werden können.

Unternehmen, die nachhaltige Verfahren zur Transparenz der Cloud-Kosten etablieren, betrachten dies als Managementkompetenz und nicht als reine Berichterstattung. Das bedeutet, dass das finanzielle Denken in Bezug auf die Cloud in technische Arbeitsabläufe, Planungszyklen und Governance-Strukturen integriert wird, anstatt monatliche Dashboards zu erstellen, auf die niemand reagiert.

So sorgen wir für Transparenz bei den Cloud-Kosten

Wir unterstützen Unternehmen dabei, den Schritt von einer einfachen Cloud-Kostenberichterstattung hin zu einer umfassend gesteuerten FinOps-Praxis zu vollziehen, die Ausgaben mit dem geschäftlichen Nutzen verknüpft. Unser Ansatz befasst sich mit den vier häufigsten Defiziten, die wir in der Praxis beobachten: unklare Zuständigkeiten, Transparenz, die keine Entscheidungen vorantreibt, eine isolierte Zusammenarbeit zwischen Finanz- und Technikabteilungen sowie manuelle Prozesse, die nicht skalierbar sind.

Konkret unterstützen wir Sie bei folgenden Aufgaben:

• Bewertung des Reifegrades von FinOps: Eine strukturierte Bewertung Ihrer derzeitigen Fähigkeiten im Bereich des Cloud-Finanzmanagements, der Governance, der Tools und der Datenqualität, die zu einem nach Prioritäten geordneten Maßnahmenplan führt
• Vollkostenverrechnung: Einschließlich Containern, gemeinsam genutzten Diensten und Supportgebühren für AWS, Azure und GCP, zugeordnet an Ihre Organisationsstruktur
• Implementierung von Showback und Chargeback: Aufbau der Zuordnungsmodelle und internen Prozesse, die erforderlich sind, um die Cloud-Kosten auf Team- oder Geschäftseinheitsebene transparent und nachvollziehbar zu machen
• Entwurf eines FinOps-Betriebsmodells: Festlegung der Rollen, der Steuerungsstruktur, der Entscheidungsbefugnisse und der Häufigkeit von Überprüfungen, die Transparenz in kontinuierliche Optimierung umwandeln
• Integration von TBM und FinOps: Die Einbindung des Cloud-Kostenmanagements in Ihr übergeordnetes IT-Finanzmanagement-Framework, sodass die Cloud-Ausgaben zusammen mit den Kosten für lokale Systeme und den Geschäftsergebnissen bewertet werden

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen derzeit steht und was erforderlich ist, um ein zuverlässiges Verfahren zur Transparenz der Cloud-Kosten aufzubauen, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um eine FinOps-Bewertung zu besprechen.