Die Steuerung der Cloud-Kosten bei Teams, die über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeiten, erfordert ein Governance-Modell, das nicht auf eine manuelle Überwachung in Echtzeit angewiesen ist. Anstatt darauf zu vertrauen, dass jemand wach ist, um ausufernde Ausgaben zu erkennen, benötigen Sie automatisierte Schutzmechanismen, klare Zuständigkeiten und eine gemeinsame Ebene zur Kostentransparenz, die kontinuierlich in allen Regionen funktioniert, in denen Ihre Teams tätig sind. Die folgenden Abschnitte beantworten die häufigsten Fragen, mit denen Unternehmen beim Aufbau eines solchen Modells konfrontiert sind.
Warum treiben verteilte Teams die Cloud-Kosten in die Höhe?
Verteilte Teams treiben die Cloud-Kosten in die Höhe, da Entscheidungen zur Ressourcenbereitstellung rund um die Uhr getroffen werden, ohne dass eine koordinierte Überwachung stattfindet. Wenn ein Entwickler in Singapur um Mitternacht europäischer Zeit eine Ressource bereitstellt, bemerkt dies niemand in der Finanzabteilung oder der IT-Führung vor dem nächsten Werktag. Bis dahin sind die Kosten bereits angefallen, und das Muster hat sich möglicherweise in einem Dutzend anderer Zeitzonen wiederholt.
Das Problem reicht tiefer als nur die zeitliche Abstimmung. Wenn Teams über verschiedene Standorte hinweg isoliert voneinander arbeiten, optimiert jede Gruppe ihre Abläufe entsprechend ihrer eigenen Prioritäten. Die Entwicklungsabteilung konzentriert sich auf Leistung und Liefergeschwindigkeit. Die Finanzabteilung konzentriert sich auf die Einhaltung des Budgets. Der IT-Betrieb konzentriert sich auf die Verfügbarkeit. Ohne einen gemeinsamen Rahmen, der diese Perspektiven miteinander verbindet, werden Ausgabenentscheidungen isoliert getroffen, und niemand übernimmt die Verantwortung für das Ergebnis. Dies ist eines der vier immer wiederkehrenden Probleme, die wir regelmäßig beobachten: Lücken in der Verantwortlichkeit, bei denen zwar Kostendaten vorliegen, aber niemand zur Verantwortung gezogen werden kann, weil die Zuständigkeiten nie definiert wurden.
Dezentrale Umgebungen beschleunigen zudem die unkontrollierte Ausweitung der Ressourcen. Ungenutzte Instanzen, überdimensionierter Speicherplatz und in Vergessenheit geratene Testumgebungen vermehren sich, wenn kein einzelnes Team einen Überblick über die gesamte Infrastruktur hat. Die Folge ist, dass die Cloud-Ausgaben schneller steigen als der geschäftliche Nutzen, den sie bringen.
Welches Modell zur Steuerung der Cloud-Kosten eignet sich für globale Teams?
Ein föderales Governance-Modell eignet sich am besten für globale Teams. In diesem Modell legt eine zentrale FinOps-Funktion Richtlinien, Standards und Entscheidungsbefugnisse fest, während die einzelnen Teams innerhalb dieser Grenzen die Autonomie behalten, Entscheidungen zur täglichen Ressourcenbereitstellung zu treffen. So wird ein Gleichgewicht zwischen zentraler Kontrolle und der Geschwindigkeit hergestellt, die verteilte Entwicklerteams benötigen.
Die zentrale Funktion ist für die Definition der Taxonomie zur Kostenverrechnung, die Festlegung von Budgetgrenzen, die Festlegung von Optimierungsrhythmen und die Erstellung konsolidierter Berichte zuständig. Die einzelnen Teams sind dafür verantwortlich, Ressourcen korrekt zu kennzeichnen, Empfehlungen zur Personaloptimierung umzusetzen und an regelmäßigen Kostenüberprüfungen teilzunehmen.
Drei Elemente sorgen dafür, dass dieses Modell in der Praxis funktioniert:
- Festgelegte Entscheidungsbefugnisse: Jedes Team weiß, welche Ausgabenentscheidungen es eigenständig treffen kann und welche eine Eskalation oder Genehmigung erfordern.
- Gemeinsame Datenstandards: Dank einheitlicher Kennzeichnungs- und Zuordnungsregeln sind die Kostendaten regionen- und geschäftsbereichsübergreifend vergleichbar.
- Ein regelmäßiger Entscheidungsrhythmus: Governance bedeutet nicht nur Transparenz. Es bedeutet festgelegte Zeitpunkte, an denen Teams die Ausgaben überprüfen, Maßnahmen beschließen und diese auch umsetzen. Ohne diesen Rhythmus bleibt die Optimierung eine Ad-hoc-Angelegenheit.
Das Governance-Modell sollte zudem das Cloud-Finanzmanagement mit Ihrem übergeordneten IT-Finanzmanagement-Rahmenwerk verknüpfen. Cloud-Kosten stehen nicht für sich allein. Wenn sie in eine Technology Business Management (TBM)-Struktur einfließen, kann die Unternehmensführung die Cloud-Ausgaben im Kontext der gesamten IT-Investitionen und der geschäftlichen Ergebnisse betrachten und nicht als eigenständigen Posten.
Wie legt man Ausgabengrenzen fest, die auch ohne Echtzeitüberwachung funktionieren?
Sie legen Ausgabengrenzen fest, die auch ohne Echtzeitüberwachung funktionieren, indem Sie automatisierte Budgetwarnungen, richtlinienbasierte Bereitstellungskontrollen und vorab genehmigte Ausgabenrahmen für jedes Team kombinieren. Diese Mechanismen setzen die Grenzwerte kontinuierlich durch, unabhängig davon, in welcher Zeitzone sich der Entscheidungsträger befindet.
Automatische Budgetwarnungen bilden die erste Ebene. Legen Sie Schwellenwerte bei 50%, 75% und 90% des monatlichen Budgets eines Teams fest, damit Benachrichtigungen die richtigen Personen erreichen, bevor ein Limit überschritten wird – und nicht erst danach. Diese Benachrichtigungen sollten sowohl an das Entwicklerteam als auch an einen Ansprechpartner aus der Finanzabteilung gesendet werden, damit keine der beiden Gruppen sie übersehen oder ignorieren kann.
Richtlinienbasierte Kontrollen gehen noch einen Schritt weiter, indem sie bestimmte Aktionen gänzlich verhindern. Cloud-Anbieter unterstützen Richtlinien, die die Bereitstellung bestimmter Ressourcentypen blockieren, die obligatorische Kennzeichnung vor der Erstellung einer Ressource durchsetzen oder Genehmigungsworkflows für Verpflichtungen oberhalb einer festgelegten Kostenschwelle vorschreiben. Diese Kontrollen laufen automatisch ab und erfordern keine Überwachung über ein Dashboard.
Im Voraus genehmigte Ausgabenrahmen verschaffen den Teams von vornherein Klarheit. Anstatt die Ausgaben erst am Monatsende nachträglich zu überprüfen, erhalten die Teams ein festgelegtes Budget für den jeweiligen Zeitraum und kennen die Regeln, um dieses nicht zu überschreiten. Dadurch wird die Verantwortung auf die Teamebene verlagert und die Abhängigkeit von einer zentralen Kontrolle bei Routineentscheidungen beseitigt.
Welche FinOps-Tools bieten einen Überblick über die Kosten in mehreren Zeitzonen?
FinOps-Tools, die die Kostentransparenz über mehrere Zeitzonen hinweg unterstützen, bieten Kostendaten nahezu in Echtzeit, flexible Zuordnungsmodelle und rollenbasierten Zugriff, sodass jedes Team die Kosten sieht, für die es verantwortlich ist – unabhängig davon, wo es sich befindet. Apptio Cloudability ist ein Beispiel für eine Plattform, die speziell für diesen Anwendungsfall entwickelt wurde und Funktionen zur Kostenverrechnung, Empfehlungen zur Kapazitätsanpassung sowie das Commitment-Management für AWS, Azure und GCP bietet.
Achten Sie bei der Bewertung von Tools für verteilte Teams auf folgende Funktionen:
- Automatisierte Kostenverrechnung: Das Tool sollte die Kosten für gemeinsam genutzte Infrastruktur jeden Monat ohne manuellen Eingriff den richtigen Teams und Geschäftsbereichen zuordnen.
- Transparenz bei den Containerkosten: Kubernetes und containerisierte Workloads sind bekanntermaßen schwer zuzuweisen. Ein leistungsfähiges Tool bewältigt dies von Haus aus.
- Individuell anpassbare Dashboards nach Team oder Region: Jedes Team sollte seine eigene Kostenübersicht einsehen können, ohne Zugriff auf den gesamten Datensatz der Organisation zu benötigen.
- Anomalieerkennung: Automatische Warnmeldungen bei unerwarteten Ausgabemustern erkennen Probleme, bevor sie sich über mehrere Zeitzonen hinweg verschlimmern.
- Integration in bestehende Finanzsysteme: Die Kostendaten sollten in die Tools einfließen, die Ihr Finanzteam bereits für die Budgetierung und Berichterstellung nutzt.
Tools allein lösen das Problem nicht. Wie wir bei vielen Unternehmen beobachten können, führt eine bessere Transparenz nicht automatisch zu besseren Entscheidungen. Das Tool muss in eine Governance-Struktur eingebettet sein, die festlegt, wer wann auf der Grundlage der Daten handelt. Sie können sich unsere FinOps-Dienstleistungen um zu verstehen, wie die Gestaltung von Werkzeugen und Betriebsmodellen zusammenwirken.
Wie sollten die Cloud-Kosten aufgeteilt werden, wenn sich Teams die Infrastruktur teilen?
Wenn Teams sich die Infrastruktur teilen, sollten die Cloud-Kosten mithilfe einer Kombination aus direkter Zuordnung für Ressourcen, die einem einzelnen Team gehören, und einer festgelegten Verrechnungsmethode für gemeinsam genutzte Dienste aufgeteilt werden. Die Methode kann proportional (basierend auf Nutzungskennzahlen), fest (basierend auf vereinbarten Kostenanteilen) oder dynamisch (monatlich neu berechnet auf Basis des tatsächlichen Verbrauchs) sein.
Ausgangspunkt ist eine einheitliche Tagging-Strategie. Jede Ressource sollte mit Tags versehen sein, die das zuständige Team, die Anwendung oder das Produkt, das sie unterstützt, die Umgebung (Produktion, Staging, Entwicklung) sowie die Kostenstelle angeben. Ohne diese Grundlage versagt jedes Zuordnungsmodell, da die Daten unzuverlässig sind.
Für gemeinsam genutzte Dienste wie Netzwerke, Sicherheitstools, Protokollierungsinfrastruktur oder gemeinsam genutzte Kubernetes-Cluster benötigen Sie eine sekundäre Zuordnungsebene. Legen Sie fest, welche Kennzahl den Verbrauch für jeden gemeinsam genutzten Dienst am besten widerspiegelt. Bei einem gemeinsam genutzten Datenbankcluster könnte dies der Speicherverbrauch oder das Abfragevolumen sein. Bei einem gemeinsam genutzten Netzwerk könnte es sich um die Datenübertragung handeln. Wenden Sie diese Kennzahlen jeden Monat einheitlich an, damit die Teams einen vorhersehbaren und nachvollziehbaren Anteil an den gemeinsamen Kosten erkennen können.
Transparenz bei der Methodik ist genauso wichtig wie die Methodik selbst. Wenn ein Team in Amsterdam eine Zuweisung von einem Shared Service erhält, der von einem Team in Toronto verwaltet wird, muss es nachvollziehen können, wie dieser Betrag berechnet wurde. Unbegründete Zuweisungen führen zu Reibungen und untergraben das Vertrauen in den gesamten Kostenmanagementprozess. Dokumentieren Sie die Regeln, teilen Sie sie allen Teams mit und überprüfen Sie sie mindestens einmal jährlich, da sich die Infrastruktur weiterentwickelt.
Welcher Berichtsrhythmus sorgt dafür, dass verteilte Teams finanziell aufeinander abgestimmt bleiben?
Eine wöchentliche operative Überprüfung auf Teamebene in Verbindung mit einer monatlichen strategischen Überprüfung auf Führungsebene sorgt dafür, dass verteilte Teams finanziell aufeinander abgestimmt bleiben. Durch den wöchentlichen Rhythmus lassen sich Abweichungen und Optimierungsmöglichkeiten schnell erkennen. Der monatliche Rhythmus stellt einen Zusammenhang zwischen den Cloud-Ausgaben und den Geschäftsergebnissen sowie der Budgetausführung her.
Die wöchentliche Teambesprechung sollte drei Punkte abdecken: die tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zur Prognose für den laufenden Monat, etwaige Abweichungen oder unerwartete Kostensprünge sowie den Stand der noch offenen Optimierungsmaßnahmen. Diese Besprechung muss nicht lange dauern. Fünfzehn bis zwanzig Minuten, in denen dem Team die richtigen Daten vorliegen, reichen aus, um die Verantwortlichkeit und die Dynamik aufrechtzuerhalten.
Die monatliche Führungsbesprechung findet auf einer anderen Ebene statt. Dabei sollten Budgetabweichungen, Fortschritte bei der Erreichung von Optimierungszielen, die Auslastung der Kapazitäten sowie alle Entscheidungen behandelt werden, die eine teamübergreifende Koordination erfordern, wie beispielsweise der Kauf von Reserved Instances oder Architekturänderungen mit finanziellen Auswirkungen. An dieser Stelle fügen sich die Cloud-Kosten auch in das Gesamtbild der IT-Finanzen ein.
Für verteilte Teams spielt die asynchrone Berichterstattung eine wichtige unterstützende Rolle. Nicht jedes Team kann zu einem passenden Zeitpunkt an einer Live-Besprechung teilnehmen. Automatisierte Berichte, die in einen gemeinsamen Kanal oder Posteingang gesendet werden, stellen sicher, dass Teams in jeder Zeitzone Zugriff auf aktuelle Kostendaten haben, ohne auf eine Besprechung warten zu müssen. Die Live-Besprechung wird so zu einer Entscheidungssitzung statt zu einer Sitzung zum Informationsaustausch, was eine produktivere Nutzung der Zeit aller Beteiligten darstellt.
Wie wir bei der Verwaltung von Cloud-Kosten in verteilten Teams helfen
Wir arbeiten mit Unternehmen zusammen, um die Governance-Strukturen, Betriebsmodelle und technischen Grundlagen zu schaffen, die ein effektives Cloud-Kostenmanagement ermöglichen – unabhängig davon, über wie viele Zeitzonen sich Ihre Teams erstrecken. Unser Ansatz führt Sie weg von einer reaktiven Kostenberichterstattung hin zu einem proaktiven, entscheidungsreifen Finanzmanagement. Konkret unterstützen wir Sie dabei:
- Entwickeln Sie ein föderiertes FinOps-Betriebsmodell mit klaren Entscheidungsbefugnissen und Verantwortlichkeiten auf jeder Ebene
- Führen Sie eine vollständige Kostenverrechnung einschließlich Container und gemeinsam genutzter Dienste durch, damit jedes Team die Kosten sieht, auf die es Einfluss nehmen kann
- Richten Sie automatisierte Sicherheitsvorkehrungen und eine Anomalieerkennung ein, die eine disziplinierte Ausgabenpolitik gewährleisten, ohne dass eine manuelle Überwachung erforderlich ist
- Verbinden Sie Finanzdaten aus der Cloud mit Ihrem übergeordneten IT-Finanzmanagement-Framework, um vollständige Kostentransparenz zu gewährleisten
- Legen Sie einen Berichtsrhythmus fest, der sicherstellt, dass die Bereiche Finanzen, IT und Technik eine einheitliche Sicht auf den Nutzen der Cloud teilen
Wir beginnen mit einer FinOps-Reifegradanalyse, um Ihnen ein klares Bild davon zu vermitteln, wo Ihre derzeitigen Praktiken stehen und wo die wertvollsten Verbesserungen zu erzielen sind. Wenn Sie wissen möchten, wie das für Ihr Unternehmen aussieht, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir werden Sie dabei begleiten.