Was ist eine Richtlinie zur Cloud-Kostenkontrolle und wie erstellt man eine solche?

Eine Richtlinie zur Cloud-Kostenkontrolle ist ein formelles Regelwerk aus Regeln, Rollen und Prozessen, das festlegt, wie Ihr Unternehmen Entscheidungen über Cloud-Ausgaben trifft, wer für die Kosten verantwortlich ist und wie die Cloud-Nutzung im Laufe der Zeit überprüft und optimiert wird. Sie geht über die reine Erfassung Ihrer Ausgaben hinaus. Eine gut ausgearbeitete Richtlinie verknüpft finanzielle Entscheidungen im Cloud-Bereich mit den Geschäftsergebnissen, sodass jedes Team seine Verantwortlichkeiten versteht, bevor die Kosten außer Kontrolle geraten. Dieser Artikel erläutert, was die Richtlinie enthalten sollte, warum die meisten scheitern, wer dafür verantwortlich sein sollte und wie man eine solche Richtlinie effektiv verfasst und durchsetzt.

Was sollte eine Richtlinie zur Cloud-Kostenkontrolle eigentlich beinhalten?

Eine Richtlinie zur Cloud-Kostenkontrolle sollte fünf Kernkomponenten umfassen: einen definierten Geltungsbereich und klare Ziele, eindeutige Zuständigkeits- und Verantwortungsstrukturen, Ausgabenschwellenwerte und Genehmigungsworkflows, Standards für die Kennzeichnung und Zuordnung sowie regelmäßige Überprüfungsintervalle. Zusammen verwandeln diese Elemente eine Richtlinie von einem statischen Dokument in ein aktives Management-Rahmenwerk.

Im Einzelnen umfasst jede Komponente in der Praxis Folgendes:

• Umfang und Ziele: Legen Sie fest, welche Cloud-Umgebungen, Konten und Anbieter die Richtlinie abdeckt (AWS, Azure, GCP oder Multi-Cloud), und geben Sie an, welche Ziele mit der Richtlinie erreicht werden sollen, beispielsweise die Reduzierung von Verschwendung, die Verbesserung der Prognosegenauigkeit oder die Ausrichtung der Cloud-Ausgaben am geschäftlichen Nutzen.
• Verantwortung und Rechenschaftspflicht: Legen Sie fest, wer auf Team-, Produkt- und Organisationsebene für Entscheidungen bezüglich der Cloud-Kosten zuständig ist. Dazu gehört auch die Definition der Rolle eines FinOps-Experten oder eines Cloud-Finanzmanagers, sofern eine solche Position vorhanden ist.
• Ausgabegrenzen und Genehmigungsabläufe: Legen Sie Grenzwerte für die nicht geprüfte Bereitstellung, Eskalationswege bei Kostenüberschreitungen sowie Genehmigungsanforderungen für reservierte Instanzen oder Rabatte für fest zugesagte Nutzung fest.
• Standards für die Kennzeichnung und Zuordnung: Schreiben Sie eine einheitliche Tagging-Taxonomie vor, damit jede Ressource einer Kostenstelle, einem Produkt, einem Team oder einer Umgebung zugeordnet werden kann. Ohne diese ist eine Nachvollziehbarkeit unmöglich.
• Häufigkeit der Überprüfungen: Richten Sie einen regelmäßigen Entscheidungsrhythmus ein, in der Regel wöchentliche operative Besprechungen, monatliche Finanzbesprechungen und vierteljährliche strategische Besprechungen, damit die Optimierung kontinuierlich und nicht nur reaktiv erfolgt.

Eine Richtlinie, die alle fünf Bereiche abdeckt, bietet Ihren Finanz-, IT- und Technikteams einen gemeinsamen operativen Rahmen statt einer Reihe von unzusammenhängenden Regeln.

Warum scheitern die meisten Richtlinien zur Cloud-Kostenkontrolle?

Die meisten Richtlinien zur Steuerung der Cloud-Kosten scheitern, weil sie zwar Transparenz schaffen, aber keine Verantwortlichkeiten festlegen. Unternehmen investieren in Berichtssysteme und Dashboards, legen jedoch nie fest, wer dafür verantwortlich ist, auf die darin enthaltenen Erkenntnisse zu reagieren. Das Ergebnis ist eine Richtlinie, die zwar auf dem Papier existiert, aber keine Verhaltensänderungen bewirkt.

Vier immer wiederkehrende Fehlermuster erklären, warum dies geschieht:

• Unklare Eigentumsverhältnisse: Kostendaten liegen zwar vor, doch niemand kann zur Rechenschaft gezogen werden, da der Zusammenhang zwischen Ausgabenentscheidungen und den dafür verantwortlichen Teams nicht formell festgelegt wurde. Die Entwicklungsteams stellen Ressourcen bereit, doch die IT-Finanzabteilung erhält die Rechnung, ohne dass es einen Mechanismus gibt, um diese Lücke zu schließen.
• Erkenntnisse ohne Entscheidungsrhythmus: Tools und Berichte verbessern zwar die Transparenz, doch ohne einen strukturierten Rhythmus für die Auswertung dieser Daten und das Ergreifen entsprechender Maßnahmen bleibt die Optimierung rein ad hoc. Die Teams werfen einen Blick auf die Dashboards und machen dann weiter wie bisher.
• Isolierte Funktionen: Die Bereiche Finanzen, IT und Technik optimieren jeweils aus ihrer eigenen Perspektive. Ohne eine gemeinsame Steuerung führt dies zu Reibungsverlusten, Kompromissen in späten Phasen und Entscheidungen, die einem Bereich zugutekommen, während ein anderer darunter leidet.
• Manuelle Prozesse, die nicht skalierbar sind: Die Anpassung der Kapazitäten, Kapazitätsentscheidungen und die Kostenverrechnung erfordern manuellen Aufwand. Da Cloud-Umgebungen immer komplexer werden, geht die Konsistenz verloren und die Richtlinie lässt sich nicht mehr durchsetzen.

Das eigentliche Problem besteht darin, dass das Cloud-Kostenmanagement – das die Bereiche Budgetierung, Prognoseerstellung und Berichterstattung umfasst – für sich genommen keine besseren Entscheidungen hervorbringt. A Richtlinie zur Steuerung der Cloud-Kosten funktioniert nur, wenn Finanzdaten mit Entscheidungsbefugnissen verknüpft werden und ein regelmäßiger Rhythmus für das Handeln auf der Grundlage dieser Daten durchgesetzt wird.

Wer sollte in einem Unternehmen für die Steuerung der Cloud-Kosten zuständig sein?

Die Steuerung der Cloud-Kosten sollte gemeinsam von einem funktionsübergreifenden Team übernommen werden, dem Vertreter aus den Bereichen Finanzen, IT und Technik angehören, wobei ein eigens dafür zuständiger FinOps-Leiter oder Cloud-Finanzmanager den Prozess koordiniert. Keine einzelne Funktion kann diese Aufgabe allein effektiv bewältigen, da Entscheidungen über Cloud-Ausgaben gleichzeitig in allen drei Bereichen getroffen werden.

In der Praxis funktioniert die Eigentumsstruktur am besten, wenn sie auf drei Ebenen aufgebaut ist:

• Strategische Ebene: Ein hochrangiger Förderer – häufig der CIO, der CFO oder der VP of Engineering – legt die strategische Ausrichtung fest und stellt sicher, dass die Cloud-Ausgaben mit den geschäftlichen Prioritäten im Einklang stehen. Diese Person klärt Eskalationen und genehmigt wichtige Entscheidungen über Verpflichtungen.
• Operative Ebene: Ein FinOps-Leiter oder Cloud-Kostenmanager koordiniert den täglichen Governance-Prozess, führt die regelmäßigen Überprüfungen durch, pflegt die Tagging-Taxonomie und erstellt entscheidungsreife Berichte für die Führungsetage.
• Teamebene: Produktverantwortliche, Plattformingenieure und Anwendungsteams sind für die Kosten verantwortlich, die durch ihre Workloads entstehen. Sie erhalten zeitnahe und genaue Kostendaten und sollen innerhalb vereinbarter Fristen Maßnahmen zur Umsetzung der Optimierungsempfehlungen ergreifen.

Eine solche Aufteilung der Verantwortung verhindert das häufig auftretende Problem, dass die IT für Kosten zur Verantwortung gezogen wird, die eigentlich auf technische Entscheidungen zurückzuführen sind. Außerdem wird dadurch sichergestellt, dass die Finanzabteilung bereits bei der Bereitstellung und der Wahl der Architektur mitentscheidet und nicht erst, wenn die Rechnung eintrifft.

Wie erstellt man Schritt für Schritt eine Richtlinie zur Cloud-Kostenkontrolle?

Bei der Erstellung einer Richtlinie zur Cloud-Kosten-Governance sollten Sie zunächst den aktuellen Reifegrad Ihrer Organisation im Bereich der Cloud-Finanzverwaltung ermitteln, vor der Festlegung von Regeln Verantwortungsstrukturen definieren und die Richtlinie an Ihren tatsächlichen Entscheidungsprozessen ausrichten, anstatt sich an einem idealisierten Rahmenwerk zu orientieren. Eine Richtlinie, die die tatsächlichen Abläufe in Ihrer Organisation widerspiegelt, lässt sich weitaus besser durchsetzen als eine, die abstrakt an Best Practices orientiert ist.

Befolgen Sie diese Schritte, um eine Richtlinie zu erstellen, die auch wirklich eingehalten wird:

1. Bewerten Sie Ihre aktuelle Situation: Bevor Sie auch nur eine einzige Regel festlegen, sollten Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation verschaffen. Bewerten Sie die Abdeckung Ihrer Tagging-Maßnahmen, die Genauigkeit der Kostenverrechnung, die bestehenden Berichtsprozesse sowie die Art und Weise, wie Entscheidungen über Cloud-Ausgaben derzeit getroffen werden. Diese Ausgangslage bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte.
2. Legen Sie Ihre Ziele fest: Geben Sie an, was mit der Richtlinie erreicht werden soll und bis wann. Zu den Zielen könnten beispielsweise die Senkung der nicht zugeordneten Ausgaben unter einen bestimmten Schwellenwert, die vollständige Einhaltung der Kennzeichnungspflichten oder die Einführung eines monatlichen Kostenüberprüfungsprozesses gehören.
3. Verantwortlichkeiten den Rollen zuordnen: Legen Sie fest, wer über die Bereitstellung entscheidet, wer die Kosten überprüft und wer Ausnahmen genehmigt. Dokumentieren Sie dies ausdrücklich, damit es bei unerwarteten Kostensteigerungen nicht zu Streitigkeiten kommen kann.
4. Ausgabenregeln und Schwellenwerte festlegen: Legen Sie fest, was einer Genehmigung bedarf, was eine Warnmeldung auslöst und was einen Verstoß gegen die Richtlinien darstellt. Passen Sie diese Schwellenwerte realistisch an die Größe Ihrer Organisation an.
5. Festlegung von Tagging-Standards: Erstellen Sie eine verbindliche Tagging-Taxonomie, die mindestens die Bereiche Umgebung, Kostenstelle, Produkt, Team und Verantwortlicher abdeckt. Sehen Sie dabei Durchsetzungsmechanismen vor, wie beispielsweise automatische Benachrichtigungen bei nicht getaggten Ressourcen.
6. Legen Sie die Häufigkeit der Überprüfungen fest: Planen Sie regelmäßige Überprüfungen auf operativer, finanzieller und strategischer Ebene ein. Weisen Sie jeder Überprüfung Verantwortliche zu und legen Sie fest, welche Entscheidungen jeweils aus der jeweiligen Überprüfung hervorgehen sollen.
7. Veröffentlichen, kommunizieren und iterieren: Informieren Sie alle betroffenen Teams über die Richtlinie, schulen Sie sie hinsichtlich ihrer Verantwortlichkeiten und planen Sie mindestens einmal pro Jahr eine formelle Überprüfung der Richtlinie selbst ein.

Eine FinOps-Reifegradbewertung ist ein nützlicher Ausgangspunkt für den ersten Schritt und vermittelt Ihnen ein strukturiertes, faktenbasiertes Bild davon, wo Ihre finanzielle Cloud-Governance derzeit steht, bevor Sie sich auf die Ausarbeitung einer Richtlinie festlegen.

Welche Tools unterstützen die Durchsetzung von Richtlinien zur Cloud-Kostenkontrolle?

Die Durchsetzung von Richtlinien zur Cloud-Kosten-Governance stützt sich auf eine Kombination aus nativen Tools der Cloud-Anbieter, FinOps-Plattformen von Drittanbietern und der Integration in Ihre übergeordneten IT-Finanzmanagement-Tools. Da kein einzelnes Tool alle Aspekte der Governance abdeckt, kombinieren die effektivsten Lösungen Funktionen zur Kostentransparenz, -zuordnung und -optimierung in einem vernetzten Workflow.

Tools von nativen Cloud-Anbietern

AWS Cost Explorer, Azure Cost Management und Google Cloud Billing bieten alle einen Überblick über die Basiskosten, Budgetwarnungen und gewisse Möglichkeiten zur Durchsetzung von Tagging-Regeln. Diese Tools sind ein guter Ausgangspunkt, arbeiten jedoch isoliert pro Anbieter und liefern selten die cloudübergreifende, geschäftsorientierte Übersicht, die eine ausgereifte Governance-Richtlinie erfordert.

FinOps-Plattformen von Drittanbietern

Plattformen wie Apptio Cloudability, die wir als IBM-Partner implementieren, bieten in einer einzigen Umgebung Funktionen zur Kostenverrechnung in Multi-Cloud-Umgebungen, Empfehlungen zur Optimierung der Kapazitäten, Commitment-Management und Governance-Berichterstattung. Diese Tools wurden speziell entwickelt, um die funktionsübergreifende Entscheidungsfindung zu unterstützen, auf der eine Richtlinie zur finanziellen Cloud-Governance basiert. Sie lassen sich zudem in TBM-Frameworks integrieren, wodurch Sie Cloud-Kosten den von ihnen unterstützten Geschäftsdienstleistungen und Ergebnissen zuordnen können, anstatt lediglich die reinen Ausgaben auszuweisen.

Achten Sie bei der Auswahl der Tools vor allem auf Plattformen, die Ihre Tagging-Taxonomie unterstützen, die Zuordnung zu Kostenstellen automatisieren und Berichte erstellen, auf deren Grundlage die Finanz- und Geschäftsverantwortlichen Maßnahmen ergreifen können – und nicht nur Dashboards, die nur für Ingenieure lesbar sind.

Inwiefern unterscheidet sich die Cloud-Kostensteuerung vom Finanzmanagement der lokalen IT?

Die Cloud-Kostensteuerung unterscheidet sich vom Finanzmanagement der lokalen IT vor allem hinsichtlich des Zeitpunkts und der Detailgenauigkeit. On-Premise-IT-Kosten sind weitgehend fest und kapitalintensiv und richten sich nach Beschaffungszyklen und Abschreibungsplänen. Cloud-Kosten sind variabel, nutzungsabhängig und können sich von einem Tag auf den anderen erheblich ändern, was bedeutet, dass die Steuerung kontinuierlich und nahezu in Echtzeit erfolgen muss und nicht nur in regelmäßigen Abständen.

Mehrere strukturelle Unterschiede bestimmen die Funktionsweise der Unternehmensführung in den jeweiligen Umfeldern:

• Kostenstruktur: Die Kosten für lokale Lösungen bestehen hauptsächlich aus Investitionsausgaben, Hardware-Abschreibungen und langfristigen Verträgen. Cloud-Kosten sind Betriebsausgaben, die sich je nach Nutzung skalieren lassen, wodurch sie zwar besser auf technische Entscheidungen reagieren können, aber auch schwankungsanfälliger sind.
• Rechenschaftsmodell: In lokalen Umgebungen steuert die IT-Abteilung die Bereitstellung und trifft daher die meisten Kostenentscheidungen. In Cloud-Umgebungen stellen Entwicklungs- und Produktteams die Ressourcen direkt bereit, wodurch sich die Kostenverantwortung auf das gesamte Unternehmen verteilt und ein anderes Governance-Modell erforderlich wird.
• Häufigkeit der Überprüfung: Das Finanzmanagement vor Ort erfolgt in der Regel in monatlichen oder vierteljährlichen Zyklen, die an die Haushaltsperioden angepasst sind. Die Cloud-Governance erfordert wöchentliche oder sogar tägliche operative Überprüfungen, um Verschwendung aufzudecken, bevor sie sich ausweitet.
• Optimierungshebel: Bei der Optimierung vor Ort stehen die Kapazitätsplanung und Vertragsverhandlungen im Mittelpunkt. Die Cloud-Optimierung umfasst die bedarfsgerechte Dimensionierung, die Verwaltung reservierter Instanzen, die Nutzung von Spot-Instanzen sowie architektonische Entscheidungen, die alle gleichzeitig technisches und finanzielles Urteilsvermögen erfordern.

Unternehmen, die Hybridumgebungen betreiben, stehen vor der zusätzlichen Herausforderung, sinnvolle Kompromissentscheidungen zwischen lokalen und Cloud-Optionen zu treffen. Hier erweist sich die Integration von FinOps in ein Technology-Business-Management-Framework als besonders nützlich, da sie eine einheitliche Kostensprache für beide Umgebungen schafft, anstatt dass zwei separate Finanzmanagementdisziplinen parallel zueinander betrieben werden.

Wie wir Sie beim Aufbau und der Durchsetzung einer Richtlinie zur Cloud-Kostenkontrolle unterstützen

Wir arbeiten mit Unternehmen in jeder Reifestufe der Cloud-Finanz-Governance zusammen – von denen, die gerade ihre erste Richtlinie für Cloud-Ausgaben erstellen, bis hin zu denen, die den Übergang vom einfachen Kostenmanagement zu einem vollständig integrierten FinOps-Betriebsmodell anstreben. Unser Ansatz verbindet Menschen, Prozesse, Governance und Tools miteinander, sodass Ihre Richtlinie zu konkreten Entscheidungen führt und nicht nur zu Berichten.

Das bringen wir in den Prozess ein:

• Bewertung des Reifegrades von FinOps: Zunächst bewerten wir Ihre derzeitigen Fähigkeiten im Bereich des Cloud-Kostenmanagements in Bezug auf Mitarbeiter, Prozesse, Governance und Tools und erstellen so eine klare Ausgangsbasis sowie einen priorisierten Fahrplan für Verbesserungen, noch bevor Richtlinien festgelegt werden.
• FinOps-Strategie und -Umsetzung: Wir entwerfen und implementieren ein skalierbares FinOps-Betriebsmodell, das Governance-Strukturen, Entscheidungsbefugnisse, Genehmigungsworkflows und das funktionsübergreifende Kooperationsmodell definiert, damit Ihre Richtlinien in der Praxis funktionieren.
• Implementierung der Werkzeuge: Als IBM-Partner implementieren wir Apptio Cloudability, um die Kostenverrechnung in Multi-Cloud-Umgebungen, die Optimierung der Ressourcenauslastung und das Governance-Reporting zu unterstützen, damit Ihre Richtlinien durch die entsprechende Dateninfrastruktur untermauert werden.
• Integration von TBM und FinOps: Wir verknüpfen Ihr Cloud-Kostenmanagement mit Ihrem übergeordneten IT-Finanzmanagement-Rahmenwerk, sodass die Cloud-Ausgaben im gleichen Kontext des geschäftlichen Nutzens bewertet werden wie Ihre Investitionen in lokale Systeme.
• Laufende Beratung und operative Tätigkeiten: Wir bieten flexible FinOps-Expertise für Unternehmen, die zusätzliche Kapazitäten, einen vorübergehenden FinOps-Leiter oder Unterstützung bei der Einbindung von Governance-Maßnahmen in den täglichen Betrieb benötigen.

Wenn Sie den Schritt von der Transparenz der Cloud-Kosten hin zu einer echten finanziellen Steuerung der Cloud gehen möchten, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wo Ihre Organisation derzeit steht und wie ein konkreter nächster Schritt aussehen könnte.