An welchen Anzeichen lässt sich erkennen, dass Ihre Cloud-Ausgaben außer Kontrolle geraten sind?

Die Cloud-Ausgaben geraten außer Kontrolle, wenn die Kosten schneller steigen als der geschäftliche Nutzen, den sie generieren, und Sie nicht mehr erklären können, wofür Sie bezahlen und warum. Dies kommt häufiger vor, als die meisten Unternehmen erwarten, da die Cloud-Nutzung dynamisch und dezentralisiert ist und sich leicht ausweiten, aber nur schwer wieder zurückfahren lässt. In den folgenden Abschnitten werden die häufigsten Warnzeichen, die Ursachen und praktische Maßnahmen zur Wiedererlangung der Kontrolle erläutert.

Warum geraten die Cloud-Ausgaben so schnell außer Kontrolle?

Die Cloud-Ausgaben geraten schnell außer Kontrolle, da die Cloud-Nutzung von Dutzenden einzelner Teams bestimmt wird, die eigenständig Bereitstellungsentscheidungen treffen – oft ohne Einblick in die Gesamtkosten oder ohne Rechenschaftspflicht für die Rechnung. Im Gegensatz zur herkömmlichen IT-Beschaffung lassen sich Cloud-Ressourcen innerhalb von Minuten bereitstellen, und die finanziellen Folgen werden erst Wochen später sichtbar, wenn die Rechnung eintrifft.

Mehrere strukturelle Faktoren verschärfen dieses Problem. Erstens sind die Preismodelle in der Cloud komplex. Reservierte Instanzen, Spot-Preise, Datenübertragungsgebühren und Supportkosten wirken auf eine Weise zusammen, die ohne spezielle Tools und Fachkenntnisse schwer vorherzusagen ist. Zweitens werden Entwicklungsteams in der Regel anhand der Liefergeschwindigkeit und der Systemzuverlässigkeit bewertet, nicht anhand der Kosteneffizienz. Mehr auszugeben, um schneller voranzukommen, ist oft eine rationale Entscheidung auf lokaler Ebene, selbst wenn dies zu einem umfassenderen finanziellen Problem führt.

Drittens – und das ist vielleicht der wichtigste Punkt – nehmen Cloud-Umgebungen mit der Zeit immer mehr an Komplexität zu. Was zunächst als überschaubare Anzahl von Workloads beginnt, wächst schnell auf Hunderte von Konten, Diensten und Regionen an. Ohne eine strukturierter FinOps-Ansatz, nimmt die Kostentransparenz mit zunehmender Größe der Umgebung ab, und die Kluft zwischen den tatsächlichen Ausgaben und dem tatsächlichen Verständnis vergrößert sich stetig.

Was sind die häufigsten Anzeichen für überhöhte Ausgaben im Cloud-Bereich?

Zu den häufigsten Anzeichen für überhöhte Cloud-Ausgaben zählen die ständige Überschreitung der Cloud-Budgets, ein hoher Anteil an Ressourcen mit geringer Auslastung, nicht gekennzeichnete oder nicht zugeordnete Kosten, die keinem Team und keiner Arbeitslast zugeordnet werden können, sowie eine steigende Cloud-Rechnung, die niemand im Unternehmen Zeile für Zeile vollständig erklären kann.

Achten Sie insbesondere auf folgende Warnzeichen:

• Ungenutzte und überdimensionierte Ressourcen: Virtuelle Maschinen, Datenbanken und Speichervolumes, die zwar bereitgestellt, aber nicht voll ausgelastet sind, stellen eine direkte Verschwendung dar. Ungenutzte Möglichkeiten zur bedarfsgerechten Anpassung sind ein verlässlicher Indikator dafür, dass die Kostenoptimierung nicht Teil des regulären Arbeitsablaufs ist.
• Nicht gekennzeichnete Ressourcen: Wenn ein erheblicher Teil Ihrer Cloud-Ausgaben keine Tags oder unvollständige Metadaten aufweist, funktioniert die Kostenverrechnung nicht. Was Sie nicht zuordnen können, können Sie auch nicht verwalten.
• Es gibt keinen festen Rhythmus für die Kostenüberprüfung: Wenn die Cloud-Kosten erst nach einer Budgetüberschreitung und nicht im Rahmen eines regelmäßigen Zeitplans überprüft werden, werden überhöhte Ausgaben zur Regel statt zur Ausnahme.
• Reaktive Optimierung: Wenn Kostensenkungen erst dann erfolgen, wenn jemand Alarm schlägt, handelt es sich um eine Ad-hoc-Optimierung. Ein nachhaltiges Cloud-Kostenmanagement erfordert kontinuierliches, proaktives Handeln.
• Finanzwesen und Technik gehen von unterschiedlichen Zahlen aus: Wenn das Finanzteam und das Technikteam sich hinsichtlich der Cloud-Ausgaben nicht einigen können, ist die Verantwortlichkeit nicht mehr gewährleistet.

Woher wissen Sie, ob Ihre Cloud-Kosten korrekt zugeordnet sind?

Sie wissen, dass die Cloud-Kosten korrekt zugeordnet sind, wenn jeder Dollar der Cloud-Ausgaben einem bestimmten Team, Produkt oder Geschäftsbereich zugeordnet werden kann und die betroffenen Stellen der Meinung sind, dass die Zuordnung korrekt und fair ist. Wenn ein erheblicher Teil Ihrer Cloud-Rechnung in einem gemeinsamen oder nicht zugeordneten Posten landet, den die Finanzabteilung als Gemeinkosten verteilt, funktioniert die Zuordnung nicht ordnungsgemäß.

Für eine korrekte Zuordnung müssen zwei Faktoren zusammenwirken. Erstens benötigen Sie einheitliche Kennzeichnungsrichtlinien, die bereits bei der Bereitstellung durchgesetzt und nicht nachträglich angewendet werden. Zweitens benötigen Sie ein Kostenmodell, das gemeinsam genutzte Dienste, Plattformkosten und Supportgebühren so abbildet, dass die geschäftlichen Entscheidungsträger dies nachvollziehen und akzeptieren können.

Ein praktischer Test besteht darin, jedes Anwendungs- oder Produktteam zu bitten, die ihm zugewiesenen Cloud-Kosten zu überprüfen und zu bestätigen, dass es diese Ausgaben als seine eigenen anerkennt. Wenn Teams ihre Zuweisungen regelmäßig anfechten oder die Zahlen nicht mit ihren tatsächlichen Workloads in Verbindung bringen können, muss das Zuweisungsmodell überarbeitet werden. Container und gemeinsam genutzte Infrastruktur sind besonders häufige Ursachen für Zuordnungslücken, da ihre Kosten standardmäßig gebündelt werden und eine gezielte Modellierung erfordern, um sie fair zu verteilen.

Was führt dazu, dass Cloud-Budgets immer wieder überschritten werden?

Cloud-Budgets werden immer wieder überschritten, wenn die Budgetierung als jährlicher Planungsprozess und nicht als kontinuierlicher Prognoseprozess betrachtet wird. Statische Jahresbudgets tragen dem variablen, verbrauchsabhängigen Charakter von Cloud-Ausgaben nicht Rechnung und versagen schnell, wenn Workloads skaliert werden, neue Dienste eingeführt werden oder sich die geschäftlichen Prioritäten im Laufe des Jahres verschieben.

Es gibt mehrere häufig auftretende Ursachen, die es wert sind, näher betrachtet zu werden:

• Unklare Eigentumsverhältnisse: Die Anwendungsteams treffen die Ausgabenentscheidungen, doch die IT- oder Finanzabteilung erhält die konsolidierte Rechnung, ohne dass es einen Mechanismus gibt, mit dem einzelne Teams für ihren Anteil zur Rechenschaft gezogen werden können.
• Kein Entscheidungsrhythmus: Tools und Dashboards können Kosten sichtbar machen, doch Transparenz allein führt noch nicht zum Handeln. Ohne einen regelmäßigen Rhythmus für die Überprüfung der Kosten und das Treffen von Optimierungsentscheidungen bleiben überhöhte Ausgaben bestehen, selbst wenn die Daten vorliegen.
• Unvollständige Ausschöpfung der Mittelbindungen: Reservierte Instanzen und Sparpläne erfordern Vorabentscheidungen, die viele Unternehmen uneinheitlich oder zu konservativ treffen, wodurch erhebliche Einsparpotenziale ungenutzt bleiben, während sich die On-Demand-Kosten häufen.
• Isolierte Funktionen: Wenn die Bereiche Finanzen, IT und Technik jeweils aus ihrer eigenen Perspektive optimieren, ohne über einen gemeinsamen Rahmen zu verfügen, werden Kompromissentscheidungen zu spät, unzureichend oder gar nicht getroffen.

Einmalige Budgetüberschreitungen lassen sich durch Wachstum oder unerwartete Nachfrage erklären. Budgetüberschreitungen, die jedes Quartal auftreten, deuten auf ein strukturelles Problem in der Unternehmensführung hin und nicht auf einen Prognosefehler.

Wie kann FinOps dabei helfen, die Kontrolle über die Cloud-Ausgaben zurückzugewinnen?

FinOps hilft dabei, die Kontrolle über die Cloud-Ausgaben zurückzugewinnen, indem ein gemeinsames Betriebsmodell geschaffen wird, in dem die Bereiche Finanzen, IT und Entwicklung kontinuierlich bei der Abwägung von Kosten, Leistung und Risiken zusammenarbeiten, anstatt erst auf bereits aufgetretene Probleme zu reagieren. FinOps führt Unternehmen von der passiven Kostenberichterstattung hin zu einem aktiven Kostenmanagement mit klarer Verantwortlichkeit und einem regelmäßigen Entscheidungsrhythmus.

Es lohnt sich, den Unterschied zwischen Cloud-Kostenmanagement und FinOps klar zu verstehen. Das Cloud-Kostenmanagement umfasst die Budgetierung, Prognose, Berichterstattung und nachträgliche Erläuterung der Ausgaben. Es verbessert die Transparenz, verändert jedoch nicht von sich aus das Verhalten und treibt auch keine Optimierung voran. FinOps geht einen Schritt weiter, indem es das Kostenbewusstsein in die Teams und Prozesse integriert, die die Ausgaben verursachen, sodass Abwägungsentscheidungen frühzeitig und kontinuierlich statt erst spät und reaktiv getroffen werden.

In der Praxis sorgt FinOps durch vier miteinander verknüpfte Elemente für Kontrolle: verlässliche Kostendaten, auf die sich alle Beteiligten einigen, eine Governance, die festlegt, wer wann für welche Entscheidungen verantwortlich ist, ein regelmäßiger Betriebsrhythmus, der die Optimierung kontinuierlich statt nur sporadisch gewährleistet, sowie Tools, die die arbeitsintensivsten Aufgaben wie Rightsizing, Commitment-Management und Zuweisung automatisieren. Wenn diese Elemente zusammenwirken, lassen sich unkontrollierte Cloud-Kosten in den Griff bekommen und werden vorhersehbar.

Wann sollte ein Unternehmen externes Fachwissen im Bereich Cloud-Kosten hinzuziehen?

Ein Unternehmen sollte externes Fachwissen im Bereich Cloud-Kosten hinzuziehen, wenn interne Bemühungen zur Kontrolle der Cloud-Ausgaben ins Stocken geraten sind, wenn sich dieselben Kostenprobleme trotz vorhandener Tools immer wiederholen oder wenn dem Unternehmen die Kapazitäten fehlen, neben den bestehenden Aufgaben eine FinOps-Praxis aufzubauen und zu betreiben. Externes Fachwissen ist besonders dann hilfreich, wenn eine funktionsübergreifende Abstimmung zwischen Finanzwesen, IT und Entwicklung intern nur schwer zu erreichen ist.

Es gibt bestimmte Situationen, in denen externe Unterstützung den größten Mehrwert bietet:

• Die Cloud-Kosten steigen schneller, als das Unternehmen dies erklären oder rechtfertigen kann, und die internen Teams verfügen über keinen klaren Plan, um dieses Problem anzugehen.
• Eine Bewertung des Reifegrades im Bereich FinOps hat Lücken in den Bereichen Governance, Ressourcenzuweisung oder Tooling aufgezeigt, deren Schließung gezielte Maßnahmen erfordert.
• Das Unternehmen entwickelt sich von einer grundlegenden Kostentransparenz hin zu einem ausgereifteren Betriebsmodell und benötigt dabei strukturierte Unterstützung bei der Umsetzung.
• Die Stelle eines FinOps-Leiters oder -Analysten ist unbesetzt oder überlastet, wodurch die Kontinuität der Praxis gefährdet ist.
• Das Cloud-Kostenmanagement wird zunehmend in umfassendere Rahmenkonzepte für das IT-Finanzmanagement und das TBM integriert, was Fachwissen erfordert, das beide Disziplinen abdeckt.

Externes Fachwissen entfaltet seine größte Wirkung nicht als Ersatz für interne Kompetenzen, sondern als Mittel, um Fortschritte zu beschleunigen, Wissen zu vermitteln und spezifische Lücken zu schließen, während das Unternehmen im Laufe der Zeit seine eigene FinOps-Reife aufbaut.

So helfen wir Ihnen, Ihre Cloud-Kosten im Griff zu behalten

Wir helfen Unternehmen dabei, den Übergang von unkontrollierten Cloud-Ausgaben zu einer strukturierten, wertorientierten FinOps-Praxis zu vollziehen. Unser Ansatz deckt den gesamten Prozess ab – von der Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Situation bis hin zur Einführung von Governance-Strukturen, Prozessen und Tools, die eine nachhaltige Kostenkontrolle ermöglichen. Konkret unterstützen wir Sie bei folgenden Aufgaben:

• Bewertung des Reifegrades von FinOps: Eine strukturierte Bewertung Ihrer derzeitigen Fähigkeiten im Bereich des Cloud-Finanzmanagements in Bezug auf Mitarbeiter, Prozesse, Governance und Tools, die zu einem klaren Fahrplan für Verbesserungen führt.
• Vollkostenverrechnung: Einschließlich Containern, gemeinsam genutzten Diensten und Supportgebühren, sodass jeder Dollar der Cloud-Ausgaben genau zugeordnet und von den dafür verantwortlichen Teams akzeptiert wird.
• Anpassung der Personalstärke und Optimierung: Über AWS, Azure und GCP hinweg, wobei ein kontinuierlicher Ansatz anstelle von einmaligen Maßnahmen verfolgt wird.
• Entwurf eines FinOps-Betriebsmodells: Festlegung von Rollen, Entscheidungsbefugnissen, Governance-Rhythmus und funktionsübergreifender Zusammenarbeit, damit die Bereiche Finanzen, IT und Entwicklung auf derselben Grundlage arbeiten können.
• Integration von TBM und FinOps: Die Verknüpfung des Cloud-Kostenmanagements mit Ihrem übergeordneten IT-Finanzmanagementmodell, sodass die Cloud-Ausgaben im Kontext der gesamten IT-Investitionen und des geschäftlichen Nutzens bewertet werden.

Wenn Ihre Cloud-Kosten schneller steigen als Ihr Verständnis davon, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wo wir anfangen sollen.