Wie wählen Sie das richtige FinOps-Tool für Ihr Unternehmen aus?

Bei der Auswahl des richtigen FinOps-Tools kommt es darauf an, die Funktionen des Tools auf das Cloud-Betriebsmodell, den Reifegrad der Governance und die Finanzmanagementziele Ihres Unternehmens abzustimmen. Die beste FinOps-Plattform für Ihr Unternehmen ist nicht unbedingt diejenige mit dem größten Funktionsumfang, sondern diejenige, die zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihrer Teams passt, zu den Entscheidungen, die diese treffen müssen, und zu dem Punkt, an dem Sie sich auf Ihrem FinOps-Weg befinden. Die folgenden Fragen führen Sie durch die wichtigsten Überlegungen, von den Bewertungskriterien bis hin zur Erstellung eines Business Case.

Welche Kriterien sind bei der Bewertung eines FinOps-Tools am wichtigsten?

Die wichtigsten Kriterien bei der Bewertung eines FinOps-Tools sind die Genauigkeit der Kostenzuordnung, die Multi-Cloud-Unterstützung, die Integration in bestehende Finanz- und IT-Systeme sowie die Fähigkeit, nicht nur Transparenz zu schaffen, sondern auch konkrete Maßnahmen anzustoßen. Ein Tool, das Daten zu den Cloud-Ausgaben anzeigt, ohne diese mit Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsprozessen zu verknüpfen, bietet nur einen begrenzten Mehrwert, der über das eines einfachen Abrechnungs-Dashboards hinausgeht.

Achten Sie bei der Bewertung von FinOps-Tools besonders auf folgende Funktionen:

• Vollkostenverrechnung: Das Tool muss komplexe Zuordnungsszenarien bewältigen können, darunter Container, gemeinsam genutzte Dienste und Kostenumlagen über AWS, Azure und GCP hinweg.
• Empfehlungen zur Anpassung der Kapazitäten und zur Optimierung: Konkrete Empfehlungen, auf die Technik- und Finanzteams direkt reagieren können – und nicht nur reine Auslastungsdaten.
• Kennzeichnung und Durchsetzung von Governance-Vorgaben: Die Fähigkeit, nicht gekennzeichnete oder falsch zugewiesene Ressourcen zu identifizieren und Kennzeichnungsrichtlinien in großem Maßstab durchzusetzen.
• Prognosen und Budgetierung: Zuverlässige Kostenprognosen, die variable Cloud-Nutzungsmuster berücksichtigen und sich nicht nur auf lineare Hochrechnungen stützen.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte und Arbeitsabläufe: Verschiedene Interessengruppen (Finanzen, IT, Technik, Beschaffung) benötigen unterschiedliche Ansichten und unterschiedliche Detailebenen.
• Integration mit ITSM-, ERP- oder ITFM-Tools: Cloud-Kosten stehen nicht für sich allein; das Tool sollte in das übergeordnete Finanzmanagement-Ökosystem eingebunden sein.

Bewerten Sie neben den Funktionen auch das Support-Modell des Anbieters sowie die Qualität seiner Dienstleistungen zur Implementierung von FinOps, und inwieweit das Tool mit dem von der FinOps Foundation entwickelten FinOps-Framework übereinstimmt.

Was ist der Unterschied zwischen einem FinOps-Tool und einem Tool zum Cloud-Kostenmanagement?

Ein Tool zum Cloud-Kostenmanagement legt den Schwerpunkt auf Transparenz: Es zeigt Ihnen, wie viel Sie ausgeben, wo und wofür. Ein FinOps-Tool geht noch einen Schritt weiter, indem es Governance, Rechenschaftspflicht und Entscheidungsfindung im Zusammenhang mit diesen Kosten ermöglicht. Der Unterschied liegt nicht nur in den Funktionen; er spiegelt ein grundlegend anderes Betriebsmodell für das Management der finanziellen Leistung in der Cloud wider.

Das Cloud-Kostenmanagement umfasst in der Regel die Bereiche Budgetierung, Prognoseerstellung, Berichterstattung und nachträgliche Kostenaufschlüsselung. Diese Funktionen sind zwar nützlich, führen jedoch für sich genommen weder zu einer strukturellen Optimierung noch zu besseren Geschäftsentscheidungen. Unternehmen, die ausschließlich Cloud-Kostenmanagement-Tools einsetzen, stellen häufig fest, dass zwar Daten verfügbar sind, aber keine Verantwortlichkeiten festgelegt werden können und Optimierungsbemühungen daher nur punktuell erfolgen.

Eine FinOps-Plattform baut auf der Kostentransparenz auf und bietet darüber hinaus folgende Funktionen:

• Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für Cloud-Ausgaben auf Team- oder Produktebene
• Ein wiederkehrender Entscheidungsrhythmus, der nicht nur das Bewusstsein schärft, sondern auch die Optimierung vorantreibt
• Funktionsübergreifende Arbeitsabläufe, die die Bereiche Finanzen, IT, Technik und Beschaffung miteinander verbinden
• Verpflichtungsmanagement (reservierte Instanzen, Sparpläne) mit klarer Steuerung
• Die Fähigkeit, Cloud-Kosten mit dem geschäftlichen Nutzen zu verknüpfen, und nicht nur mit technischen Ressourcen

Kurz gesagt: Das Cloud-Kostenmanagement zeigt Ihnen, was passiert ist. Ein FinOps-Tool hilft Ihnen bei der Entscheidung, wie Sie darauf reagieren sollen, und stellt sicher, dass die richtigen Personen für die Umsetzung verantwortlich sind.

Wie können Sie einschätzen, ob Ihr Unternehmen für eine FinOps-Plattform bereit ist?

Ihr Unternehmen ist bereit für eine FinOps-Plattform, wenn Sie einen Punkt erreicht haben, an dem die Cloud-Ausgaben so hoch sind, dass eine strukturierte Steuerung erforderlich ist, die derzeitigen Tools oder Prozesse jedoch mit dem Umfang, der Komplexität oder dem Tempo der Cloud-Nutzung nicht Schritt halten können. Bei der Bereitschaft geht es weniger um die Cloud-Reife als vielmehr um die Bereitschaft des Unternehmens, auf Kostendaten zu reagieren.

Bei einer praktischen Bereitschaftsprüfung werden vier Bereiche untersucht:

1. Personen: Gibt es klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten für die Cloud-Kosten? Beschäftigen sich auch Personen außerhalb der IT-Abteilung (Finanzabteilung, Produktverantwortliche) mit den Daten zu den Cloud-Ausgaben?
2. Prozesse: Haben Sie einen festen Rhythmus für die Überprüfung der Cloud-Kosten, die Erstellung von Prognosen und das Treffen von Optimierungsentscheidungen?
3. Governance: Gibt es Richtlinien für die Kennzeichnung, die Bereitstellung von Ressourcen und die Festabnahme? Wer hat Entscheidungsbefugnis?
4. Werkzeuge: Liefert Ihr derzeitiges Tool zuverlässige, verwertbare Daten, oder verbringen Ihre Teams viel Zeit damit, Kostenberichte manuell abzugleichen?

Wenn die ehrliche Antwort auf die meisten dieser Fragen “nein” oder “teilweise” lautet, bedeutet das nicht, dass Sie die Einführung von FinOps-Tools aufschieben sollten. Es bedeutet vielmehr, dass Sie ein Tool wählen sollten, das mit Ihnen mitwachsen kann, und es mit einem Implementierungsansatz kombinieren sollten, der neben der Technologie auch organisatorische und prozessbezogene Lücken berücksichtigt. Eine FinOps-Reifegradanalyse kann Ihnen einen strukturierten, objektiven Ausgangspunkt bieten, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.

Sollten Sie sich für ein eigenständiges FinOps-Tool oder eine integrierte ITFM-Plattform entscheiden?

Sie sollten sich für eine integrierte ITFM-Plattform entscheiden, wenn Cloud-Kosten einen wesentlichen Teil einer umfassenderen Herausforderung im IT-Kostenmanagement ausmachen und Sie die Cloud-Ausgaben mit den Kosten vor Ort, den Geschäftsdienstleistungen und strategischen Investitionsentscheidungen verknüpfen müssen. Ein eigenständiges FinOps-Tool ist die bessere Wahl, wenn Ihr Hauptanliegen die operative Optimierung der Cloud-Kosten ist und Ihre ITFM-Prozesse separat abgewickelt werden.

Eigenständige FinOps-Tools zeichnen sich durch cloudspezifische Funktionen aus: detaillierte Kostenverrechnung, Rightsizing, Optimierung von Verpflichtungen und Transparenz auf technischer Ebene. Sie lassen sich schneller bereitstellen und von den Entwicklerteams leichter übernehmen. Allerdings geben sie in der Regel keine Antwort auf die übergeordnete Frage, in welchem Zusammenhang die Cloud-Kosten mit den gesamten IT-Ausgaben, den Unternehmensdienstleistungen oder den Portfolio-Investitionen stehen.

Ein integrierter Ansatz, der FinOps mit Technology Business Management (TBM) kombiniert, schließt diese Lücke. TBM bietet die strategische Struktur, um Technologieinvestitionen in Dienstleistungen, Produkte und Geschäftsergebnisse umzusetzen. FinOps sorgt für finanzielle Disziplin bei den Ausgaben für Cloud und Digitalisierung. Gemeinsam ermöglichen sie es Unternehmen, fundierte Abwägungen zwischen On-Premise- und Cloud-Lösungen zu treffen und den IT-Nutzen in geschäftlichen Begriffen statt anhand technischer Kennzahlen zu vermitteln.

Für Unternehmen, die hybride Umgebungen verwalten oder unter dem Druck stehen, IT-Investitionen gegenüber der Unternehmensleitung zu rechtfertigen, bietet der integrierte Ansatz einen deutlich höheren strategischen Mehrwert als die reine Optimierung der Cloud-Kosten.

Was sind die häufigsten Fehler, die Unternehmen bei der Auswahl von FinOps-Tools machen?

Der häufigste Fehler, den Unternehmen bei der Auswahl von FinOps-Tools begehen, besteht darin, sich allein auf die Funktionen zu konzentrieren, ohne die organisatorischen und prozessbezogenen Lücken zu berücksichtigen, die darüber entscheiden, ob diese Funktionen tatsächlich genutzt werden. Eine leistungsstarke Plattform, die in einem Team ohne festgelegte Zuständigkeiten, ohne regelmäßige Governance-Maßnahmen und ohne funktionsübergreifende Akzeptanz eingesetzt wird, wird unabhängig von ihren Fähigkeiten keine Ergebnisse liefern.

Weitere häufige Fehler sind:

• Unterschätzung der Komplexität der Umsetzung: FinOps-Tools erfordern umfangreichen Konfigurationsaufwand, die Bereinigung von Tags sowie Integrationsarbeiten, bevor sie zuverlässige Daten liefern. Unternehmen unterschätzen diesen Aufwand häufig und überschätzen die Zeit bis zur Wertschöpfung.
• Ausrichtung auf die aktuelle Größe statt auf zukünftiges Wachstum: Ein Tool, das für Ihre derzeitige Cloud-Infrastruktur geeignet ist, lässt sich möglicherweise nicht skalieren, wenn Ihre Umgebung an Größe und Komplexität zunimmt.
• Die menschliche Ebene außer Acht lassen: Tools können die Notwendigkeit klar definierter Rollen, Entscheidungsbefugnisse und einer FinOps-Kultur nicht ersetzen. Unternehmen, die Tools als Ersatz für Governance betrachten, haben durchweg mit Schwierigkeiten zu kämpfen.
• Optimierung ausschließlich für technische Anwendungsfälle: Wenn die Akteure aus den Bereichen Finanzen und Geschäft die Ergebnisse des Tools nicht nutzen können, bleiben die Kostendaten in der IT isoliert und fließen nicht in geschäftliche Entscheidungen ein.
• Das Überspringen einer Reifegradbewertung: Wenn Sie ein Tool auswählen, ohne Ihre aktuellen Möglichkeiten zu kennen, kann dies dazu führen, dass Sie zu viel in Funktionen investieren, für deren Nutzung Sie noch nicht bereit sind, oder zu wenig in Bereiche, in denen Sie am meisten profitieren könnten.

Wie erstellt man einen Business Case für die Investition in ein FinOps-Tool?

Ein Business Case für ein FinOps-Tool sollte auf drei Werttreibern basieren: Kosteneinsparungen durch Optimierung, Zeitersparnis durch Automatisierung und besseres Reporting sowie eine verbesserte Entscheidungsqualität, die künftige Mehrausgaben verhindert. Schon die Quantifizierung eines einzigen dieser Treiber anhand der tatsächlichen Cloud-Ausgabendaten Ihres Unternehmens reicht in der Regel aus, um die Investition zu rechtfertigen.

Beginnen Sie mit Ihren aktuellen Cloud-Ausgaben. Selbst moderate Optimierungsraten (Anpassung der Kapazitäten, Beseitigung von Verschwendung, Verbesserung der Abdeckung durch Verpflichtungen) führen in großem Maßstab zu erheblichen Einsparungen. Unternehmen, die strukturierte FinOps-Verfahren einführen, senken ihre Cloud-Kosten in der Regel bereits im ersten Jahr um einen erheblichen Prozentsatz und reduzieren gleichzeitig den manuellen Aufwand für die Erstellung von Kostenberichten und Budgetprognosen.

Strukturieren Sie Ihren Business Case anhand der folgenden Elemente:

1. Aktuelle Kosten und Ineffizienzen: Erfassen Sie Ihre aktuellen Cloud-Ausgaben, den Zeitaufwand Ihres Teams für die manuelle Kostenabrechnung sowie alle bekannten Verschwendungen (nicht gekennzeichnete Ressourcen, inaktive Instanzen, ungenutzte Verpflichtungen).
2. Optimierungspotenzial quantifizieren: Nutzen Sie die Cost-Advisor-Tools Ihres Cloud-Anbieters oder eine FinOps-Bewertung, um die Einsparungen durch eine optimale Kapazitätsanpassung und die Reduzierung von Verpflichtungen abzuschätzen.
3. Berücksichtigung von Effizienzsteigerungen bei den Prozessen: Die Zeitersparnis bei der Budgetierung, Prognoseerstellung und Abstimmung hat reale Kosten; beziehen Sie diese in Ihre Berechnung mit ein.
4. Berücksichtigung der Risikominderung: Eine verbesserte Unternehmensführung verringert das Risiko von Budgetüberraschungen, Compliance-Lücken und ungeplanten Ausgaben aufgrund unkontrollierter Ressourcen.
5. Stellen Sie die Gesamtbetriebskosten dar: Berücksichtigen Sie die Werkzeugkosten, den Implementierungsaufwand und die laufenden Betriebskosten, damit die Beteiligten die Nettorendite bewerten können.

Eine FinOps-Bewertung ist eine wertvolle Grundlage für diesen Prozess, da sie einen objektiven Überblick über Ihren aktuellen Reifegrad liefert und eine nach Prioritäten geordnete Roadmap aufzeigt, in welchen Bereichen Investitionen den größten Mehrwert erzielen.

So unterstützen wir Sie bei der Auswahl und Einführung der richtigen FinOps-Tools

Wir begleiten Unternehmen auf ihrem gesamten FinOps-Weg – von der ersten Bestandsaufnahme über die vollständige Implementierung bis hin zum laufenden Betrieb. Unser Ansatz ist praxisorientiert und ergebnisorientiert: Wir helfen Ihnen dabei, die richtige FinOps-Plattform für Ihre spezifische Umgebung auszuwählen, diese korrekt zu implementieren und das Governance- und Organisationsmodell aufzubauen, das die effektive Nutzung der Tools ermöglicht.

Konkret unterstützen wir Sie bei folgenden Aufgaben:

• A Bewertung des Reifegrades von FinOps Das verschafft Ihnen eine objektive Ausgangsbasis in Bezug auf Mitarbeiter, Prozesse, Governance und Tools, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.
• FinOps-Strategie und -Umsetzung das neben der Technologie auch Ihr Betriebsmodell, Ihre Rollen, Ihre Entscheidungsbefugnisse und den Rhythmus der Steuerung definiert
• Integration von TBM und FinOps für Unternehmen, die das Cloud-Kostenmanagement mit dem übergeordneten IT-Finanzmanagement und der Berichterstattung zum geschäftlichen Nutzen verknüpfen müssen
• FinOps als Dienstleistung für Unternehmen, die ein vollständig verwaltetes Betriebsmodell wünschen, ohne die entsprechenden Kapazitäten vollständig intern aufbauen zu müssen
• Unterstützung für Werkzeugauswahl und -konfiguration darunter Apptio Cloudability mit vollständiger Kostenverrechnung über AWS, Azure und GCP, Rightsizing und Commitment-Management

Wenn Sie FinOps-Tools evaluieren oder sich vor einer Entscheidung einen Überblick über die aktuelle Situation in Ihrem Unternehmen verschaffen möchten, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wie wir helfen können.