Kostenoptimalisatie en kostenbesparing zijn niet hetzelfde. Bij kostenbesparing worden uitgaven teruggedrongen door middelen te schrappen of in te krimpen, vaak zonder rekening te houden met de gevolgen. Kostenoptimalisatie verhoogt de waarde die u uit elke uitgegeven euro of dollar haalt door IT-investeringen af te stemmen op bedrijfsresultaten. Dit onderscheid is vooral van belang wanneer organisaties onder budgetdruk staan en moeten beslissen of ze snel moeten bezuinigen of moeten investeren in een betere financiële discipline. In de onderstaande paragrafen worden de praktische verschillen toegelicht, wanneer elke aanpak van toepassing is en hoe financiële transparantie bijdraagt aan betere IT-beslissingen.
Heeft kostenbesparing een negatieve invloed op de IT-prestaties op de lange termijn?
Ja, bezuinigingen hebben vaak een negatieve invloed op de IT-prestaties op de lange termijn wanneer ze gericht zijn op middelen zonder dat de bijdrage daarvan aan de bedrijfsvoering wordt geëvalueerd. Het schrappen van personeel, licenties of infrastructuurcapaciteit uitsluitend op basis van de hoogte van de uitgaven in plaats van de geleverde waarde leidt tot tekorten in de capaciteit die kostbaar zijn om weer op te bouwen. De besparingen op korte termijn keren zich vaak binnen twee tot drie jaar om, omdat organisaties moeten betalen om te herstellen wat eerder is geschrapt.
Het onderliggende probleem is dat bij bezuinigingen IT-uitgaven worden beschouwd als een last in plaats van als een investering. Wanneer er over de hele linie op de begroting wordt bezuinigd, vallen zowel hoogwaardige diensten als daadwerkelijk verspillende diensten ten prooi aan de bezuinigingen. Teams raken de tools en capaciteit kwijt die ze nodig hebben om hun werk te doen, wat de productontwikkeling vertraagt, de technische schuld vergroot en het operationele risico verhoogt.
Daarnaast zijn er ook organisatorische kosten. Herhaalde bezuinigingsrondes ondermijnen het vertrouwen tussen IT en de rest van het bedrijf. Belanghebbenden gaan IT steeds meer zien als een kostenpost die tot een minimum moet worden beperkt, in plaats van als een functie die resultaten oplevert. Om die relatie weer op te bouwen, moet de toegevoegde waarde worden aangetoond, wat moeilijker wordt wanneer de middelen om die waarde te realiseren al zijn wegbezuinigd.
Kostenbesparingen zijn op zich niet verkeerd. Het schrappen van daadwerkelijk overbodige uitgaven is een vorm van verantwoord financieel beheer. Het wordt pas een probleem wanneer er bezuinigingen worden doorgevoerd zonder dat duidelijk is welke uitgaven productief zijn en welke niet. Juist dat onderscheid is waar gestructureerd Financieel beheer in de IT-sector is bedoeld om te bieden.
Wat houdt kostenoptimalisatie in de IT eigenlijk in?
IT-kostenoptimalisatie is het voortdurende proces waarbij de verhouding tussen de geleverde waarde en de gemaakte kosten bij technologische investeringen wordt verbeterd. Het gaat hierbij niet om het verlagen van een begrotingspost, maar om het analyseren van waar de IT-uitgaven naartoe gaan, welke resultaten ze opleveren en waar middelen kunnen worden herverdeeld naar activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Het is een continu proces, geen eenmalige exercitie.
In de praktijk omvat de optimalisatie van IT-kosten verschillende onderling samenhangende activiteiten:
- Kostenverdeling: IT-kosten nauwkeurig toewijzen aan de diensten, producten of bedrijfsonderdelen die deze kosten maken, zodat belanghebbenden kunnen zien wat ze daadwerkelijk uitgeven.
- Vraagbeheer: Nagaan of het huidige verbruik in overeenstemming is met de werkelijke bedrijfsbehoeften, en de middelen dienovereenkomstig afstemmen.
- Rationalisatie van de portefeuille: Het opsporen van overbodige applicaties, overlappende tools of onderbenutte infrastructuur die kunnen worden samengevoegd.
- Financieel beheer in de cloud: Cloud-resourceverplichtingen afstemmen op daadwerkelijke gebruikspatronen om overcapaciteit en onnodige kosten te voorkomen.
- Prioritering van investeringen: Middelen die nu aan activiteiten met een lage toegevoegde waarde worden besteed, worden ingezet voor initiatieven die de strategische bedrijfsdoelstellingen ondersteunen.
Wat optimalisatie onderscheidt van bezuinigen, is het besluitvormingsproces dat eraan ten grondslag ligt. Voor optimalisatie zijn gegevens nodig over wat elke investering oplevert. Zonder dat inzicht vallen organisaties automatisch terug op bezuinigen, omdat ze niet over de nodige gegevens beschikken om slimmere keuzes te maken. Het opbouwen van die gegevensbasis vormt de hoeksteen van IT Financial Management (ITFM) als discipline.
Wanneer moet een organisatie de voorkeur geven aan kostenbesparing boven optimalisatie?
Kostenbesparingen zijn de juiste maatregel wanneer uitgaven daadwerkelijk overbodig zijn, wanneer een organisatie met een acute liquiditeitscrisis te maken heeft, of wanneer een specifieke dienst of tool geen aantoonbaar zakelijk doel dient. In deze situaties is het gepast om uitgaven snel te schrappen. Buiten deze omstandigheden levert optimalisatie bijna altijd betere resultaten op dan bezuinigingen.
De praktijktoets is of je voldoende inzicht hebt om productieve uitgaven te onderscheiden van verspilling. Als dat het geval is, is optimalisatie haalbaar. Zo niet, dan wordt bezuinigen een bot instrument dat wordt ingezet zonder de informatie die nodig is om te beschermen wat ertoe doet.
Organisaties die overhaast gaan bezuinigen voordat ze kostentransparantie hebben gecreëerd, krijgen doorgaans te maken met een van de volgende twee uitkomsten: ze bezuinigen te drastisch en brengen daarmee hun capaciteit in gevaar, of ze bezuinigen op de verkeerde plaatsen en laten echte verspilling ongemoeid. Beide uitkomsten zijn te voorkomen met betere financiële gegevens.
Een handige manier om de beslissing te benaderen, is door te vragen wat de betreffende uitgaven daadwerkelijk opleveren. Als het antwoord duidelijk is en de bijdrage gering, is bezuinigen gerechtvaardigd. Als het antwoord onduidelijk is, moet eerst meer inzicht worden verkregen voordat er wordt bezuinigd. Dit is waar ITFM-tools en -raamwerken directe waarde bieden: ze zetten onduidelijke uitgaven om in een onderbouwd beeld van kosten en bijdrage.
Hoe zorgt kostentransparantie ervoor dat er geoptimaliseerd kan worden in plaats van bezuinigd?
Kostentransparantie maakt optimalisatie mogelijk door besluitvormers nauwkeurige, gedetailleerde gegevens te verstrekken over waar het IT-budget naartoe gaat en wat het oplevert. Wanneer u kunt zien welke diensten de meeste middelen verbruiken, welke bedrijfsonderdelen welke kosten veroorzaken en hoe de uitgaven zich verhouden tot de resultaten, kunt u gerichte verbeteringen doorvoeren in plaats van algemene bezuinigingen. Transparantie vervangt giswerk door feiten.
Zonder transparantie lopen IT-leiders tegen een veelvoorkomende valkuil aan: ze kennen weliswaar het totale IT-budget, maar kunnen dit niet uitleggen in termen die de rest van het bedrijf begrijpt. De financiële afdeling ziet een groot, ondoorzichtig kostenblok. De bedrijfsonderdelen voelen zich niet betrokken bij beslissingen over IT-uitgaven. Wanneer er druk ontstaat om kosten te besparen, is bezuinigen de enige beschikbare maatregel, omdat er geen gegevens zijn om een gerichtere aanpak te onderbouwen.
Transparantie verandert die dynamiek op verschillende concrete manieren. Showback- en chargeback-modellen maken bedrijfsonderdelen bewust van wat ze verbruiken, waardoor onnodige vraag vanzelf afneemt. Nauwkeurige kostentoewijzing brengt de werkelijke kosten van individuele diensten aan het licht, waardoor het mogelijk wordt deze te vergelijken met de waarde die ze opleveren. Geconsolideerde rapportage over zowel on-premises- als cloudomgevingen wegneemt blinde vlekken waardoor verspilling onopgemerkt blijft bestaan.
De inzichten uit onze eigen praktijk zijn hier relevant: veel organisaties realiseren kostentransparantie via budgetterings- en rapportagetools, maar gaan niet zo ver dat ze die transparantie gebruiken om beslissingen te sturen. Zien waar het geld naartoe gaat, is niet hetzelfde als ernaar handelen. De stap van inzicht naar besluitvormingsklaar inzicht vereist governance, verantwoordingsstructuren en een regelmatig ritme voor het beoordelen van en handelen op basis van kostengegevens. Dat is het verschil tussen kostenbeheer en echte kostenoptimalisatie.
Wat zijn de meetbare resultaten van kostenoptimalisatie ten opzichte van kostenbesparing?
Kostenoptimalisatie leidt doorgaans tot blijvende, zich opstapelende verbeteringen in de IT-efficiëntie, terwijl kostenbesparingen weliswaar onmiddellijke besparingen opleveren, maar deze op termijn vaak teniet worden gedaan of juist nieuwe kosten met zich meebrengen. Het meetbare verschil komt tot uiting in de operationele prestaties, de financiële voorspelbaarheid en het vermogen van de organisatie om te investeren in groei.
Organisaties die streven naar gestructureerde optimalisatie van de IT-kosten, boeken resultaten op verschillende gebieden:
- Operationele besparingen: Organisaties die ITFM en optimalisatiemethoden toepassen, slagen er consequent in hun operationele IT-kosten te verlagen, vaak met 5 tot 30 procent, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de dienstverlening.
- Beperking van de uitgaven voor clouddiensten: Door cloudresources op de juiste omvang af te stemmen en inkoop op basis van verbintenissen toe te passen, dalen de cloudkosten; besparingen tot wel 30 procent komen vaak voor bij organisaties die overstappen van onbeheerd naar gestuurd financieel beheer van de cloud.
- Procesefficiëntie: Door budgettering, prognoses en rapportage te automatiseren, wordt de handmatige inspanning die het financieel beheer met zich meebrengt verminderd, waardoor teams zich kunnen concentreren op analyse in plaats van op het verzamelen van gegevens.
- Kwaliteit van de beslissing: Betere kostengegevens leiden tot betere investeringsbeslissingen, waardoor er minder projecten zijn die de begroting overschrijden, niet aan de verwachtingen voldoen of halverwege de uitvoering worden geannuleerd.
Kostenbesparing levert daarentegen slechts één meetbaar resultaat op: lagere uitgaven op korte termijn. Het leidt niet tot verbetering van de processen die de te hoge uitgaven in de eerste plaats hebben veroorzaakt, waardoor dezelfde inefficiënties vaak weer de kop opsteken. Bovendien brengt het secundaire kosten met zich mee: een hogere risicoblootstelling, tragere levering en uiteindelijk de kosten voor het opnieuw opbouwen van wat is wegbezuinigd.
De meest veelzeggende maatstaf is wat er in de twee jaar na een kostenbesparingsinitiatief gebeurt. Organisaties die hun processen hebben geoptimaliseerd, behouden of verbeteren doorgaans hun efficiëntiewinst. Organisaties die hebben bezuinigd, zien de kosten vaak weer stijgen naarmate ze capaciteit herstellen die ze beter niet hadden mogen afstoten.
Hoe wij helpen bij kostenoptimalisatie versus kostenbesparing
We werken samen met IT- en financiële teams om de financiële transparantie en het beheer te realiseren die echte kostenoptimalisatie mogelijk maken. In plaats van bezuinigingen aan te bevelen op basis van het uitgavenvolume, helpen we u inzicht te krijgen in wat uw IT-investeringen daadwerkelijk opleveren en waar er daadwerkelijke mogelijkheden voor verbetering liggen.
Concreet ondersteunen we organisaties door:
- Het implementeren van ITFM-kaders waarmee kosten nauwkeurig worden toegerekend aan diensten, bedrijfsonderdelen en producten.
- Het implementeren van FinOps-werkwijzen waarmee de clouduitgaven onder actief beheer worden gebracht, waaronder het optimaliseren van de capaciteit, het beheer van verbintenissen en de toewijzing van middelen binnen AWS, Azure en GCP.
- Door cloudkostengegevens via TBM-integratie te koppelen aan de IT-uitgaven op locatie, kunt u weloverwogen beslissingen nemen over de afwegingen bij hybride en cloudmigraties.
- Het opzetten van rapportage- en besluitvormingscycli die kosteninzicht omzetten in bruikbare informatie voor IT-leiders en belanghebbenden binnen de organisatie.
- Het beoordelen van de huidige mate van volwassenheid van uw financieel beheer in de cloud door middel van een Beoordeling van de FinOps-rijpheid om vast te stellen waar de mogelijkheden voor optimalisatie het grootst zijn.
Als u de overstap wilt maken van reactieve kostenbesparingen naar gestructureerde kostenoptimalisatie, laten we u graag zien hoe dat er in de praktijk uitziet. Neem contact met ons op om te bespreken hoe uw organisatie er op dit moment voor staat en wat een pragmatische volgende stap zou kunnen zijn.