Een cloudkosten-volwassenheidsbeoordeling is een gestructureerde evaluatie van de mate waarin uw organisatie haar clouduitgaven beheert, aanstuurt en optimaliseert. Hierbij worden uw huidige capaciteiten op het gebied van personeel, processen, tools en governance gemeten en vervolgens afgezet tegen een volwassenheidsmodel om vast te stellen waar er hiaten bestaan en welke maatregelen de meeste waarde opleveren. De meeste organisaties voeren zo’n beoordeling uit wanneer cloudkosten moeilijk te verklaren, toe te wijzen of te beheersen zijn.
De beoordeling geeft een duidelijk beeld van uw huidige situatie en biedt een op prioriteiten gebaseerd stappenplan voor verbetering. Dit is relevant voor elke organisatie die omvangrijke cloudworkloads uitvoert en waar kostentransparantie op zich nog niet heeft geleid tot betere beslissingen of meetbare besparingen. In de onderstaande paragrafen worden de meest gestelde vragen behandeld die organisaties hebben bij het plannen of uitvoeren van een dergelijke beoordeling.
Wat zijn de fasen van cloudkostenvolwassenheid?
De ontwikkeling van de kostenbeheersing in de cloud verloopt doorgaans in drie brede fasen: Crawlen, Wandeling, en Ren. In de ‘Crawl’-fase hebben organisaties een basisoverzicht van cloudfacturen, maar ontbreekt het aan consistente tagging, toewijzing of verantwoording. In de ‘Walk’-fase zijn de kostengegevens gestructureerd, toegewezen aan teams of producten en worden ze regelmatig geëvalueerd. In de ‘Run’-fase worden de clouduitgaven actief beheerd, gekoppeld aan bedrijfsresultaten en voortdurend geoptimaliseerd door middel van functieoverschrijdende besluitvorming.
De meeste organisaties die een beoordeling van hun cloudkostenrijpheid starten, bevinden zich ergens in de overgangsfase van ‘kruipen naar lopen’. Ze hebben geïnvesteerd in tools voor cloudkostenbeheer en hebben inzicht in hun uitgaven, maar dat inzicht heeft nog niet geleid tot een vast besluitvormingsritme. De kosten zijn zichtbaar, maar worden niet actief beheerd.
De ‘Run’-fase gaat verder dan alleen rapportage. Het houdt in dat engineering-, financiële en IT-teams gezamenlijk verantwoordelijkheid dragen voor de clouduitgaven, dat er proactief beslissingen worden genomen over het afsluiten van contracten, dat er op regelmatige basis wordt bijgesteld naar de juiste omvang, en dat de cloudkosten worden beoordeeld binnen hetzelfde kader als andere technologische investeringen. Om die fase te bereiken, is een doelgerichte uitbreiding van de capaciteiten op alle vier de dimensies vereist: mensen, processen, governance en tools.
Waarin verschilt een cloud-kostenrijpheidsbeoordeling van een FinOps-beoordeling?
Een beoordeling van de volwassenheid van de cloudkosten en een FinOps-beoordeling behandelen grotendeels dezelfde onderwerpen, maar verschillen qua reikwijdte en invalshoek. Een maturiteitsbeoordeling van cloudkosten richt zich specifiek op hoe goed uw organisatie de clouduitgaven beheert. Een FinOps-beoordeling evalueert diezelfde capaciteit, maar plaatst deze binnen het bredere FinOps-kader, dat onder meer bestaat uit bestuursstructuren, organisatorische verantwoordingsplicht, functieoverschrijdende samenwerking en de integratie van cloudkosten in bredere technologische en zakelijke besluitvorming.
In de praktijk worden de twee termen vaak door elkaar gebruikt. Het wezenlijke verschil zit hem in de bedoeling. Een beoordeling van de volwassenheid van het cloudkostenbeheer geeft antwoord op de vraag: hoe volwassen is ons financieel beheer van de cloud op dit moment? Een FinOps-beoordeling geeft antwoord op de vraag: hoe volwassen is onze FinOps-praktijk, en wat weerhoudt ons ervan om de overstap te maken van kostentransparantie naar waardegedreven cloudgovernance?
Het FinOps-kader is vollediger omdat het expliciet ingaat op de organisatorische en bestuurlijke aspecten die bij zuivere kostenbeheersingsbeoordelingen soms te weinig aandacht krijgen. Vier terugkerende problemen die bij een FinOps-beoordeling aan het licht komen, zijn onduidelijke verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, inzicht dat geen beslissingen stimuleert, afzonderlijke functies die onafhankelijk van elkaar optimaliseren, en handmatige processen die niet kunnen opschalen naarmate cloudomgevingen complexer worden. Een beoordeling van de maturiteit van cloudkosten die deze aspecten niet onderzoekt, zal de onderliggende oorzaken van de geïdentificeerde problemen over het hoofd zien.
Wat wordt er eigenlijk gemeten bij een cloudkosten-rijpheidsbeoordeling?
Een beoordeling van de cloudkostenrijpheid meet de capaciteiten van uw organisatie op vier onderling samenhangende gebieden: mensen, processen, bestuur, en gereedschap. Samen bepalen deze vier aspecten of uw organisatie de overstap kan maken van inzicht in de cloudkosten naar actief, waardegedreven financieel beheer van de cloud.
- Personen: Zijn de FinOps-rollen vastgelegd? Wie is verantwoordelijk voor de cloudkosten op team-, product- en portfolioniveau? Werken engineering, financiën en IT samen bij beslissingen over uitgaven, of werken ze in afzonderlijke silo’s?
- Processen: Wordt er op regelmatige basis gekeken naar de kosten, worden er prognoses opgesteld en worden er optimalisatiemaatregelen genomen? Worden beslissingen over personeelsinkrimping en inzet proactief of reactief genomen? Hoe worden budgetafwijkingen gesignaleerd en opgelost?
- Bestuur: Zijn de beslissingsbevoegdheden met betrekking tot clouduitgaven duidelijk vastgelegd? Bestaat er beleid voor tagging, het toewijzen van resources en vaste afnameovereenkomsten? Is er een mechanisme om teams verantwoordelijk te houden voor hun cloudverbruik?
- Gereedschap: Bieden uw kostengegevens een volledige toewijzing over containers, ondersteuningskosten en gedeelde diensten? Worden de gegevens door alle belanghebbenden als betrouwbaar beschouwd? Ondersteunt uw software het besluitvormingsritme dat uw teams nodig hebben?
Bij de beoordeling wordt ook gekeken naar de kwaliteit van de cloudgegevens, omdat slechte tagging en onvolledige toewijzing alle andere mogelijkheden ondermijnen. Organisaties komen er vaak achter dat hun tools weliswaar toereikend zijn, maar dat hun gegevens niet betrouwbaar genoeg zijn om de beslissingen te ondersteunen die ze willen nemen.
Hoe voer je stap voor stap een beoordeling van de volwassenheid van cloudkosten uit?
Het uitvoeren van een beoordeling van de kostenrijpheid van de cloud omvat vijf praktische stappen: de reikwijdte vaststellen, gegevens verzamelen, capaciteiten toetsen aan een rijpheidsmodel, hiaten en de zakelijke gevolgen daarvan in kaart brengen, en een prioriteitenlijst voor verbeteringen opstellen. Elke stap bouwt voort op de vorige, en de kwaliteit van het eindresultaat hangt af van eerlijke input van alle drie de functies: financiën, IT en engineering.
- Bepaal de reikwijdte en doelstellingen. Bepaal welke cloudplatforms, bedrijfsonderdelen en uitgavencategorieën binnen het toepassingsgebied vallen. Maak duidelijk wat u wilt bereiken: kostenbesparing, betere prognoses, meer verantwoording, of alle drie. Dit bepaalt welke ontwikkelingsdimensies het belangrijkst zijn.
- Verzamel kwalitatieve en kwantitatieve gegevens. Verzamel actuele kostenrapportages, gegevens over de dekkingsgraad, toewijzingsmodellen en documentatie over het bestuurskader. Voer gestructureerde interviews of workshops uit met belanghebbenden uit de financiële afdeling, IT en de technische afdeling om inzicht te krijgen in hoe beslissingen momenteel daadwerkelijk worden genomen.
- Beoordeel de capaciteiten aan de hand van een maturiteitsmodel. Beoordeel elke dimensie (mensen, processen, bestuur, hulpmiddelen) aan de hand van het “Crawl, Walk, Run”-raamwerk. Wees specifiek: een score van “Walk” voor hulpmiddelen maar ‘Crawl’ voor bestuur geeft aan waar de knelpunt zit.
- Breng hiaten en de gevolgen daarvan voor de bedrijfsvoering in kaart. Niet alle tekortkomingen zijn even belangrijk. Stel prioriteiten op basis van de waarde die op het spel staat: niet-toegewezen uitgaven die niet aan een bedrijfseigenaar kunnen worden toegeschreven, vormen een tekortkoming met een hogere prioriteit dan een ontbrekend dashboard, omdat dit de verantwoordingsplicht volledig in de weg staat.
- Stel een pragmatisch stappenplan voor verbetering op. Zet deze hiaten om in concrete acties, met verantwoordelijken, tijdschema’s en verwachte resultaten. Combineer snelle successen met structurele verbeteringen. Een stappenplan dat zich uitsluitend richt op hulpmiddelen en geen aandacht besteedt aan governance, zal de ontwikkeling van je organisatie niet op een duurzame manier bevorderen.
Welke tools zijn er beschikbaar voor het beoordelen van de volwassenheid van cloudkosten?
Hulpmiddelen die een beoordeling van de volwassenheid van cloudkosten ondersteunen, kunnen in drie categorieën worden onderverdeeld: platforms voor cloudkostenbeheer, beoordelingskaders en integratietools. Er is geen enkel hulpmiddel dat alles dekt, en de juiste combinatie hangt af van uw cloudproviders, de complexiteit van uw organisatie en de bestaande gegevensinfrastructuur.
Cloudkostenbeheerplatforms zoals Apptio Cloudability bieden de onderliggende kostengegevens, toewijzingsmodellen en rapportagemogelijkheden waarop een maturiteitsbeoordeling is gebaseerd. Ze laten zien wat u uitgeeft, hoe deze uitgaven worden toegewezen en waar er mogelijkheden voor optimalisatie liggen. De kwaliteit van deze gegevens bepaalt rechtstreeks hoe nauwkeurig u uw huidige maturiteitsniveau kunt beoordelen.
Beoordelingskaders zoals het FinOps Framework bieden een gestructureerde terminologie en een volwassenheidsmodel om capaciteiten op een consistente manier te beoordelen. Ze voorkomen dat beoordelingen puur subjectief worden en maken het gemakkelijker om te vergelijken met gangbare praktijken in de sector.
Integratietools zijn van belang wanneer cloudkosten moeten worden afgewogen tegen de IT-uitgaven op locatie. Organisaties met hybride omgevingen hebben baat bij het koppelen van FinOps-tools aan Technology Business Management (TBM)-platforms, die cloudkosten in de bredere context plaatsen van de totale IT-investering en het realiseren van bedrijfswaarde.
Hoe vaak moet je de mate van volwassenheid op het gebied van cloudkosten opnieuw beoordelen?
U dient de maturiteit van uw cloudkosten minstens één keer per jaar opnieuw te beoordelen, en vaker wanneer uw cloudomgeving ingrijpend verandert. Jaarlijkse herbeoordelingen vormen een uitgangspunt voor het bijhouden van de voortgang en zorgen ervoor dat het verbeteringsplan actueel blijft. Regelmatige evaluatiemomenten, zoals driemaandelijkse beoordelingen van specifieke capaciteitsgebieden, helpen u om bij te sturen zonder te hoeven wachten op een volledige beoordelingscyclus.
Ook herbeoordelingen op basis van bepaalde gebeurtenissen zijn nuttig. Als uw organisatie een grote workload naar de cloud migreert, een nieuwe bedrijfsonderdeel overneemt, van cloudprovider verandert of te maken krijgt met een aanzienlijke budgetoverschrijding, dan geven die gebeurtenissen aan dat uw huidige volwassenheidsniveau mogelijk niet langer overeenkomt met de werkelijkheid.
Het doel is om de beoordeling niet als een eenmalige exercitie te beschouwen, maar als een terugkerende managementpraktijk. Cloudomgevingen worden in de loop van de tijd steeds complexer, en de capaciteiten die in een bepaalde groeifase voldoende waren, zijn mogelijk niet schaalbaar naar de volgende fase. Het beschouwen van volwassenheid als een continu proces in plaats van als een projectresultaat is op zich al een teken van toenemende volwassenheid op het gebied van financieel cloudbeheer.
Hoe wij helpen bij het beoordelen van de volwassenheid van cloudkosten
Wij helpen organisaties de stap te zetten van inzicht in de cloudkosten naar daadwerkelijk financieel beheer van de cloud, door middel van een gestructureerde FinOps-beoordeling die uw huidige ontwikkelingsniveau op het gebied van mensen, processen, governance en tooling in kaart brengt. In plaats van alleen een rapport op te stellen en ons vervolgens terug te trekken, werken we samen met u om de bevindingen van de beoordeling om te zetten in een stappenplan dat uw teams daadwerkelijk kunnen uitvoeren.
Dit zijn de voordelen van een samenwerking met ons bij het uitvoeren van een cloud-kostenrijpheidsbeoordeling:
- Een duidelijke, op feiten gebaseerde volwassenheidsscore voor alle vier de capaciteitsdimensies
- In kaart brengen van de specifieke tekortkomingen die een belemmering vormen voor kostenverantwoording en -optimalisatie
- Gekwantificeerd potentieel voor kostenoptimalisatie in combinatie met het stappenplan voor verbetering van de volwassenheid
- Praktische aanbevelingen voor bestuur, rollen en het tempo van besluitvorming, en niet alleen veranderingen op het gebied van tools
- Integratie met TBM waar van toepassing, zodat de cloudkosten worden beoordeeld in het kader van de totale IT-uitgaven en de bedrijfswaarde
Onze klanten hebben hun operationele IT-kosten met 5 tot 30% verlaagd en tot 30% bespaard op hun clouduitgaven door actie te ondernemen op basis van de prioriteiten die uit de beoordeling naar voren zijn gekomen. Als u wilt weten hoe uw organisatie er op dit moment voor staat en wat er nodig is om het volgende ontwikkelingsniveau te bereiken, neem contact met ons op om een FinOps-beoordeling te bespreken.