Na een bedrijfsovername stijgen de cloudkosten doorgaans eerst sterk, voordat ze zich stabiliseren. Je krijgt plotseling te maken met een tweede cloudomgeving met eigen accounts, contracten, taggingconventies en bestedingspatronen, en zonder een gestructureerde aanpak worden die kosten al snel moeilijk te volgen, toe te wijzen of te beheersen. In de onderstaande paragrafen worden de meest voorkomende vragen besproken waarmee organisaties te maken krijgen bij het beheren van clouduitgaven binnen een gefuseerde entiteit.
Wat gebeurt er met de cloudkosten wanneer twee bedrijven fuseren?
Wanneer twee bedrijven fuseren, stijgen de cloudkosten op korte termijn vrijwel altijd, voordat er besparingen worden gerealiseerd. Je beheert nu twee afzonderlijke cloudomgevingen met overlappende diensten, dubbele tools en geen gezamenlijk beheer. Zonder onmiddellijke maatregelen blijven beide omgevingen draaien op basis van hun oorspronkelijke budgetten en contracten, waarbij niemand verantwoordelijk is voor de gezamenlijke uitgaven.
Het onderliggende probleem is dat het al moeilijk was om de cloudkosten binnen één organisatie in de hand te houden. Een fusie maakt die complexiteit nog groter. Je neemt de technische schuld van het overgenomen bedrijf over, evenals de architectuurkeuzes en de mate van volwassenheid van het financieel beheer – of het gebrek daaraan. Als het overgenomen bedrijf zwakke praktijken op het gebied van kostentoewijzing had of geen discipline hanteerde bij het toekennen van tags, worden die tekortkomingen onmiddellijk jouw probleem.
Ook na een fusie ontstaan er in cloudomgevingen vaak op grote schaal dubbele capaciteiten. Dubbele SaaS-licenties, overlappende infrastructuur in dezelfde cloudregio’s en parallelle monitoringtools zorgen allemaal voor hogere kosten. Tegelijkertijd blijven de technische teams aan beide kanten resources toewijzen zonder dat er een uniform goedkeuringsproces is. Het gevolg is een periode van hoge, slecht toegewezen clouduitgaven die maandenlang kan aanhouden als deze niet actief worden beheerd.
Hoe krijg je inzicht in de clouduitgaven van het overgenomen bedrijf?
Om inzicht te krijgen in de clouduitgaven van het overgenomen bedrijf, moet je eerst toegang krijgen tot hun cloudfactureringsaccounts en de ruwe kosten- en gebruiksgegevens exporteren. Voordat u iets kunt optimaliseren, moet u een volledig beeld hebben van wat er wordt uitgegeven, waar en waaraan. Dit betekent dat u hun AWS-, Azure- of GCP-accounts zo vroeg mogelijk in het integratieproces moet koppelen aan een gecentraliseerde tool voor kostenbeheer.
In de praktijk houdt dit een aantal concrete stappen in:
- Vraag het IT- of financiële team van het overgenomen bedrijf om leestoegang tot alle cloudfactureringsaccounts
- Exporteer historische kosten- en gebruiksgegevens van ten minste de afgelopen 12 maanden om inzicht te krijgen in uitgaventrends en seizoensgebonden patronen
- Bepaal welke accounts, abonnementen of projecten bij welke bedrijfsonderdelen of applicaties horen
- Breng bestaande gereserveerde instances, besparingsplannen en kortingen voor vastgelegd gebruik in kaart om inzicht te krijgen in de financiële verplichtingen die al zijn aangegaan
- Beoordeel de kwaliteit van de bestaande tagging en kostenallocatie om inzicht te krijgen in welk deel van de uitgaven momenteel kan worden toegerekend
Hoe eerder u met dit proces begint, hoe beter. Als u wacht tot de overname juridisch is afgerond om toegang tot de factuurgegevens aan te vragen, leidt dat tot wekenlange uitgaven waarover geen overzicht bestaat. Probeer waar mogelijk toegang tot de gegevens te bedingen als onderdeel van het due diligence-proces, zodat u al vóór de eerste dag van de gefuseerde organisatie inzicht kunt krijgen in de situatie.
Wat is het verschil tussen cloudkostenconsolidatie en cloudkostenintegratie?
Consolidatie van cloudkosten houdt in dat twee afzonderlijke factureringsomgevingen voor de cloud worden samengebracht in één rapportageoverzicht, doorgaans door accounts te koppelen binnen één beheershiërarchie. Integratie van cloudkosten gaat nog een stap verder: het betekent dat de financiële beheerpraktijken, bestuursmodellen, taggingstandaarden en verantwoordingsstructuren van beide organisaties op elkaar worden afgestemd, zodat de clouduitgaven binnen de samengevoegde entiteit op consistente wijze worden beheerd.
Consolidatie is een technische stap. Je voegt factureringsaccounts samen, zet een platform voor gezamenlijk kostenbeheer op en krijgt zo een totaaloverzicht van de totale clouduitgaven. Dit is binnen enkele weken te realiseren en biedt het management één enkel cijfer om mee te werken. Maar consolidatie alleen geeft geen uitsluitsel over wie verantwoordelijk is voor welke kosten, of de uitgaven gerechtvaardigd zijn, of hoe deze zich verhouden tot de bedrijfswaarde.
Integratie is het moeilijkere, maar ook het waardevollere werk. Hiervoor is het nodig om overeenstemming te bereiken over een gemeenschappelijke taggingtaxonomie, chargeback- of showback-modellen op elkaar af te stemmen, gezamenlijke bestuursprocessen in te voeren en een functieoverschrijdende verantwoordingsstructuur tot stand te brengen tussen de afdelingen financiën, IT en engineering binnen beide bestaande organisaties. Dit is waar FinOps-werkwijzen wordt relevant, omdat integratie niet alleen een kwestie van tools is. Het is een uitdaging op het gebied van mensen en processen die een doordacht ontwerp vereist.
Hoe zorg je ervoor dat de cloud-tagging en de kostentoewijzing na een overname op elkaar zijn afgestemd?
Om de cloud-tagging en de kostentoewijzing na een overname op elkaar af te stemmen, moet u eerst de bestaande taggingnormen van beide organisaties controleren, de hiaten in kaart brengen en vervolgens een uniforme taggingtaxonomie vaststellen die in beide omgevingen moet worden toegepast. U kunt kosten niet nauwkeurig toewijzen als resources op verschillende manieren zijn getagd of helemaal niet zijn getagd; dit werk vormt dan ook de basis voor alle verdere stappen in de integratie.
Een praktische aanpak verloopt als volgt:
- Bestaande tags controleren in beide omgevingen om inzicht te krijgen in welke dimensies momenteel worden bijgehouden, zoals applicatie, omgeving, kostenplaats of team
- Een uniforme taxonomie vaststellen waarin de minimaal vereiste afmetingen zijn vastgelegd voor een zinvolle kostentoewijzing binnen de gefuseerde organisatie
- Een beleid voor het aanbrengen van labels vaststellen en toezien op de naleving ervan zodat er geen nieuwe resources kunnen worden ingezet zonder de vereiste tags, met behulp van cloud-native beleidsinstrumenten of een FinOps-platform
- Opvullen of saneren niet-gelabelde of onjuist gelabelde middelen in de overgenomen omgeving, waarbij de middelen met de hoogste uitgaven voorrang krijgen
- Chargeback- of showback-modellen op elkaar afstemmen zodat kostenrapporten in beide legacy-omgevingen volgens een consistente toewijzingslogica werken
Een veelgemaakte fout is dat het overgenomen bedrijf wordt gedwongen om de taggingstructuur van het moederbedrijf onmiddellijk over te nemen, zonder te onderzoeken of die structuur daadwerkelijk geschikt is voor het beoogde doel. Een fusie biedt juist de kans om vanaf nul een betere taxonomie te ontwerpen, een die de structuur van de samengevoegde organisatie weerspiegelt in plaats van de beperkingen van een van beide bestaande benaderingen over te nemen.
Moet u na de overname van een bedrijf de cloudcontracten heronderhandelen?
Ja, u moet na een overname opnieuw onderhandelen over cloudcontracten, en als u dat snel doet, kan dat aanzienlijke besparingen opleveren. Wanneer twee organisaties hun clouduitgaven bundelen in één commerciële relatie, komt het grotere volume doorgaans in aanmerking voor betere tarieven, hogere kortingsniveaus en gunstigere voorwaarden voor vastgelegd gebruik. Cloudproviders rekenen op dit gesprek en zijn over het algemeen bereid om hierover in gesprek te gaan.
Voordat u onderhandelingen aangaat, moet u een duidelijk beeld hebben van het totale overzicht van vastgelegde verplichtingen. Dit houdt in dat u inzicht moet hebben in alle bestaande gereserveerde instances, besparingsplannen, kortingsovereenkomsten voor grote ondernemingen en kortingen voor vastgelegd gebruik in beide omgevingen. Sommige hiervan kunnen elkaar overlappen, andere worden mogelijk onvoldoende benut en weer andere hebben een vervaldatum die op korte termijn kansen biedt voor heronderhandelingen.
Er zijn een paar specifieke maatregelen die prioriteit verdienen:
- Breng bedrijfsovereenkomsten samen wanneer beide organisaties gebruikmaken van dezelfde cloudprovider, om zo de onderhandelingspositie te versterken op basis van de gezamenlijke uitgaven
- Controleer de dekkingspercentages van reserved instances en savings plans in beide omgevingen om hiaten op te sporen en te voorkomen dat er dubbele verbintenissen worden aangegaan
- Beoordeel of bestaande kortingen op basis van vastgelegd gebruik binnen de omgeving van de overgenomen onderneming kunnen worden overgedragen of opnieuw toegewezen binnen de nieuwe rechtspersoon
- Gebruik de fusie als aanleiding om opnieuw te onderhandelen over de ondersteuningsniveaus, aangezien de gezamenlijke uitgaven mogelijk in aanmerking komen voor een hoger ondersteuningsniveau zonder extra kosten
Timing is hier van groot belang. Cloudproviders zijn flexibeler in onderhandelingen wanneer je een duidelijk groeitraject kunt aantonen of wanneer een contract bijna moet worden verlengd. Maak strategisch gebruik van het moment van de fusie in plaats van te wachten tot contracten automatisch worden verlengd.
Welke tools ondersteunen het beheer van cloudkosten binnen een gefuseerde organisatie?
De tools die het beheer van cloudkosten binnen een gefuseerde organisatie ondersteunen, kunnen in drie categorieën worden onderverdeeld: cloud-native tools voor kostenbeheer die in het platform van elke provider zijn ingebouwd, FinOps-platforms van derden die de uitgaven van meerdere providers en accounts samenvoegen, en IT-financiële beheerplatforms die cloudkosten koppelen aan bredere bedrijfs- en financiële rapportages.
Cloud-native tools zoals AWS Cost Explorer, Azure Cost Management en Google Cloud Billing bieden gedetailleerd inzicht binnen één provider, maar geven je geen eenduidig overzicht van een multi-cloudomgeving – en dat is vrijwel altijd het geval na een overname.
FinOps-platforms van derden, zoals Apptio Cloudability, zijn speciaal ontworpen voor dit scenario met meerdere accounts en meerdere providers. Ze normaliseren kostengegevens over verschillende providers heen, ondersteunen gedeelde tagging-taxonomieën, maken rapportage over chargebacks en showbacks mogelijk en bieden aanbevelingen voor het optimaliseren van de capaciteit op grote schaal. Voor een gefuseerde organisatie vormt een dergelijk platform de praktische basis voor eenduidig inzicht in de cloudkosten.
Naast inzicht is het voor meer gevorderde organisaties van belang om de cloudkosten te koppelen aan de bedrijfswaarde. Hier komt de integratie van FinOps-tools met een Technology Business Management-raamwerk om de hoek kijken. In plaats van clouduitgaven op zichzelf te rapporteren, kun je deze koppelen aan de diensten en bedrijfsresultaten die ze ondersteunen. Zo krijg het management de context die het nodig heeft om weloverwogen investeringsbeslissingen te nemen voor de gehele IT-portfolio.
Hoe wij helpen bij het beheer van cloudkosten na een overname
Wij werken samen met organisaties die precies met deze uitdaging te maken hebben: overgenomen cloudomgevingen, inconsistent gebruik van tags, dubbele contracten en het ontbreken van een uniform bestuursmodel. Onze aanpak van het beheer van cloudkosten na een fusie is praktisch en gestructureerd, en is gericht op het leggen van de basis voor duurzame financiële controle, in plaats van op snelle oplossingen die niet schaalbaar zijn.
Concreet helpen wij u met het volgende:
- Krijg volledig inzicht in de clouduitgaven van het overgenomen bedrijf bij AWS, Azure en GCP via een gecentraliseerd FinOps-platform
- Ontwerp en implementeer een uniforme taxonomie voor tagging en een model voor kostenverdeling dat in beide legacy-omgevingen functioneert
- Beoordeel uw totale FinOps-rijpheid en stel een prioriteitenlijst op voor het wegwerken van tekortkomingen op het gebied van governance
- Zorg voor afdelingsoverschrijdende verantwoordelijkheid tussen de afdelingen Financiën, IT en Engineering, zodat beslissingen over clouduitgaven worden genomen in aanwezigheid van de juiste personen
- Koppel de kostengegevens van de cloud aan uw bredere financiële IT-beheersstructuur, zodat de clouduitgaven worden gerapporteerd in zakelijke termen, en niet alleen in technische termen
Als u bezig bent met een cloudintegratie na een fusie en wilt weten waar de grootste risico’s en besparingsmogelijkheden liggen, neem contact met ons op om te bespreken hoe een FinOps-beoordeling u de duidelijkheid kan bieden die u nodig hebt om verder te gaan.