Wat is een model voor gedeelde besparingen binnen FinOps?

Een ‘shared savings’-model in FinOps is een financiële stimuleringsstructuur waarbij de kostenbesparingen die worden gerealiseerd door cloudoptimalisatie, worden verdeeld tussen de teams die deze besparingen genereren en de organisatie als geheel. In plaats van besparingen achteraf te rapporteren, zorgt het model voor een directe financiële beloning voor engineering-, product- en businessteams die de clouduitgaven actief terugdringen. Dit geeft teams een concrete reden om zich te verdiepen in beslissingen over cloudkosten, in plaats van optimalisatie te beschouwen als de verantwoordelijkheid van iemand anders. In de onderstaande paragrafen wordt uitgelegd hoe het model werkt, wat er voor nodig is en wanneer het zinvol is om er een in te voeren.

Hoe werkt een model voor het delen van besparingen in de praktijk?

Een model voor het delen van besparingen werkt als volgt: er wordt een referentiepunt voor de clouduitgaven vastgesteld, de werkelijke uitgaven worden aan dat referentiepunt getoetst en vervolgens wordt een vastgesteld percentage van de gecontroleerde besparingen uitgekeerd aan de teams die deze besparingen hebben gerealiseerd. Het team dat de omvang van een workload optimaliseert, ongebruikte resources elimineert of overschakelt naar een kostenefficiëntere architectuur, ontvangt een deel van het financiële voordeel dat het heeft gerealiseerd. Het resterende deel vloeit terug naar een centraal budget of wordt gebruikt voor verdere investeringen.

In de praktijk verloopt het proces doorgaans volgens de volgende volgorde:

1. Stel de uitgangsbasis vast: Spreek een referentie-uitgavenniveau af voor een werklast, dienst of team. Dit kan een voortschrijdend gemiddelde, een vastgelegd budget of een op prognoses gebaseerde streefcijfer zijn.
2. Het werkelijke verbruik bijhouden: Gebruik tools voor de toewijzing van cloudkosten om de werkelijke uitgaven regelmatig, doorgaans maandelijks, te vergelijken met de referentiewaarde.
3. Berekende, geverifieerde besparingen: Breng het verschil in kaart tussen de begroting en de werkelijke uitgaven, waarbij externe factoren zoals prijswijzigingen of volumeschommelingen die buiten de invloedssfeer van het team vallen, buiten beschouwing worden gelaten.
4. Pas de verdelingsverhouding toe: Keur het overeengekomen percentage van de besparingen toe aan het team dat hieraan heeft bijgedragen, hetzij in de vorm van een budgettoeslag, herinvesteringsruimte of een ander overeengekomen mechanisme.
5. Controleer en kalibreer opnieuw: Werk de referentiewaarden regelmatig bij, zodat besparingen niet als het ‘nieuwe normaal’ worden vastgelegd zonder dat er nog een stimulans is om verder te optimaliseren.

Het model werkt het beste wanneer de kostengegevens betrouwbaar zijn, de toewijzingen op team- of productniveau nauwkeurig zijn en de bestuursstructuur een regelmatig besluitvormingsritme ondersteunt. Zonder die basis wordt het berekenen van wie wat heeft bespaard een punt van discussie en verliest de stimulans zijn geloofwaardigheid.

Wat zijn de belangrijkste onderdelen van een overeenkomst inzake gedeelde besparingen?

Een overeenkomst inzake gedeelde besparingen vereist vier kernelementen: een duidelijk omschreven uitgangssituatie, een overeengekomen verdelingsverhouding, een bestuursproces voor het valideren van besparingen en een mechanisme voor de verdeling van het financiële voordeel. Als niet alle vier deze elementen aanwezig zijn, leidt het model ofwel niet tot besparingen, ofwel tot geschillen over wie de eer toekomt.

Uitgangssituatie en meetmethodologie

De referentiewaarde bepaalt wat “besparingen” precies inhouden. Deze moet een weerspiegeling zijn van wat het team zonder optimalisatiemaatregelen zou hebben uitgegeven, gecorrigeerd voor legitieme veranderingen in de vraag. Een statische referentie wordt al snel irrelevant naarmate de werklast toeneemt of afneemt, dus gebruiken de meeste organisaties een voortschrijdend gemiddelde of een op prognoses aangepast referentiepunt. Over de meetmethodologie moet vooraf overeenstemming worden bereikt, zodat geen enkel team kan beweren dat de referentie op oneerlijke wijze is vastgesteld.

Verdelingsverhouding en verdelingsmechanisme

De verdelingsverhouding bepaalt hoe de besparingen worden verdeeld tussen het bijdragende team en de centrale organisatie. Bij gangbare benaderingen wordt tussen 20% en 50% van de geverifieerde besparingen teruggegeven aan het team, hoewel de juiste verhouding afhangt van de cultuur van uw organisatie, de mate van volwassenheid van de FinOps-praktijk en waarvoor de besparingen zullen worden gebruikt. De verdeling kan plaatsvinden in de vorm van herinvestering in het budget, toewijzing van personeelsleden of discretionaire uitgaven voor het team. Het mechanisme moet concreet genoeg zijn om gedragsverandering te stimuleren.

Bestuur en validatieproces

Er moet worden gecontroleerd of de besparingen daadwerkelijk zijn gerealiseerd en te danken zijn aan acties van het team, en niet aan externe factoren. Hiervoor is een functieoverschrijdend bestuursproces nodig waarbij de afdelingen Financiën, IT en de relevante engineering- of productteams betrokken zijn. Door dit proces in een vroeg stadium in te voeren, worden geschillen voorkomen en wordt in de loop van de tijd vertrouwen in het model opgebouwd.

Wat is het verschil tussen ‘shared savings’ en ‘chargeback’ binnen FinOps?

Chargeback wijst cloudkosten toe aan de bedrijfsonderdelen of teams die deze hebben verbruikt, waardoor de verantwoordelijkheid voor de kosten zichtbaar wordt. Een ‘shared savings’-model gaat nog een stap verder door teams een financiële prikkel te geven om die kosten te verlagen. Chargeback laat teams zien wat ze hebben uitgegeven; ‘shared savings’ beloont hen voor het verminderen van die uitgaven.

Beide modellen zijn afhankelijk van een nauwkeurige kostentoewijzing, maar ze dienen verschillende doelen in een FinOps-beheer van cloudkosten oefening:

• Terugboeking: Hierdoor wordt de financiële verantwoordelijkheid voor de clouduitgaven overgedragen aan het team of de bedrijfsunit die er gebruik van maakt. Dit bevordert de verantwoordingsplicht en de transparantie, maar stimuleert op zichzelf geen optimalisatiegedrag.
• Terug naar: Een lichtere variant van chargeback waarmee teams inzicht krijgen in hun kosten, zonder dat de financiële aansprakelijkheid wordt overgedragen. Handig om bewustwording te creëren voordat volledige verantwoordingsplicht wordt ingevoerd.
• Gedeelde besparingen: Beloont teams die hun uitgaven actief terugbrengen tot onder een overeengekomen drempelwaarde. Dit zorgt voor een positieve stimulans in plaats van alleen maar kosten in rekening te brengen.

In de praktijk gebruiken veel organisaties chargeback of showback als basis en bouwen ze daar een model voor het delen van besparingen op zodra de kostentoewijzing betrouwbaar is en teams betrokken zijn bij beslissingen over cloudkosten. De twee benaderingen vullen elkaar aan in plaats van met elkaar te concurreren.

Wie zou binnen een organisatie de verantwoordelijkheid moeten dragen voor het model van gedeelde besparingen?

De verantwoordelijkheid voor een ‘shared savings’-model moet liggen bij een functieoverschrijdend FinOps-team of een speciale FinOps-verantwoordelijke, met actieve betrokkenheid van de afdelingen Financiën, IT en Engineering. Geen enkele afdeling kan hierin de volledige verantwoordelijkheid dragen. De afdeling Financiën zorgt voor het financiële beheer, de engineeringteams realiseren de besparingen en IT of de FinOps-afdeling zorgt voor de data-infrastructuur en de processtructuur.

In organisaties zonder een speciale FinOps-functie valt het model doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de IT-financiële afdeling of een cloud-center of excellence. Het gaat er niet om welk team formeel de verantwoordelijkheid draagt, maar of de bestuursstructuur alle betrokken teams inspraak geeft bij het vaststellen van referentiewaarden en het valideren van besparingen.

Ook de steun van het topmanagement is van belang. Een model voor gedeelde besparingen waarbij het budget wordt herverdeeld, heeft de goedkeuring van het topmanagement nodig om geloofwaardig te zijn. Zonder die goedkeuring kunnen teams weliswaar besparingen realiseren, maar wordt het budget vervolgens centraal weer opgeslokt, waardoor de prikkel snel verdwijnt.

Welke uitdagingen maken het moeilijk om modellen voor gedeelde besparingen in te voeren?

De meest voorkomende uitdagingen zijn gebrekkige gegevens over kostenallocatie, omstreden referentiepunten en het ontbreken van een bestuursstructuur om besparingen te valideren en te verdelen. Dit zijn geen theoretische obstakels. Ze weerspiegelen dezelfde structurele problemen die veel organisaties ervan weerhouden verder te gaan dan alleen maar inzicht in de basiskosten van de cloud.

Enkele specifieke uitdagingen zijn:

• Onjuiste of onvolledige kostentoewijzing: Als cloudkosten niet op betrouwbare wijze aan specifieke teams of workloads kunnen worden toegerekend, is het onmogelijk om te berekenen wie er besparingen heeft gerealiseerd. Eerst moeten kwesties als strategieën voor gedeelde tagging, de toerekening van containerkosten en de verdeling van ondersteuningskosten worden opgelost.
• Geschillen over de uitgangssituatie: Teams kunnen aanvoeren dat hun uitgangspunt te laag was vastgesteld of dat externe factoren hun schijnbare besparingen hebben opgeblazen. Zonder een overeengekomen methodologie ondermijnen deze geschillen het vertrouwen in het model.
• Besluitvorming in silo’s: Wanneer de afdelingen Financiën, IT en Techniek onafhankelijk van elkaar werken, blijven de besparingen die door het ene team worden gerealiseerd, mogelijk onzichtbaar voor de andere teams. Het model vereist functieoverschrijdende samenwerking, iets wat veel organisaties nog niet hebben gerealiseerd.
• Onduidelijkheid over herinvestering: Als teams niet weten wat ze met hun deel van de besparingen kunnen doen, verliest de stimulans zijn motiverende kracht. Het verdelingsmechanisme moet concreet en zinvol zijn.
• Erosie van de basislijn: Zodra er besparingen zijn gerealiseerd, wordt het nieuwe, lagere uitgavenniveau vaak de nieuwe uitgangsbasis. Zonder een duidelijk beleid voor het herzien van uitgangspunten hebben teams geen blijvende prikkel om door te gaan met optimaliseren.

Wanneer zou een organisatie een model voor gedeelde besparingen moeten invoeren?

Een organisatie zou een ‘shared savings’-model moeten invoeren wanneer zij beschikt over een betrouwbare kostentoewijzing op team- of productniveau, een actieve FinOps-governancestructuur en engineeringteams die al betrokken zijn bij beslissingen over cloudkosten. Als het model te vroeg wordt ingevoerd, voordat de kostengegevens betrouwbaar zijn, leidt dit tot meer conflicten dan dat het waarde oplevert.

Een nuttige test om te bepalen of uw organisatie er klaar voor is, is of u met zekerheid drie vragen kunt beantwoorden: Weet u welk team verantwoordelijk is voor elke cloud-workload? Kunt u de maandelijkse kosten daarvan nauwkeurig berekenen? En beschikt u over een proces om die gegevens regelmatig te evalueren en er actie op te ondernemen? Als het antwoord op een van deze vragen ‘nee’ is, moet u eerst de basis op orde brengen.

Organisaties die een FinOps-rijpheidsbeoordeling hebben doorlopen en de belangrijkste tekortkomingen op het gebied van kostentransparantie hebben aangepakt, zijn doorgaans goed gepositioneerd om als volgende stap het concept van gedeelde besparingen in te voeren. Het model is het meest effectief in omgevingen waar de clouduitgaven aanzienlijk zijn, teams daadwerkelijke controle hebben over hun resourceverbruik en het management bereid is om het budget te herverdelen als een echte stimulans in plaats van als een symbolisch gebaar.

Hoe wij u helpen bij het opzetten van een model voor gedeelde besparingen dat echt werkt

Bij Its Value helpen we organisaties om de stap te zetten van inzicht in de cloudkosten naar actief financieel beheer van de cloud, inclusief het ontwerpen en implementeren van stimuleringsregelingen zoals modellen voor het delen van besparingen. Onze aanpak pakt de praktische belemmeringen aan die de invoering van deze modellen bemoeilijken:

• Grondslagen voor de toerekening van kosten: Wij zorgen voor een betrouwbare, gedetailleerde kostentoewijzing binnen uw cloudomgevingen, inclusief containers en gedeelde diensten, zodat besparingen nauwkeurig kunnen worden toegeschreven aan de teams die ze realiseren.
• Ontwerp van het bestuursmodel: We definiëren de beslissingsbevoegdheden, de frequentie en het functieoverschrijdende proces dat nodig is om besparingen te valideren en de herijking van de referentie in de loop van de tijd te beheren.
• FinOps-bedrijfsmodel: We bouwen aan de structuur van mensen, processen en hulpmiddelen die ervoor zorgt dat gedeelde besparingen duurzaam zijn en geen eenmalige actie blijven.
• TBM-integratie: Voor organisaties die zowel on-premise- als cloudkosten beheren, koppelen we FinOps-stimuleringsstructuren aan bredere Financieel beheer in de IT-sector raamwerken, zodat beslissingen over cloudoptimalisatie worden genomen in het licht van de totale technologie-uitgaven.

Als u wilt weten hoe uw organisatie ervoor staat voordat u een model voor gedeelde besparingen invoert, is een FinOps-rijpheidsbeoordeling het juiste startpunt. Neem contact met ons op om te bespreken hoe dat er voor uw organisatie uit zou zien.