Um die steigenden Kosten für KI-Abonnements der Mitarbeiter in den Griff zu bekommen, ist ein strukturierter Ansatz in Bezug auf Transparenz, Steuerung und Rechenschaftspflicht erforderlich. Da Mitarbeiter KI-Tools eigenständig nutzen, verteilen sich die Ausgaben auf verschiedene Abteilungen und gehen in den Spesenabrechnungen unter, sodass es nahezu unmöglich ist, die Gesamtausgaben nachzuverfolgen oder den Nutzen zu messen. Die folgenden Fragen befassen sich mit den häufigsten Herausforderungen, denen IT- und Finanzverantwortliche gegenüberstehen, wenn sie versuchen, die Kosten für KI-Abonnements unter Kontrolle zu bringen.
Warum lassen sich KI-Abonnements von Mitarbeitern so schwer nachverfolgen?
KI-Abonnements von Mitarbeitern lassen sich nur schwer nachverfolgen, da diese sie individuell erwerben – häufig über private Kreditkarten oder Abteilungsbudgets –, wodurch die zentrale Beschaffung vollständig umgangen wird. Aufgrund dieses dezentralen Kaufverhaltens gibt es kein einziges System, das einen vollständigen Überblick bietet. Bis 2026 werden die meisten großen Unternehmen Dutzende von KI-Tools im aktiven Einsatz haben, die von der IT-Abteilung nie offiziell genehmigt oder erfasst wurden.
Das Grundproblem ist struktureller Natur. Die traditionelle Softwarebeschaffung folgt einem vorhersehbaren Ablauf: Die IT-Abteilung bewertet ein Tool, die Finanzabteilung genehmigt das Budget und die Beschaffungsabteilung verwaltet den Vertrag. KI-Tools durchbrechen dieses Modell, da sie günstig genug sind, dass Einzelpersonen sie ohne Genehmigung kaufen können, leistungsstark genug, um sofortigen persönlichen Nutzen zu bieten, und so unkompliziert, dass sie innerhalb weniger Minuten aktiviert werden können. Ein Entwickler meldet sich für einen KI-Programmierassistenten an. Ein Marketingmanager abonniert ein KI-Tool zur Inhaltserstellung. Ein Finanzanalyst bezahlt für ein KI-Add-on für Tabellenkalkulationsprogramme. Keines dieser Tools taucht im IT-Bestandsverzeichnis auf.
Das Ergebnis ist eine Form von Schatten-IT, die schwerer zu erkennen ist als herkömmliche nicht autorisierte Software, da die Tools in der Cloud gehostet werden, auf Abonnements basieren und oft mit legitimen SaaS-Ausgaben vermischt sind. Ohne einen speziellen Prozess zur Erfassung von KI-Tool-Käufen direkt an der Quelle bleibt die Transparenz unvollständig, ganz gleich, wie ausgefeilt Ihre Berichtstools auch sein mögen.
Welche Arten von KI-Abonnements schließen Mitarbeiter ab?
Mitarbeiter erwerben vor allem vier Kategorien von KI-Abonnements: Produktivitäts- und Schreibassistenten, Programmier- und Entwicklungstools, Tools zur Bild- und Medienerstellung sowie KI-gestützte Versionen von Software, die sie bereits nutzen. Jede Kategorie weist unterschiedliche Kostenprofile, Datenrisiken und Auswirkungen auf die Governance auf.
- Produktivitäts- und Schreibhilfen: Tools wie KI-basierte Schreibplattformen und Tools zur Zusammenfassung von Besprechungen gehören zu den am häufigsten genutzten. Sie sind in der Regel kostengünstig pro Nutzer, lassen sich aber schnell auf große Teams ausweiten.
- Programmier- und Entwicklungstools: KI-Programmierassistenten sind bei Entwicklerteams beliebt und verursachen oft höhere Kosten pro Arbeitsplatz. Sie werfen zudem wichtige Fragen hinsichtlich der Eigentumsrechte am Code und des Umgangs mit Daten auf.
- Tools zur Erstellung von Bildern, Videos und Medien: Kreativ- und Marketingteams setzen diese eigenständig um, oft ohne sich der damit verbundenen urheberrechtlichen Auswirkungen bewusst zu sein.
- KI-Erweiterungen für bestehende Plattformen: Viele etablierte SaaS-Anbieter bieten mittlerweile KI-Funktionen als kostenpflichtige Upgrades an. Diese lassen sich leicht übersehen, da sie nicht als neue Abonnements, sondern als Einzelposten auf den bestehenden Rechnungen der Anbieter aufgeführt sind.
Die Zusammensetzung variiert je nach Branche und Funktionsbereich, doch allen gemeinsam ist, dass die Mitarbeiter diese Tools eher aufgrund persönlicher Produktivitätssteigerungen als aufgrund organisatorischer Erfordernisse auswählen. Das macht das Portfolio unvorhersehbar und erschwert eine Rationalisierung, ohne zuvor zu verstehen, was tatsächlich genutzt wird.
Wie wirken sich nicht verwaltete KI-Abonnements auf die IT-Budgets aus?
Nicht verwaltete KI-Abonnements treiben die IT-Budgets auf eine Weise in die Höhe, die schwer zu erkennen und noch schwerer rückgängig zu machen ist. Die Ausgaben verteilen sich auf verschiedene Kostenstellen, es sammeln sich doppelte Tools an, und die Finanzabteilung genehmigt letztendlich Budgets, ohne die tatsächliche Basis der Ausgaben für KI-Tools zu kennen, die bereits im Unternehmen vorhanden sind.
Die Auswirkungen auf das Budget ergeben sich aus mehreren Mechanismen. Erstens kommt es zu einer direkten Kostenverdopplung. Wenn fünf Teams unabhängig voneinander verschiedene KI-Schreibtools abonnieren, zahlt das Unternehmen für fünf separate Verträge statt für eine einzige ausgehandelte Unternehmensvereinbarung. Zweitens werden nicht verwaltete Abonnements selten gekündigt, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Position wechseln, was zu einem wachsenden Bestand an ungenutzten Lizenzen führt. Drittens werden KI-Abonnements, da sie sich oft automatisch verlängern und unterhalb der Genehmigungsschwellen liegen, im Rahmen von Budgetzyklen selten überprüft.
Über die direkten Kosten hinaus führt eine unkontrollierte KI-Ausgabenpolitik zu einer Lücke in der Unternehmensführung, die sich auf das gesamte IT-Finanzmanagement auswirkt. Wenn die Finanzabteilung nicht den vollständigen Kostenumfang der KI-Tools überblickt, kann sie keine fundierten Entscheidungen darüber treffen, wo in unternehmensweite KI-Fähigkeiten investiert werden soll. Unternehmen finanzieren letztendlich gleichzeitig sowohl vereinzelte Einzelabonnements als auch neue unternehmensweite KI-Initiativen, ohne die Überschneidungen zu erkennen. Dies ist dieselbe Dynamik, die im vergangenen Jahrzehnt zur unkontrollierten Ausbreitung von SaaS geführt hat und sich nun in rasantem Tempo bei KI-Tools wiederholt.
Was ist der Unterschied zwischen der Steuerung von KI-Kosten und der Steuerung herkömmlicher SaaS-Kosten?
Die Verwaltung der Kosten für KI-Abonnements unterscheidet sich in drei wesentlichen Punkten von der Verwaltung herkömmlicher SaaS-Kosten: der Geschwindigkeit der Einführung, der Vielfalt der Preismodelle und dem Tempo, mit dem sich die Tool-Landschaft verändert. Das herkömmliche SaaS-Management geht von einem relativ stabilen Bestand an genehmigten Tools mit vorhersehbaren Preisen pro Arbeitsplatz aus. Das Management von KI-Tools erfordert hingegen die kontinuierliche Überwachung einer sich schnell verändernden, oft individuell erworbenen Reihe von Abonnements mit nutzungsabhängigen oder gestaffelten Preisstrukturen.
Traditionell SaaS-Kostenmanagement stützt sich auf Beschaffungsschritte, Lieferantenverträge und regelmäßige Lizenzprüfungen. Diese Kontrollmechanismen funktionieren, wenn die Einführung von Software zentralisiert und bewusst erfolgt. KI-Tools umgehen alle drei. Die Mitarbeiter setzen sie ein, bevor die Beschaffungsabteilung eingeschaltet wird, für viele fehlen formelle Verträge, und der Prüfungszyklus ist zu langsam, um Tools zu erfassen, die innerhalb eines einzigen Quartals auftauchen und wieder verschwinden.
Preismodelle sorgen für zusätzliche Komplexität. Viele KI-Tools kombinieren ein Basisabonnement mit nutzungsabhängigen Gebühren für API-Aufrufe, die Nutzung von Tokens oder das Verarbeitungsvolumen. Das bedeutet, dass die Kosten zum Zeitpunkt des Kaufs nicht feststehen und mit steigender Nutzung erheblich ansteigen können. Finanzteams, die an feste SaaS-Preise pro Arbeitsplatz gewöhnt sind, benötigen neue Prognoseansätze, um diese Schwankungen zu bewältigen.
Schließlich verändert sich die Tool-Landschaft selbst schneller als herkömmliche SaaS-Märkte. Es kommen neue KI-Tools auf den Markt, bestehende Tools passen ihre Preisgestaltung an, und die Präferenzen der Mitarbeiter ändern sich rasch. Ein Governance-Modell, das heute funktioniert, kann innerhalb von sechs Monaten bereits veraltet sein, wenn es nicht so konzipiert ist, dass es sich anpassen lässt.
Wie können IT- und Finanzteams die Ausgaben für KI-Abonnements in den Griff bekommen?
IT- und Finanzteams können die Ausgaben für KI-Abonnements in den Griff bekommen, indem sie zunächst für Transparenz sorgen, anschließend Governance-Maßnahmen umsetzen und schließlich einen nachhaltigen Überprüfungsrhythmus etablieren. Ohne zu wissen, welche Tools es gibt und was sie kosten, kann keine Governance-Richtlinie wirksam sein.
Erstellen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme
Beginnen Sie damit, alle derzeit genutzten KI-Tools zu ermitteln. Dazu müssen Sie Spesenabrechnungen auf wiederkehrende Softwarekosten überprüfen, die SSO-Protokolle (Single Sign-On) auf verbundene Anwendungen durchsehen und die Abteilungsleiter direkt befragen. Viele Unternehmen stellen fest, dass sie weitaus mehr KI-Tools aktiv nutzen, als ursprünglich angenommen. Die Erstellung dieser Bestandsaufnahme ist keine einmalige Maßnahme. Sie muss zu einem kontinuierlichen Prozess werden, da ständig neue Tools auf den Markt kommen.
Klare Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten festlegen
Sobald Sie einen Überblick gewonnen haben, weisen Sie jedem KI-Tool oder jeder Kategorie einen namentlich genannten Verantwortlichen zu. Verantwortung bedeutet, dass man für Entscheidungen hinsichtlich Kosten, Nutzung und Verlängerung haftet. Ohne diese Regelung laufen Abonnements standardmäßig weiter, anstatt dass bewusst darüber entschieden wird. Legen Sie fest, wer befugt ist, den Kauf neuer KI-Tools zu genehmigen, wie hoch die Genehmigungsschwelle ist und wie die Nutzung überprüft wird. Diese Governance-Entscheidungen spiegeln die Verantwortungsstrukturen wider, die in effektiven FinOps-Verfahren Das gilt auch für Cloud-Kosten, und der Grund dafür ist derselbe: Ausgaben ohne Eigentumsrecht lassen sich nicht optimieren.
Die Ausgaben für KI in die regelmäßige Finanzberichterstattung integrieren
Die Kosten für KI-Abonnements sollten in derselben Finanzberichterstattung ausgewiesen werden, in der auch andere IT-Ausgaben erfasst werden. Wenn sie neben Cloud-Kosten, Softwarelizenzen und Infrastrukturkosten sichtbar sind, kann die Unternehmensleitung fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Prioritäten treffen. Diese Integration erleichtert es zudem, Anomalien zu erkennen und Konsolidierungsmöglichkeiten zu identifizieren, bevor sie zu Budgetproblemen werden.
Wann sollten KI-Abonnements gebündelt und wann dezentral verwaltet werden?
KI-Abonnements sollten gebündelt werden, wenn mehrere Teams unterschiedliche Tools für denselben Zweck nutzen, wenn ein Anbieter Unternehmenspreise anbietet, die erhebliche Einsparungen ermöglichen, oder wenn Datensicherheit und Compliance eine zentralisierte Überwachung erfordern. Abonnements sollten dezentral verwaltet werden, wenn Teams tatsächlich unterschiedliche Anforderungen haben, wenn die Kosten der Standardisierung die Einsparungen übersteigen oder wenn es sich um ein experimentelles Tool handelt, das sich im großen Maßstab noch nicht bewährt hat.
Bei der Entscheidung zur Konsolidierung geht es nicht nur um Kosten. Wenn man beispielsweise alle Teams dazu zwingt, ein einziges KI-Schreibtool zu nutzen, spart man zwar Geld bei den Abonnements, verringert aber möglicherweise die Produktivität, wenn das Tool nicht zum Arbeitsablauf jedes einzelnen Teams passt. Die richtige Frage lautet vielmehr, ob die für ähnliche Zwecke eingesetzten Tools einen differenzierten Mehrwert bieten oder ob sie funktional gleichwertig sind und der Unterschied eher auf Gewohnheiten als auf einem echten Bedarf beruht.
Ein nützlicher Ansatz besteht darin, zwischen zentralen KI-Tools, die unternehmensweit standardisiert werden sollten, spezialisierten Tools, die spezifische Funktionen erfüllen und für die es keine Alternative gibt, sowie experimentellen Tools zu unterscheiden, die derzeit evaluiert werden und dezentral bleiben sollten, bis eine Entscheidung getroffen wird. Die Anwendung dieser Struktur verhindert sowohl die Starrheit einer übermäßigen Konsolidierung als auch die Zersplitterung, die entsteht, wenn standardmäßig alles dezentral bleibt.
So unterstützen wir Sie bei der Steuerung Ihrer KI-Abonnementkosten
Wir unterstützen Führungskräfte aus den Bereichen IT und Finanzen dabei, Struktur und Transparenz in die Ausgaben für KI-Software zu bringen – als Teil eines umfassenderen Ansatzes für das IT-Finanzmanagement. Im Rahmen unserer FinOps- und IT-Finanzmanagement-Dienstleistungen arbeiten wir gemeinsam mit Ihnen daran,:
- Erstellen Sie eine vollständige Bestandsaufnahme aller KI- und SaaS-Abonnements in Ihrem gesamten Unternehmen, einschließlich der Tools, die außerhalb der zentralen Beschaffung erworben wurden.
- Schaffung von Zuständigkeits- und Verantwortungsstrukturen, sodass für jedes Abonnement ein namentlich benannter Entscheidungsträger feststeht, der für Kosten und Nutzen verantwortlich ist
- Integrieren Sie die Ausgaben für KI-Tools in Ihre bestehende Finanzberichterstattung, damit die Unternehmensleitung einen umfassenden Überblick über die IT-Kosten erhält
- Legen Sie Governance-Richtlinien fest, die ein Gleichgewicht zwischen Kontrolle und der Flexibilität schaffen, die Teams benötigen, um neue Tools verantwortungsbewusst einzusetzen.
- Konsolidierungsmöglichkeiten identifizieren und Verhandlungen mit Lieferanten unterstützen, um doppelte Ausgaben zu reduzieren
Die Steuerung der KI-Abonnementkosten ist keine einmalige Maßnahme. Sie erfordert dieselbe kontinuierliche Governance-Disziplin, die auch für ein effektives Finanzmanagement in der Cloud notwendig ist. Wenn Sie verstehen möchten, wo Ihr Unternehmen derzeit steht und was erforderlich wäre, um die KI-Ausgaben in den Griff zu bekommen, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir helfen Ihnen dabei, einen praktischen Weg für die Zukunft zu finden.