Wie wirken sich Mehrkosten auf die Gesamtkosten eines KI-Vertrags aus?

Überschreitungsgebühren können die Gesamtkosten eines KI-Vertrags erheblich erhöhen – oft um 20% bis 50%, wenn die Nutzung vereinbarte Schwellenwerte überschreitet. Diese Gebühren fallen an, wenn Ihr Unternehmen mehr API-Aufrufe, Tokens, Rechenstunden oder Datenverarbeitungskapazität in Anspruch nimmt, als in Ihrer Vertragsstufe vorgesehen ist. Das Verständnis dafür, wie sich Überschreitungsgebühren ansammeln, welche Preismodelle sie auslösen und wie man das Risiko bewältigt, unterscheidet Unternehmen, die ihre KI-Ausgaben im Griff haben, von denen, die am Quartalsende mit unerwarteten Budgetüberschreitungen konfrontiert sind.

Wie sind Mehrverbrauchskosten in KI-Verträgen üblicherweise geregelt?

Überschreitungsgebühren in KI-Verträgen sind in der Regel als Stückpauschalen gestaltet, die anfallen, sobald der Verbrauch einen vordefinierten Schwellenwert überschreitet. Die gängigsten Abrechnungsmodelle basieren auf API-Aufrufen, verarbeiteten Tokens, aktiven Nutzern oder Rechenstunden, die über die vertraglich vereinbarte Basis hinaus in Anspruch genommen werden. Diese Stückpauschalen für Überschreitungen sind fast immer höher als der effektive Tarif, der in Ihrer Basis-Abonnementstufe enthalten ist.

Die meisten KI-Anbieter nutzen eine von drei Überziehungsstrukturen:

• Feste Obergrenzen: Der Dienst wird gedrosselt oder angehalten, sobald Sie Ihr Limit erreicht haben. Dadurch werden zwar Überschreitungen verhindert, es kommt jedoch auch zu Betriebsstörungen.
• Weiche Obergrenzen mit automatischer Anrechnung von Überschreitungen: Die Nutzung läuft ohne Unterbrechung weiter, und Gebühren für die Überschreitung des Kontingents werden am Ende des Abrechnungszeitraums in Rechnung gestellt, häufig zu einem erhöhten Einheitspreis.
• Gestaffelte Überziehungsgrenzen: Bei einer Nutzung, die über das Basis-Kontingent hinausgeht, gelten gestaffelte Preisstufen, wobei der erste Block der Mehrnutzung zu einem bestimmten Tarif abgerechnet wird und die folgenden Blöcke teurer sind.

Der konkrete Auslöser für Mehrkosten variiert je nach Anbieter. Bei einigen Verträgen werden Mehrkosten monatlich ermittelt, bei anderen vierteljährlich. Einige KI-Verträge für Unternehmen sehen Burst-Kontingente vor, d. h., kurzfristige Spitzen innerhalb eines gleitenden Zeitfensters werden aufgefangen, bevor die Mehrkosten-Tarife greifen. Es ist ebenso wichtig, das Messfenster sorgfältig zu prüfen wie den Preis pro Einheit selbst.

Bei welchen Preismodellen für KI ist die Wahrscheinlichkeit am größten, dass Mehrkosten entstehen?

Nutzungs- und tokenbasierte Preismodelle für KI führen am ehesten zu unerwarteten Mehrkosten, da der Verbrauch vom Verhalten der Endnutzer und von Schwankungen in der Arbeitslast abhängt und nicht von einer festen Anzahl an Lizenzen. Wenn Ihre Teams oder Anwendungen KI intensiver nutzen als erwartet, steigen die Kosten schnell an, ohne dass es eine natürliche Obergrenze gibt – es sei denn, es wurden feste Obergrenzen festgelegt.

Zu den Preismodellen mit dem höchsten Risiko für Mehrkosten gehören:

• Token-basierte Preisgestaltung: Bei APIs für große Sprachmodelle fallen Gebühren pro verarbeitetem Token an, wobei der Tokenverbrauch je nach Länge der Eingabeaufforderung, Komplexität der Antwort und Nutzungshäufigkeit erheblich variiert. Schon eine einzige Änderung am Arbeitsablauf kann den Tokenverbrauch um ein Vielfaches erhöhen.
• Preise für API-Aufrufe: Bei Plattformen, die pro API-Aufruf Gebühren erheben, steigen die Kosten schnell an, wenn KI-Funktionen in hochfrequente Geschäftsprozesse oder kundenorientierte Anwendungen eingebettet sind.
• Preise pro Rechenstunde: Die Abrechnung des Trainings oder der Inferenz von KI-Modellen nach Rechenzeit hängt stark von der Komplexität der Aufträge, den Entscheidungen zur Parallelisierung und dem Verhalten der Warteschlangen in gemeinsam genutzten Umgebungen ab.
• Ergebnisorientierte Preisgestaltung: Manche Anbieter knüpfen ihre Gebühren an bestimmte Leistungen wie die Anzahl der bearbeiteten Dokumente oder der erstellten Prognosen, wodurch die Kosten bei steigendem Geschäftsvolumen sprunghaft ansteigen können.

Pauschal- oder platzbasierte KI-Verträge bergen ein geringeres Risiko von Kostenüberschreitungen, schränken jedoch häufig ein, welche Funktionen oder Nutzungsvolumina pro Platz enthalten sind. Unternehmen unterschätzen häufig, wie schnell die Nutzung zunimmt, sobald KI-Tools teamübergreifend in großem Umfang eingeführt werden.

Welche versteckten Kosten kommen zu den Mehrkosten noch hinzu?

Abgesehen von der direkten Gebühr für die Überschreitung kommen noch mehrere versteckte Kosten hinzu, die sich auf die Überschreitungen bei KI-Verträgen aufschlagen und die Gesamtkosten weiter in die Höhe treiben. Dazu gehören Gebühren für den Datenausgang, Zuschläge für Support-Stufen, durch Skalierung verursachte Integrationskosten sowie der interne Arbeitsaufwand, der für die Untersuchung und Klärung unerwarteter Gebühren erforderlich ist.

Zu den häufigsten Kostenfaktoren, auf die man achten sollte, gehören:

• Gebühren für Datenübertragung und Datenspeicherung: KI-Plattformen, die große Datensätze verarbeiten, erheben häufig separate Gebühren für den Datentransfer in ihre Umgebung hinein und aus ihr heraus. Höhere Nutzungsvolumina führen zu einem Anstieg dieser Gebühren, unabhängig vom eigentlichen KI-Mehrverbrauch.
• Gebühren für vorrangigen Support: Einige Anbieter wenden automatisch höhere Gebühren für höhere Support-Stufen an, sobald die Nutzung bestimmte Schwellenwerte überschreitet, wodurch zusätzlich zu den einmaligen Kosten für die Überschreitung wiederkehrende Kosten entstehen.
• Kosten für die Feinabstimmung und das Umtrainieren von Modellen: Wenn die Nutzung zunimmt, müssen Unternehmen ihre Modelle oft häufiger neu trainieren oder optimieren, was zusätzliche Rechenkosten außerhalb des Basisvertrags verursacht.
• Interne Entwicklungszeit: Die Ermittlung der Ursache für eine Überschreitung, die Umverteilung der Nutzung auf die Teams und die Neuverhandlung von Vertragsbedingungen beanspruchen interne Ressourcen, die auf der Rechnung des Anbieters nicht ausgewiesen sind.
• Aufwand für Compliance und Revision: Unerwartete Kostensprünge führen häufig zu internen Finanzprüfungen, die zusätzlichen Aufwand in den Budgetierungs- und Steuerungszyklen verursachen.

Diese sich summierenden Kosten bedeuten, dass eine Überschreitung um 15% bei der Vertragsposition zu erheblichen Auswirkungen auf die Gesamtkosten des KI-Auftrags führen kann, wenn alle damit verbundenen Ausgaben berücksichtigt werden.

Wie wirken sich Mehrkosten auf die jährliche IT-Budgetplanung aus?

Kostenüberschreitungen bei KI-Verträgen beeinträchtigen die jährliche IT-Budgetplanung, da sie unvorhersehbare Kostenschwankungen mit sich bringen, die sich mit herkömmlichen Budgetierungsmethoden nur schwer prognostizieren lassen. Im Gegensatz zu festen Softwarelizenzen schwanken die KI-Nutzungskosten je nach Geschäftsaktivität, sodass die Ist-Zahlen zum Jahresende häufig von den ursprünglichen Budgetvorgaben abweichen.

Die Auswirkungen auf die Budgetplanung zeigen sich auf zwei Ebenen. Erstens führen Überschreitungen zu einem Budgetdruck im laufenden Jahr. Wenn ein Team oder eine Anwendung mehr verbraucht als vertraglich vereinbart, müssen die daraus resultierenden Kosten aus bestehenden Haushaltsposten gedeckt werden, oft auf Kosten anderer geplanter Initiativen. Zweitens verzerren Überschreitungen die Planung für künftige Jahre. Wenn Teams konservativ budgetieren, um Überschreitungen zu vermeiden, investieren sie möglicherweise zu wenig in KI-Fähigkeiten. Wenn sie hingegen die volle potenzielle Nutzung einkalkulieren, laufen sie Gefahr, Mittel zu binden, die gar nicht benötigt werden.

Organisationen, die Cloud- und KI-Kosten durch FinOps-Verfahren gehen dieses Problem anders an. Anstatt die Ausgaben für KI als festen Posten zu behandeln, integrieren sie eine kontinuierliche Überwachung und Prognose in ihr Betriebsmodell und verknüpfen die Verbrauchsdaten mit geschäftlichen Einflussfaktoren, sodass Budgetanpassungen proaktiv statt reaktiv erfolgen. Dieser Ansatz richtet die KI-Ausgaben an den tatsächlichen Geschäftsergebnissen aus und nicht an willkürlichen Vertragsschwellenwerten.

Für IT-Budgetverantwortliche bedeutet dies in der Praxis, dass KI-Verträge ein anderes Governance-Modell erfordern als herkömmliche Softwareverträge. Vierteljährliche Budgetüberprüfungen reichen oft nicht aus. Es ist eine monatliche oder sogar wöchentliche Überwachung des Verbrauchs erforderlich, um Überschreitungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.

Welche Vertragsbedingungen verringern das Risiko von Gebühren für die Überschreitung des KI-Kontingents?

Mehrere spezifische Vertragsbedingungen verringern Ihr Risiko, Gebühren für die Überschreitung des KI-Kontingents zahlen zu müssen, und es ist weitaus effektiver, diese vor der Unterzeichnung auszuhandeln, als im Nachhinein zu versuchen, die Kosten in den Griff zu bekommen. Zu den Bedingungen, die den größten Schutz bieten, gehören Verbrauchs-Puffer, Übertragungsregelungen, Optionen für feste Obergrenzen sowie Preisobergrenzen für Gebühren bei Kontingentüberschreitungen.

Achten Sie bei der Aushandlung eines KI-Vertrags vor allem auf folgende Vertragsbedingungen:

• Obergrenzen für Überziehungszinsen: Verhandeln Sie einen Höchstpreis pro Einheit für Mehrverbrauch, sodass selbst bei Verbrauchsspitzen die Kosten pro zusätzlicher Einheit begrenzt bleiben. Anbieter stimmen dem oft im Gegenzug für längere Vertragslaufzeiten zu.
• Verbrauchspuffer oder Spitzenlastzulagen: Beantragen Sie einen prozentualen Puffer über Ihrer vertraglich vereinbarten Stufe hinaus, bevor Überziehungsgebühren anfallen. Ein Puffer von 10% bis 20% gleicht normale Schwankungen im Verbrauch aus, ohne dass Gebühren anfallen.
• Übertragbare Gutschriften: Wenn Sie in einem Abrechnungszeitraum weniger als Ihr vertraglich vereinbartes Volumen verbrauchen, können Sie durch Übertragungsgutschriften nicht genutzte Zuteilungen auf den nächsten Zeitraum übertragen, wodurch sich das Risiko von Mehrverbrauchsgebühren in nachfolgenden Zeiträumen mit hohem Verbrauch verringert.
• Optionen für eine feste Obergrenze: Verhandeln Sie das Recht, die Drosselung nach eigenem Ermessen zu aktivieren, sodass Sie die Möglichkeit haben, die Nutzung zu unterbrechen, anstatt bei unerwarteten Spitzenlasten Mehrkosten zu verursachen.
• Jährliche Abrechnung anstelle einer monatlichen Abrechnung: Durch eine jährliche Abrechnung wird der Verbrauch über das gesamte Jahr gemittelt, wodurch verhindert wird, dass ein einzelner Monat mit hohem Verbrauch zu einer hohen Überziehungsgebühr führt, selbst wenn die Jahresgesamtwerte innerhalb des zulässigen Bereichs bleiben.
• Auslöser für Neuverhandlungen: Fügen Sie eine Klausel ein, die eine Neuverhandlung der Vertragsstufe ermöglicht, falls die Nutzung einen festgelegten Schwellenwert dauerhaft überschreitet. So können Sie zu einer höheren Stufe zu einem günstigeren effektiven Tarif wechseln, anstatt auf unbestimmte Zeit Überziehungsgebühren zahlen zu müssen.

Wie können Unternehmen die Nutzung von KI überwachen, um unerwartete Kostenüberschreitungen zu vermeiden?

Unternehmen beugen unerwarteten AI-Kostenüberschreitungen vor, indem sie eine Echtzeit-Nutzungsüberwachung einführen, interne Verbrauchswarnungen deutlich unterhalb der vertraglichen Schwellenwerte festlegen und die Verantwortung für die AI-Ausgaben klar bestimmten Teams oder Kostenstellen zuweisen. Eine reine Überwachung reicht nicht aus. Sie benötigen einen Governance-Rhythmus, der Nutzungsdaten mit Entscheidungen verknüpft.

Eine effektive Überwachung des KI-Einsatzes umfasst mehrere praktische Schritte:

1. Nutzung nach Team oder Anwendung kennzeichnen und zuordnen: Stellen Sie sicher, dass jeder API-Aufruf, jedes Token und jeder Rechenauftrag einem bestimmten Team, Produkt oder Geschäftsbereich zugeordnet wird. Ohne eine solche Zuordnung können Sie nicht feststellen, welcher Teil des Unternehmens den Verbrauch in Richtung der Überschreitungsschwelle treibt.
2. Legen Sie interne Alarmschwellen bei 70% und 90% des Kontraktvolumens fest: Warnmeldungen auf diesen Stufen geben Ihnen Zeit, die Situation zu prüfen und Maßnahmen zu ergreifen, bevor es zu Überschreitungen kommt, anstatt das Problem erst nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zu entdecken.
3. Überprüfen Sie den Verbrauch in Phasen starken Wachstums wöchentlich: Angesichts der zunehmenden Verbreitung von KI finden monatliche Überprüfungen zu selten statt. Durch wöchentliche Überprüfungen können Teams Anomalien erkennen und Anpassungen vornehmen, bevor sich diese verschlimmern.
4. Entwicklung der Modellnutzung im Vergleich zu den Vertragsstufen auf Quartalsbasis: Prognostizieren Sie regelmäßig, ob die aktuellen Wachstumskurven die vertraglich vereinbarten Volumina im nächsten Quartal übersteigen werden, und nutzen Sie diese Daten, um proaktiv Vertragsverhandlungen einzuleiten.
5. Integration von KI-Kostendaten in das übergeordnete IT-Finanzmanagement: Durch die Einbindung der KI-Nutzungsdaten in Ihr IT-Finanzmanagement-System wird sichergestellt, dass die KI-Ausgaben neben anderen Technologiekosten sichtbar sind und im Kontext des erzielten geschäftlichen Nutzens bewertet werden können.

So unterstützen wir Sie bei der Steuerung der Kosten für KI-Verträge

Die Steuerung der Kosten für KI-Verträge erfordert dieselbe finanzielle Disziplin und dieselbe Governance-Struktur wie ein effektives Cloud-Kostenmanagement. Bei It’s Value unterstützen wir Unternehmen dabei, diese Kompetenz aufzubauen – mithilfe unseres FinOps-Ansatzes, der über die Cloud-Infrastruktur hinausgeht und das gesamte Spektrum der nutzungsabhängigen Technologieausgaben abdeckt, einschließlich KI-Plattformen.

Folgendes bringen wir in die Herausforderung des KI-basierten Überlastungsmanagements ein:

• Vollkostenverrechnung: Wir helfen Ihnen dabei, die KI-Nutzung nach Team, Anwendung und Geschäftsbereich zu kennzeichnen und zuzuordnen, sodass die Verantwortlichkeiten klar sind und die Ursachen für Überschreitungen sofort erkennbar sind.
• Verbrauchsprognosen und Budgetanpassung: Wir verknüpfen KI-Verbrauchsdaten mit Ihrem Budgetplanungsprozess und ersetzen so das reaktive Management von Kostenüberschreitungen durch eine proaktive Ausgabensteuerung.
• Bewertung des Reifegrades von FinOps: Wir bewerten Ihre derzeitigen Cloud- und KI-Fähigkeiten im Finanzmanagement und ermitteln die konkreten Lücken, die zu ungeplanten Kosten führen können.
• Gestaltung des Governance-Rhythmus: Wir unterstützen Sie dabei, Prüfungsrhythmen, Entscheidungsbefugnisse und Eskalationswege festzulegen, die die KI-Ausgaben innerhalb der geplanten Grenzen halten, ohne die Einführung zu verlangsamen.
• TBM-Integration: Wir verknüpfen KI-Kostendaten mit Ihrem übergeordneten Rahmenwerk für das Technologie-Business-Management, sodass KI-Investitionen anhand der erzielten Geschäftsergebnisse bewertet werden können und nicht nur anhand der vertraglich vereinbarten Kostenposten.

Falls Gebühren für die Überschreitung des KI-Kontingents in Ihrem Unternehmen zu Budgetdruck oder Planungsunsicherheit führen, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wie wir Ihnen dabei helfen können, die für Ihre KI-Investitionen erforderliche Finanzsteuerung aufzubauen.