Die häufigsten Fehler beim Cloud-Kostenmanagement sind mangelnde Verantwortlichkeit, unzureichende Kennzeichnung von Ressourcen, das Fehlen eines strukturierten Entscheidungsrhythmus sowie die Betrachtung von Cloud-Kosten als reine Berichterstattung statt als aktive Managementdisziplin. Diese Fehler sind weit verbreitet, da Cloud-Ausgaben dynamisch und nutzungsabhängig sind, was sie grundlegend von der traditionellen IT-Budgetierung unterscheidet. Die folgenden Fragen beleuchten jeden Fehler im Detail und zeigen Ihnen, wie Sie diese vermeiden können.
Warum geraten die Cloud-Kosten so schnell außer Kontrolle?
Die Cloud-Kosten geraten außer Kontrolle, da die Cloud-Nutzung dezentral und kontinuierlich erfolgt. Im Gegensatz zu herkömmlichen IT-Anschaffungen können Cloud-Ressourcen von den Entwicklerteams sofort und ohne formellen Genehmigungsprozess bereitgestellt werden, wodurch sich die Kosten in Echtzeit summieren. Wenn die Finanzabteilung oder die IT-Führung die Rechnung erhält, sind die Ausgaben bereits getätigt, und der Hintergrund ist oft unklar.
Mehrere strukturelle Faktoren verschärfen diese Situation noch. Erstens sind die Teams, die die Entscheidungen treffen, welche die Cloud-Ausgaben bestimmen – in der Regel Anwendungs- und Entwicklungsteams –, selten dieselben Teams, die die Rechnung erhalten und prüfen. Dies führt zu einer Diskrepanz zwischen denjenigen, die den Verbrauch steuern, und denjenigen, die für die Kosten verantwortlich sind. Zweitens sind die Preismodelle für Cloud-Dienste komplex. Reservierte Instanzen, Sparpläne, Spot-Preise, Gebühren für den Datenausgang und Supportgebühren wirken so aufeinand, dass Prognosen ohne die richtigen Tools und Prozesse wirklich schwierig sind.
Das eigentliche Problem ist, dass die meisten Organisationen zunächst Cloud-Kostenmanagement, d. h. Budgetierung, Berichterstattung und nachträgliche Erläuterung der Ausgaben. Das verbessert zwar die Transparenz, schafft aber nicht die Governance- oder Entscheidungsstruktur, die für eine aktive Kostenkontrolle erforderlich ist. Transparenz ohne Rechenschaftspflicht führt zu Dashboards, auf die niemand reagiert.
Was ist der kostspieligste Fehler beim Cloud-Kostenmanagement?
Der mit Abstand kostspieligste Fehler beim Cloud-Kostenmanagement besteht darin, Kostentransparenz als Endziel statt als Ausgangspunkt zu betrachten. Viele Unternehmen investieren in Tools und Berichtssysteme, die die Cloud-Ausgaben übersichtlich darstellen, versäumen es jedoch anschließend, die Prozesse, Verantwortungsstrukturen und Entscheidungsrhythmen zu etablieren, die diese Erkenntnisse in konkrete Maßnahmen umsetzen. Die Folge ist, dass Cloud-Verschwendung fortbesteht, selbst wenn sie für alle sichtbar ist.
Dieser Fehler ist kostspielig, weil er nicht sichtbar ist. Teams haben das Gefühl, die Cloud-Kosten im Griff zu haben, weil sie über Dashboards und monatliche Berichte verfügen. Wenn jedoch niemand die Verantwortung dafür übernimmt, eine überdimensionierte Instanz anzupassen, einen Reservierungskapazitätsplan abzuschließen oder eine ungenutzte Ressource außer Betrieb zu nehmen, laufen diese Kosten einfach weiter. Die Optimierung bleibt ad hoc und wird eher durch Budgetdruck als durch kontinuierliche Steuerung ausgelöst.
Ein damit verbundenes und kostspieliges Phänomen ist die isolierte Arbeitsweise. Wenn die Bereiche Finanzen, IT und Technik jeweils aus ihrer eigenen Perspektive optimieren, ohne über einen gemeinsamen Rahmen zu verfügen, werden Entscheidungen erst spät im Lebenszyklus getroffen, Kompromisse werden übersehen, und dieselben Diskussionen wiederholen sich in jedem Haushaltszyklus, ohne dass eine Lösung gefunden wird. FinOps als Disziplin wurde speziell entwickelt, um diese Silos aufzubrechen und ein funktionsübergreifendes Betriebsmodell für das Finanzmanagement in der Cloud zu schaffen.
Inwiefern führt eine mangelhafte Tagging-Strategie zu Problemen bei den Cloud-Kosten?
Eine unzureichende Tagging-Strategie macht es unmöglich, Cloud-Kosten genau den Teams, Produkten oder Geschäftsbereichen zuzuordnen, die sie verursacht haben. Ohne zuverlässige Tags werden gemeinsam genutzte Cloud-Kosten zu einer „Black Box“, die die Finanzabteilung nicht fair verteilen kann und für die die Entwicklungsteams nicht zur Rechenschaft gezogen werden können. Die Kostenverrechnung bricht zusammen, und jeder Versuch einer Rückverrechnung oder eines Showbacks liefert Zahlen, denen die Beteiligten kein Vertrauen schenken.
Probleme bei der Tagging-Verwaltung verschärfen sich im Laufe der Zeit tendenziell. Zu Beginn der Cloud-Einführung stellen Teams Ressourcen ohne einheitliche Namenskonventionen bereit. Mit dem Wachstum der Umgebung sammeln sich Ressourcen an, die nicht oder uneinheitlich gekennzeichnet sind, und deren nachträgliche Korrektur wird zu einem erheblichen manuellen Aufwand. Dies ist einer der Hauptgründe dafür, dass die Zuordnung von Cloud-Kosten stark auf manueller Arbeit beruht, was die Konsistenz und Skalierbarkeit beeinträchtigt, je komplexer die Umgebungen werden.
Eine solide Tagging-Strategie erfordert im Vorfeld Entscheidungen zur Governance: Welche Dimensionen sind relevant (Kostenstelle, Anwendung, Umgebung, Verantwortlicher), wer ist für die Durchsetzung der Tags bei der Bereitstellung zuständig und wie wird mit nicht getaggten Ressourcen umgegangen? Die Durchsetzung des Taggings über Richtlinien, anstatt sich auf manuelle Einhaltung zu verlassen, ist der einzige Ansatz, der skalierbar ist. Ohne diese Grundlage sind selbst die besten Optimierung der Cloud-Kosten Diese Tools liefern unzuverlässige Ergebnisse.
Was ist der Unterschied zwischen „Showback“ und „Chargeback“ im Cloud-Kostenmanagement?
Unter „Showback“ versteht man die Rückmeldung von Cloud-Kosten an die Teams oder Geschäftsbereiche, die diese verursacht haben, um das Bewusstsein dafür zu schärfen und die Verantwortlichkeit zu stärken, ohne dass dabei tatsächlich eine finanzielle Belastung erfolgt. „Chargeback“ geht noch einen Schritt weiter: Die Kosten werden formell dem Budget des Teams, das sie verbraucht hat, zugewiesen und in Rechnung gestellt. Der entscheidende Unterschied besteht darin, ob die Kostenberichterstattung den Geldfluss zwischen internen Budgets verändert oder lediglich die Beteiligten über ihren Verbrauch informiert.
Beide Modelle erfüllen nützliche Zwecke, und die richtige Wahl hängt vom Reifegrad und der Kultur Ihres Unternehmens ab.
- Showback ist in der Regel der richtige Ausgangspunkt. Es schärft das Bewusstsein, regt Teams dazu an, über ihren Verbrauch nachzudenken, und schafft die Datengrundlage, die für eine spätere Kostenverrechnung benötigt wird. Es ist reibungsloser und einfacher umzusetzen, wenn die Kennzeichnungs- und Zuordnungsmodelle noch in der Entwicklung sind.
- Rückbuchung sorgt für eine stärkere finanzielle Rechenschaftspflicht, da die Teams die direkten Auswirkungen ihrer Cloud-Entscheidungen auf das Budget spüren. Dies funktioniert am besten, wenn die Kostenverrechnung präzise ist, die Kennzeichnung zuverlässig erfolgt und die Geschäftsbereiche die Autonomie haben, Abwägungsentscheidungen hinsichtlich ihrer eigenen Ausgaben zu treffen.
Ein häufiger Fehler bei den Cloud-Ausgaben Es ist voreilig, eine Rückbuchung vorzunehmen, bevor die zugrunde liegenden Kostendaten zuverlässig sind. Wenn Teams Kosten in Rechnung gestellt bekommen, die sie nicht erklären oder überprüfen können, verliert das Modell an Glaubwürdigkeit und führt zu Reibungen zwischen Finanzabteilung und Technik statt zu gemeinsamer Verantwortung. Schaffen Sie zunächst Vertrauen in die Daten und legen Sie erst dann die finanzielle Rechenschaftspflicht fest.
Wie können Unternehmen Fehler beim Cloud-Kostenmanagement vermeiden?
Unternehmen vermeiden Fehler beim Cloud-Kostenmanagement, indem sie ein strukturiertes FinOps-Betriebsmodell aufbauen, das Menschen, Prozesse, Governance und Tools im Hinblick auf eine gemeinsame Verantwortung für die Cloud-Ausgaben miteinander verknüpft. Das bedeutet, über das reine Berichtswesen hinauszugehen und einen wiederkehrenden Entscheidungsrhythmus zu schaffen, in dem Kosten-, Leistungs- und Risikoabwägungen kontinuierlich und nicht nur zur Zeit der Budgetplanung bewertet werden.
Die wirkungsvollsten Maßnahmen sind:
- Legen Sie klare Zuständigkeiten fest. Legen Sie fest, wer auf Team-, Produkt- und Serviceebene für die Cloud-Kosten verantwortlich ist. Die Verantwortung kann nicht allein der IT-Abteilung übertragen werden, wenn die Entscheidungen über die Bereitstellung von den Entwicklerteams getroffen werden.
- Schaffen Sie eine zuverlässige Grundlage für die Tagging-Maßnahmen. Die Kennzeichnung bei der Bereitstellung sollte über Richtlinien und nicht durch manuelle Überprüfung durchgesetzt werden. Eine genaue Zuordnung ist eine Voraussetzung für eine aussagekräftige Rechenschaftspflicht.
- Richten Sie einen regelmäßigen Optimierungsrhythmus ein. Die Anpassung der Personalstärke, die Überprüfung der Verpflichtungen und die Ermittlung von Verschwendung sollten planmäßig erfolgen und nicht erst reaktiv, wenn die Budgets unter Druck stehen.
- Finanzen, IT und Technik aufeinander abstimmen. Funktionsübergreifende Zusammenarbeit ist im Cloud-Finanzmanagement unverzichtbar. Jeder Bereich bringt eine andere Perspektive mit sich, und Entscheidungen, die isoliert getroffen werden, führen durchweg zu suboptimalen Ergebnissen.
- Stellen Sie einen Zusammenhang zwischen den Cloud-Kosten und dem geschäftlichen Nutzen her. Entscheidungen über Cloud-Ausgaben lassen sich besser begründen und priorisieren, wenn sie im Kontext der geschäftlichen Ergebnisse betrachtet werden, zu denen sie beitragen, und nicht nur anhand ihres finanziellen Umfangs.
Organisationen, die integrieren FinOps-Best-Practices mit umfassenderen IT-Finanzmanagement-Rahmenwerken wie dem Technology Business Management profitieren von einem zusätzlichen Vorteil: Sie können die Vor- und Nachteile von Cloud-Lösungen im Vergleich zu lokalen Lösungen innerhalb eines einzigen Kostenmodells bewerten, was Investitionsentscheidungen deutlich transparenter macht.
Mit welchen Tools lassen sich häufige Fehler bei den Cloud-Kosten vermeiden?
Die Mittel, die am wirksamsten dazu beitragen, häufige Fehler beim Cloud-Kostenmanagement sind Plattformen, die Kostentransparenz, Kostenzuordnung, Erkennung von Anomalien und Optimierungsempfehlungen an einem einzigen Ort vereinen und Finanzdaten aus der Cloud mit dem geschäftlichen Kontext verknüpfen. Die nativen Tools der Cloud-Anbieter (AWS Cost Explorer, Azure Cost Management, GCP Cost Tools) sind ein nützlicher Ausgangspunkt, doch fehlt es ihnen in der Regel an der cloudübergreifenden Konsolidierung und der Zuordnung zur Geschäftsebene, die größere Unternehmen benötigen.
Speziell entwickelte FinOps-Plattformen wie Apptio Cloudability gehen noch einen Schritt weiter: Sie ermöglichen eine vollständige Kostenverrechnung über Container und Supportgebühren hinweg, liefern Empfehlungen zur Optimierung der Kapazitäten in AWS, Azure und GCP und lassen sich in umfassendere Daten des IT-Finanzmanagements integrieren. Dies ist wichtig, weil Cloud-Budgetverwaltung existiert nicht isoliert. Die Cloud-Ausgaben sind nur ein Teil des gesamten IT-Kostenbildes, und Tools, die diese Zusammenhänge nicht aufzeigen können, führen dazu, dass Entscheidungsträger nur über unvollständige Informationen verfügen.
Allerdings lassen sich Fehler nicht allein durch den Einsatz von Tools verhindern. Ein Tool, das Verschwendung aufdeckt, ohne dass ein Governance-Prozess vorhanden ist, um darauf zu reagieren, wird die Ausgaben nicht senken. Die effektivsten Organisationen betrachten Tools als Mittel zur Unterstützung ihres Betriebsmodells und nicht als Ersatz dafür. Die Investition in eine Plattform, bevor Zuständigkeiten, Zuteilungsregeln und Entscheidungsprozesse festgelegt wurden, ist an sich schon einer der häufigsten Cloud-Finanzmanagement Fehler.
Wie wir bei Fehlern im Cloud-Kostenmanagement helfen
Wir begleiten Unternehmen auf ihrem gesamten Weg – von der Transparenz der Cloud-Kosten bis hin zur aktiven Finanzsteuerung. Ganz gleich, ob Sie mit nicht zugeordneten Ausgaben, mangelnder funktionsübergreifender Verantwortlichkeit oder Optimierungsbemühungen zu kämpfen haben, die nie wirklich greifen – wir helfen Ihnen dabei, eine Struktur aufzubauen, die eine nachhaltige Kontrolle der Cloud-Kosten ermöglicht.
Konkret können wir Ihnen dabei helfen:
- Bewerten Sie Ihren aktuellen FinOps-Reifegrad und ermitteln Sie die Bereiche mit dem größten Verbesserungspotenzial mithilfe einer Bewertung des Reifegrades von FinOps
- Entwicklung und Umsetzung eines FinOps-Betriebsmodells mit klar definierten Rollen, Entscheidungsbefugnissen und einem regelmäßigen Optimierungsrhythmus
- Schaffen Sie ein zuverlässiges System für die Kennzeichnung und Kostenverrechnung, auf das die Teams aus den Bereichen Finanzen, IT und Technik gleichermaßen vertrauen
- Implementieren und konfigurieren Sie Apptio Cloudability, um vollständige Transparenz über die Cloud-Kosten, eine bedarfsgerechte Anpassung der Kapazitäten und eine Optimierung der Verpflichtungen in AWS, Azure und GCP zu erreichen
- Integrieren Sie das Cloud-Finanzmanagement mithilfe von TBM in Ihr übergeordnetes IT-Kostenmodell, damit die Vor- und Nachteile von Cloud- und On-Premises-Lösungen innerhalb eines einzigen Rahmens bewertet werden können.
Falls Sie in Ihrem eigenen Unternehmen einen der in diesem Artikel beschriebenen Fehler erkennen, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um zu besprechen, wo wir anfangen sollen.