FinOps funktioniert in einer Cloud-Umgebung, indem es die finanzielle Rechenschaftspflicht in Echtzeit mit der Cloud-Nutzung verknüpft. Im Gegensatz zu herkömmlichen IT-Ausgaben sind Cloud-Kosten dynamisch und nutzungsabhängig, was bedeutet, dass sie ein kontinuierliches Management erfordern und nicht nur eine einmalige Budgetierung. Die folgenden Abschnitte beantworten die häufigsten Fragen dazu, wie FinOps in der Praxis funktioniert – von den Kernprinzipien bis hin zu den Einsparungen, die damit erzielt werden können.
Was sind die Kernprinzipien, die FinOps prägen?
FinOps basiert auf dem Grundsatz, dass Entscheidungen über Cloud-Ausgaben von denjenigen getroffen werden sollten, die am nächsten am Geschehen sind – gestützt auf gemeinsam genutzte Finanzdaten und eine Kultur der Verantwortlichkeit. Das FinOps-Rahmenwerk definiert eine Reihe von Grundsätzen, die als Leitlinien dafür dienen, wie Teams zusammenarbeiten, Abwägungen treffen und die Cloud-Nutzung im Laufe der Zeit optimieren.
Die wichtigsten dieser Grundsätze sind:
- Teams müssen zusammenarbeiten: Die Bereiche Finanzen, IT, Technik und Beschaffung müssen zusammenarbeiten, anstatt in isolierten Silos zu agieren. Jeder Bereich bringt eine andere Perspektive ein, und Entscheidungen über Cloud-Kosten erfordern alle vier.
- Jeder übernimmt Verantwortung für seine Cloud-Nutzung: Die Teams, die Cloud-Ressourcen bereitstellen und nutzen, sind auch für die Verwaltung der Kosten verantwortlich, die durch diese Ressourcen entstehen.
- Ein zentralisiertes Team treibt die Umsetzung bewährter Verfahren voran: Eine eigenständige FinOps-Funktion oder -Praxis legt Standards fest, pflegt die Tools und gewährleistet unternehmensweite Konsistenz.
- Berichte sollten leicht zugänglich und zeitnah sein: Kostendaten müssen die richtigen Personen schnell genug erreichen, um Entscheidungen zu beeinflussen, und nicht nur erklären, was bereits geschehen ist.
- Entscheidungen orientieren sich am geschäftlichen Nutzen: Die Kosten sind neben der Leistung und dem Risiko ein entscheidender Faktor. Das Ziel besteht nicht darin, die Ausgaben zu minimieren, sondern den pro ausgegebenem Euro erzielten Nutzen zu maximieren.
- Der FinOps-Ansatz ist iterativ: Cloud-Umgebungen unterliegen ständigen Veränderungen. Optimierung ist kein Projekt mit einem festen Endtermin, sondern ein kontinuierlicher Zyklus aus Information, Optimierung und Betrieb.
Diese Grundsätze verdeutlichen, warum FinOps eher als Disziplin denn als Werkzeug beschrieben wird. Die Technologie unterstützt die Praxis, doch diese hängt letztlich davon ab, dass Menschen, Prozesse und Governance aufeinander abgestimmt sind.
Wie sorgt FinOps für Transparenz bei den Cloud-Ausgaben?
FinOps schafft Transparenz bei den Cloud-Ausgaben, indem es eine zuverlässige, einheitliche Datenbasis schafft, die jede Cloud-Kostenposition einem Team, einem Service, einem Produkt oder einem Geschäftsbereich zuordnet. Ohne diese Grundlage bleiben Cloud-Rechnungen undurchsichtige Gesamtbeträge, auf deren Grundlage niemand handeln kann. Mit dieser Grundlage sieht jeder Beteiligte seinen Anteil an den Ausgaben in einem Format, das für seine Entscheidungen relevant ist.
Die Transparenz in einem FinOps-Modell umfasst in der Regel mehrere miteinander verknüpfte Schritte. Zunächst implementieren Unternehmen eine Tagging- und Kennzeichnungsstrategie, damit Cloud-Ressourcen Metadaten enthalten, die deren Eigentümer, Umgebung und Zweck identifizieren. Zweitens fließen diese mit Tags versehenen Daten in eine Kostenmanagement-Plattform, die sie anbieterübergreifend – beispielsweise für AWS, Azure und GCP – normalisiert. Drittens verteilt die Plattform gemeinsame Kosten, darunter Container, Netzwerkkosten und Supportgebühren, anhand vereinbarter Verteilungsregeln, anstatt sie als nicht zugeordnete Gemeinkosten zu belassen.
Das Ergebnis ist eine zentrale Finanzdatenquelle, der Finanzteams vertrauen, die von den Entwicklerteams anerkannt wird und die Führungskräfte aus dem Geschäftsbereich interpretieren können. Dies ist ein bedeutender Fortschritt gegenüber dem bisherigen Vorgehen, bei dem man eine monatliche Cloud-Rechnung erhielt und dann rückwärts rechnete, um die Abweichungen zu erklären.
Transparenz allein führt jedoch nicht zu Einsparungen. Ein häufig zu beobachtendes Muster ist, dass Unternehmen in Tools und Berichterstattung investieren, sich einen klaren Überblick über ihre Ausgaben verschaffen und dann feststellen, dass die gewonnenen Erkenntnisse nicht zu Entscheidungen führen. Die Kosten werden zwar sichtbar, aber nicht aktiv gesteuert. FinOps begegnet diesem Problem, indem es Transparenz mit einem regelmäßigen Entscheidungsrhythmus verbindet, sodass Erkenntnisse nicht nur zu Bewusstsein führen, sondern auch in Maßnahmen umgesetzt werden.
Wer ist in einem FinOps-Modell für die Cloud-Kosten verantwortlich?
In einem FinOps-Modell verteilt sich die Verantwortung für die Cloud-Kosten auf drei Gruppen: ein zentrales FinOps-Team, das Standards festlegt und die Aufsicht wahrnimmt, Entwicklungs- und Produktteams, die für die von ihnen bereitgestellten Ressourcen verantwortlich sind, sowie Finanz- und Beschaffungsteams, die Budgets, Prognosen und Verpflichtungen verwalten. Keine einzelne Funktion trägt die gesamte Last allein.
Dieses Modell des gemeinsamen Eigentums ist eines der charakteristischen Merkmale von FinOps – Cloud-Kostenmanagement und was es vom herkömmlichen IT-Finanzmanagement unterscheidet. Bei herkömmlichen Modellen erhält die IT-Abteilung die Rechnung und muss diese erklären. In einem FinOps-Modell sind die Teams, die die Kosten verursachen, auch dafür verantwortlich, diese innerhalb vereinbarter Grenzen zu verwalten.
Das zentrale FinOps-Team fungiert eher als Wegbereiter denn als Gatekeeper. Es stellt die Tools, Rahmenbedingungen und Berichte bereit, die es dezentralen Teams ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Außerdem kümmert es sich um bereichsübergreifende Aspekte wie volumenabhängige Rabatte, reservierte Instanzen und Sparpläne – Bereiche, in denen eine zentralisierte Beschaffung zu besseren Ergebnissen führt als Entscheidungen einzelner Teams.
Klare Verantwortungsstrukturen sind wichtig, denn ohne sie liegen zwar Kostendaten vor, aber niemand ergreift entsprechende Maßnahmen. Erst wenn festgelegt ist, wer für welche Arbeitslast verantwortlich ist, wer Budgetabweichungen genehmigt und wer Optimierungsempfehlungen prüft, wird aus einer Investition in FinOps-Tools eine funktionierende Managementfunktion.
Wie sieht der FinOps-Lebenszyklus in der Praxis aus?
Der FinOps-Lebenszyklus besteht aus drei iterativen Phasen: Informieren, Optimieren und Betreiben. Diese Phasen wiederholen sich kontinuierlich im Zuge der Weiterentwicklung der Cloud-Umgebungen und verlaufen nicht linear vom Anfang bis zum Ende. Jeder Zyklus baut auf dem vorherigen auf und verbessert schrittweise die Kosteneffizienz und die Entscheidungsqualität im gesamten Unternehmen.
Inform: Aufbau der Datenbasis
In der „Inform“-Phase sorgt das Unternehmen für Kostentransparenz, ordnet Ausgaben den richtigen Verantwortlichen zu und erstellt die Berichte, die die Teams benötigen, um ihre aktuelle Situation zu verstehen. Dazu gehören die Kennzeichnung von Ressourcen, die Einrichtung von Dashboards und die Erstellung von Prognosen, auf die sich die Finanzteams bei der Budgetierung verlassen können. Das Ergebnis ist ein gemeinsamer Überblick darüber, wohin das Geld fließt und wer für welchen Teil der Kosten verantwortlich ist.
Optimieren: Auf der Grundlage der aus den Daten gewonnenen Erkenntnisse handeln
In der Optimierungsphase werden Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen erzielt. Die Teams nutzen die Daten aus der Informationsphase, um Möglichkeiten zur Anpassung der Kapazitäten zu identifizieren, Verschwendung zu beseitigen und verpflichtungsbasierte Einkaufsoptionen wie reservierte Instanzen oder Sparpläne zu bewerten. Bei Optimierungsentscheidungen werden Kosten, Leistung und Risiken gegeneinander abgewogen, anstatt die Kostensenkung als einziges Ziel zu betrachten.
Umsetzung: Governance in die tägliche Arbeit integrieren
Im Mittelpunkt der „Operate“-Phase steht die nachhaltige Etablierung von FinOps-Praktiken. Dazu gehören die Festlegung von Governance-Richtlinien, die Definition von Entscheidungsbefugnissen, die Festlegung von Budgetgrenzen mit automatisierten Warnmeldungen sowie regelmäßige Überprüfungsrunden, in denen die Bereiche Finanzen, IT und Entwicklung gemeinsam die Ausgaben erörtern. Ziel ist es, von einem reaktiven Kostenmanagement zu einer proaktiven Vorgehensweise überzugehen, die fest in die Art und Weise integriert ist, wie Teams Cloud-Dienste entwickeln und betreiben.
Was ist der Unterschied zwischen FinOps und dem herkömmlichen IT-Kostenmanagement?
Der wesentliche Unterschied zwischen FinOps und dem herkömmlichen IT-Kostenmanagement liegt im Zeitrahmen und in der Zuständigkeit. Das herkömmliche IT-Kostenmanagement basiert auf jährlichen Budgetzyklen und zentralisiert die finanzielle Verantwortung innerhalb der IT- oder Finanzabteilung. FinOps arbeitet kontinuierlich und verteilt die finanzielle Verantwortung auf die Teams, die die Kosten verursachen, da sich die Cloud-Ausgaben zu schnell ändern, als dass sie durch jährliche Zyklen effektiv gesteuert werden könnten.
Das traditionelle IT-Kostenmanagement wurde für eine Welt mit Anlagevermögen, langen Beschaffungszyklen und vorhersehbaren Abschreibungsplänen konzipiert. In diesem Modell kauft die IT-Abteilung Hardware ein, die Finanzabteilung schreibt diese über mehrere Jahre ab, und das Budget spiegelt diese bekannten Verpflichtungen wider. Die Kostenkontrolle erfolgt in erster Linie bereits beim Kauf.
Die Cloud verändert dies grundlegend. Ressourcen lassen sich innerhalb von Minuten bereitstellen, bei Bedarf nach oben oder unten skalieren und sekundengenau abrechnen. Eine einzige technische Entscheidung kann die monatliche Rechnung um Tausende von Euro erhöhen, ohne dass eine Genehmigung durch die Beschaffungsabteilung erforderlich ist. Jahresbudgets können diese Schwankungen nicht vorhersehen, und zentralisierte IT-Finanzteams sind nicht in der Lage, sie in dem Tempo zu überwachen, in dem sie sich entwickeln.
FinOps ist der Ansatz, der diese Lücke schließt. Er bringt finanzielle Disziplin in ein Nutzungsmodell, für dessen Handhabung das traditionelle IT-Kostenmanagement nie konzipiert wurde. Anstatt das IT-Finanzmanagement zu ersetzen, erweitert FinOps es auf die Cloud-Ebene, und beide Ansätze funktionieren am besten, wenn sie integriert sind. Deshalb ergibt sich durch die Verknüpfung von FinOps mit Technology Business Management (TBM) ein umfassenderes Gesamtbild, das die Cloud-Ausgaben mit dem breiteren Kontext der IT-Investitionen und des geschäftlichen Nutzens verbindet.
Um wie viel können sich die Cloud-Kosten durch FinOps senken lassen?
FinOps kann die Cloud-Kosten deutlich senken, doch die tatsächliche Höhe der Einsparungen hängt vom Ausgangsreifegrad des Unternehmens, der Zusammensetzung seiner Cloud-Umgebung und der konsequenten Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen ab. Unternehmen mit bisher begrenzten Governance-Maßnahmen erzielen in der Regel die größten anfänglichen Einsparungen, während ausgereiftere Praktiken eher auf die Aufrechterhaltung der Effizienz ausgerichtet sind als auf die Erzielung einmaliger Kostensenkungen.
Die zuverlässigsten Einsparungen lassen sich eher durch eine Kombination verschiedener Maßnahmen als durch eine einzelne Maßnahme erzielen:
- Rightsizing: Durch die Anpassung der Ressourcenspezifikationen an den tatsächlichen Arbeitslastbedarf lassen sich die Kosten für überdimensionierte Instanzen vermeiden, die mit geringer Auslastung laufen.
- Verpflichtungsbasierte Beschaffung: Reservierte Instanzen und Sparpläne bieten bei Workloads mit vorhersehbaren Nutzungsmustern erhebliche Preisvorteile gegenüber den On-Demand-Preisen.
- Abfallvermeidung: Das Erkennen und Entfernen ungenutzter Ressourcen, verwaister Speichervolumes und nicht genutzter Lizenzen senkt die Kosten, ohne die Leistung zu beeinträchtigen.
- Zuweisung und Rechenschaftspflicht: Wenn Teams ihre eigenen Kosten klar erkennen, treffen sie andere Entscheidungen. Schon allein die Transparenz führt zu Verhaltensänderungen, die unnötige Ressourcenbereitstellungen reduzieren.
- Governance und Politik: Automatisierte Richtlinien, die nicht konforme Ressourcen kennzeichnen oder sperren, verhindern, dass sich Kosten unbemerkt anhäufen.
Kunden, mit denen wir zusammengearbeitet haben, konnten durch eine Kombination dieser Maßnahmen Einsparungen von bis zu 30% bei ihren Cloud-Ausgaben erzielen. Die Einsparungen sind am nachhaltigsten, wenn die Optimierung in wiederkehrende Governance-Prozesse eingebettet wird und nicht als einmaliges Projekt behandelt wird.
So unterstützen wir Sie bei der Steuerung Ihrer Cloud-Kosten mit FinOps
Wir unterstützen Unternehmen auf ihrem gesamten FinOps-Weg – vom Aufbau der Grundlagen über die Verankerung von Governance-Prozessen bis hin zur Verknüpfung der Cloud-Ausgaben mit dem geschäftlichen Nutzen. Unser Ansatz ist praxisorientiert und richtet sich ganz nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens, um Fortschritte zu erzielen – ganz gleich, ob Sie bei Null anfangen oder eine bestehende Praxis weiterentwickeln möchten.
Wenn Sie mit uns zusammenarbeiten, können Sie Folgendes erwarten:
- Eine Bewertung des Reifegrades von FinOps Das verschafft Ihnen einen klaren, faktenbasierten Überblick darüber, wo Ihr Unternehmen heute in den Bereichen Mitarbeiter, Prozesse, Unternehmensführung und Tools steht.
- Vollkostenverrechnung über AWS, Azure und GCP hinweg, einschließlich Containern und Supportgebühren, sodass für jeden Euro an Cloud-Ausgaben ein klarer Verantwortlicher feststeht
- Empfehlungen zur Anpassung der Kapazitäten und zur Optimierung die Kostensenkung mit Leistung und Risiko in Einklang bringen
- Gestaltung der Unternehmensführung das Entscheidungsrechte, Budgetrichtlinien und Überprüfungsintervalle festlegt, um FinOps langfristig nachhaltig zu gestalten
- Integration mit TBM um das Cloud-Finanzmanagement mit Ihrem übergeordneten IT-Kosten- und Investitionsrahmen zu verknüpfen
- Rollenbasierte FinOps-Schulung für Finanz-, IT- und Technikteams, damit die richtigen Mitarbeiter über das nötige Wissen verfügen, um auf der Grundlage der Daten zu handeln
Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen steht und welche nächsten Schritte am sinnvollsten sind, Nehmen Sie Kontakt mit uns auf um eine FinOps-Bewertung zu besprechen.