Hoe bereken je de alternatieve kosten van een AI-initiatief?

Om de alternatieve kosten van een AI-initiatief te berekenen, moet u eerst nagaan wat het op één na beste alternatieve gebruik is van hetzelfde budget, dezelfde tijd en dezelfde teamcapaciteit, en vervolgens inschatten welke waarde dat alternatief zou hebben opgeleverd. Het verschil tussen wat uw AI-project naar verwachting zal opleveren en wat uw beste alternatief zou hebben opgeleverd, is uw alternatieve kosten.

Deze berekening is vooral van belang wanneer u AI-investeringen afzet tegen andere IT-prioriteiten, zoals infrastructuurupgrades, procesautomatisering of talentontwikkeling. Voor IT-leiders binnen grote ondernemingen zorgt een analyse van de alternatieve kosten ervoor dat een op intuïtie gebaseerd gesprek over prioriteiten wordt omgezet in een gestructureerd financieel gesprek. In de onderstaande paragrafen wordt elke stap van dat proces stap voor stap uitgelegd.

Wat wordt beschouwd als alternatieve kosten bij een investeringsbeslissing op het gebied van AI?

De alternatieve kosten bij een investeringsbeslissing op het gebied van AI zijn de waarde van het beste alternatief dat je opgeeft wanneer je middelen inzet voor een AI-initiatief. Het is geen oninhaalbare kost, geen risico en geen verwachte verliespost. Het is het meetbare voordeel van de weg die je niet hebt gekozen, of dat nu een snellere oplevering van een ander project is, kostenbesparingen door een uitgesteld optimalisatieprogramma of inkomsten uit een concurrerend initiatief.

In de praktijk komen opportuniteitskosten bij AI-beslissingen in verschillende vormen voor:

• Herschikking van kapitaal: Het budget dat aan een AI-project is toegewezen, kan niet tegelijkertijd worden gebruikt voor de modernisering van de infrastructuur, beveiligingsverbeteringen of andere technologische investeringen.
• Teamcapaciteit: Ingenieurs, datawetenschappers en IT-architecten die aan een AI-project werken, zijn in diezelfde periode niet beschikbaar voor ander werk met een hoge toegevoegde waarde.
• Tijd tot het realiseren van waarde: AI-projecten hebben vaak een langere doorlooptijd voordat ze rendement opleveren. Een alternatief met een snellere terugverdientijd dat ten gunste van AI wordt opgeofferd, brengt reële kosten in de vorm van tijdwaarde met zich mee.
• Organisatorische focus: De aandacht van het management en de capaciteit voor verandermanagement zijn beperkt. Door deze in te zetten voor AI wordt het vermogen van de organisatie om tegelijkertijd andere strategische prioriteiten uit te voeren, beperkt.

Het onderkennen van deze aspecten is de eerste stap op weg naar een weloverwogen investeringsbeslissing op het gebied van AI. De alternatieve kosten zijn niet hypothetisch. Ze weerspiegelen daadwerkelijke afwegingen die elke IT-leider maakt, of hij die nu expliciet benoemt of niet.

Wat zijn de belangrijkste kostencomponenten die moeten worden gekwantificeerd voordat alternatieven met elkaar worden vergeleken?

Voordat u een AI-initiatief met een alternatief kunt vergelijken, moet u een volledig beeld hebben van wat het AI-project daadwerkelijk kost. De belangrijkste componenten die moeten worden gekwantificeerd, zijn de directe financiële kosten, de kosten van interne middelen, de overgangs- en integratiekosten en de doorlopende operationele kosten.

Directe financiële kosten

Hieronder vallen onder meer licentie- of ontwikkelingskosten voor AI-modellen, cloudverwerkingskracht en -opslag, gegevens van derden en vergoedingen aan leveranciers. Bij AI-workloads die in de cloud worden gehost, kunnen de kosten onvoorspelbaar meegroeien met het gebruik, waardoor een schatting op een bepaald moment zelden voldoende is. Je hebt een schattingsbereik nodig dat rekening houdt met de groei van het gebruik en de complexiteit van de modellen gedurende de gehele levenscyclus van het project.

Interne kosten van middelen en alternatieve kosten

Breng de totale kosten van de tijd van interne medewerkers in kaart: ingenieurs, architecten, producteigenaren en zakelijke belanghebbenden die betrokken zijn bij het ontwerp, de ontwikkeling en de implementatie. Deze kosten worden vaak onderschat, omdat interne arbeid niet als aparte post in een projectbegroting wordt opgenomen. Een nuttige aanpak is om de kosten per uur voor elke functie te berekenen en deze te vermenigvuldigen met realistische tijdsbestedingen, inclusief vergaderingen, beoordelingen en herwerkingscycli.

Ook integratiekosten, opleiding, verandermanagement en de doorlopende kosten voor het monitoren en onderhouden van een AI-systeem in productie moeten hierbij worden meegenomen. Een AI-initiatief dat bij de start betaalbaar lijkt, kan op de lange termijn aanzienlijke operationele kosten met zich meebrengen. Al deze componenten in één overzicht samenbrengen voordat alternatieven worden vergeleken, is wat Financieel beheer in de IT-sector de vakgebieden zijn bedoeld om te ondersteunen.

Hoe bepaal je met welk alternatief je een AI-initiatief het beste kunt vergelijken?

Het juiste alternatief om een AI-initiatief mee te vergelijken, is de allerbeste besteding van dezelfde middelen die je in de praktijk zou nastreven als het AI-project niet zou bestaan. Dit is geen theoretisch ideaalscenario. Het is de daadwerkelijke op één na beste optie op je huidige prioriteitenlijst, waarbij gebruik wordt gemaakt van hetzelfde budget, hetzelfde team en hetzelfde tijdsbestek.

Volg de onderstaande stappen om dit te achterhalen:

1. Gevinsten alternatieven opsommen: Breng de initiatieven in kaart die in uw huidige planningscyclus actief met elkaar concurreren om hetzelfde budget of dezelfde teamcapaciteit.
2. Pas dezelfde beperkingen op de beschikbare middelen toe: Filter de lijst zodat alleen die alternatieven overblijven die realistisch gezien kunnen worden uitgevoerd met dezelfde mensen en hetzelfde kapitaal dat je zou herbestemmen.
3. Sorteren op verwachte waarde: Gebruik de prioriteringscriteria die in uw organisatie worden gehanteerd, zoals kostenbesparingen, invloed op de omzet, risicobeperking of strategische afstemming, om de hoogst gerangschikte optie te bepalen.
4. Controleer of het haalbaar is: Controleer of het alternatief daadwerkelijk binnen hetzelfde venster kan worden uitgevoerd. Een alternatief dat twee keer zo lang zou duren, is geen eerlijke vergelijking.

Een veelgemaakte fout is het vergelijken van een AI-initiatief met een samengesteld of geïdealiseerd alternatief. Een analyse van de alternatieve kosten werkt alleen als de vergelijking concreet en eerlijk is. Als het op één na beste alternatief een programma voor kostenoptimalisatie in de cloud of een project voor procesautomatisering is, noem dit dan expliciet en schat de waarde ervan in met behulp van dezelfde methodologie die je toepast op het AI-initiatief.

Hoe kun je een geldwaarde toekennen aan voordelen die moeilijk te meten zijn?

Om een geldwaarde toe te kennen aan moeilijk meetbare voordelen van AI, moet elk voordeel worden opgesplitst in een specifiek operationeel of financieel resultaat, waarna de omvang en de waarschijnlijkheid van dat resultaat worden geschat aan de hand van beschikbare indicatoren. Deze aanpak zet kwalitatieve beweringen om in gekwantificeerde bereiken die tussen verschillende investeringsopties kunnen worden vergeleken.

Als bijvoorbeeld wordt verwacht dat een AI-initiatief de snelheid van de besluitvorming zal verbeteren, vraag dan: welke beslissingen zullen sneller worden genomen, hoeveel sneller, en wat zijn de kosten van vertraging bij die beslissingen op dit moment? Als het voordeel een betere klantervaring is, koppel dit dan aan een meetbare indicator, zoals een lager klantverloop, een hogere conversie of lagere servicekosten per interactie.

Nuttige technieken voor het waarderen van immateriële voordelen zijn onder meer:

• Proxy-statistieken: Bepaal een meetbaar resultaat dat verband houdt met het immateriële voordeel en gebruik historische gegevens om de waarde ervan te schatten.
• Vermijden van kosten: Stel het voordeel voor als de kosten die ontstaan als het ontbreekt. Wat kost het probleem de organisatie momenteel aan personeelstijd, fouten, herstelwerk of gederfde inkomsten?
• Scenariobereiken: In plaats van één enkele puntschatting, moet je een conservatief, een basisscenario en een optimistisch scenario modelleren. Dit maakt de onzekerheid duidelijk en voorkomt schijnbare nauwkeurigheid.
• Input van belanghebbenden: Ondernemers die het dichtst bij het probleem staan, hebben vaak het beste inzicht in de omvang ervan. Gestructureerde interviews kunnen schattingen aan het licht brengen die financiële modellen alleen niet kunnen opleveren.

Het doel is niet absolute nauwkeurigheid. Het gaat erom dat de vergelijking tussen uw AI-initiatief en het beste alternatief daarvoor verdedigbaar en consistent is. Voor beide kanten van de vergelijking moet dezelfde waarderingsmethodiek worden gebruikt, zodat de berekening van de alternatieve kosten niet wordt vertekend door inconsistente aannames.

Wat is het verschil tussen alternatieve kosten en ROI bij het beoordelen van AI?

De ROI meet het rendement dat een AI-initiatief oplevert in verhouding tot de kosten ervan. De alternatieve kosten geven aan wat je inlevert door voor dat initiatief te kiezen in plaats van voor het beste alternatief. De ROI geeft aan of een investering op zichzelf winstgevend is. De alternatieve kosten geven aan of dit, in vergelijking met andere opties, de beste besteding van je middelen is.

Een AI-project kan een sterk positief rendement op de investering (ROI) opleveren en toch hoge alternatieve kosten met zich meebrengen als een ander initiatief met dezelfde middelen een aanzienlijk beter rendement zou hebben opgeleverd. Omgekeerd kan een AI-project met een bescheiden ROI de juiste keuze zijn als alle realistische alternatieven een lager verwacht rendement opleveren.

Voor IT-leiders in het bedrijfsleven zijn beide maatstaven nodig. De ROI toont aan dat een initiatief waarde oplevert. De alternatieve kosten tonen aan dat het meer waarde oplevert dan de alternatieven die je opgeeft. Als je bij beslissingen over AI-investeringen alleen de ROI hanteert, ontstaat er een voorkeur voor projecten die op zichzelf goed lijken, zonder rekening te houden met de afwegingen die bij elke keuze voor de toewijzing van middelen horen. Kaders voor technologisch bedrijfsbeheer zijn juist ontworpen om deze afwegingen binnen een portfolio van IT-investeringen aan het licht te brengen, in plaats van elk project op zichzelf te beoordelen.

Wanneer zou een analyse van de alternatieve kosten een beslissing over het al dan niet doorgaan van een AI-project moeten beïnvloeden?

Een analyse van de alternatieve kosten zou de beslissing om al dan niet door te gaan met een AI-project moeten beïnvloeden wanneer de verwachte waarde van het beste alternatief waarvan wordt afgezien aanzienlijk hoger is dan het verwachte rendement van het AI-initiatief, of wanneer de voordelen van het AI-project zich concentreren op een verre tijdshorizon, terwijl het alternatief eerder rendement oplevert. In beide gevallen zijn de alternatieve kosten niet louter een theoretische kwestie. Ze vertegenwoordigen een reële financiële afweging met meetbare gevolgen.

Specifieke situaties waarin een analyse van de alternatieve kosten aanleiding zou moeten geven tot heroverweging, zijn onder meer:

• Lange terugverdientijden: Als het twee of meer jaar duurt voordat een AI-initiatief meetbare resultaten oplevert, terwijl het alternatief binnen zes tot twaalf maanden besparingen of inkomsten oplevert, is het verschil in tijdswaarde groot genoeg om de beslissing te heroverwegen.
• Grote onzekerheid over de voordelen van AI: Wanneer de businesscase van het AI-project berust op aannames die moeilijk te valideren zijn, en het alternatief een beter voorspelbaar rendement oplevert, zorgt de voor risico gecorrigeerde alternatieve kost voor een verschuiving in de afweging.
• Beperkte teamcapaciteit: Als de uitvoering van het AI-initiatief inhoudt dat uw meest bekwame ingenieurs of architecten moeten worden weggehaald bij werkzaamheden die rechtstreeks verband houden met de bedrijfscontinuïteit of naleving van regelgeving, kunnen de verborgen alternatieve kosten zwaarder wegen dan de verwachte voordelen van het AI-project.
• Onevenwichtigheid in de portefeuille: Als uw IT-investeringsportefeuille al vooral bestaat uit verkennende initiatieven of projecten met een lange looptijd, vergroot het toevoegen van nog een AI-project het concentratierisico. A strategisch portefeuillebeheer De lens helpt vast te stellen wanneer een analyse van de alternatieve kosten ertoe zou moeten leiden dat de inzet van AI wordt afgeremd in plaats van versneld.

Een analyse van de alternatieve kosten pleit niet altijd tegen AI. Ze pleit juist voor duidelijkheid. Wanneer uit de analyse blijkt dat het AI-initiatief op een voor risico en tijd gecorrigeerde basis beter presteert dan het beste alternatief, versterkt dit de investeringsargumenten in plaats van ze te ondermijnen.

Hoe wij u helpen betere beslissingen te nemen over investeringen in AI

Bij It’s Value helpen we IT- en financiële leidinggevenden binnen grote ondernemingen om financiële discipline aan te brengen in beslissingen over technologie-investeringen, waaronder AI-initiatieven. Dit doen we door middel van een combinatie van IT-financieel beheer, technologisch bedrijfsbeheer en FinOps-werkwijzen, die u de gegevens en structuur bieden om investeringen op gelijke voet met elkaar te vergelijken.

Concreet helpen wij u met het volgende:

• Maak een volledig kostenoverzicht voor AI en concurrerende initiatieven, waaronder cloudcomputing, interne arbeidskrachten, integratie en lopende activiteiten
• Het beste alternatief vaststellen en kwantificeren voor elke investeringsbeslissing op het gebied van AI, zodat de alternatieve kosten worden berekend ten opzichte van een concrete en specifieke optie
• Pas consistente waarderingsmethoden toe binnen uw gehele IT-portfolio, zodat AI-projecten en traditionele IT-investeringen op dezelfde financiële basis worden vergeleken
• Neem de alternatieve kosten mee in uw bestuurscyclus, zodat investeringsbeslissingen regelmatig worden geëvalueerd in plaats van bij de start van het project definitief vast te liggen
• Koppel AI-investeringsbeslissingen aan bedrijfsresultaten, waarbij gebruik wordt gemaakt van TBM-raamwerken die technologie-uitgaven vertalen naar de diensten en resultaten die voor uw bedrijf van belang zijn

Als u een investeringsbeslissing op het gebied van AI voorbereidt en er zeker van wilt zijn dat de analyse van de alternatieve kosten de toets der kritiek kan doorstaan, neem contact met ons op en wij helpen u graag bij het opstellen van de financiële onderbouwing.