De meest voorkomende fouten bij het beheer van cloudkosten zijn een gebrek aan verantwoordingsplicht, slechte tagging van resources, het ontbreken van een gestructureerd besluitvormingsproces en het beschouwen van cloudkosten als een rapportage-oefening in plaats van als een actieve beheersdiscipline. Deze fouten komen veel voor omdat clouduitgaven dynamisch en verbruiksgestuurd zijn, waardoor ze fundamenteel verschillen van traditionele IT-budgettering. De onderstaande vragen gaan dieper in op elke fout en laten zien hoe u deze kunt vermijden.
Waarom lopen de cloudkosten zo snel uit de hand?
De cloudkosten lopen volledig uit de hand omdat het cloudgebruik gedecentraliseerd en continu is. In tegenstelling tot traditionele IT-aankopen kunnen cloudresources direct door technische teams worden ingezet zonder formeel goedkeuringsproces, en lopen de kosten in realtime op. Tegen de tijd dat de financiële afdeling of het IT-management de rekening onder ogen krijgt, zijn de uitgaven al gedaan en is de achtergrond ervan vaak onduidelijk.
Verschillende structurele factoren verergeren dit probleem. Ten eerste zijn de teams die de beslissingen nemen die de clouduitgaven bepalen – doorgaans applicatie- en engineeringteams – zelden dezelfde teams die de factuur ontvangen en controleren. Dit zorgt voor een kloof tussen degenen die het verbruik beheren en degenen die verantwoordelijk zijn voor de kosten. Ten tweede zijn de prijsmodellen voor de cloud complex. Gereserveerde instances, besparingsplannen, spotprijzen, kosten voor gegevensuitvoer en ondersteuningskosten beïnvloeden elkaar op een manier die het opstellen van prognoses zonder de juiste tools en processen echt moeilijk maakt.
Het diepere probleem is dat de meeste organisaties beginnen met beheer van cloudkosten, dat wil zeggen: budgettering, rapportage en het achteraf toelichten van uitgaven. Dat verbetert de inzichtelijkheid, maar zorgt niet voor de bestuurs- of besluitvormingsstructuur die nodig is om de kosten actief te beheersen. Inzicht zonder verantwoordingsplicht leidt tot dashboards waarop niemand actie onderneemt.
Wat is de duurste fout op het gebied van kostenbeheer in de cloud?
De allerduurste fout op het gebied van kostenbeheer in de cloud is het beschouwen van kostentransparantie als het einddoel in plaats van als het uitgangspunt. Veel organisaties investeren in tools en rapportages die de clouduitgaven duidelijk in kaart brengen, maar slagen er vervolgens niet in om de processen, verantwoordingsstructuren en besluitvormingsritmes op te zetten die dat inzicht in actie omzetten. Het gevolg is dat er nog steeds verspilling in de cloud plaatsvindt, zelfs als iedereen die kan zien.
Deze fout is kostbaar omdat hij onzichtbaar is. Teams hebben het gevoel dat ze de cloudkosten onder controle hebben omdat ze beschikken over dashboards en maandelijkse rapporten. Maar als niemand de verantwoordelijkheid neemt om een te grote instance terug te schalen, een gereserveerd capaciteitsplan af te sluiten of een ongebruikte resource buiten gebruik te stellen, blijven die kosten gewoon doorlopen. Optimalisatie blijft ad hoc en wordt eerder ingegeven door budgettaire druk dan door continu beheer.
Een daarmee samenhangend en kostbaar patroon is het werken in silo’s. Wanneer de afdelingen Financiën, IT en Techniek elk vanuit hun eigen perspectief optimaliseren zonder een gemeenschappelijk kader, worden beslissingen pas laat in de levenscyclus genomen, worden afwegingen over het hoofd gezien en herhalen dezelfde discussies zich elke begrotingscyclus zonder dat er een oplossing komt. FinOps als vakgebied is specifiek opgezet om deze silo’s te doorbreken en een functieoverschrijdend bedrijfsmodel voor financieel beheer in de cloud te creëren.
Hoe leidt een slechte tagging-strategie tot problemen met de cloudkosten?
Door een gebrekkige taggingstrategie is het onmogelijk om de cloudkosten nauwkeurig toe te wijzen aan de teams, producten of bedrijfsonderdelen die deze kosten hebben veroorzaakt. Zonder betrouwbare tags worden gedeelde cloudkosten een ‘black box’ die de financiële afdeling niet eerlijk kan verdelen en waarvoor de technische teams niet verantwoordelijk kunnen worden gehouden. De kostentoewijzing loopt vast, en elke poging tot chargeback of showback levert cijfers op die de belanghebbenden niet vertrouwen.
Problemen met het toekennen van tags hebben de neiging om zich in de loop van de tijd op te stapelen. In het begin van een cloudtraject wijzen teams resources toe zonder consistente naamgevingsconventies. Naarmate de omgeving groeit, stapelen ongetagde of inconsistent getagde resources zich op, en het achteraf corrigeren daarvan vergt een aanzienlijke handmatige inspanning. Dit is een van de belangrijkste redenen waarom de toewijzing van cloudkosten sterk afhankelijk is van handmatig werk, wat ten koste gaat van de consistentie en schaalbaarheid naarmate omgevingen complexer worden.
Een sterke tagging-strategie vereist vooraf vastgestelde beleidsbeslissingen: welke dimensies zijn van belang (kostenplaats, applicatie, omgeving, eigenaar), wie is verantwoordelijk voor het afdwingen van tags bij de provisioning, en hoe wordt er omgegaan met resources zonder tags. Het afdwingen van tagging via beleid, in plaats van te vertrouwen op handmatige naleving, is de enige aanpak die schaalbaar is. Zonder deze basis zal zelfs de beste optimalisatie van cloudkosten de tools zullen onbetrouwbare resultaten opleveren.
Wat is het verschil tussen ‘showback’ en ‘chargeback’ bij het beheer van cloudkosten?
Onder ‘showback’ wordt verstaan: het rapporteren van cloudkosten aan de teams of bedrijfsonderdelen die deze kosten hebben gegenereerd, met het oog op bewustwording en verantwoordingsplicht, zonder dat de financiële last daadwerkelijk wordt overgedragen. ‘Chargeback’ gaat een stap verder: de kosten worden formeel toegerekend aan en in rekening gebracht bij het budget van het team dat de kosten heeft gemaakt. Het belangrijkste verschil is of de kostenrapportage invloed heeft op de geldstromen tussen interne budgetten, of dat deze alleen bedoeld is om belanghebbenden te informeren over hun verbruik.
Beide modellen hebben hun nut, en de juiste keuze hangt af van de mate van ontwikkeling en de cultuur van uw organisatie.
- Terug naar het overzicht is doorgaans het juiste uitgangspunt. Het vergroot het bewustzijn, stimuleert teams om na te denken over hun verbruik en legt de gegevensbasis die nodig is voor latere doorberekening. Het verloopt soepeler en is eenvoudiger te implementeren wanneer de modellen voor het toekennen van tags en de toewijzing nog in ontwikkeling zijn.
- Terugboeking zorgt voor een grotere financiële verantwoordelijkheid, omdat teams de directe budgettaire gevolgen van hun cloudbeslissingen voelen. Dit werkt het beste wanneer de kostentoewijzing nauwkeurig is, de tagging betrouwbaar is en de bedrijfsonderdelen de autonomie hebben om afwegingen te maken over hun eigen uitgaven.
Een veelvoorkomend fout bij de uitgaven voor clouddiensten is een overhaaste stap om terugboekingen door te voeren voordat de onderliggende kostengegevens betrouwbaar zijn. Als teams kosten in rekening krijgen die ze niet kunnen verklaren of verifiëren, verliest het model zijn geloofwaardigheid en ontstaat er wrijving tussen de financiële afdeling en de technische afdeling, in plaats van een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Bouw eerst vertrouwen in de gegevens op en formaliseer daarna de financiële verantwoordingsplicht.
Hoe kunnen organisaties fouten bij het beheer van cloudkosten voorkomen?
Organisaties voorkomen fouten bij het beheer van cloudkosten door een gestructureerd FinOps-bedrijfsmodel op te zetten waarin mensen, processen, governance en tools worden gekoppeld aan een gedeelde verantwoordelijkheid voor de clouduitgaven. Dit houdt in dat men verder gaat dan alleen rapportage en een terugkerend besluitvormingsritme creëert waarin afwegingen tussen kosten, prestaties en risico’s voortdurend worden geëvalueerd, en niet alleen tijdens de begrotingsperiode.
De maatregelen met de grootste impact zijn:
- Leg duidelijk vast wie de verantwoordelijkheid draagt. Bepaal wie verantwoordelijk is voor de cloudkosten op team-, product- en serviceniveau. De verantwoordelijkheid kan niet uitsluitend aan IT worden toegewezen wanneer technische teams de beslissingen over de inzet van resources nemen.
- Leg een betrouwbare basis voor het toekennen van tags. Zorg ervoor dat tagging bij de provisioning via beleid wordt afgedwongen, en niet door handmatige naleving. Een nauwkeurige toewijzing is een voorwaarde voor zinvolle verantwoordingsplicht.
- Zorg voor een vast ritme van optimalisaties. Het afstemmen van de omvang, het evalueren van verbintenissen en het in kaart brengen van verspilling moeten volgens een vast schema plaatsvinden, en niet pas achteraf wanneer de begrotingen onder druk staan.
- Zorg voor afstemming tussen financiën, IT en engineering. Functieoverschrijdende samenwerking is onontbeerlijk bij financieel beheer in de cloud. Elke functie biedt een ander perspectief, en beslissingen die in silo’s worden genomen, leiden steevast tot suboptimale resultaten.
- Koppel cloudkosten aan bedrijfswaarde. Beslissingen over clouduitgaven zijn beter te verantwoorden en beter geprioriteerd wanneer ze worden beoordeeld in het licht van de bedrijfsresultaten die ze ondersteunen, en niet alleen op basis van het bedrag in dollars.
Organisaties die integreren Best practices voor FinOps met bredere kaders voor financieel IT-beheer, zoals Technology Business Management, profiteren van een bijkomend voordeel: ze kunnen de afwegingen tussen de cloud en on-premises oplossingen binnen één enkel kostenmodel beoordelen, waardoor investeringsbeslissingen aanzienlijk duidelijker worden.
Welke hulpmiddelen helpen veelvoorkomende fouten bij cloudkosten te voorkomen?
De middelen die het meest effectief zijn bij het voorkomen van veelvoorkomende fouten bij het beheer van cloudkosten zijn platforms die kostentransparantie, toewijzing, detectie van afwijkingen en optimalisatieaanbevelingen op één plek combineren en die financiële cloudgegevens koppelen aan de bedrijfscontext. De standaardtools van cloudproviders (AWS Cost Explorer, Azure Cost Management, GCP Cost Tools) vormen een nuttig uitgangspunt, maar bieden doorgaans niet de cloudoverschrijdende consolidatie en koppeling aan het bedrijfsniveau die grotere organisaties nodig hebben.
Speciaal voor dit doel ontwikkelde FinOps-platforms, zoals Apptio Cloudability, gaan nog een stap verder door volledige kostentoewijzing over containers en ondersteuningskosten te ondersteunen, aanbevelingen te doen voor het optimaliseren van de capaciteit binnen AWS, Azure en GCP, en integratie te bieden met bredere gegevens op het gebied van IT-financieel beheer. Dit is van belang omdat cloudbudgetbeheer staat niet op zichzelf. Uitgaven voor de cloud vormen slechts een onderdeel van het totale IT-kostenplaatje, en tools die deze verbanden niet kunnen leggen, zorgen ervoor dat besluitvormers met onvolledige informatie moeten werken.
Dat gezegd hebbende: tools alleen voorkomen geen fouten. Een tool die verspilling aan het licht brengt, maar waarbij geen beheerproces is ingesteld om hierop in te grijpen, zal de uitgaven niet terugdringen. De meest effectieve organisaties beschouwen tools als een middel om hun bedrijfsmodel te ondersteunen, niet als een vervanging ervan. Investeren in een platform voordat de verantwoordelijkheden, toewijzingsregels en besluitvormingsprocessen zijn vastgelegd, is op zich al een van de meest voorkomende financieel beheer in de cloud fouten.
Hoe wij helpen bij het voorkomen van fouten bij het beheer van cloudkosten
Wij werken samen met organisaties gedurende het gehele traject, van inzicht in de cloudkosten tot actief financieel beheer. Of u nu te maken heeft met niet-toegewezen uitgaven, een gebrek aan functieoverschrijdende verantwoordelijkheid of optimalisatie-inspanningen die nooit echt vruchten afwerpen: wij helpen u bij het opzetten van een structuur waarmee u de cloudkosten duurzaam onder controle kunt houden.
Concreet kunnen wij u helpen met:
- Beoordeel uw huidige FinOps-rijpheid en breng de verbeterpunten met de grootste meerwaarde in kaart door middel van een Beoordeling van de FinOps-rijpheid
- Ontwerp en implementeer een FinOps-bedrijfsmodel met duidelijke rollen, beslissingsbevoegdheden en een vast ritme van optimalisatie
- Zorg voor een betrouwbaar systeem voor tagging en kostentoewijzing waarop de financiële, IT- en technische teams allemaal kunnen vertrouwen
- Implementeer en configureer Apptio Cloudability voor volledig inzicht in de cloudkosten, het afstemmen van de capaciteit en het optimaliseren van verbintenissen binnen AWS, Azure en GCP
- Integreer cloudfinancieel beheer in uw bredere IT-kostenmodel met behulp van TBM, zodat de afwegingen tussen cloud- en on-premises-oplossingen binnen één enkel kader worden geëvalueerd
Als u een van de in dit artikel beschreven fouten in uw eigen organisatie herkent, neem contact met ons op om te bespreken waar we moeten beginnen.