FinOps werkt in een cloudomgeving door financiële verantwoording in realtime te koppelen aan het cloudgebruik. In tegenstelling tot traditionele IT-uitgaven zijn cloudkosten dynamisch en gebruiksafhankelijk, wat betekent dat ze een continu beheer vereisen in plaats van een eenmalige begrotingsprocedure. In de onderstaande paragrafen worden de meest gestelde vragen beantwoord over hoe FinOps in de praktijk werkt, van de kernprincipes tot de besparingen die het kan opleveren.
Wat zijn de kernprincipes waarop FinOps is gebaseerd?
FinOps is gebaseerd op het principe dat beslissingen over clouduitgaven moeten worden genomen door de mensen die het dichtst bij het werk staan, ondersteund door gedeelde financiële gegevens en een cultuur van verantwoordelijkheid. Het FinOps-raamwerk definieert een reeks principes die als leidraad dienen voor de manier waarop teams samenwerken, afwegingen maken en het cloudgebruik in de loop van de tijd optimaliseren.
De belangrijkste van deze beginselen zijn:
- Teams moeten samenwerken: Financiën, IT, engineering en inkoop moeten samenwerken in plaats van in afzonderlijke silo’s te opereren. Elke afdeling biedt een ander perspectief, en bij beslissingen over cloudkosten zijn alle vier nodig.
- Iedereen neemt de verantwoordelijkheid voor zijn eigen cloudgebruik: De teams die cloudresources toewijzen en gebruiken, zijn ook verantwoordelijk voor het beheer van de kosten die deze resources met zich meebrengen.
- Een centraal team stimuleert het toepassen van best practices: Een speciale FinOps-afdeling of -werkwijze stelt normen vast, onderhoudt de tools en zorgt voor consistentie binnen de hele organisatie.
- Verslagen moeten toegankelijk en actueel zijn: Kostengegevens moeten snel genoeg bij de juiste mensen terechtkomen om beslissingen te beïnvloeden, en niet alleen om uit te leggen wat er al is gebeurd.
- Beslissingen worden ingegeven door de bedrijfswaarde: Kosten vormen een van de factoren, naast prestaties en risico’s. Het doel is niet om de uitgaven te minimaliseren, maar om de geleverde waarde per uitgegeven euro te maximaliseren.
- De FinOps-aanpak is iteratief: Cloudomgevingen veranderen voortdurend. Optimalisatie is geen project met een einddatum, maar een doorlopende cyclus van informeren, optimaliseren en beheren.
Deze principes verklaren waarom FinOps wordt omschreven als een discipline in plaats van als een hulpmiddel. De technologie ondersteunt de praktijk, maar de praktijk zelf is afhankelijk van een goede afstemming tussen mensen, processen en governance.
Hoe zorgt FinOps voor inzicht in de clouduitgaven?
FinOps biedt inzicht in de clouduitgaven door een betrouwbare, consistente gegevensbasis te creëren waarin elke cloudkost wordt gekoppeld aan een team, dienst, product of bedrijfsonderdeel. Zonder deze basis blijven cloudfacturen ondoorzichtige totalen waarop niemand actie kan ondernemen. Met deze basis ziet elke belanghebbende zijn of haar aandeel in de uitgaven in een vorm die relevant is voor zijn of haar beslissingen.
Zichtbaarheid in een FinOps-model omvat doorgaans verschillende onderling samenhangende stappen. Ten eerste voeren organisaties een tagging- en labelingstrategie in, zodat cloudresources metadata bevatten waarmee de eigenaar, de omgeving en het doel ervan kunnen worden geïdentificeerd. Ten tweede stromen deze getagde gegevens naar een kostenbeheerplatform dat ze normaliseert voor verschillende providers, zoals AWS, Azure en GCP. Ten derde verdeelt het platform gedeelde kosten, waaronder kosten voor containers, netwerken en ondersteuning, aan de hand van overeengekomen toewijzingsregels, in plaats van ze als niet-toegewezen overhead te laten staan.
Het resultaat is één enkele bron van financiële waarheid waarop financiële teams vertrouwen, die technische teams herkennen en die bedrijfsleiders kunnen interpreteren. Dit is een belangrijke stap vooruit ten opzichte van het ontvangen van een maandelijkse cloudfactuur en het achteraf uitzoeken van de afwijkingen.
Zichtbaarheid alleen leidt echter niet tot besparingen. Een veelvoorkomend patroon dat we zien, is dat organisaties investeren in tools en rapportages, een duidelijk beeld krijgen van hun uitgaven, en vervolgens merken dat de inzichten niet tot beslissingen leiden. Kosten worden weliswaar zichtbaar, maar worden niet actief beheerd. FinOps pakt dit aan door zichtbaarheid te koppelen aan een terugkerend beslissingsritme, zodat inzichten worden omgezet in actie in plaats van alleen maar bewustwording.
Wie is verantwoordelijk voor de cloudkosten in een FinOps-model?
In een FinOps-model is de verantwoordelijkheid voor de cloudkosten verdeeld over drie groepen: een centraal FinOps-team dat normen vaststelt en toezicht houdt, engineering- en productteams die verantwoordelijk zijn voor de resources die zij inrichten, en financiële en inkoopteams die budgetten, prognoses en verplichtingen beheren. Geen enkele afdeling draagt de volledige last in haar eentje.
Dit model van gedeeld eigendom is een van de kenmerkende aspecten van FinOps-beheer van cloudkosten en wat het onderscheidt van traditioneel financieel beheer op IT-gebied. In verouderde modellen ontvangt de IT-afdeling de factuur en wordt van haar verwacht dat ze deze toelicht. In een FinOps-model zijn de teams die de kosten veroorzaken ook verantwoordelijk voor het beheer ervan binnen overeengekomen grenzen.
Het centrale FinOps-team fungeert eerder als facilitator dan als poortwachter. Het stelt de tools, kaders en rapportages beschikbaar waarmee gedecentraliseerde teams weloverwogen beslissingen kunnen nemen. Daarnaast houdt het zich bezig met overkoepelende zaken zoals kortingen op basis van verbintenissen, gereserveerde instances en besparingsplannen, waarbij gecentraliseerde inkoop tot betere resultaten leidt dan beslissingen van individuele teams.
Duidelijke verantwoordingsstructuren zijn van belang, want zonder deze structuren zijn er wel kostengegevens, maar onderneemt niemand actie op basis daarvan. Door vast te leggen wie verantwoordelijk is voor elke workload, wie budgetafwijkingen goedkeurt en wie optimalisatieaanbevelingen beoordeelt, wordt een investering in FinOps-tools omgezet in een goed functionerend beheersinstrument.
Hoe ziet de FinOps-levenscyclus er in de praktijk uit?
De FinOps-levenscyclus bestaat uit drie iteratieve fasen: Informeren, Optimaliseren en Beheren. Deze fasen herhalen zich voortdurend naarmate cloudomgevingen zich verder ontwikkelen, in plaats van lineair van begin tot eind te verlopen. Elke cyclus bouwt voort op de vorige, waardoor de kostenefficiëntie en de kwaliteit van de besluitvorming binnen de hele organisatie geleidelijk worden verbeterd.
Inform: de gegevensbasis leggen
In de Inform-fase zorgt de organisatie voor inzicht in de kosten, wijst zij uitgaven toe aan de juiste verantwoordelijken en stelt zij de rapportages op die teams nodig hebben om inzicht te krijgen in hun huidige situatie. Dit omvat het labelen van middelen, het opzetten van dashboards en het opstellen van prognoses waarop financiële teams kunnen vertrouwen bij het opstellen van begrotingen. Het resultaat is een gedeeld overzicht van waar het geld naartoe gaat en wie verantwoordelijk is voor elk deel van de kosten.
Optimaliseren: handelen op basis van wat uit de gegevens blijkt
In de optimalisatiefase worden kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen gerealiseerd. Teams gebruiken de gegevens uit de informatieverzamelfase om mogelijkheden voor het op de juiste omvang brengen van de capaciteit te identificeren, verspilling tegen te gaan en op verbintenis gebaseerde inkoopopties te evalueren, zoals gereserveerde instances of besparingsplannen. Bij optimalisatiebeslissingen worden kosten afgewogen tegen prestaties en risico’s, in plaats van kostenbesparing als enige doelstelling te beschouwen.
Toepassen: governance integreren in het dagelijkse werk
De Operate-fase is erop gericht om FinOps-praktijken duurzaam te maken. Dit houdt in dat er beleidsregels voor governance worden opgesteld, beslissingsbevoegdheden worden vastgelegd, budgetdrempels met geautomatiseerde waarschuwingen worden ingesteld en er regelmatig evaluatiebijeenkomsten plaatsvinden waarin de afdelingen Financiën, IT en Engineering gezamenlijk de uitgaven bespreken. Het doel is om de overstap te maken van reactief kostenbeheer naar een proactieve aanpak die is geïntegreerd in de manier waarop teams clouddiensten ontwikkelen en beheren.
Wat is het verschil tussen FinOps en traditioneel IT-kostenbeheer?
Het belangrijkste verschil tussen FinOps en traditioneel IT-kostenbeheer ligt in de timing en de verantwoordelijkheid. Traditioneel IT-kostenbeheer werkt met jaarlijkse begrotingscycli en centraliseert de financiële verantwoordelijkheid binnen IT of de financiële afdeling. FinOps werkt continu en verdeelt de financiële verantwoordelijkheid over de teams die de kosten veroorzaken, omdat de uitgaven voor de cloud te snel veranderen om deze effectief via jaarlijkse cycli te kunnen beheren.
Het traditionele IT-kostenbeheer is ontworpen voor een wereld van vaste activa, lange inkoopcycli en voorspelbare afschrijvingsschema’s. In dat model koopt de IT-afdeling hardware aan, schrijft de financiële afdeling deze over meerdere jaren af, en worden die bekende verplichtingen in het budget verwerkt. Kostenbeheersing vindt voornamelijk plaats op het moment van aankoop.
De cloud brengt hierin een totale ommekeer teweeg. Resources kunnen binnen enkele minuten worden ingezet, naar behoefte worden opgeschaald of teruggeschroefd, en per seconde worden gefactureerd. Eén enkele technische beslissing kan al duizenden euro’s aan de maandelijkse rekening toevoegen, zonder dat daarvoor goedkeuring van de inkoopafdeling nodig is. Jaarlijkse begrotingen kunnen niet inspelen op een dergelijke variabiliteit, en gecentraliseerde IT-financiële teams kunnen dit niet bijhouden met de snelheid waarmee het zich voltrekt.
FinOps is de discipline die deze leemte opvult. Het brengt financiële discipline in een verbruiksmodel waarvoor traditioneel IT-kostenbeheer nooit is ontworpen. In plaats van IT-financieel beheer te vervangen, breidt FinOps dit uit naar de cloudlaag, en de twee werkwijzen werken het beste wanneer ze zijn geïntegreerd. Daarom zorgt het koppelen van FinOps aan Technology Business Management (TBM) voor een completer beeld, waarbij clouduitgaven worden gekoppeld aan de bredere context van IT-investeringen en bedrijfswaarde.
In hoeverre kan FinOps de cloudkosten verlagen?
FinOps kan de cloudkosten aanzienlijk verlagen, maar het daadwerkelijke bedrag hangt af van het uitgangsniveau van de organisatie, de samenstelling van haar cloudomgeving en de mate waarin zij optimalisatiemaatregelen consequent toepast. Organisaties met tot nu toe beperkte governance boeken doorgaans in het begin de grootste winst, terwijl meer volwassen werkwijzen zich richten op het handhaven van efficiëntie in plaats van het nastreven van eenmalige kostenbesparingen.
De meest betrouwbare besparingen worden gerealiseerd door een combinatie van maatregelen, en niet door één enkele maatregel:
- Reorganisatie: Door de specificaties van de resources af te stemmen op de daadwerkelijke werkbelasting, worden de kosten voorkomen van te ruim gedimensioneerde instances die met een lage bezettingsgraad draaien.
- Inkoop op basis van betrokkenheid: Gereserveerde instances en besparingsplannen bieden aanzienlijke kortingen ten opzichte van de on-demand-tarieven voor workloads met voorspelbare gebruikspatronen.
- Afvalverwijdering: Door ongebruikte resources, verweesde opslagvolumes en ongebruikte licenties op te sporen en te verwijderen, kunnen de kosten worden verlaagd zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties.
- Toewijzing en verantwoording: Wanneer teams een duidelijk beeld hebben van hun eigen kosten, nemen ze andere beslissingen. Alleen al die inzichtelijkheid zorgt voor gedragsverandering, waardoor onnodige inkoop wordt teruggedrongen.
- Bestuur en beleid: Geautomatiseerde beleidsregels die niet-conforme bronnen signaleren of blokkeren, voorkomen dat de kosten ongemerkt oplopen.
Klanten met wie we hebben samengewerkt, hebben door een combinatie van deze maatregelen besparingen tot wel 30% op hun clouduitgaven gerealiseerd. De besparingen zijn het meest duurzaam wanneer optimalisatie wordt geïntegreerd in terugkerende bestuursprocessen, in plaats van te worden behandeld als een eenmalig project.
Hoe wij u helpen uw cloudkosten te beheren met FinOps
Wij begeleiden organisaties bij het volledige FinOps-traject, van het leggen van de basis tot het verankeren van governance en het koppelen van clouduitgaven aan bedrijfswaarde. Onze aanpak is praktisch en afgestemd op wat uw organisatie nodig heeft om vooruitgang te boeken, of u nu helemaal vanaf nul begint of een bestaande werkwijze verder wilt ontwikkelen.
Als je bij ons komt werken, kun je het volgende verwachten:
- Een beoordeling van de FinOps-rijpheid dat geeft je een duidelijk, op feiten gebaseerd beeld van waar je organisatie op dit moment staat op het gebied van mensen, processen, bestuur en hulpmiddelen
- Volledige kostentoerekening voor AWS, Azure en GCP, inclusief containers en ondersteuningskosten, zodat elke euro aan clouduitgaven aan een duidelijke verantwoordelijke kan worden toegeschreven
- Aanbevelingen voor inkrimping en optimalisatie die een evenwicht vinden tussen kostenbesparing, prestaties en risico’s
- Ontwerp van het bestuurssysteem waarin beslissingsbevoegdheden, begrotingsbeleid en evaluatiefrequenties worden vastgelegd om FinOps op de lange termijn duurzaam te maken
- Integratie met TBM om cloudgebaseerd financieel beheer te koppelen aan uw bredere kader voor IT-kosten en -investeringen
- Op rollen gebaseerde FinOps-training voor financiële, IT- en technische teams, zodat de juiste mensen over de kennis beschikken om op basis van de gegevens actie te ondernemen
Als je wilt weten hoe je organisatie ervoor staat en wat de meest waardevolle volgende stappen zijn, neem contact met ons op om een FinOps-beoordeling te bespreken.